9 etapas para começar a enviar e-mails em massa personalizados

O marketing por e-mail está vivo e bem - e pode ajudá-lo a expandir seus negócios a um custo menor do que muitas outras táticas de marketing ou vendas. Isso se você tiver as ferramentas e a estratégia de e-mail em massa certas para lançar o tipo de campanha que gerará os resultados desejados. Você provavelmente está se perguntando como exatamente você deve desenvolver uma estratégia e encontrar as ferramentas certas - e é por isso que você chegou a este artigo!

Embora enviar e-mails em massa possa parecer uma maneira fácil de envolver seu público, há muitas etapas para formular uma campanha de e-mail antes de você estar pronto para clicar no botão enviar. Se você está apenas começando a enviar e-mails frios ou e-mails de marketing, provavelmente precisará de algumas dicas para ajustar sua campanha mais recente. Hoje, estamos descobrindo as 9 etapas mais importantes que você precisa seguir para lançar uma campanha de e-mail bem-sucedida e começar a ver resultados reais. Antes de nos anteciparmos, vamos definir e-mails em massa.

O que são e-mails em massa?

E-mails em massa, também conhecidos como e-mails em massa, são enviados para grandes grupos de pessoas de uma só vez.

E-mails em massa fazem parte de nossas vidas diárias.

Quando falamos de e-mails em massa, estamos nos referindo ao ato de enviar e-mails para muitos destinatários – geralmente centenas ou até milhares, dependendo do tamanho da sua lista de endereços. Essas mensagens são enviadas com um propósito direto e geralmente se enquadram nas categorias de e-mails de marketing ou e-mails de vendas. E-mails de marketing são enviados para envolver um público já existente que optou por receber suas mensagens. As mensagens de vendas geralmente assumem a forma de e-mails frios, o que significa que são enviadas para endereços que foram prospectados com base em seu trabalho, onde moram ou algum outro fator definidor. O tipo de e-mail que você enviará depende do seu setor, pois alguns campos utilizarão um tipo de e-mail em massa em detrimento do outro.

Se você tem um endereço de e-mail — como a maioria das pessoas tem —, é muito provável que você já tenha encontrado e-mails em massa antes. Se você se inscreveu em um quadro de empregos e recebe notificações por e-mail, esses são e-mails em massa. Se você fez uma compra em uma loja online e recebeu um cupom ou alguma outra forma de incentivo, isso também é um e-mail em massa. Você deve ter notado que, embora essas mensagens estejam sendo enviadas para vários endereços ao mesmo tempo, elas ainda são personalizadas com seu nome. A personalização é uma das principais táticas que os e-mails em massa usam para atrair a atenção do público. É por isso que veremos algumas estratégias para ajudá-lo a criar e-mails em massa personalizados e atenciosos que seu público desejará abrir. Vamos começar!

Etapas para enviar e-mails em massa personalizados

Etapa 1: escolhendo sua ferramenta de e-mail em massa

Antes de começar a enviar e-mails ou até mesmo criar estratégias, você precisa escolher a ferramenta de e-mail em massa certa para ajudá-lo a começar.

Um exemplo de uma interface de plug-in de e-mail em massa. Imagem cortesia de GMass.

Por menor que seja sua empresa, sua conta do Gmail ou Outlook não é suficiente para começar a enviar e-mails em massa. Sem os principais recursos de automação de uma ferramenta de e-mail em massa, você acabará perdendo seu tempo. Felizmente, existem muitas opções disponíveis que você pode usar para iniciar sua campanha.

O melhor plug-in de e-mail em massa para suas necessidades será diferente dependendo do seu setor, da intenção da sua campanha, do seu conjunto de habilidades e do seu orçamento. Existem muitas ferramentas de e-mail em massa que oferecem avaliações gratuitas ou opções gratuitas que você pode experimentar antes de comprar. A maioria dos planos premium para esses tipos de ferramentas variam de US$ 10/mês até US$ 100+/mês. No entanto, os planos de preços mais altos são mais adequados para grandes empresas que enviarão milhares de e-mails por dia.

