Como configurar com sucesso uma equipe remota de marketing de conteúdo

Este guest post foi escrito por Andre Oentoro de Breadnbeyond.

Agora que os casos de coronavírus continuaram a aumentar em todo o mundo, mais e mais empresas implementaram o trabalho remoto obrigatório.

Essa situação pode deixá-lo no limbo por um segundo e você se pergunta: “ como a equipe de marketing pode configurar um ambiente remoto de alto desempenho? “

Para você, trabalhar em casa também significa que:

• você e sua equipe não podem se encontrar pessoalmente e discutir o cronograma e as tarefas na frente do mesmo quadro branco
• você não poderá se reunir em torno da mesa da sala de reuniões para debater ideias
• quando as frustrações do bloqueio do escritor atingem, você não pode se tratar junto com uma pausa para o café

No entanto, mesmo antes da pandemia, o trabalho remoto já era uma palavra da moda. Mas, não importa como você tente relaxar, a mudança inesperada para o teletrabalho em massa parece um grande empreendimento – especialmente se você e sua equipe sempre foram funcionários vinculados ao escritório.

Com isso em mente, aqui está um guia rápido para equipar sua equipe de marketing e manter a estratégia de marketing de conteúdo funcionando sem problemas neste “novo normal”.

1. Entendendo os obstáculos

No escritório, quaisquer falhas no processo de fluxo de trabalho serão imediatamente expostas, pois todos estão na mesma sala. Agora, a história é bem diferente.

Aqui estão alguns dos maiores desafios que as Ferramentas Remotas pesquisaram recentemente para que você possa arregaçar as mangas:

Sua equipe de marketing pode ter alguns desses desafios remotos comuns. Com uma rotina tão inusitada, leva tempo para se acostumar. Agora, vamos nos aprofundar nos três principais desafios que você e sua equipe podem enfrentar na estrada.

Mantendo todos na mesma página

O maior desafio que é suficiente para preocupá-lo é provavelmente descobrir a melhor maneira de colaborar e garantir que você esteja sempre na mesma página a cada passo do caminho de um local remoto.

Quando estiver no escritório, você pode se comunicar espontaneamente com os membros da equipe sempre que encontrar alguma tarefa pouco clara em um projeto. Dessa forma, é fácil garantir que todos na equipe estejam na página.

Quando você está todo remoto, é necessário um investimento maior na comunicação da equipe apenas para garantir que seus projetos de equipe passem por uma sequência organizada de planejamento e execução.

Superando distrações e solidão

Um dos desafios significativos quando se trata de trabalho remoto é tentar equilibrar as demandas da vida profissional e da vida doméstica. Para algumas pessoas, torna-se incrivelmente embaçado.

Existem muitas distrações que podem sabotar sua criatividade e produtividade. Como resultado, você não pode realizar tanto quanto você precisa.

Aqui estão algumas distrações comuns que você pode enfrentar em casa:

• tarefas domésticas
• filhos ou familiares
• acesso imediato ao conteúdo através de uma variedade de serviços de streaming
• mídia social
• notificações do celular
• …

Além das distrações, há sempre o elefante na sala – a solidão.

Sem as dicas sociais pessoais em casa, é fácil se sentir solitário. E não importa como você queira negar, a solidão é a maior luta que a maioria dos funcionários (27%) enfrenta enquanto trabalha remotamente.

Gerenciando a colaboração da equipe

Os escritórios são um ótimo lugar para estabelecer uma cultura de empresa que conecta cada funcionário para formar equipes fortes.

Especialmente para o marketing de conteúdo que exige um fluxo de trabalho organizado e bem planejado para manter a equipe focada e os esforços de conteúdo nos trilhos. Com os membros da equipe espalhados por diferentes lugares, é fácil para muitos se perderem ou se esconderem atrás de uma linha telefônica.

Nesse caso, a colaboração criativa para uma ótima criação de conteúdo pode sofrer se a equipe não puder compartilhar o mesmo espaço.

2. Reunindo a equipe

Reunir sua equipe de marketing e envolvê-la durante as reuniões presenciais é difícil. Muito menos em uma situação de trabalho remoto.

Felizmente, mesmo sem preparação, há muitas coisas que você pode fazer para que o trabalho remoto seja um sucesso. Aqui está a lista de dicas úteis que ajudarão você a se preparar para uma transição perfeita.

Plano. Plano. Plano.

