Guia passo a passo sobre como criar um orçamento de evento

Publicados: 2022-05-20

Você é responsável pelo planejamento de um evento? Se sim, parabéns! Os parágrafos a seguir são projetados para ajudar a tornar seu trabalho mais fácil. Criar um orçamento para o seu evento pode parecer assustador, mas não precisa ser. Você pode garantir que seu evento corra bem, sem surpresas financeiras, seguindo estes passos simples.

Estime o custo geral do seu evento

Ao planejar um evento, um dos primeiros passos é criar um orçamento. Isso irá ajudá-lo a estimar o custo total do seu evento e garantir que você tenha fundos suficientes para cobrir todas as despesas. Aqui está um guia passo a passo sobre como criar um orçamento para eventos:

Estime o número de convidados que participarão do seu evento. Isso ajudará você a estimar o custo de alimentos, bebidas e outros suprimentos.
Defina o local do seu evento. Isso afetará o custo do aluguel do local, decoração e outros custos associados ao espaço do evento.
Considere o custo de entretenimento e atividades. Isso pode incluir a contratação de músicos ou outros artistas e o custo de quaisquer materiais ou suprimentos necessários para as atividades.
Some todos os custos indiretos para estimar o custo total do seu evento. Certifique-se também de levar em consideração quaisquer encargos adicionais, como seguro ou licenças.

Divida os custos em categorias

Depois de ter uma estimativa do custo geral do seu evento, é hora de dividir esses custos em categorias. Isso ajudará você a entender melhor para onde está indo todo o dinheiro e identificar áreas onde você pode economizar. Aqui estão algumas categorias comuns de orçamento de eventos:

Comida e bebida: Isso incluirá o custo do bufê e qualquer bebida alcoólica que será servida no evento.
Decorações: Isso pode incluir o aluguel de móveis ou outros itens de decoração e o custo de quaisquer arranjos florais.
Entretenimento: Isso pode incluir a contratação de músicos ou outros artistas e o custo de quaisquer materiais ou suprimentos necessários para as atividades.
Aluguel do local: Este será o custo do aluguel do espaço do evento e quaisquer taxas associadas ao uso da área.
Outros: Isso pode incluir o custo do seguro, licenças e outras despesas diversas.

Determine quanto dinheiro você precisa para cada categoria

Agora que você tem uma lista de todas as categorias de eventos, é hora de estimar quanto dinheiro você precisará para cada uma.

Comece analisando seu orçamento geral e determinando quanto dinheiro você pode alocar de forma realista para cada categoria. Isso ajudará você a ficar dentro do orçamento e, ao mesmo tempo, garantir que seu evento seja um sucesso.
Em seguida, comece a pesquisar preços para vários fornecedores e fornecedores em cada categoria. Isso ajudará você a ter uma ideia melhor de quanto dinheiro você precisa orçar para cada item ou serviço.
Por fim, comece a procurar maneiras de reduzir custos em cada categoria. Por exemplo, você pode conseguir um desconto no bufê comprando com antecedência ou encontrar itens de decoração mais baratos comprando em lojas de desconto. Certifique-se de levar em consideração quaisquer ofertas ou cupons que você possa usar. Isso pode ajudá-lo a economizar dinheiro em todas as categorias de eventos.

Encontre maneiras de reduzir custos

Depois de ter uma boa ideia de quanto dinheiro você precisa para cada categoria de evento, é hora de começar a procurar maneiras de reduzir custos. Existem algumas maneiras diferentes de fazer isso:

Procure descontos: muitos vendedores e fornecedores oferecem descontos para eventos, portanto, pergunte sobre possíveis economias.
Compre ao redor: obtenha cotações de vários fornecedores e fornecedores antes de tomar decisões finais. Isso irá ajudá-lo a garantir que você está obtendo o melhor preço possível.
Faça você mesmo: Se você estiver disposto e for capaz, há muitas tarefas relacionadas a eventos que você pode fazer sozinho em vez de contratar outra pessoa para fazê-las. Isso pode economizar uma quantia significativa de dinheiro.

Crie um cronograma para fazer pagamentos

Depois de finalizar seu orçamento e fazer todas as seleções de fornecedores e fornecedores, é hora de criar um cronograma para fazer pagamentos. Isso ajudará você a permanecer no caminho certo e a evitar perder prazos críticos. Certifique-se de incluir as seguintes informações em seu cronograma de pagamento:

A data de vencimento de cada pagamento ajudará você a fazer todos os pagamentos em dia.
O nome e as informações de contato da pessoa ou empresa a quem o pagamento deve ser feito o ajudarão a garantir que você faça o pagamento à pessoa ou empresa correta.
O valor do pagamento ajudará você a garantir que não gaste demais em uma área.
Quaisquer instruções especiais para efetuar o pagamento garantirão que você siga quaisquer instruções especiais que o vendedor ou fornecedor possa ter.

Ao seguir essas etapas e acompanhar seu progresso, você pode garantir que seu evento permaneça dentro do orçamento e seja executado sem problemas.

Acompanhe seu progresso ao longo do caminho!

À medida que você começa a implementar seu orçamento, é essencial acompanhar seu progresso e permanecer no caminho certo. Isso pode ajudá-lo a identificar áreas em que você está gastando demais ou onde pode ser necessário reduzir. Existem algumas maneiras diferentes de acompanhar seu orçamento:

Crie uma planilha: Isso permitirá que você insira todas as suas despesas relacionadas ao evento em um só lugar e veja exatamente para onde está indo seu dinheiro.
Use um software de orçamento: um software profissional de rastreamento de orçamento de eventos pode ajudá-lo a acompanhar seu orçamento de eventos. Essa pode ser uma opção útil se você não se sentir à vontade para usar planilhas.
Faça cálculos manuais: Se preferir, você também pode acompanhar seu orçamento fazendo cálculos manuais. Essa pode ser uma boa opção se você tiver apenas algumas despesas para acompanhar.

Não importa como você escolha acompanhar seu orçamento, o importante é que você monitore seus gastos e faça os ajustes necessários.

Em suma

Criar um orçamento para o seu próximo evento não precisa ser estressante ou difícil. Seguindo estes passos simples, você pode garantir que seu evento seja executado sem problemas e permaneça dentro do orçamento.

Comece estimando o custo geral do seu evento e, em seguida, divida-o em categorias. Em seguida, determine quanto dinheiro você precisará para cada tipo e encontre maneiras de reduzir os custos sempre que possível. Por fim, crie um cronograma para fazer pagamentos e acompanhe seu progresso!