Truques bem-sucedidos para aperfeiçoar sua apresentação em conferência virtual

As conferências virtuais são uma maneira fantástica de se conectar com colegas, colegas e clientes de todo o mundo. E embora a maioria das conferências virtuais ocorra em sistemas de videoconferência como Google Hangouts ou Zoom, elas ainda são tão importantes quanto qualquer outro tipo de apresentação. Afinal, você quer ter certeza de que seu público está envolvido e entretido (e a julgar pelo número de pessoas que participam de conferências virtuais), é claro que esses eventos podem ser eficazes para facilitar a comunicação em tempo real entre os palestrantes e seus públicos.

Dito isto: fazer uma apresentação envolvente virtualmente pode ser um desafio. Mas, se bem feito, você se sentirá tão confiante diante de um público on-line quanto se estivesse diante de uma sala cheia de pessoas cara a cara! Portanto, hoje vamos examinar alguns truques testados e comprovados para aperfeiçoar sua próxima apresentação em conferência virtual.

Prepare a tecnologia

• Certifique-se de ter uma boa conexão com a Internet.
• Certifique-se de ter o equipamento certo.
• Teste seu equipamento antes da apresentação.
• Tenha um plano de backup caso algo dê errado, como uma falha no projetor ou laptop.

Chegue cedo ao local, para que você possa configurar seu equipamento de apresentação. Se possível, teste-o antes para garantir que tudo funcione corretamente.

Verifique se você tem espaço de armazenamento suficiente em seus dispositivos. Organize tudo para que seja fácil de encontrar e guardar quando terminar.

Se estiver usando um projetor, verifique se a tela está limpa e clara. Verifique se o computador tem memória e capacidade de processamento suficientes para executar o software de compartilhamento de tela. Se possível, teste-o antes para garantir que tudo funcione corretamente. Certifique-se de que haja uma tomada perto de onde você fará a apresentação para não ter problemas técnicos por falta de bateria.

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A prática leva à perfeição

Pratique sua apresentação na frente de um espelho. Não é segredo que você se olha no espelho todos os dias, mas já pensou em sair da sua zona de conforto e praticar sua apresentação na frente dele? Se não, eu recomendo tentar. A prática do espelho permite que você se veja de diferentes ângulos, o que pode ajudá-lo a fazer ajustes e melhorar sua fala geral.

Pratique com a família ou amigos. Convide alguns amigos para jantar e pergunte se eles estariam dispostos a assistir a uma de suas apresentações de conferência virtual como parte de sua sessão prática. Você também pode pedir a opinião deles sobre o quão bem ensaiada foi a experiência deles - isso lhe dará um feedback valioso sobre quanto trabalho precisa ser feito antes que o evento comece para valer!

Usar um script

Escreva um roteiro. Um roteiro é a melhor maneira de garantir que você não se esqueça de nada, saia do assunto, cometa erros ou fique muito emocionado.

Um script também é uma ótima maneira de garantir que você está dizendo exatamente o que deseja. Isso pode ajudá-lo a eliminar qualquer informação desnecessária ou pontos redundantes que possam atrapalhar sua mensagem.

O roteiro deve ser o mais breve possível, mas ainda transmitir a mensagem com clareza. Se um script for muito longo, sua apresentação pode parecer desorganizada e confusa. Também é muito importante que você pratique a leitura do seu roteiro em voz alta várias vezes antes de apresentá-lo ao vivo. Isso ajudará a garantir que você se sinta confortável com o que está dizendo e a evitar pausas ou tropeços estranhos ao falar na frente de uma platéia.

Vestido para o sucesso

Ao se preparar para uma conferência virtual, lembre-se de que geralmente é melhor se vestir para a ocasião. Embora isso possa parecer óbvio, muitas pessoas podem esquecer que existem diferentes tipos de ocasiões e públicos a serem considerados ao decidir como você se apresentará em seu próximo evento virtual. Por exemplo:

Vestido para a ocasião.

Se você estiver apresentando em uma conferência específica da indústria em que todos os outros palestrantes estão vestindo terno e gravata, não suba no palco vestindo sua camiseta e jeans favoritos. Você pode se sentir confortável com essas roupas, mas elas não darão uma impressão profissional - e você deseja que todos os presentes prestem atenção à sua apresentação.

Vestido para o público.