Se você não é exatamente um designer gráfico de classe mundial, então você vai querer se concentrar nos recursos do construtor de e-mail como parte de seu processo de seleção. Sua ferramenta de e-mail em massa não deve apenas ajudá-lo a enviar e-mails, mas também deve ajudá-lo a criar as mensagens. Então, experimente alguns plugins diferentes e veja qual é o mais intuitivo para você na frente do design.

Embora cada ferramenta de e-mail em massa seja um pouco diferente, todas elas têm o mesmo conjunto de recursos-chave que as tornam ferramentas tão importantes para enviar e-mails em massa. Os recursos a serem observados incluem:

• Teste A/B
• Relatórios abrangentes
• Ferramenta de criação de e-mail
• Opções de personalização e segmentação
• Fluxos de e-mail

Depois de pesar suas opções e selecionar sua ferramenta de e-mail em massa, é hora de passar para a próxima etapa – sua lista de endereços.

Etapa 2: sua lista de endereços

Importe, gerencie e atualize facilmente sua lista de endereços usando sua ferramenta de e-mail em massa.

Lembre-se de atualizar sua lista de endereços com frequência.

Sua lista de endereços é o que conecta você ao seu público-alvo para suas campanhas de e-mail em massa. Se você ainda não tem uma lista de endereços, agora é a hora de começar. Uma lista de endereços pode ser criada de duas maneiras. Para fins de marketing, você começará a coletar endereços incentivando os visitantes do seu site a compartilhar seus endereços de e-mail e aceitar suas mensagens. A coleta de endereços dessa maneira geralmente é feita com um pop-up de site ou um opt-in que acompanha uma compra de comércio eletrônico.

A segunda maneira de começar a construir sua lista de endereços é através da geração de leads ou prospecção. A prospecção envolve pesquisar endereços publicamente disponíveis e adicioná-los à sua lista com base no seu público-alvo. Por exemplo, muitas pessoas terão seus endereços de e-mail disponíveis publicamente em suas páginas do Facebook ou LinkedIn. Ao pesquisar públicos específicos, você pode criar uma lista de endereços robusta para sua próxima campanha.

Se você já tem sua lista de endereços pronta, o próximo passo é importar seus endereços usando sua ferramenta de e-mail em massa. Esse processo às vezes é chamado de mala direta e pode ser executado usando o Excel ou o Planilhas, dependendo de sua preferência. Depois que sua lista de endereços for importada, é hora de começar a criar estratégias e criar seu e-mail.

Etapa 3: Rich-Text versus HTML

Estamos discutindo os dois principais tipos de mensagens que você pode enviar com sua ferramenta de e-mail em massa.

Sua intenção de e-mail determinará se você escolhe rich text ou HTML.

Antes de entrarmos nos diversos tipos de e-mails em massa que você deseja enviar, devemos falar sobre os dois grandes grupos em que essas mensagens se enquadram. Quando você envia e-mails em massa, você está enviando mensagens rich-text ou HTML.

E-mails em rich text dependem muito de sua cópia escrita e não permitem muitos elementos de design. Esse método é usado com mais frequência para e-mails de vendas, pois os e-mails em rich text aparecem como se fossem enviados de um indivíduo, e não de uma empresa.

O segundo tipo de e-mail depende muito de HTML em vez de cópia. Essas mensagens incluem elementos de design mais chamativos, incluindo frases de chamariz clicáveis ​​e um forte foco na marca da empresa. Esses tipos de e-mails são mais adequados para o marketing, pois fazem um trabalho melhor de comunicar uma marca e a ação desejada, em oposição aos e-mails de texto rico. Mais uma vez, sua decisão neste momento dependerá do seu setor e da sua estratégia para sua próxima campanha. Agora que discutimos rich-text versus HTML, é hora de selecionar seu modelo de design e começar a criar seu e-mail.

Etapa 4: comece a projetar sua mensagem

Usando sua ferramenta de e-mail em massa, você pode criar designs atraentes a partir de modelos personalizáveis.

Os profissionais de marketing por e-mail precisam tomar muitas decisões importantes de design.

