A utilidade da escrituração digital e preservação

A escrituração digital é um processo que as empresas na Itália têm conseguido implementar desde 2004, e pode-se dizer, sem sombra de dúvida, que após vários anos, a legislação tornou-se mais madura e clara , estabelecendo o procedimento para a digitalização dos livros contábeis ao longo de seu ciclo de vida. A escolha da escrituração digital oferece benefícios significativos em termos de eficiência e digitalização de processos : vamos ver como.

Regulamentos de referência a serem aplicados

O valor fiscal e civil do documento eletrônico e sua manutenção e preservação digital foi legitimado e coordenado por uma norma primária , que consiste no Código Civil, o Código de Administração Digital (CAD – Decreto Legislativo de 7 de março de 2005, n. 82 smi ), e o Regulamento da UE para a proteção de dados pessoais “GDPR”. Além disso, não podemos esquecer os regulamentos especiais e setoriais de referência para o campo tributário, como o Decreto Ministerial de 17 de junho de 2014 , que foi esclarecido por resoluções e respostas da Receita Federal.

Há também um regulamento técnico, que consiste nas normas técnicas para implantação do CAD, as chamadas Diretrizes AgID , que regulamentam a formação, gestão e preservação de documentos eletrônicos e que devem ser respeitadas. Além disso, o CAD estabelece que as obrigações de preservação e exibição de documentos previstas na legislação vigente entendem-se cumpridas para todos os efeitos legais por meio de documentos eletrônicos, desde que os respectivos procedimentos estejam de acordo com as Diretrizes.

Mas quais são os benefícios da digitalização?

Muitas empresas já adotaram a escrituração digital e a manutenção de registros, pois trazem muitos benefícios, conforme identificado abaixo:

• redução de custos e tempo de processamento de papel , desde o consumo de papel e toner para impressoras e fotocopiadoras até a gestão de arquivos em papel;
• processos operacionais agilizados e otimizados com automação, simplificação e redução de erros humanos típicos na gestão de papéis e redução do risco de perda de bens documentais;
• autenticidade de origem e integridade dos livros contábeis , garantindo que a segurança fiscal e contábil seja mantida durante todo o período de retenção;
• otimização da disponibilidade, recuperação, extração e exibição remota de documentos tanto para as autoridades competentes quanto para os órgãos fiscalizadores;
• maior segurança, transparência, confiabilidade e acesso compartilhado aos livros durante todo o período de armazenamento;
• associação de segurança de data eletrônica aos livros contábeis submetidos ao processo de preservação, com aposição de carimbo de data/hora no índice do pacote de arquivamento;
• adoção pela empresa de processos baseados na sustentabilidade ambiental por meio da digitalização de documentos;
• possível delegação das tarefas do Gestor de Preservação da empresa e terceirização das atividades e do processo de conservação a um Prestador de Serviços de Preservação especializado.

Fases de manutenção e preservação, dois momentos distintos

A Receita Federal, por meio da respectiva Resposta n. 236 de 09 de abril de 2021, emitiu um importante esclarecimento sobre a manutenção e preservação de livros e registros, informando que a conformidade com as disposições do CAD é obrigatória e, portanto, também é obrigatório garantir o cumprimento da preservação digital no prazo de três meses a partir do prazo para a apresentação telemática da declaração anual de impostos.

O esclarecimento da Agência foi necessário para esclarecer que os conceitos e cumprimentos de manutenção e preservação permanecem distintos, ainda que colocados em continuidade , inclusive à luz das recentes alterações ao art. 7º, parágrafo 4º trimestre, do Decreto-Lei nº. 357/1994 introduzido pelo art. 12 de outubro do Decreto-Lei n. 34/2019, que alargou a todos os livros e registos contabilísticos a validade da manutenção de sistemas eletrónicos ou mecânicos sem obrigatoriedade de impressão, o que já é aplicável aos registos de IVA:

“[…] a manutenção de qualquer registo contabilístico com sistemas eletrónicos em qualquer suporte é, em qualquer caso, considerada regular na ausência de transcrição em suporte papel nos termos da lei, se no momento do acesso, fiscalização ou auditoria os mesmos são atualizados nos referidos sistemas eletrónicos e impressos a pedido dos órgãos do processo e na sua presença”.

