Como configurar um escritório para pequenas empresas para o sucesso?

Proprietários de empresas em todo o mundo estão projetando escritórios profissionais para manter a produtividade, promover a satisfação dos funcionários e aprimorar a comunicação diária. Na verdade, existem quase 8 milhões de estabelecimentos físicos ativos para empresas apenas nos EUA. Montar o escritório físico de uma empresa em um espaço comercial maior exige muito planejamento. Não é nada como mudar para um novo apartamento ou casa. Afinal, as empresas precisam pensar em formas inovadoras de se manterem produtivas e lucrativas durante todo o processo. Além disso, eles precisam encontrar o equilíbrio adequado entre eficiência, profissionalismo e estilo. Como proprietário de uma empresa, você deve se familiarizar com as etapas necessárias para criar um ambiente de escritório envolvente, produtivo e vibrante. Dessa forma, você pode aumentar a produtividade, incentivar a participação no trabalho e construir uma forte cultura corporativa. Para ajudá-lo a começar, continue lendo para saber como configurar um pequeno escritório comercial para o sucesso.

Considere a localização

Antes de começar a projetar ou decorar, considere a localização do seu espaço de escritório para pequenas empresas. Obviamente, você deseja selecionar um local comercial espaçoso e fácil de encontrar que esteja dentro do seu orçamento. Além disso, você deve pensar na marca pessoal da sua empresa. Por exemplo, uma empresa de contabilidade pode não se sair tão bem no meio de uma jovem cidade universitária. Da mesma forma, você provavelmente não deseja estabelecer sua empresa de alívio de dívidas no meio de um distrito comercial de luxo e sofisticado. Além disso, você deseja garantir que o local escolhido seja seguro. Isso envolve a escolha de uma área com baixos níveis de desastres naturais, crimes, roubos e furtos. Obviamente, isso é vital para garantir que seus funcionários se sintam seguros ao trabalhar todos os dias. Com o local certo selecionado, você pode se concentrar no crescimento de sua pequena empresa. Certamente, considere o local para configurar seu escritório de pequena empresa para o sucesso.

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Planeje o layout do seu escritório

Em seguida, planeje o layout do seu escritório para configurar um espaço de trabalho profissional, produtivo e bem-sucedido. Antes mesmo de começar a planejar, pense nos funcionários que você terá no local todos os dias. Além disso, você deve pensar cuidadosamente em quantos desses funcionários precisarão de seu próprio escritório particular. Em seguida, tente visualizar a imagem maior. Use isso para organizar o layout de sua estação de trabalho principal, salas de conferência e lobby. Além disso, crie um plano sofisticado para salas de descanso, cozinhas e banheiros. Além disso, não se esqueça das escadas e layout do elevador em seu novo escritório. Certamente, planeje o layout do seu escritório para configurar um pequeno escritório comercial para o sucesso.

Configurar software de escritório para pequenas empresas

Existem várias ferramentas, recursos e tecnologias essenciais para ajudar sua pequena empresa a operar de forma mais produtiva. Por exemplo, você deve tentar usar um software de agendamento de funcionários para criar quadros de horários em minutos e compartilhá-los com sua equipe. Usando essas ferramentas, você pode controlar o custo da mão de obra com dados precisos e em tempo real sobre vendas e salários. Dessa forma, você pode garantir que sua empresa esteja sempre operando dentro do orçamento. Além disso, você pode aproveitar a funcionalidade de agendamento automático para criar agendamentos otimizados por inteligência artificial (IA) com apenas alguns cliques.

“Muitas soluções avançadas possuem recursos avançados de turnos vazios, para que você nunca precise se preocupar com falta de pessoal. Na verdade, configure seu pequeno escritório comercial com as ferramentas, recursos e tecnologias mais recentes.” – como bem citado por Ashik Ahmed, CEO, CTO e co-fundador da Deputy, em uma de suas entrevistas recentes.

Armazene seus materiais de escritório

Neste ponto, é hora de estocar todos os seus materiais de escritório diários. Embora frequentemente seja dado como certo, os materiais de escritório diários e estacionários ajudam as empresas a se manterem produtivas, organizadas e eficientes. Obviamente, sua empresa precisará de cartões de visita, post-its, blocos de anotações e envelopes. Além disso, você também deve comprar bastante papel de impressora e papel timbrado para imprimir documentos. Além de todos os materiais de papel, você também deve comprar materiais de escrita, como canetas, lápis, marcadores e borrachas. Se você também está comprando eletrônicos, pense nas vantagens e desvantagens dos laptops para seus funcionários. Definitivamente, estocar suprimentos é a chave para configurar um espaço de escritório para pequenas empresas para produtividade, eficiência e sucesso.

Construir estações de trabalho para funcionários

Depois de ter todos os seus suprimentos, você pode projetar suas estações de trabalho de funcionários individuais. Adquira computadores de funcionários, monitores extras, mouses e teclados na loja de materiais de escritório local. Além disso, você pode fornecer aos membros da equipe scanners ou impressoras pessoais diretamente em suas mesas. Se você tem alta prioridade no conforto do funcionário, também pode querer equipar as estações de trabalho com apoios para os pulsos, porta-documentos e arquivos. Além disso, preste muita atenção à iluminação e iluminação natural. Afinal, muito brilho pode causar reflexos, que muitas vezes desviam a produtividade dos funcionários. Simplificando, a construção de estações de trabalho dos funcionários é a chave para a criação de um pequeno escritório comercial para o sucesso.