O planejamento é crucial para um trabalho colaborativo bem-sucedido e uma comunicação clara. Antes de sua equipe começar a trabalhar remotamente, tente fazer o seguinte:

• Faça algumas anotações sobre a mudança nos padrões de trabalho e como sua equipe vai lidar com isso.
• Ajude sua equipe a descobrir o que eles devem fazer e estabelecer expectativas realistas para a política de trabalho remoto.
• Crie uma estratégia sólida que defina quais projetos são cruciais , incluindo aqueles que podem e não podem ser feitos em casa.
• Certifique-se de que todos na equipe tenham acesso à tecnologia de que precisam para realizar seu trabalho.

Defina limites claros

Cada equipe tem madrugadores e notívagos, então seus horários de trabalho são mais propensos a divergir. Nesses casos, é crucial se sobrepor durante alguns horários de expediente acordados, quando todos da equipe estão disponíveis.

Basta perguntar à sua equipe sobre o horário preferido para reuniões ou quando eles podem responder ativamente em tempo real para algumas discussões. Dessa forma, eles podem se sentir compreendidos e reconhecidos.

Afinal, definir limites claros deve ajudar você e sua equipe a permanecerem afiados e felizes enquanto trabalham em casa.

Não se esqueça do seu calendário de conteúdo

Um calendário de conteúdo ajuda você a manter sua equipe focada e organizada. Isso torna mais fácil para sua equipe garantir que todas as campanhas de marketing de conteúdo (incluindo plano de marketing de vídeo, esforços de SEO etc.) tenham os mesmos objetivos em mente.

Aqui está um exemplo de um calendário de conteúdo do Point Visible :

Ao trabalhar remotamente, juntamente com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, um calendário de conteúdo é algo que mantém sua equipe no caminho certo e garante que a produção de conteúdo flua regularmente.

Abrace um check-in diário

Certifique-se de que você e sua equipe escrevam atualizações diárias ou semanais sobre o trabalho que você realizou e como isso contribui para o projeto geral.

Isso torna mais fácil para sua equipe ficar em sincronia e se concentrar no que importa com base no calendário. Dessa forma, você pode compartilhar o progresso de forma assíncrona com o restante da sua organização.

Alternativamente, se sua equipe estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você pode acompanhar o trabalho feito por meio das tarefas “a fazer” e das raias de trabalho em andamento. Para que isso funcione, porém, é mais importante do que nunca que as pessoas marquem corretamente as coisas quando elas forem concluídas e atualizem a documentação de acordo .

3. Ferramentas tecnológicas facilitadas

Sua equipe vai precisar de muitas ferramentas para manter as coisas organizadas. Isso os ajudará a continuar executando projetos sem atrasos desnecessários.

No entanto, graças à tecnologia avançada e à internet, é possível que você e sua equipe permaneçam conectados, não importa a distância e a quarentena.

Aqui estão algumas das ferramentas essenciais para trabalhar em casa que sua equipe precisa para permanecer tão produtiva quanto você faria em um escritório:

Software de reunião em nuvem

Se sua equipe não está acostumada a se ver em bate-papo em tempo real, um primeiro passo brilhante para eles seria uma reunião ou ligação virtual que os fizesse sentir como se estivessem na mesma sala.

Você pode hospedar ou participar de uma conferência virtual utilizando software de reunião na nuvem, como Zoom ou Google Hangouts.

Esses tipos de software ajudam você e sua equipe de marketing a resolver o problema de comunicação. Aqui estão os recursos essenciais que a maioria dos softwares de reunião na nuvem deve incluir:

• videochamada individual e em grupo, onde os participantes podem ver uns aos outros usando suas webcams
• compartilhamento de tela de desktops ou dispositivos móveis
• compartilhamento de quadro branco em tempo real para colaboração
• bate-papo em tempo real com o recurso de compartilhamento de arquivos

Com todos esses recursos, o software de reunião na nuvem torna mais fácil para sua equipe remota manter uma conexão humana, o que pode acelerar a tomada de decisões e melhorar a colaboração.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

O marketing de conteúdo tem tudo a ver com acompanhar projetos, prazos e conteúdo. E quando todos da equipe estão trabalhando em casa, você precisa de uma plataforma de alto nível para manter o fluxo de trabalho regular. Na verdade, você precisa de uma ferramenta de PM mesmo quando está trabalhando no escritório!