Ao participar de um evento com participantes internacionais, como os realizados pela Veeam Software ou Citrix Synergy, lembre-se de levar em consideração as diferenças culturais ao escolher o que vestir no palco: embora algumas culturas prefiram trajes mais formais do que outras (por exemplo), há não há necessidade de exagerar vestindo-se como algo saído de Matrix Reloaded (a menos que você planeje fazer piadas sobre pílulas azuis).

Vestir algo muito revelador ou apertado pode desviar a atenção do que está sendo dito durante os discursos, em vez de focar sua atenção principalmente no conteúdo em si - portanto, evite usar saias curtas ou camisas com decotes baixos, se possível! Além disso, lembre-se não apenas de quem verá essas apresentações, mas também de quanto tempo cada palestrante terá; se alguém precisar de mais tempo do que outros, deixe-o falar mais sem interrupção para que possa terminar sua apresentação sem se sentir apressado para fora do palco antes que o tempo acabe!

Se você estiver fazendo uma apresentação que será vista por um público internacional, lembre-se de que é provável que algumas pessoas tenham dificuldade em entender o que está sendo dito devido a sotaques e/ou barreiras linguísticas. Pode ser útil fornecer uma cópia escrita de seus slides, além dos mostrados na tela, para que as pessoas possam consultá-los se precisarem de ajuda para acompanhar o que está sendo dito, dessa forma eles terão a capacidade.

Estabeleça contato visual

Estabeleça contato visual com a câmera. Isso pode ser difícil se você não souber o que fazer com as mãos, mas é importante olhar para a câmera em vez de manter os olhos na tela ou nos slides. Você quer ter certeza de que todos os presentes o vejam e se conectem com você como palestrante, o que significa fazer contato visual com eles em vez de apenas olhar para uma tela ou papel.

Olhe para seus slides quando apropriado. Olhar para qualquer tipo de recurso visual durante uma apresentação ajuda a manter as pessoas envolvidas porque elas podem ver como algo funciona na vida real. Por exemplo, se houver um slide de exemplo mostrando como algo funciona – como um infográfico ou vídeo – certifique-se não apenas de mencionar o título em voz alta, mas também de olhá-lo ao falar sobre isso, para que todos saibam o que devem procurar assim que chegarem em casa!

Não se esqueça de sorrir! Parece bastante simples, mas muitas pessoas não se lembram desta etapa ao preparar suas apresentações… especialmente aqueles que não estão acostumados a ter câmeras o dia todo (como nós). Certifique-se de que não importa o ponto sobre o qual estamos falando durante nossa apresentação - se estamos falando sobre nós mesmos ou sobre outro tópico inteiramente - que mantemos nosso sorriso forte ao longo de cada frase falada, para que os espectadores saibam exatamente o quanto estamos nos divertindo. fazendo este trabalho”.

Faça sua lição de casa

Você terá que aprender algumas novas habilidades se quiser que sua apresentação em conferência virtual seja um sucesso. Se você é como eu, provavelmente não está acostumado a estar diante de uma câmera e falar em um microfone, então é importante que você faça todo o dever de casa com antecedência. Aqui estão algumas dicas:

• Faça sua pesquisa sobre o assunto em questão - porque, mais do que nunca, as conferências virtuais estão se tornando populares em todos os setores (especialmente na área da saúde). Você vai querer que as pessoas que assistem a essas conferências sintam que aprenderam algo valioso participando da sua; portanto, saber o que seu público precisa é essencial!
• Saiba como a tecnologia funciona — e certifique-se de que nada dê errado durante sua palestra! Isso pode parecer óbvio, mas há muitas coisas que podem dar errado ao usar esse tipo de equipamento. Esteja preparado para qualquer coisa que possa acontecer ao fazer uma apresentação online, como problemas técnicos ou pior ainda: outra pessoa assumindo nossa sessão!
• A prática leva à perfeição - se na primeira tentativa não funcionou muito bem, tente novamente repetidamente até que tudo se encaixe bem antes de fazer qualquer apresentação ao vivo online via webcam através do Skype ou WeChat.