As alterações relativas à manutenção do diário, do livro de inventário, dos lançamentos auxiliares em que devem constar os elementos do património e das receitas, dos lançamentos auxiliares do armazém e do registo dos bens depreciáveis ​​não alteraram a regulamentação relativa à sua conservação , com referência a documentos informáticos relevantes para efeitos fiscais, conforme regido pelo Decreto Ministerial de 17 de junho de 2021.

A conclusão da Agência de Receitas no seu parecer

A Agência, no parecer referido na Resposta n.º 236/2021, esclarece que se os livros e registos forem conservados em formato eletrónico, para efeitos da sua regularidade:

1. não têm de ser impressos até ao terceiro mês seguinte ao prazo de entrega da respetiva declaração de rendimentos, salvo solicitação expressa dos órgãos de fiscalização durante o acesso, inspeção ou auditoria;
2. até ao prazo indicado (o terceiro mês seguinte ao prazo de entrega da declaração de rendimentos) devem ser arquivados digitalmente de acordo com a referida Portaria de 17 de junho de 2014, o CAD nos termos da Portaria n. 82/2005 e as respectivas medidas de execução, caso o contribuinte pretenda conservá-los em formato electrónico , ou devem ser materializados (impressos em papel) caso o contribuinte pretenda adoptar um armazenamento tradicional em papel.

Terceirização do processo de preservação

Dissemos que a legislação permite a terceirização das atividades de escrituração digital para um Prestador de Serviços de Preservação certificado e especializado, o que garante segurança, confiabilidade e qualidade na entrega das atividades de preservação. Além disso, o gerente de preservação da empresa proprietária pode delegar todas ou parte das tarefas ao preservacionista e seu gerente para o Serviço de Preservação, embora a responsabilidade legal permaneça com o proprietário dos documentos e seu gerente de preservação. O ato de delegação deve indicar as referências e todas as tarefas exigidas pelas Diretrizes AgID que são delegadas ao Provedor de Conservação escolhido e seu gestor para o Serviço de Conservação, com exceção da elaboração e atualização do Manual de Conservação do Proprietário, que permanece um tarefa não delegável.

O objetivo de um serviço de preservação especializado é preservar os requisitos de autenticidade , integridade , confiabilidade e legibilidade associados aos livros informatizados desde a fase de manutenção até a fase de preservação, e garantir o acesso, recuperabilidade e exibição de documentos durante todo o período de preservação.

Mas como funciona o processo operacional de escrituração e preservação digital?

Operacionalmente, é fácil: a escrituração digital é feita no software de contabilidade. Em seguida, há um processo automatizado que produz os arquivos do livro razão do software de contabilidade da empresa em um formato adequado (por exemplo, PDF/A ou PDF) dividido por ano ou mês, dependendo do tamanho e da natureza do tipo de livro, e com a geração de um arquivo de índice que contém metadados de chave. Em seguida, o procedimento prevê a transferência telemática dos sistemas da empresa para o serviço de preservação padrão prestado pela terceirizada. A transferência ou depósito dos arquivos a serem preservados ocorre através de uma caixa de diálogo segura do aplicativo diretamente com um conector que conecta o sistema de gestão contábil ao serviço de preservação.

Para completar a escrituração eletrônica, por exemplo no diário, recomenda-se a aposição de assinatura digital pelo empresário ou seu delegado de acordo com o artigo 2215-bis do Código Civil; esta assinatura digital com procedimento automático pode, por exemplo, também ser afixada por procuração pelos sistemas do Preservador com um certificado de assinatura digital de um representante da empresa, de forma rápida e transparente, antes de se proceder ao processo operacional de arquivo eletrónico legal. No caso de livro de inventário , a referida assinatura digital deverá ser aposta por força do representante legal, observado o disposto no art. 2.217 do Código Civil.

O processo operacional de preservação é totalmente gerenciado pelo Provedor de Preservação e prevê a geração do índice de preservação dentro do prazo legal (dentro de três meses do prazo de entrega da declaração fiscal) de acordo com a norma de interoperabilidade UNI SInCRO 11386:2020, em onde são afixadas a assinatura digital do responsável pelo Serviço de Preservação e um carimbo de data/hora (certificação de dados).