Agora que você definiu sua estratégia básica, é hora de começar a projetar sua mensagem. O design da sua mensagem dependerá do tipo de conteúdo que você deseja mostrar ao seu público para esta próxima campanha. Você pode enviar uma mensagem de boas-vindas aos novos assinantes, atualizando-os com um boletim informativo, apresentando você e sua empresa ou anunciando uma venda. Cada uma dessas mensagens deve ter uma aparência diferente, pois estão comunicando mensagens diferentes visualmente e por meio da cópia do e-mail. Sua ferramenta de e-mail em massa terá vários modelos que você pode usar para começar. Esses modelos são totalmente personalizáveis, para que você possa inserir qualquer material de marca, logotipos ou cores que precisar para tornar a mensagem sua. A maioria das ferramentas de e-mail em massa terá um recurso de arrastar e soltar que você pode usar para inserir facilmente muitos elementos de design complicados para destacar seu e-mail dos outros. Usando seu plug-in de e-mail em massa, você pode usar qualquer um dos seguintes elementos de design:

• Botões de CTA
• Código HTML
• Imagens
• Ícones de mídia social
• Temporizador de contagem regressiva
• Vídeos

Assim que tiver um rascunho do seu e-mail pronto, você estará pronto para passar para a próxima etapa!

Etapa 5: personalização

Usando sua ferramenta de e-mail em massa, você pode personalizar automaticamente e-mails em massa que chamarão a atenção do seu público.

Está comprovado que a personalização aumenta sua taxa de abertura.

O primeiro passo para iniciar sua campanha é nomear sua campanha em sua ferramenta de e-mail em massa. Assim que sua campanha tiver um nome, é hora de começar a designar quais partes da sua mensagem serão personalizadas. À medida que você escreve sua linha de assunto e cópia de e-mail, é fácil designar onde deseja que suas informações personalizadas apareçam. Por exemplo, você pode começar com algo tão simples como “Olá [Nome]”. A forma como você designa a personalização pode diferir dependendo do plug-in de e-mail em massa escolhido, mas você pode ter certeza de que todas as ferramentas podem personalizar facilmente suas mensagens. Dependendo da quantidade de informações coletadas para sua lista de endereços, você pode personalizar partes de sua mensagem além do nome e do sobrenome. Você pode escrever em personalização para localização, cidade natal, cargo e qualquer outra informação coletada que considere importante para seu público.

Etapa 6: certifique-se de que seu e-mail esteja otimizado para dispositivos móveis

Se suas mensagens não forem traduzidas para dispositivos móveis, sua campanha poderá estar com problemas.

O design móvel é tão importante quanto o design de desktop.

Atualmente, as pessoas recebem mais conteúdo em seus dispositivos móveis do que em qualquer outro lugar. Isso mesmo, quando você envia seus e-mails em massa, a maioria do seu público estará visualizando sua mensagem no celular. Se você não verificar como sua mensagem aparece no celular, há uma chance muito maior de haver problemas subjacentes com sua mensagem. Se sua mensagem não for carregada corretamente ou estiver cheia de erros, seus destinatários provavelmente a denunciarão como spam. Como todos os bons profissionais de marketing de e-mail sabem, ter suas mensagens relatadas como spam perde um endereço e prejudica sua reputação de remetente de e-mail. Se muitas pessoas estiverem denunciando sua mensagem como spam, você eventualmente terá problemas de entrega, pois seu endereço será sinalizado pelo servidor como não confiável.

Para garantir que suas mensagens estejam aparecendo corretamente em cada dispositivo, envie vários emails de teste para você mesmo ou para outros membros de sua equipe para garantir que todos os seus elementos apareçam no lugar certo e sua cópia esteja livre de erros.

Verificar duas e três vezes a aparência de suas mensagens depois de entregues é uma das etapas mais importantes de todo esse processo. Ao reservar alguns minutos extras para verificar seu trabalho, você pode evitar o constrangimento de enviar um e-mail com um erro gritante.

Etapa 7: segmente sua lista de endereços

Depois de testar suas mensagens, é hora de segmentar seu público usando sua ferramenta de e-mail em massa.

A segmentação leva a melhores relatórios de engajamento.

