Dicas para incorporar a coleta de conhecimento em seus fluxos de trabalho diários

Esta semana, no B2B Summit da Forrester em Austin (meu primeiro evento presencial em anos), Jackie Palmer, vice-presidente de marketing de produtos da Demandbase, e eu conversamos sobre os inconvenientes inerentes à nossa cultura e ambiente de trabalho atuais. Ela me disse que tinha ouvido de um dos meus colegas no dia anterior, mas como ela estava fora para jantar e beber, ela adiou a mensagem para que ela pudesse voltar a ela mais tarde.

Nós concordamos nesses pontos: graças a Deus por adiar e que alívio é que agora também podemos agendar mensagens (e-mails, DMs do Slack, textos, etc.) para serem enviadas posteriormente. Ambos os avanços tecnológicos nos permitem fazer as coisas quando o tempo permite, permitindo que profissionais ocupados espremer alguns minutos rápidos de trabalho aqui e ali (enquanto sai para jantar, por exemplo) sem ficar completamente atolado quando a tarefa acaba sendo menor do que esperávamos originalmente.

Verificou um e-mail, mas não tem tempo ou recursos para responder imediatamente? Coloque-o de volta na fila ou agende-o para reaparecer quando tiver tudo o que precisa. Teve uma ideia que gostaria de compartilhar com um colega? Anote sua mensagem, mas programe-a para chegar na caixa de entrada quando eles estiverem focados no trabalho.

Na semana passada, estabeleci uma estrutura para gerenciamento de conhecimento pessoal e compartilhei alguns dos aplicativos em minha caixa de ferramentas. Desta vez, compartilharei algumas técnicas de captura de conhecimento que aproveitam a tecnologia para garantir que a informação certa esteja no lugar certo na hora certa. (Me parece que essa é a mesma linguagem que usamos quando discutimos como atrair clientes e prospects para se envolver com nosso conteúdo.)

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A ideia principal por trás de todos esses fluxos de trabalho é que, para cada tipo de informação que você está coletando — informações de contato de uma pessoa, uma tarefa que precisa ser feita, um artigo perspicaz que você deseja encontrar mais tarde etc. — você tem um único endpoint com vários entradas. Portanto, não importa o contexto (apertando um cheque no celular, completamente ocupado em sua mesa, multitarefa em uma reunião virtual etc.), você tem uma maneira fácil de levar essas informações ao lugar certo para que vir à tona no momento certo.

A forma onipresente

Eu sou um grande fã de formulários para coleta de informações porque eles oferecem muitas opções do outro lado. Você pode fatiar dados ou apenas tratá-los como texto de forma livre.

Extensão do navegador Zapier + ??

O Zapier oferece uma extensão para o Chrome que permite configurar um formulário para aparecer como uma barra lateral direita ao lado do que você estiver fazendo. Um ótimo uso para isso é quando preciso adicionar novos contatos ao meu banco de dados ou quando estou coletando informações sobre fornecedores quando estou pesquisando nossos Relatórios de Inteligência MarTech (MIR). Às vezes, essa informação surgirá quando alguém me apresentar a outra pessoa por e-mail. Outras vezes, começo esse processo a partir de uma pesquisa online em uma página da web.

De qualquer forma, para garantir que as informações cheguem ao lugar certo, toco na extensão Zapier para Chrome, que me dá uma barra lateral onde posso pegar informações da minha tela principal sem sair desse contexto. No momento, quero que as informações de contato sejam armazenadas e acessíveis de vários lugares diferentes, então uso um Zapier zap para enviar esse tipo de informação para os Contatos do Google, ClickUp, Airtable e (porque estou testando agora ) Popular. Eu insiro uma vez e clico no botão enviar e voila - não há mais entrada de dados duplicada ou corte e colagem. Não é perfeito , mas ajuda muito.