Como plataformas baseadas em nuvem, a utilização de ferramentas de gerenciamento de projetos (como Asana, Trello e muitas outras ferramentas) como plataforma de trabalho remoto torna mais fácil para sua equipe de marketing de conteúdo:

• planejar e programar o trabalho
• atribuir tarefas a membros específicos da equipe que recebem notificações instantâneas
• anexar arquivos a tarefas específicas
• ter uma visão clara de sua carga de trabalho diária e semanal
• controlar o tempo que eles gastam em tarefas específicas, especialmente aquelas que são cobradas com base no trabalho por hora
• seção de comentários que pode ser usada para discussão específica da tarefa

Olhando para esses recursos, fica claro que as ferramentas de gerenciamento de projetos fornecem à sua equipe uma maneira tão fácil e direta de ficar por dentro de seus projetos de marketing de conteúdo, independentemente de você trabalhar no escritório ou no sofá da sala.

Ferramentas de comunicação

A chave para trabalhar em casa é uma comunicação clara com sua equipe, pois você não poderá conversar pessoalmente.

Embora ferramentas como o Skype possam funcionar, elas realmente não são as mais adequadas para essa função, pelo menos não para equipes de marketing de conteúdo. Eles vão querer ferramentas como o Slack que permitem:

• divida a conversa em canais para não conduzir conversas sobre 5 projetos diferentes no mesmo chat
• dar acesso a determinados canais apenas para membros específicos da equipe (ou clientes/freelancers)
• use a ferramenta facilmente em qualquer dispositivo móvel
• integre sua ferramenta de comunicação com outras ferramentas que você usa para uma maneira adicional de rastrear notificações e progresso do trabalho
• acesse o histórico de conversas salvas com uma pesquisa simples

Ferramentas de comunicação dedicadas dão à sua equipe de marketing de conteúdo um hub onde eles podem trocar rapidamente notas e outras informações importantes de uma maneira eficiente e categorizada que não causa desordem desnecessária.

Também não faz mal que as ferramentas de comunicação modernas permitem que você use emojis e gifs, o que pode ser uma ótima maneira de diminuir o estresse e introduzir um pouco de diversão na rotina muitas vezes obsoleta do trabalho remoto.

Armazenamento na núvem

Um dos maiores desafios do trabalho remoto é que você não consegue acessar os servidores internos da sua empresa. É aqui que o armazenamento baseado em nuvem, como o Google Drive ou o Dropbox, seria útil.

Aqui estão alguns dos benefícios que você pode colher utilizando o armazenamento em nuvem para sua equipe agora remota:

• Fica muito mais fácil para sua equipe gerenciar arquivos, compartilhar dados e melhorar a experiência de trabalho remoto para obter os melhores resultados.

• Ao mover todos os seus arquivos para a nuvem, você pode tornar todos os dados estáveis, protegidos e facilmente acessíveis para todos em sua equipe.
  
• Essas ferramentas também permitem que sua equipe colabore em tempo real sem o incômodo de fazer download e upload novamente.

Informações finais – todos os caminhos levam a Roma

Quer você goste ou não, trabalhar em casa se tornou uma necessidade em meio ao surto de pandemia. E como um profissional de marketing de conteúdo vinculado ao escritório, o trabalho remoto parece um mundo totalmente novo.

Sua equipe de marketing de conteúdo precisa fazer um esforço extra para se ajustar ao novo ambiente de trabalho e manter todos os projetos de conteúdo funcionando sem problemas, apesar da distância entre você e a equipe.

Mesmo que você não esteja totalmente preparado para esse tipo de situação, ainda há algumas coisas básicas que sua equipe pode planejar para minimizar os obstáculos associados ao trabalho em casa pela primeira vez. A boa notícia é que você já deve estar usando a maioria das ferramentas e práticas descritas neste artigo, o que significa que levar seu trabalho para casa não deve ser tão difícil.

O trabalho remoto não é tão intimidante assim que você se ajusta à nova rotina. Você pode até acabar sendo mais produtivo quando não precisa passar horas no trânsito ou participar de inúmeras reuniões presenciais.

André Oentoro

Andre Oentoro é o fundador da Breadnbeyond, uma premiada empresa de vídeos explicativos. Ele ajuda as empresas a aumentar as taxas de conversão, fechar mais vendas e obter ROI positivo de vídeos explicativos (nessa ordem).