O guia definitivo para configurar um número de telefone comercial

Usar seu número de telefone para fazer ou aceitar ligações comerciais nem sempre é uma boa ideia. Uma das muitas razões é que você se torna suscetível a receber ligações comerciais mesmo de madrugada, o que não é profissional. Essas chamadas devem ser direcionadas para a linha comercial, a menos que seja uma emergência.

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Ter um número de telefone comercial ajuda a estabelecer o profissionalismo da sua empresa. Ele permite que você crie uma primeira impressão positiva e conquiste a confiança do cliente em sua empresa. Dito isso, se você não tiver um número de telefone comercial oficial, é melhor configurar um.

É crucial saber que as empresas são diferentes e atendem às necessidades de diferentes nichos. Assim, ao configurar seu número de telefone comercial, é fundamental escolher aquele que atenda aos seus requisitos organizacionais.

Para ajudá-lo, este artigo apresenta um guia para configurar um número de telefone comercial. Leia!

Por que você precisa de um número de telefone comercial

Ter um número de telefone comercial oferece inúmeras vantagens. Além disso, ajudaria se você considerasse ter um número de telefone comercial por vários motivos. Eles incluem o seguinte:

1. Experiência aprimorada do cliente

Quando você tem um número de telefone comercial, fica mais fácil criar uma experiência melhor e mais personalizada para seus clientes e consumidores. Se você tiver um número de telefone comercial com um recurso como uma recepcionista virtual, será mais fácil para o cliente encontrar a pessoa que está procurando informações e fazer consultas.

Além disso, você será mais formal e profissional ao atender as ligações e se apresentar, o que é diferente de uma ligação pessoal. Portanto, você evitará dizer 'oi' ou 'olá', o que pode ser desagradável para um cliente ou cliente. Em vez disso, você se apresentará com seu nome e perguntará ao cliente como pode ajudá-lo. Isso pode ajudar a construir a fidelidade do cliente e a reputação da marca.

Além disso, para maximizar a melhoria do gerenciamento de relacionamento com o cliente, você também pode considerar o uso do correio de voz sem toque, como o Drop Cowboy Ringless Voicemail, além de ter um número de telefone comercial. Isso ajudará você a automatizar suas campanhas de correio de voz e SMS sem toque. Isso dá aos membros da sua equipe mais tempo para se concentrar em atender as chamadas e consultas dos clientes que ligam e enviam mensagens diretamente para você.

2. Recursos avançados para aprimorar o gerenciamento de chamadas

O uso de números de telefone comerciais oferece o benefício de acessar recursos que você não pode ter ao usar uma linha pessoal. Por exemplo, transferir uma chamada pessoal para outro membro da equipe é um desafio, mas é possível ao usar um número de telefone comercial.

A razão pela qual é fácil fazer isso usando um número comercial é porque eles vêm com elementos exclusivos de gerenciamento de chamadas, como diretórios e ramais da empresa. Estes são essenciais para o tratamento eficaz das muitas chamadas de ou para clientes, clientes e parceiros de negócios.

Além disso, os números de telefone comerciais têm os seguintes recursos:

1. Identificação do chamador para ajudá-lo a saber quem está ligando e se deve atender a chamada

2. Notificações instantâneas em caso de chamada perdida

3. A transcrição do correio de voz permite que você leia as mensagens do correio de voz em vez de ouvi-las

A essência de ter todos esses recursos é simplificar a comunicação no local de trabalho e saber quais chamadas telefônicas priorizar.

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Tipos de números de telefone

Existem diferentes tipos de números de telefone, cada um com características únicas. O tipo de número de telefone que você escolhe para o seu negócio também é uma consideração importante. Aqui estão os principais tipos de números que você pode usar para o seu negócio:

1. Número de telefone local

Esse tipo de número serve para estabelecer a presença local da sua empresa. Idealmente, está relacionado ou vinculado a uma área ou local específico para facilitar que as partes interessadas que não fazem parte de sua organização saibam onde está sua empresa.

Embora ter um número local estabeleça sua localização, você também pode obter números locais com um código diferente daquele de onde administra sua empresa. O benefício disso é que ajuda você a ter uma presença dominante em seu estado, país ou região.

2. Números de vaidade

Este número customizado ou personalizado permite que você adicione frases ou palavras relevantes. Um exemplo desse número é 2-700-BAGS. A essência de usar um número personalizado é facilitar o reconhecimento do nome para pessoas que não conhecem sua empresa.