Durante o período de conservação de 10 anos (art. 2.220 do Código Civil), os documentos preservados e o índice de conservação serão pesquisáveis ​​e disponibilizados para consulta, inclusive para fins de exibição.

Como pagar o imposto de selo

Recordamos ainda que o diário e o livro de inventário estão sujeitos a imposto de selo. Para adoptar a devida modalidade de pagamento do imposto de selo pela guarda do diário e do livro de inventário, é necessário distinguir se os referidos livros de contabilidade são mantidos com sistemas mecânicos e feitos em papel para fins de conservação, ou se são guardados e conservados digitalmente de acordo com as Diretrizes AgID. No caso de escrituração e armazenamento digital para fins de apuração do imposto, o disposto no art. 6 do Decreto Ministerial de 17 de junho de 2014 deve ser aplicado.

O imposto de selo deve ser pago no valor de € 16,00 , passando para € 32,00 para empresários em nome individual, sociedades, cooperativas, sociedades de seguros mútuas, consórcios, organismos e associações, por cada 2.500 inscrições ou fracções (onde inscrição significa o facto contabilístico único), no prazo de 120 dias a contar do final do exercício e por meios exclusivamente telemáticos, ou seja, através do modelo de pagamento F24 com o código fiscal “ 2501 ” denominado “Imposto de Selo sobre livros, registos e outros documentos relevantes para efeitos fiscais – artigo 6.º do decreto de 17 de junho de 2014”.

Resolução nº. 161/E, de 9 de julho de 2007, esclareceu que para o diário, cada operação econômica é representada por um único evento contábil, registrado em partida dobrada, independentemente do número de linhas detalhadas. Por outro lado, para o livro de inventário , um único evento contábil refere-se ao registro que diz respeito a cada ativo individual, bem como ao registro da nota explicativa.

As disposições sobre a exibição adequada

Relativamente à exposição de registos e documentos relevantes para efeitos fiscais, o n.º 2 do art. 5º da referida Portaria determina que , em caso de auditorias, controles ou inspeções, o documento eletrônico deve ser legível e, mediante solicitação, disponibilizado em papel ou meio eletrônico nas dependências do contribuinte ou no local onde os registros são mantidos. , conforme declarado pela parte nos termos do art. 35, n.º 2, alínea d) do Decreto do IVA.

O parágrafo 4.9 das Diretrizes AGID sobre “Modos de exibição” estabelece que, sem prejuízo das obrigações de exibição de documentos previstas na regulamentação em vigor, o sistema de preservação permite às pessoas autorizadas o acesso direto, mesmo remotamente, aos objetos digitais preservados através da produção de pacotes de distribuição de acordo com os métodos descritos no manual de preservação.

É possível recuperar o passado?

Sim, registros históricos de exercícios anteriores podem ser recuperados. Isso está previsto no disposto no art. 4º do Decreto Ministerial de 17 de junho de 2014. Para desmaterializar documentos históricos, na maioria dos casos você pode gerar cópias computadorizadas de originais analógicos simplesmente extraindo cópias verdadeiras e precisas em PDF/A ou PDF de documentos contábeis de períodos anteriores de seu software de contabilidade, sem ter que passar pelo dispendioso e trabalhoso processo de digitalização em massa.

A digitalização não pode ser evitada quando houver carimbos ou selos no documento original em papel que exijam que o contribuinte produza uma cópia de imagem verdadeira e fiel por digitalização. Tanto nas cópias de computador como nas cópias de imagem, a geração deve ser concluída com a aposição da assinatura digital no arquivo de cópia única, o que também pode ser feito por meio de um processo de assinatura automática massiva delegada ao Conservador. Relativamente ao momento da cobrança, é aconselhável realizá-la por períodos de tributação, de forma ordenada, de modo a facilitar a devida exibição em caso de solicitação por parte das autoridades; não há prazo legislativo para a desmaterialização de documentos históricos, mas o documento original em papel não pode ser destruído se o armazenamento substituto não tiver sido concluído.

Conclusão

Em conclusão, o procedimento de digitalização completa nas fases de escrituração é um processo operacional comprovado e já bastante difundido nas empresas italianas e muito apreciado pelas autoridades competentes (administrações financeiras, autoridades judiciárias, órgãos de controle, etc.) .