A importância de uma estrutura abrangente de sistema de gerenciamento de conformidade

Um sistema de gerenciamento de conformidade garante que sua organização cumpra os padrões internos e os regulamentos externos. Isso ajuda a minimizar os riscos de não conformidade e pode até economizar o dinheiro da sua empresa a longo prazo.

Uma estrutura de sistema de gerenciamento de conformidade abrangente, projetada com a orientação de um consultor de serviços de conformidade de segurança cibernética, pode ajudar sua organização a proteger os dados de seus clientes o ano todo. A seguir estão algumas das etapas mais essenciais para a criação de tal sistema:

Avaliação de risco

Com a proliferação de regulamentações globais e o aumento das expectativas das partes interessadas, as organizações enfrentam mais riscos de conformidade do que nunca. Portanto, eles devem ter uma estrutura de sistema de gerenciamento de conformidade abrangente que se concentre no gerenciamento de ESG, cibernético, gerenciamento de riscos de terceiros e outros riscos de ponta a ponta.

As avaliações de risco são o ponto de partida para os esforços de mitigação de riscos e devem se concentrar em encontrar possíveis perigos que possam afetar os ativos corporativos. Para fazer isso, é vital identificar e avaliar os riscos à medida que eles surgem. Isso inclui sistemas de TI, infraestrutura física, operações comerciais e a reputação de uma empresa.

Uma avaliação de risco também deve considerar quanto tempo ou dinheiro a empresa pode perder se os riscos identificados se materializarem. Essa métrica ajuda a determinar se um risco é significativo ou não. Instituições com CMS robusto normalmente realizam avaliações de risco abrangentes regularmente, e a frequência dessas avaliações aumenta à medida que uma instituição cresce em complexidade e tamanho. Os resultados dessas avaliações são usados ​​para planejamento e monitoramento operacional. O processo de avaliação de riscos deve ser um esforço contínuo e dinâmico envolvendo o Conselho, a alta administração e a auditoria interna.

Monitoramento

À medida que o ambiente de risco se torna mais complexo e as diretivas de conformidade se tornam mais exigentes, as empresas reconhecem que mais do que operações de gerenciamento de conformidade pré-existentes serão necessárias para atender aos crescentes requisitos regulatórios. Enquanto muitas empresas estão correndo para adotar novas tecnologias e reformular suas estruturas internas, uma abordagem holística para gerenciar riscos é necessária para garantir o sucesso.

Um elemento vital de qualquer sistema de gerenciamento de conformidade eficaz é o processo de monitoramento. É a função que verifica se uma organização está cumprindo todos os seus regulamentos internos e externos. Um programa de monitoramento robusto identificará e corrigirá as deficiências e será projetado para garantir que a conformidade com todos os padrões relevantes seja atendida.

As empresas que coletam, processam, transmitem ou armazenam dados de cartão de crédito devem cumprir outros padrões do setor para minimizar o risco de violações de segurança que podem resultar em pesadas multas de bancos ou processadores de pagamento. Nesses casos, é fundamental que todos os funcionários de uma organização sejam totalmente capazes, qualificados e adequadamente motivados para gerenciar e mitigar esses riscos. Além disso, a equipe sênior de conformidade deve receber autoridade e independência apropriadas dos gerentes de linha de negócios para desempenhar suas funções com eficácia.

Comunicando

Manter-se atualizado sobre as mudanças regulatórias pode levar tempo e esforço. Um sistema que permite simplificar os processos de conformidade e integrá-los às suas operações de negócios pode ajudar a aliviar esse fardo. Uma ferramenta GRC abrangente também pode ajudá-lo a criar relatórios e alertas automatizados que facilitam o monitoramento.

Certifique-se de ter um sistema para se comunicar com os funcionários e incentive a comunicação bidirecional regularmente. Isso inclui fornecer um mecanismo para que os funcionários relatem problemas de conformidade, comportamento antiético ou fraude sem medo de retaliação. Quanto mais seus funcionários entenderem a importância do gerenciamento de compliance, mais engajados eles ficarão.

Investir em uma estrutura de sistema de gerenciamento de conformidade abrangente ajuda você a ficar do lado certo dos órgãos reguladores, ter departamentos financeiros estáveis ​​e construir uma sólida reputação para sua empresa. Além disso, a não conformidade com os regulamentos pode resultar em pesadas multas, penalidades e honorários advocatícios. Evite esses custos com um sistema que monitora e rastreia seus níveis de risco, status de conformidade e ameaças. Desta forma, você estará sempre pronto para um exame ou revisão de alvo.

Treinamento

Qualquer organização precisa ter um sistema de gerenciamento de conformidade abrangente. Uma estrutura completa ajuda a garantir que as políticas sejam seguidas e que a empresa não corra o risco de violação de dados ou outras violações. Isso é especialmente verdadeiro, pois a onda digital traz novos riscos que devem ser abordados e contabilizados.

Para que uma empresa tenha um sistema de gestão de conformidade eficaz, deve incluir a liderança de diferentes departamentos e áreas da empresa. Então, esses líderes devem garantir que a política esteja sendo implementada e aplicada. Isso inclui treinamento que repassa os requisitos das políticas e garante que a equipe esteja a par de quaisquer mudanças nas políticas.

Os padrões de conformidade regulatória estão se tornando mais complexos e rígidos. O não cumprimento pode levar a penalidades legais, perdas financeiras e uma reputação manchada. Sistemas de conformidade abrangentes garantem que uma empresa esteja sempre atualizada com os padrões do setor e possa resolver possíveis problemas antes que eles se tornem ameaças completas.

Remediação

Uma estrutura de sistema de gerenciamento de conformidade abrangente inclui um componente de remediação para corrigir violações e deficiências identificadas por meio de monitoramento e auditoria. Um CMS robusto incentivará a comunicação bidirecional com os funcionários, permitindo que eles relatem dúvidas ou preocupações sem medo de retaliação.

Isso ajuda a evitar uma “mentalidade de silo” na qual departamentos específicos não se comunicam de forma eficaz ou seguem o protocolo para relatar problemas, o que pode contribuir para violações e riscos regulatórios. Um bom CMS também monitorará as reclamações dos consumidores para identificar os problemas de possíveis danos ao consumidor ou outras deficiências ou violações de gerenciamento de riscos de conformidade e, em seguida, tomar as medidas corretivas apropriadas.

O gerenciamento eficaz de várias conformidades regulatórias e políticas e procedimentos corporativos de maneira coordenada é um desafio para as organizações. Uma solução de gerenciamento de conformidade de incidentes centralizada e automatizada pode fornecer um ponto de referência para monitoramento e rastreamento de incidentes em toda a organização. Isso fornece uma visão mais holística da conformidade de sua empresa, eliminando processos isolados e tornando mais fácil para o Conselho demonstrar adesão aos padrões regulatórios e de confiabilidade. Isso pode ajudá-lo a evitar multas caras e ações legais.