Como sua startup pode se beneficiar de um número de telefone virtual?

Começar um negócio é caro, especialmente se você não tiver uma fonte sólida de capital. O custo inicial incorrido está fora dos gráficos e, se não for bem orçado, você pode perder o dinheiro que nunca pretendeu. Você corre o risco de cair em dívidas.

Você quer economizar dinheiro e maximizar os lucros? Usar um número de telefone virtual para sua comunicação comercial pode ser uma maneira de fazer isso. Continue lendo para entender melhor os sistemas telefônicos virtuais.

O que é um número de telefone virtual?

Um número de telefone virtual é um número de telefone não vinculado ou vinculado a nenhum endereço, cartão SIM, dispositivo ou telefone. Este número usa a internet para fazer chamadas telefônicas.

Para ilustrar, aqui estão três diferenças entre um número virtual e um número físico.

• Ao contrário dos números físicos, que precisam de equipamentos telefônicos, cartões SIM e outros dispositivos para operar, os números virtuais não exigem equipamentos especializados.
• Números físicos precisam de linhas telefônicas para funcionar. Sem essas linhas, esses números ficam desconectados.
• Os números físicos que usam linhas fixas dependem de redes telefônicas feitas de fio de cobre. Por outro lado, um número de telefone virtual pode funcionar em qualquer dispositivo de comunicação, desde laptops até telefones.

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Como funcionam os números virtuais?

Como mencionado anteriormente, os números de telefone virtuais não precisam de cartões SIM comuns para funcionar. Tudo o que esses números precisam é de conectividade segura com a Internet. Eles funcionam encaminhando chamadas para um dispositivo conectado à internet.

Os números virtuais, também chamados de discagem interna direta (DID) ou números secundários, usam a tecnologia Voice Over Internet Protocol (VoIP). Essa tecnologia é relativamente comum e você já deve tê-la usado ao fazer chamadas no WhatsApp ou iMessage.

Os números virtuais são a melhor forma de comunicação para uma empresa iniciante. Eles não são apenas econômicos, mas também possuem recursos exclusivos. Aqui estão alguns desses recursos.

Recursos de números de telefone virtuais que são úteis para startups

Números de telefone virtuais irão ajudá-lo a se comunicar de forma eficaz com seus clientes. Esses números podem suportar muitos recursos essenciais para aprimorar a comunicação em sua empresa. Alguns desses recursos incluem:

Gravação de chamadas

Você pode gravar todas as chamadas feitas em seu número comercial virtual. A beleza disso é que você pode reproduzir essas gravações sempre que quiser.

Além disso, em caso de mal-entendidos, você sempre pode reproduzir essas gravações para esclarecimentos. Eles também são úteis como prova concreta quando as coisas dão errado com os clientes e você é responsabilizado.

Monitoramento de ligações

Os números de telefone virtuais também oferecem suporte à triagem de chamadas. Esse recurso permite que você saiba quem está ligando e o desvie automaticamente antes de atender a chamada. Esse recurso é útil, especialmente quando você está esperando uma ligação importante.

Encaminhamento de SMS

Hoje em dia, a maioria das pessoas prefere enviar mensagens a ligar. Com este recurso de encaminhamento de SMS, você pode enviar e receber mensagens de texto sem incorrer em cobranças extras, pois tudo isso é feito pela Internet.

Chamada em conferência

Os números de telefone virtuais possuem recursos de conferência por chamada que permitirão que você realize reuniões com eficiência. Você poderá se reunir com seus clientes e fornecedores virtualmente sem nenhum custo extra. Esses números também possuem uma interface de usuário fácil de usar. Você não precisa viajar para atender seus clientes ou fornecedores; você pode fazer uma chamada em conferência e encontrá-los remotamente.

correio de voz

Este sistema telefônico possui um recurso bastante interessante para correios de voz. Suas mensagens de correio de voz são enviadas automaticamente para sua caixa de entrada de e-mail, onde você pode lê-las. Isso evita que você tenha que ouvir centenas e centenas de mensagens de voz. Com esse recurso, você pode ler o feedback de seus clientes e respondê-los em tempo real.

Atendimento Simultâneo de Chamadas

Os clientes que ligam para sua empresa não gostam de esperar na fila ou lidar com sinais de ocupado o tempo todo. Os sistemas telefônicos virtuais irão ajudá-lo a melhorar sua comunicação, pois suportam o tratamento de várias chamadas. O sistema também facilita o gerenciamento do alto volume de chamadas.

Números de telefone locais gratuitos

As únicas cobranças em que você incorre ao usar números virtuais são as tarifas de internet. Isso é de grande benefício para o seu negócio, pois você economiza dinheiro. Além disso, os números virtuais são flexíveis o suficiente para alternar de um dispositivo para outro.

Além disso, a maioria dos provedores de serviços oferece planos de instalação de números virtuais de baixo custo. Para máxima eficiência, considere obter um número de telefone comercial dedicado. Um sistema telefônico virtual também oferece suporte a isso.

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Razões pelas quais você precisa de um número de telefone virtual para sua inicialização

Um número de telefone virtual é uma necessidade para o seu negócio. Aqui estão alguns benefícios que apontam para todas as razões pelas quais você precisa deste sistema.