Bônus: Aqui está um link para o meu Zapier zap que faz isso, que você pode personalizar para seu próprio aplicativo

JotFormName

Pedimos aos fornecedores nas categorias que cobrimos em nossos Relatórios de Inteligência MarTech que preencham formulários que os questionem sobre suas empresas e suas ofertas de produtos no setor de tecnologia que estamos examinando. Isso ajuda a garantir que façamos as mesmas perguntas a todos os fornecedores e, com alguns tipos de perguntas, podemos transformar as respostas diretamente em tabelas ou gráficos. A seção final do questionário pede suas opiniões sobre as tendências que impulsionam a categoria como um todo. Essas informações qualitativas são informações super valiosas para mim, então eu uso o Zapier para garantir que suas respostas acabem em Mem, onde posso apresentá-las quando estou delineando e escrevendo.

Eu também uso esses formulários internamente. Eles têm muitos recursos que os tornam mais poderosos do que a extensão do navegador Zapier, e um dos mais importantes é a capacidade de usar menus suspensos, caixas de seleção e botões de opção. Esses tipos de entradas garantem que você obtenha dados consistentes e estruturados, sem alternativas irritantes ou erros de ortografia, erros de digitação etc.

Com esses dados consistentes, é muito mais fácil dividir, cortar e analisar os dados resultantes sem fazer uma grande limpeza. Quando estou coletando informações sobre fornecedores em várias categorias nos estágios iniciais da pesquisa MIR, uso um formulário que alimenta os dados no Google Tables ou no Airtable, onde posso analisar tudo mais tarde. Vou configurar minha área de trabalho onde tenho o formulário em um lado da tela e as informações destinadas a serem inseridas no outro. Como uso campos suspensos como “Categoria de software”, onde posso escolher entre várias opções, posso depois ver todas as empresas dessa categoria lado a lado, embora possa pular de categoria em categoria quando estiver coletando informações.

Encaminhamento de e-mail ou BCCing

Como profissional de marketing, você provavelmente trabalha muito com e-mail. No entanto, as interfaces de e-mail — por mais bem projetadas que sejam — não são os locais ideais para exibir as informações que você compartilha e recebe por e-mail. Portanto, ao considerar quais elementos incluir em sua base de conhecimento pessoal, certifique-se de que o encaminhamento de e-mail seja suportado como meio de importação de informações.

Com algumas ferramentas, como o ClickUp, posso enviar como BCC um determinado endereço de e-mail quando estou enviando uma mensagem relacionada a uma tarefa específica, e esse e-mail (assim como muitas respostas) serão incluídos no campo "comentários" de uma tarefa .

Gravação + transcrição de IA

Isso é algo que eu usei para reuniões virtuais (certifique-se de obter permissão), webinars ou eventos, bate-papos no Twitter, podcasts e afins. Depois de gravar a fala, solte-a no Otter ou Speak para transcrição automática e, em seguida, despeje a transcrição em seu repositório não estruturado (certifique-se de manter o áudio original caso a tradução automática seja menos do que precisa).

Leia mais tarde

Eu uso o Pinboard (a evolução do que era delicioso) para capturar dois tipos de informação: artigos que parecem promissores, mas não tenho tempo para ler no momento, e artigos que li e que quero consultar mais tarde - como quando Estou montando algo que estou escrevendo. Se você pagar pela conta de “arquivo” (US$ 39/ano), o Pinboard mantém uma cópia local do conteúdo nos URLs que você marcou. Mais tarde, você pode encontrar informações relevantes por meio de tags ou pesquisa de texto completo, mesmo que a fonte do conteúdo original não esteja mais online.

Conclusão

Essas são apenas algumas das maneiras pelas quais tento garantir que informações importantes não me passem despercebidas ao longo do dia. Espero que eles despertem algumas ideias para você que possam ajudá-lo a suavizar seu fluxo de trabalho. Explorarei a organização e o surgimento dessas informações nas próximas semanas.