Quando se trata de sua estratégia de e-mail em massa, a segmentação é fundamental. A segmentação refere-se à prática de dividir sua lista de endereços em grupos para que você possa segmentar com mais precisão diferentes públicos na mesma campanha. Por exemplo, se você administra um site de comércio eletrônico, pode dividir seu público entre aqueles que compraram nos últimos 6 meses e aqueles que não compraram nesse período. Ao segmentar seu público dessa maneira, você pode fazer alterações em sua mensagem e personalização para atrair ambos os públicos. Nesse caso, você pode experimentar alguns textos da mensagem, em vez de usar o título – “Leia sobre as últimas novidades da nossa empresa” – você pode tentar algo como “Sentimos sua falta!” – para seus destinatários que não compraram nos últimos 6 meses. Muitas vezes, são esses pequenos detalhes que você pode identificar usando a segmentação que fazem ou quebram as campanhas de e-mail. Afinal, se sua mensagem não for relevante para um determinado grupo demográfico em sua lista de endereços, é muito mais provável que seus e-mails sejam relatados como spam.

Etapa 8: agende seu fluxo de e-mail

Ao agendar seus e-mails usando sua ferramenta de e-mail em massa, você pode garantir que suas mensagens sejam enviadas no momento certo

Seu serviço de e-mail em massa pode alcançar automaticamente públicos-alvo

Agora que sua mensagem foi verificada novamente e seu público segmentado, a última etapa antes de clicar em enviar é agendar suas mensagens. Agendar suas mensagens é importante por dois motivos: o primeiro é que permite que você inicie seu fluxo de e-mail. Um fluxo de e-mail é um conjunto de instruções que você pode designar em sua ferramenta de e-mail em massa para enviar determinadas mensagens em determinados momentos. Por exemplo, você pode usar fluxos de email para executar uma campanha de reengajamento. Se um destinatário não interagiu com suas mensagens por alguns meses, você pode instruir sua ferramenta de e-mail em massa para enviar automaticamente uma mensagem para que eles interajam. Esses fluxos de e-mail ajudam você a manter seu público engajado automaticamente.

A segunda razão pela qual você deve agendar suas mensagens é que existem certos horários da semana que funcionam melhor para enviar e-mails em massa. Os horários específicos dependerão do seu público, portanto, você deve fazer sua pesquisa para descobrir quais são os melhores horários para diferentes segmentos da sua lista de endereços.

Etapa 9: você está pronto para enviar!

Para a etapa final do envio de e-mails personalizados, veremos como você pode ler e interpretar as métricas de sua ferramenta de e-mail em massa.

Parabéns, você criou sua primeira campanha de e-mail em massa.

Depois de concluir nossas primeiras 8 etapas, você estará pronto para lançar sua campanha! Veja, não foi tão difícil, especialmente com a ajuda de sua ferramenta de e-mail em massa. Acertar o envio em sua campanha é uma conquista incrível, mas seu trabalho nunca termina quando se trata de e-mail marketing. Depois que seus e-mails forem enviados, você poderá passar para os relatórios. Seu plug-in de e-mail em massa pode rastrear o comportamento do seu público e fornecer informações que você pode usar para avançar em campanhas futuras. Usando seu plug-in de e-mail em massa, você pode obter as seguintes métricas de marketing por e-mail e ver como sua campanha foi aprovada com seu público:

• Total de e-mails enviados
• Taxa livre
• Taxa de cliques
• Taxa de clique para abrir
• Taxa de entrega
• Taxas de rejeição
• Taxa de cancelamento de assinatura

Usando essas métricas, você pode ver quais partes da sua mensagem estão e não estão chegando aos seus destinatários. A partir daí, você pode começar a fazer brainstorming para sua próxima campanha!

Esperamos que você tenha aprendido muitas informações valiosas com nossos 9 passos para enviar e-mails em massa personalizados. Embora não haja uma estratégia direta com a qual você possa contar, existem muitas maneiras diferentes de usar suas ferramentas de e-mail em massa para maximizar seu alcance. Se sua primeira campanha não foi como você planejou, tudo bem! Você pode continuar aprendendo e experimentando estratégias diferentes até que consiga acertar consistentemente as campanhas de e-mail em massa subsequentes.