Configurar um servidor de negócios

Agora, você está pronto para configurar um servidor para o espaço de escritório de sua pequena empresa. Essencialmente, um servidor funciona como um poderoso sistema de distribuição de informações para funcionários, clientes e outros computadores em toda a sua instalação. Depois de configurado, a equipe pode usar os servidores corporativos para acessar os mesmos dados, informações e documentos, mesmo trabalhando em computadores diferentes. Em muitos casos, as empresas escolhem servidores em nuvem para gerenciar suas operações. Obviamente, eles são melhores para empresas de pequeno ou médio porte com recursos mínimos de tecnologia da informação (TI). Você também pode escolher servidores locais. Isso geralmente vem com custos de investimento iniciais mais altos. No entanto, fornecerá ao seu negócio muito mais velocidade, eficiência e segurança a longo prazo. Sem dúvida, configure um servidor de negócios para permitir que seu escritório tenha sucesso.

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Ativar acesso à Internet de alta velocidade

Sua conexão com a Internet é outra consideração importante ao configurar seu pequeno escritório comercial. É importante conhecer os diferentes tipos de configurações de internet, velocidades e opções de configuração disponíveis. Por exemplo, você deseja saber se já existe uma configuração de internet 5G ou fibra óptica em seu escritório. Idealmente, você deve planejar a instalação da Internet pelo menos oito semanas antes da data de início desejada. Desta forma, todos os componentes podem ser instalados e implementados a tempo do dia da mudança. Simplesmente, habilite o acesso à Internet de alta velocidade para configurar seu pequeno escritório comercial para o sucesso.

Domar os Fios

Neste ponto, é hora de domar todos os fios em todo o escritório de sua pequena empresa. Entre TVs, computadores, monitores e outros hardwares, haverá muitos fios espalhados pelo seu escritório. Invista em algum tipo de cabo avançado e sistema de gerenciamento de fios. Pode ser algo simples como uma gravata torcida ou tiras de velcro. Isso é fundamental para manter seu escritório limpo, profissional e organizado. Além disso, ajudará a evitar escorregões e quedas acidentais em seu local de trabalho. Indubitavelmente, domine todos os fios e cabos que estão circulando em seu novo espaço de escritório para pequenas empresas.

Invista em Comunicações

Com todos os fios sob controle, invista em comunicações para o escritório de sua pequena empresa. Você deseja configurar uma nova linha telefônica para sua organização. Muitas empresas optam por atualizar suas instalações com protocolo de voz sobre internet ou linhas telefônicas VoIP. Isso permite que você faça chamadas com eficiência em uma conexão de banda larga. Ao mesmo tempo, a tecnologia VoIP promove maior escalabilidade, responsabilidade mais forte e portabilidade total. Obviamente, você provavelmente precisará de uma conexão de Internet mais confiável e de alta velocidade para suportar essa tecnologia. Portanto, pode não ser o melhor para empresas que desejam manter um orçamento apertado. Se você estiver procurando por outras opções, considere fornecer aos seus funcionários telefones celulares da empresa. Procure manter os telefones comerciais separados dos dispositivos pessoais. Dessa forma, você pode diminuir os riscos e manter a propriedade dos bens da empresa. Desnecessário dizer, invista em comunicações fortes e confiáveis ​​para o seu espaço de escritório.

Torne seu local de trabalho seguro

Depois de configurar e montar todo o seu equipamento, é hora de tornar seu local de trabalho seguro. Segurança, proteção e segurança devem ser as principais prioridades ao se mudar para o seu novo espaço de escritório. Você precisa manter seu local de trabalho protegido contra invasões criminosas, desastres naturais ou roubo de funcionários. Uma das abordagens mais comuns é equipar suas instalações com câmeras de segurança confiáveis ​​e de alta qualidade. Além disso, você deve comprar um alarme para proteger ainda mais seu espaço contra arrombamentos ou roubos. Depois de fazer toda essa configuração, concentre-se nas melhores maneiras de proteger suas portas, janelas e outros pontos de entrada. Em muitos casos, a melhor jogada para empresas lucrativas é contratar um segurança 24 horas por dia, 7 dias por semana. Resumindo, torne seu local de trabalho seguro para configurar efetivamente um pequeno escritório comercial para o sucesso.

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Conclusão

Configurar seus primeiros espaços de trabalho para pequenas empresas requer muitas etapas, dicas de design de escritório e detalhes técnicos que certamente podem ser esmagadores. Ao longo de todo o processo, é importante estar atento ao que a sua empresa realmente precisa. Isso ajudará você a configurar um espaço de trabalho produtivo de acordo com seu espaço e limitações financeiras. Especialmente se você estiver hospedando clientes em seu local de trabalho, é essencial que seu escritório seja limpo, organizado e profissional. Siga os pontos destacados acima e aprenda como montar um pequeno escritório comercial para o sucesso.