Além disso, esse número aumenta a memória. Por exemplo, se um cliente deseja solicitar algo, mas precisa se lembrar de como salvou o número da sua empresa, ele pode pesquisar o serviço, como entrega, e o número aparecerá na tela. Depois disso, eles podem ligar para você.

Idealmente, se alguém vir ou ouvir o número personalizado da sua empresa, não precisará se aprofundar para encontrar exatamente o que sua empresa oferece. Eles conhecerão instantaneamente seus serviços e ligarão para você se precisarem.

Uma desvantagem principal com um número de vaidade é que muitas empresas oferecem serviços semelhantes; portanto, a maioria dos números com frases ou palavras idênticas a um produto que você está vendendo foi tirada. Assim, você precisa ser criativo com a frase ou palavras escolhidas para obter um número de vaidade apropriado para o seu negócio. As chances de você conseguir um número gratuito são escassas. Assim, dependendo dos termos do seu provedor, você deve pagar um valor mensal padrão.

3. Número do Protocolo de Voz sobre a Internet (VoIP)

Você pode obter um número de telefone VoIP ao se inscrever em um serviço VoIP comercial. Isso permite que você faça e receba chamadas pela Internet, desde que tenha uma conectividade estável. De todos os números de telefone que você configurará, você gastou mais por mês acessando os serviços do seu provedor quando escolheu um número de telefone VoIP.

O mais bonito, no entanto, é que ele atualizou os recursos, cortesia da tecnologia atualizada; portanto, é mais escalável. Além disso, você não terá nenhum custo ao conectar o número à sua linha, pois isso acontece diretamente pela internet.

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4. Números gratuitos

Esses números são comumente conhecidos por começarem com um prefixo entre 800 e 899. Esses números são únicos em comparação com os demais porque podem ser discados gratuitamente. Eles não estão relacionados a nenhuma localidade ou área.

Seu provedor de serviços telefônicos pode ajudá-lo a configurar um número gratuito a um preço acessível. Além disso, a taxa que eles cobram é acessível, aproximadamente US$ 10, então você não terá que pagar mensalmente. Como não estão vinculados a uma área ou localidade específica, qualquer pessoa de seu país pode entrar em contato com sua empresa sem problemas.

Como configurar seu número de telefone comercial

O desenvolvimento e os avanços tecnológicos facilitaram a configuração de um número de telefone comercial. Se você não sabe por onde começar, aqui está um guia sobre como configurar seu número de telefone comercial:

1. Selecione um aplicativo de número de telefone comercial

Com os avanços tecnológicos, as empresas hoje em dia usam aplicativos de número de telefone comercial para configurar seu número de telefone comercial. Um aplicativo de número de telefone comercial é um software que permite escolher o tipo de número comercial de sua preferência de acordo com as necessidades de sua empresa. Além disso, isso permite que você use um número em vários dispositivos que podem ser compartilhados entre seus funcionários, permitindo atender e encaminhar chamadas, gravar mensagens de voz e muito mais.

Ao escolher o provedor de número de telefone comercial, você deve garantir que ele seja confiável e conhecido por fornecer serviços de alta qualidade. Você pode verificar vários provedores e comparar taxas. Você também pode ler comentários online sobre seus serviços.

Depois de escolher um provedor, você pode baixar o aplicativo em seu telefone ou computador. É aqui que você selecionará e configurará seu número de telefone comercial. Isso também é o que sua equipe usará para agilizar chamadas e processos de texto.

2. Selecione um número de telefone

Depois de baixar seu aplicativo de provedor de número preferido, você pode selecionar o número de telefone desejado. Ao escolher o número, você precisa levar o seu tempo.

O motivo é que alguns aplicativos oferecem a opção de escolher entre um local, personalizado ou gratuito. Se você deseja criar mais reconhecimento da marca, pode optar pela opção vaidosa, que comercializa seus serviços.

Um número local será ideal se você quiser ter o maior número possível de clientes de sua localidade. Dito isso, primeiro você precisa conhecer seus objetivos e escolher o tipo de número desejado.

Dependendo do seu provedor, você pode estar pagando taxas mensais pelos seguintes serviços:

1. Correio de voz

2. Minutos de chamada ilimitados

3. Gravação de chamadas

4. Saudações personalizadas

5. Encaminhamento de chamadas

6. Avaliação gratuita

É essencial escolher um provedor cujos serviços melhor atendam às suas necessidades para melhorar suas operações e oferecer a melhor experiência aos seus clientes.