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Lembre-se do seu público

Os apresentadores muitas vezes esquecem que o objetivo principal de uma apresentação de conferência virtual é garantir que os participantes estejam envolvidos e tirar dela o que você deseja - não apenas ouvir algumas informações. Aqui estão algumas maneiras de garantir que sua apresentação seja atraente para o público:

• Conheça seu público e como eles irão interagir com seus slides. Se possível, tente algumas execuções de teste para saber o quão bem elas serão recebidas. Se o teste não for possível, faça o máximo possível de pesquisas sobre esse tópico (aproveite os Alertas do Google ou as ferramentas de Newsjacking) para que, quando chegar a hora da entrega, você possa personalizar cada slide com base em quem está ouvindo e quais podem ser suas necessidades em um determinado momento durante a sessão.
• Certifique-se de que todos tenham acesso à tecnologia necessária para visualizar as apresentações (iPad/laptop versus computador de mesa). Você pode incluir links caso alguém não tenha tudo o que é necessário.
• Mantenha o controle sobre onde as pessoas estão sentadas - isso permitirá maior flexibilidade ao dar instruções ou fazer perguntas durante as sessões de perguntas e respostas.
• Esteja atento às diferenças culturais — se houver mais de um idioma sendo falado nas mesas durante os intervalos ou refeições na hora do almoço (por exemplo), fale devagar para não perder o interesse dos ouvintes.

Conheça seu público onde ele está

Você vai falar com uma grande variedade de pessoas em seu público e precisa se certificar de que está falando a língua deles. Se você estiver apresentando em vídeo, use vídeo! Se você estiver apresentando em uma conferência virtual, use as plataformas de conferência virtual! Ou, se estiver apresentando em uma sala de aula virtual, use as ferramentas da sala de aula virtual!

Isso significa que, se alguém estiver usando o Zoom ou o Skype for Business (ou qualquer outro), eles devem ver seus slides e ouvir sua voz pelos alto-falantes ou fones de ouvido do computador. Seus slides aparecerão nas telas de todos os participantes para que todos possam vê-los ao mesmo tempo sem precisar olhar para seus próprios laptops/smartphones/tablets - isso ajuda a manter todos envolvidos com o que está acontecendo durante sua apresentação, em vez de se distrair com outras atividades em seus próprios dispositivos.

Ao criar seus slides de apresentação, verifique se eles são legíveis em uma tela pequena. Se você tiver fontes grandes e em negrito e muitas cores que ficam ótimas quando visualizadas em uma tela grande ou impressas, mas não tanto quando reduzidas ao tamanho da tela de um smartphone, use algo mais apropriado para esse público. Você também deve garantir que haja contraste suficiente entre a cor de fundo e todo o texto para evitar problemas de legibilidade.

Foco no Backchannel

Um backchannel é uma ferramenta virtual que permite a interação ao vivo com seu público. É uma via de mão dupla, onde você pode receber feedback do seu público fazendo perguntas e recebendo respostas em tempo real através da plataforma. Esse tipo de interação oferece a oportunidade de se envolver com seu público e obter feedback direto sobre tópicos importantes para eles.

Embora existam muitos tipos diferentes de backchannels (discutiremos alguns abaixo), é útil saber que eles são normalmente usados ​​como espaços de reunião digital onde as pessoas podem colaborar online em tempo real. Nesse sentido, eles servem como extensões de conferências ou apresentações porque facilitam a comunicação mais livre dos participantes durante as sessões do que seria possível de outra forma (como quando alguém faz uma pergunta em voz alta). Backchannels também permitem que empresas que oferecem webinars e transmissões ao vivo acessem o que as pessoas estão dizendo sobre seus produtos/serviços a qualquer momento; essas informações podem ser usadas posteriormente como parte de campanhas de marketing maiores ou estratégias de vendas daqui para frente!

Certifique-se de se divertir!

Não se leve muito a sério e divirta-se! Tudo bem cometer erros e admiti-los. Ninguém é perfeito, então não tente ser alguém que você não é. Não se preocupe com o que as outras pessoas pensam da sua apresentação ou de você como apresentador, desde que seja autêntico para ambas as partes envolvidas na conversa.

Não tenha medo de fazer perguntas! Tudo bem se você não souber todas as respostas. O mais importante é que você esteja disposto a aprender e crescer como pessoa e profissional.

Se você está nervoso com a apresentação, tente se concentrar no que o deixa animado e apaixonado. Pense em como será ótimo quando seu público “entender” o que você está tentando dizer.

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Conclusão

Quando se trata de uma apresentação em conferência virtual, é importante lembrar que não existe uma maneira única de fazer isso. Existem muitas abordagens diferentes, mas o principal é encontrar o método que funciona melhor para você. As dicas de conferência virtual que compartilhamos aqui podem ajudá-lo a tornar sua próxima apresentação um sucesso - e quem sabe? Talvez depois de ler este artigo, alguém tenha uma ideia ainda melhor!