Dicas práticas para aprimorar seus processos de negócios

Muitos fatores desempenham um papel na construção de um negócio próspero, um dos quais é o gerenciamento de processos de negócios. Um processo de negócios envolve as etapas que sua empresa executa para atingir metas específicas. O gerenciamento de processos de negócios significa revisar e aprimorar constantemente cada uma das operações de sua empresa. Ao fazer isso, você aumenta o valor organizacional geral.

À medida que as empresas se expandem, elas também se tornam mais complexas, envolvendo mais pessoas nas operações diárias e mais variabilidade nas expectativas dos clientes. Portanto, pode ser complicado controlar os processos à medida que eles se tornam variáveis ​​e complexos, aumentando os riscos para os negócios.

Para construir uma empresa escalável e continuar avançando, os líderes de negócios precisam melhorar seus processos de forma eficaz.

Por que melhorar os processos de negócios é imperativo para o crescimento de uma organização?

As empresas passam por uma constante mudança digital no ambiente de negócios competitivo de hoje. É um desafio manter seus negócios nos trilhos, e processos ineficazes podem afetar negativamente todas as suas operações de negócios. É preciso apenas um processo ineficiente para impactar negativamente os recursos, o lucro e a qualidade do produto.

Aqui estão alguns benefícios de otimizar os processos de negócios:

• Você garante que sua organização tenha uma equipe eficaz e as habilidades necessárias para ajudá-lo a atingir as metas de negócios;
• Você e sua equipe se tornam mais produtivos;
• Você obtém uma abordagem e resultados constantes para seus clientes;
• Seu trabalho se torna mais agradável;
• Você diminui o tempo do fluxo de trabalho;
• Você reduz os erros.

As organizações geralmente são resistentes à mudança, e isso é compreensível, pois não é confortável sair da sua zona de conforto. Mas a verdade é que você não pode esperar sucesso a menos que escolha o desconforto. Você pode achar difícil descobrir as etapas exatas para melhorar seus processos de negócios. Como você pode ter certeza de que está fazendo certo? Felizmente, ao se inscrever em um programa de treinamento, você pode desenvolver as habilidades necessárias para liderar o desenvolvimento de processos. Ao obter a certificação Green Belt, você poderá implementar projetos de melhoria de processos em sua empresa. Você aprenderá como aprimorar os processos de negócios identificando, examinando e diminuindo problemas nos processos.

Maneiras práticas de melhorar os processos de negócios

Mapeie o processo existente

Esta é uma etapa óbvia – antes de fazer qualquer alteração no processo, é fundamental visualizá-lo. Os mapas de processo podem fornecer uma representação visual dos fluxos de trabalho do processo e, portanto, permitem que você os entenda e interprete melhor e, em seguida, faça as melhorias necessárias.

Esse ângulo visual dos processos fornece uma perspectiva detalhada dos elementos do fluxo de trabalho do processo, como funcionários responsáveis, tarefas, sistemas e ferramentas. Dessa forma, fica mais fácil identificar problemas que impactam negativamente o desempenho do seu negócio.

Depois de reconhecer o que não está certo, você pode agir para melhorar os processos.

Várias ferramentas podem ajudá-lo a mapear os processos, como Lucidchart ou Microsoft Visio. Ou você pode simplesmente usar papel e caneta – se investir em tal ferramenta não estiver entre suas opções.

Comece a fazer perguntas sobre o processo

Como você é um líder de negócios, provavelmente tem uma visão clara de como seus processos funcionam. No entanto, seus funcionários têm mais conhecimento sobre seus processos de negócios. Assim, o próximo passo na melhoria do processo é fazer perguntas à sua equipe. Verifique se você acertou todos os detalhes do seu mapa.

A perspectiva do seu funcionário sobre isso é crucial porque ajuda você a aprender coisas que, de outra forma, perderia. Suponha que você queira aprimorar o processo de integração do seu cliente reduzindo o tempo de integração. Como você é o líder, você conhece as etapas do processo real. No entanto, você não está ciente do que leva a um atraso na integração dos clientes. Depois de conversar com a equipe do projeto, você descobre o problema – sua equipe de vendas não está usando os sistemas corretamente para atualizar o tempo do projeto sobre novos clientes.

Esses detalhes podem parecer insignificantes, mas são fundamentais para melhorar sua estratégia de processo. E a única maneira de aprender esses detalhes é fazendo as perguntas certas aos seus funcionários. Você deve se concentrar em descobrir o resultado desejado do processo, os aspectos monótonos que podem ser cortados e os problemas que eles encontram em seu trabalho diário.

Examine o fluxo de trabalho atual do seu processo

Esta é talvez a etapa mais demorada, porém imperativa, para melhorar seus processos de negócios. Você pode usar o mapa que criou para estabelecer as lacunas e oportunidades de progresso no fluxo de trabalho e, em seguida, criar um plano para redesenhar o processo real com mais eficiência.

Pergunte a si mesmo se você pode reduzir custos economizando dinheiro, tempo ou outros recursos e descubra quais tarefas do processo levam a atrasos na produção. Além disso, considere as tarefas que são repetitivas e podem ser automatizadas. Essas são apenas algumas perguntas que você pode usar como diretrizes para criar uma estratégia de processo eficaz.

Refaça o fluxo de trabalho do processo para preencher as lacunas

Se você passar por todas as etapas mencionadas acima, obterá dados suficientes para começar a criar um plano de ação. Com base no insight obtido em sua análise, anote as alterações que preencherão as lacunas em seu processo e aumentarão o desempenho das operações.

Colabore com sua equipe de processo para identificar as soluções mais eficazes. Não negligencie uma sugestão só porque parece menor – pode ser impactante. Depois de criar uma lista de todas as ideias e mudanças que você pode implementar, considere como elas influenciarão os resultados do processo e priorize-as de acordo com o impacto nos negócios.

Automatize tarefas de processo repetitivas

A redundância diminui a produtividade – é como comer a mesma refeição diariamente. A ausência de criatividade impactará negativamente seus funcionários. Você pode usar as informações de sua análise de processo para avaliar essas tarefas de processo repetitivas e encontrar maneiras de automatizá-las.

A automação facilita o fluxo de trabalho do processo e acelera seus processos. Além disso, aumenta a produtividade dos funcionários porque eles podem direcionar seus esforços para fazer algo mais criativo e valioso para os negócios.

Avalie a eficiência das mudanças no fluxo de trabalho

Use os principais indicadores de desempenho para monitorar o desempenho dos processos aprimorados. Que tipo de resultados eles produzem e quão eficazes são? As operações são executadas mais rapidamente? Os erros diminuíram? E os funcionários? Como eles melhoraram? Eles são mais produtivos do que costumavam ser?

Ao responder a essas perguntas, você terá uma visão clara de como sua estratégia de melhoria de processos afeta seus negócios. Dessa forma, você saberá que o esforço e o tempo investidos na melhoria dos processos valeram a pena.

Obviamente, a melhoria do processo não para por aqui, e você ainda tem que buscar mais oportunidades para aprimorar ainda mais os processos. A única maneira de ficar acima de seus concorrentes em um mundo em constante mudança é avaliar e melhorar seus negócios constantemente.