Os benefícios da implementação de um sistema de gerenciamento de contratos

No coração de toda organização moderna está a necessidade de transformar rapidamente e posicionar seus negócios para sobreviver. Inclui o gerenciamento de requisitos de negócios dentro de uma estrutura regulamentada para continuidade de negócios.

Cada empresa, grande ou pequena, executa acordos para suas ofertas de negócios e benchmarks de desempenho. Envolve contratos formais para garantir que os acordos sejam obrigatórios para ambas as partes e não haja risco de violação de quaisquer termos. As empresas modernas voltadas para a tecnologia estão protegendo seus interesses comerciais e a imagem da marca com um sistema formal de gerenciamento de contratos (CMS) que automatiza todo o ciclo de vida do contrato.

A necessidade de CMS em um ambiente corporativo

Qualquer contrato começa com negociação informal ou verbal e segue para as eventuais assinaturas por signatários autorizados e escritórios de advocacia representativos. O processo legal também inclui várias cláusulas que indicam como os produtos ou serviços finais são entregues.

Mas os processos manuais podem garantir a conformidade oportuna e livre de erros para todas as partes? Não. As formas tradicionais de gerenciamento de contratos estão repletas de riscos de má interpretação ou não execução dos termos contratuais, levando potencialmente à perda de negócios ou tornando alguns dos termos nulos e sem efeito.

No entanto, o software automatizado de gerenciamento de contratos baseado em regras é livre de erros, com um acionamento automático de termos legais com base em datas, conclusão de tarefas e normas de conformidade, em todo o sistema de gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Um sistema de gerenciamento de contratos simplifica o ciclo de vida completo do contrato com software integrado que lida com as ações contratuais.

Os 10 principais benefícios de um sistema integrado de gestão de contratos

O sistema de gerenciamento de contratos digitaliza, armazena e categoriza todos os contratos em um repositório central para acesso das partes interessadas, como membros da equipe jurídica, equipes de conformidade e gerenciamento. Além disso, elimina a necessidade de arquivar contratos manualmente e economiza tempo. Qualquer dano potencial ou roubo de arquivos críticos ou perda por extravio e problemas como incêndio são outras vantagens de um sistema de gerenciamento de contratos.

Aqui vamos com alguns dos benefícios de um sistema de gestão do ciclo de vida do contrato empresarial :

1. Um sistema de gerenciamento de ciclo de vida de contrato completo

As empresas podem tirar proveito de um repositório centralizado que armazena e gerencia todos os documentos jurídicos, para um único ponto de acesso. Um ponto único de armazenamento de documentos facilita a transparência e a responsabilidade para melhores controles.

O sistema pesquisável centralizado ajuda a localizar contratos com mais rapidez e eficiência com base em metadados predefinidos e pesquisa de texto.

2. Classificação e extração centralizada de contratos

Um repositório centralizado colhe os benefícios da utilização de um sistema de gerenciamento de contratos: mitigação de riscos com digitalização e extração de dados de contratos orientados por IA, um mecanismo uniforme de categorização de documentos jurídicos, definição e comparação de documentos para arbitragem contínua e colaborativa, fluxos de auditoria rastreáveis ​​e muito mais.

Um único sistema simplificado de gerenciamento de contratos oferece os benefícios de um sistema de gerenciamento de contratos, ajudando a fechar negócios com mais rapidez e perfeição.

Grande parte dos dados corporativos hoje está na nuvem. O sistema de gerenciamento de contratos em nuvem faz parte do CMS, facilitando o trabalho em equipe e decisões de negócios independentes de localização. O CMS baseado em nuvem é um elemento crítico de um ecossistema de negócios global, onde os negócios são feitos e os contratos negociados em diferentes locais.

3. Fluxo de trabalho e modelos configuráveis

Outros benefícios da utilização de um sistema de gerenciamento de contratos são fluxos de trabalho integrados em todo o ciclo de vida do contrato para simplificar o processo de criação, aprovação, execução e rescisão do contrato, protegendo os negócios com salvaguardas em várias eventualidades.

Modelos baseados em vários tipos e datas de contrato fornecem alertas e notificações em tempo hábil antes da expiração do contrato. Ele torna as renovações e o YOY rollover um processo contínuo e automatizado, permitindo que as empresas renegociem ou cancelem um contrato e evitem impasses em configurações desfavoráveis.

4. Minimiza erros e perdas

O sistema de gestão de contratos beneficia uma empresa ao otimizar todo o processo legal. A redação de documentos jurídicos é uniforme e relativamente livre de erros devido a uma biblioteca de cláusulas integrada com termos sincronizados com modelos de contrato para aprovações e flexibilidade no gerenciamento de documentos.

5. Segurança contra ataques cibernéticos e violação de dados

Os recursos do sistema de gerenciamento de contratos são armazenados em servidores centralizados e seguros, geralmente criptografados e habilitados com controles de acesso. Portanto, indivíduos não autorizados não podem acessar documentos jurídicos comerciais críticos. O sistema centralizado de gerenciamento de contratos corporativos também possui controles de acesso que garantem visibilidade em todos os pontos do ciclo de vida legal para transparência.

6. Máxima segurança de documentos legais

Outro benefício do sistema de gerenciamento de contratos é a digitalização e a hiperautomação de ponta a ponta em todo o ciclo de vida contratual, pois significa que tudo tem um backup digital. Assim, evitam-se prejuízos que podem advir de enchentes ou incêndios no caso de contratos físicos, bem como de atos maliciosos no desligamento de funcionários. Os CMSs protegem os interesses comerciais e a probabilidade de grandes pagamentos em face de demissões ou demissões em massa.

7. Simplificação dos processos de negócios departamentais

Os sistemas de gerenciamento de contratos também rastreiam os dados do fornecedor, integrando-se com outros departamentos para visibilidade de ponta a ponta dos contratos, permitindo assim alterações de subcontratos, cronogramas, preços etc. e desempenho financeiro de vários departamentos em relação a referências contratuais.

8. Identificação e mitigação de riscos financeiros e reputacionais

A conformidade regulatória com os termos do contrato contra o regulador financeiro e legal da região é um requisito crítico de todos os negócios. O sistema de gerenciamento de contratos corporativos aborda esse problema ao elaborar um plano de continuidade de negócios adequado dentro do mecanismo de conformidade do CMS, mitigando assim qualquer risco financeiro e de reputação decorrente da não conformidade com a estrutura legal.

9. Geração de relatórios automatizados

O sistema de gerenciamento de contratos se beneficia da simplificação de todo o processo legal e contratual e ajuda a gerar relatórios granulares e instantâneos para monitorar os KPIs em relação aos relatórios resumidos do contrato. Assim, uma das principais vantagens de um sistema de gestão de contratos é a geração de relatórios inteligentes e automatizados para ações oportunas.

10. CRM mais eficiente

As soluções inteligentes de gerenciamento de contratos alavancam o gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para uma abordagem holística e focada no cliente para o relacionamento com o cliente. Os contratos são aproveitados e aplicados perfeitamente com notificações oportunas e automatizadas para um CRM eficiente.

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