Melhor comunicação com seus clientes

Você pode receber suas chamadas em movimento, tablet, telefone de mesa ou dispositivo móvel. Esses números são compatíveis com quase todos os dispositivos de comunicação, então você não precisa se cansar com linhas fixas volumosas. Os números virtuais garantem que você nunca perca uma ligação do seu cliente.

“Com um número de telefone virtual, você estará sempre acessível aos seus clientes e fornecedores. Isso porque, ao contrário dos números tradicionais, um número de telefone virtual permite que você desvie e receba suas ligações quando e como quiser.” – como mencionado por Peter Antoniou, o diretor administrativo da Edgility, em uma de suas entrevistas recentes.

Custo-beneficio

O negócio é maximizar os lucros e minimizar as despesas. Um número de telefone virtual é barato de usar, pois o único custo incorrido é o custo da Internet. Com este sistema, você pode desfrutar de vários números ao preço de apenas uma conexão. Você pode maximizar isso alocando um número diferente para cada departamento da sua empresa.

Além disso, em comparação com chamadas baseadas em operadoras, os sistemas de telefonia virtual são mais baratos e confiáveis. Você também não precisa pagar por hardware caro, como novos telefones celulares para seus números virtuais. Esses números são compatíveis com a maioria dos dispositivos de comunicação e você pode até atender chamadas no seu computador.

Aumento da produção de trabalho

Uma comunicação suave entre você e seus clientes melhora a produtividade. Com um sistema virtual, você pode facilmente acompanhar o seu negócio de onde estiver. Além de ligar para seus clientes, você também pode enviar faxes promocionais e mensagens de voz. Isso pode aumentar sua base de clientes e consequentemente melhorar suas vendas.

Profissionalismo

Um número de telefone virtual faz com que sua empresa pareça legítima e profissional. Com esta rede, você pode criar uma perspectiva profissional para o seu negócio. Também facilita a construção de suas marcas por meio da publicidade.

Os clientes se sentem confortáveis ​​em lidar com um número comercial em vez de um número pessoal. Um número de telefone virtual oferece uma plataforma para obter uma linha de negócios.

Sem contratos

Ao contrário dos números de telefone tradicionais, você não precisa de um contrato para aproveitar os serviços de número de telefone virtual. Isso, por sua vez, economiza dinheiro. Os números virtuais são pagos com um plano de pagamento único.

backup de dados

Cada chamada telefônica, mensagem, fax e correio de voz que você envia ou recebe em seu número virtual é feito backup. Isso protege todos os seus dados, como informações do cliente, de circunstâncias imprevistas. A presença de um centro de dados neste sistema minimiza o risco de perder todos os dados em um problema técnico.

Melhor satisfação do chamador

Os sistemas telefônicos virtuais geralmente vêm com atendedores automáticos virtuais. Esses atendentes geralmente são bots e podem ser configurados e automatizados para responder às dúvidas de seus clientes. Isso os mantém engajados enquanto esperam o patch para o próximo agente disponível. O recurso garante que o cliente seja atendido pela pessoa certa.

Separe os telefones comerciais dos pessoais

A maioria das startups comete o erro de usar telefones pessoais para fazer ligações relacionadas a negócios. Embora seja comum entre pequenos empresários, não é recomendado.

Um número de telefone virtual ajudará a separar os negócios da sua vida pessoal. Dito isso, mesmo que você opte por usar o mesmo número para fazer ligações comerciais, esse sistema ocultará sua identidade. Tudo o que você precisa fazer é selecionar o horário comercial do número de telefone virtual para aceitar ou rejeitar chamadas.

Lidando com fraudes de telefone virtual

Usar um número de telefone virtual tem muitos benefícios. Ainda assim, você corre o risco de fraudes e golpes de telefone virtual. Hoje em dia, a internet está acessível a todos, o que levou a um aumento de golpes online. Pequenas empresas e start-ups são os principais alvos de golpes, pois são vistos como verdes e inexperientes em lidar com transações online.

Existem várias maneiras de proteger sua empresa contra contras. Aqui estão alguns exemplos:

• Atualize seus sistemas telefônicos virtuais periodicamente. Uma versão atualizada é mais difícil de hackear.
• Evite usar WI-FI público. Se você precisar usá-lo, considere obter uma VPN.
• Instale o software antivírus mais recente para ajudá-lo a detectar e manter os vírus protegidos
• Sempre verifique e-mails e faxes em busca de vírus antes de abri-los.
• Use senhas fortes para acessar seus sistemas telefônicos virtuais. Além disso, altere suas senhas com frequência.
• Examine todo o hardware, como dispositivos de armazenamento externo, mouse e unidades USB em busca de vírus antes de conectá-los aos seus dispositivos.

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Conclusão

A internet transformou o mundo em uma aldeia global. Para que sua empresa cresça de uma start-up para uma megacorporação, você precisa se comunicar com seus clientes, partes interessadas e fornecedores de maneira eficaz. Você só pode fazer isso se tiver um software adequado para a tarefa, como um sistema de telefonia virtual.