3. Crie uma saudação personalizada

Depois de baixar o aplicativo, seguir todas as instruções de inscrição e escolher o número de sua preferência, a próxima etapa é criar uma saudação. Depois de definir a saudação personalizada, ela será a primeira coisa que seus clientes ouvirão quando ligarem ou discarem para o número da sua empresa.

Um exemplo de saudação padrão que você pode gravar é: 'Obrigado por entrar em contato com a ABC Company. Para consultas, pressione 1.' A saudação não precisa ser necessariamente assim. Você pode personalizá-lo para atender às suas necessidades de negócios.

Se você não quiser gravar a si mesmo, pode usar um software que pode ajudar a narrar sua saudação profissionalmente. Tente garantir que a saudação corresponda ao seu estilo de negócios para evitar tirar sua autenticidade e originalidade.

Para carregar o áudio, você precisa seguir as instruções do app e escolher a opção que mais lhe convém, por exemplo, gravar pelo celular ou computador. Tente o máximo possível para garantir que a gravação esteja no formato mp3 e, em seguida, faça o upload. Desde que a voz no áudio seja atraente e transmita uma mensagem apropriada, você pode usá-la como uma saudação personalizada.

4. Não se esqueça das extensões

A maioria dos aplicativos de número de telefone comercial oferece extensões. Este recurso permite que você encaminhe o chamador para o indivíduo no departamento organizacional correto. Por exemplo, suas extensões podem incluir: 'Para abrir uma nova conta, pressione um; para consultas sobre seus empréstimos, pressione 2' e a lista continua.

Se for você quem está na linha, pode redirecionar a ligação para o profissional que atende as reclamações do cliente. As extensões são super eficazes se você estiver operando uma grande empresa. Portanto, se você tiver uma saudação ao cliente e ramais, isso o ajudará a lidar com muitos clientes em um dia, em comparação com eles ligando para uma pessoa.

Você pode ter uma pequena empresa aberta; portanto, você está lidando com a maioria das coisas de forma independente. Nesse caso, você não precisa de extensões ou saudações personalizadas. Você pode lidar diretamente com seus clientes e atender às suas necessidades.

5. Defina sua mensagem de correio de voz

Assim como você definiu sua saudação, você pode configurar uma mensagem de correio de voz padrão caso o chamador ligue e você perca a chamada. Um exemplo é: 'Obrigado por entrar em contato com a ABC Company. Você receberá uma ligação assim que o próximo agente estiver disponível. Como alternativa, você também pode dizer a eles para deixar uma mensagem.

Como este é o seu negócio, cabe a você decidir como será sua mensagem padrão de ausência. A única coisa que você precisa fazer é garantir que esteja de acordo com os serviços da sua empresa. Além disso, observe que você pode alterar a mensagem do correio de voz a qualquer momento e modificá-la para uma melhor.

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6. Tenha uma música de espera apropriada

Às vezes, você pode receber uma ligação durante outra ligação; portanto, você deve colocar o outro chamador em espera. Nesse caso, é essencial que você tenha uma música suave de espera que motive o chamador a esperar.

Se não quiser que seja uma música literal, você pode gravar um vídeo explicando os serviços da sua empresa com um fundo instrumental relaxante e usá-lo como música de espera. Esta será uma oportunidade para anunciar o seu negócio.

7. Teste o novo número de telefone

Depois de seguir as etapas acima, você pode enviar e receber chamadas. A esse respeito, você deseja confirmar se seguiu as etapas corretamente testando o número de telefone. Confirme se as mensagens de saudação, ramais e correio de voz estão bem colocadas.

Você pode fazer tudo isso usando seu número para ligar para o negócio. Você pode levar um amigo junto para facilitar as coisas. Eles serão de grande ajuda para experimentar a parte da música de espera. Além disso, eles vão te dar feedback. Se apontarem algum erro, não hesite em corrigi-lo.

Conclusão

Ter um número de telefone comercial para o seu negócio é essencial. Isso ajuda a otimizar suas operações e melhora seu profissionalismo. Isso também facilita a realização de consultas para seus clientes, proporcionando uma experiência melhor. Portanto, se você ainda estiver usando seu número pessoal para sua empresa, é hora de fazer uma atualização e configurar seu número de telefone comercial.