O que é análise de causa raiz? Modelo, Benefícios e Métodos

“Vamos à raiz do problema”.

Essa é a melhor maneira de abordar a busca por soluções de negócios complexas. Chegar ao fundo de qualquer problema é crucial, mesmo que você não consiga identificar o que há de errado no começo.

As empresas costumam usar software de análise de log contendo registros de informações detalhadas para identificar e analisar diferentes circunstâncias que surgem no local de trabalho. No entanto, se você estiver se sentindo perdido, experimente um modelo de análise de causa raiz para ajudá-lo a entender a situação e desenvolver respostas viáveis ​​para problemas complexos.

Certas metodologias de RCA são focadas e específicas, e outras metodologias de RCA concentram-se em estratégias genéricas.

As pessoas costumam usar um RCA para saber mais sobre por que um sistema funciona de maneira diferente ou supera métodos semelhantes. Na maioria das vezes, porém, a atenção está voltada para questões específicas, principalmente quando envolvem sistemas críticos. Um RCA avalia todos os elementos contribuintes e conecta eventos de forma significativa para resolver problemas e evitar que ocorram novamente. Só é possível descobrir como, quando e por que o problema aconteceu concentrando-se na causa raiz, e não em seus indicadores superficiais.

Por que uma análise de causa raiz é importante?

O RCA é excepcionalmente vital, pois identifica as principais falhas no processo de desenvolvimento de um produto, permitindo que as equipes tomem as medidas corretivas adequadas para evitar que problemas ocorram no futuro. Como resultado, o produto acabado tem menos falhas e precisa de menos retrabalho.

Por exemplo, adicionar mais membros à equipe é uma solução imediata se sua empresa precisar de uma taxa de retenção melhor. Mas, ao usar o RCA, você pode descobrir por que os membros da equipe estão deixando sua organização e aplicar essas informações para melhorar a retenção de funcionários. Baixas taxas de retenção podem ter uma das seguintes causas principais.

• Falta de oportunidade de desenvolvimento profissional
• Poucos benefícios para os membros da equipe
• Salário abaixo do mercado
• Baixa moral

Uma empresa pode usar a pesquisa para identificar uma ou mais causas-raiz depois de considerar os possíveis motivos. Você não pode encontrar uma solução duradoura até conhecer os problemas subjacentes. Um modelo RCA usa uma abordagem sistemática para a solução de problemas, em vez de aplicar um curativo e rezar pelo melhor.

Objetivos da análise de causa raiz

O objetivo principal da análise de causa raiz é reconhecer os problemas centrais para eliminá-los. Os profissionais podem usar os insights obtidos por meio dessa abordagem para tranquilizar funcionários e clientes sobre a confiabilidade e confiabilidade de uma empresa.

Princípios fundamentais da RCA

Os princípios fundamentais do RCA devem ser considerados se você quiser se beneficiar deste método.

• O objetivo principal da RCA é identificar a causa raiz de um problema para que medidas corretivas possam ser tomadas para erradicar todas as causas subjacentes, em vez de apenas abordar os sintomas de defeitos do sistema. Essa etapa investigativa é significativa e requer processos específicos para garantir o sucesso. Portanto, a RCA deve ser realizada com total atenção e de acordo com os regulamentos.
• Os defeitos não se manifestam do éter. Para cada problema, há pelo menos uma causa raiz. Reconhecidamente, localizá-lo pode ser um desafio, mas você precisa fazer um esforço, a menos que queira continuar “consertando” os mesmos problemas repetidamente
• Uma análise completa requer a quebra de uma série de eventos para compreender melhor a ligação entre os elementos que contribuíram para o problema. Isso significa que você deve se preocupar menos com quem causou o erro e se concentrar principalmente no motivo pelo qual o defeito ocorreu.

É por isso que os sintomas são críticos : eles levam você ao que está errado, mas concentrar-se apenas nas questões superficiais é incorreto. Em vez disso, procure soluções práticas para a origem do problema.

Como realizar uma análise de causa raiz

Uma variedade de técnicas determina as fontes raiz em RCA. Abaixo estão algumas etapas que você pode seguir para ajudar a identificar problemas por meio do processo RCA.

1. Definindo o problema

Para iniciar uma análise de causa raiz, você deve primeiro caracterizar o problema em tempo real. Se você tiver vários problemas para corrigir, comece com um e faça vários RCAs para encontrar as respostas. Concentrar-se em um problema de cada vez lhe dará uma chance maior de determinar e resolver rapidamente a causa raiz do problema.

Identificar o seu problema também implica garantir que todos estejam na mesma página.

2. Coleta de dados

A coleta de dados é necessária para ilustrar o problema. Você pode usar os recursos de pesquisa da empresa para compreender melhor os sinais e sintomas do problema. Durante esta fase, você deve perguntar sobre o seguinte:

• Há quanto tempo o problema está presente?
• Quem é impactado por causa disso?
• Quais são os efeitos imediatos e de longo prazo dessa questão?
• Quais são os principais sintomas e indicações desse problema?
• Que evidência definitiva existe para sugerir que há um problema?

Você pode encontrar motivos plausíveis para o problema depois de entender melhor como isso afeta seus negócios e sua rede.

3. Identificação de possíveis causas raiz

A etapa mais crucial no método de análise de causa raiz é identificar possíveis causas raiz e elaborar um modelo de análise de causa raiz. Os modelos RCA ajudam na melhor visualização de dados e uma compreensão mais clara do seu problema. Uma solução e um plano de ação acabarão por surgir das causas que você identificar nesta etapa. Modelos populares de análise de causa raiz para solucionar obstáculos incluem gráficos de Pareto, análise simples de causa raiz, diagramas de causa e efeito, técnica dos 5 porquês e mapeamento de causas.

4. Determine a causa raiz

Você precisará passar por tantas causas prováveis ​​quanto possível para encontrar a causa subjacente de seus problemas. Se você explorou todas as possibilidades, considere o seguinte:

• Existem pontos em comum entre os principais motivos que identifiquei?
• Existe alguma razão para descartar essas possíveis causas fundamentais?
• Qual causa subjacente parece ser a mais problemática?

Você pode usar vários métodos de análise de causa raiz para soluções eficazes. Entre essas estratégias estão:

• Modo de falha e análise de efeitos (FMEA): O FMEA é uma ferramenta que examina as possíveis causas-raiz encontradas e elimina aquelas com maior probabilidade de levar à falha posteriormente.
• Análise de impacto: Uma análise de impacto avalia as consequências positivas e negativas de cada potencial causa raiz descoberta. Criar uma lista hipotética de prós e contras para cada motivo fará com que você se sinta mais confiante para refinar sua decisão.
• Análise de mudanças: esse tipo de análise considera como o ambiente imediato do incidente mudou ao longo do tempo, o que pode ter contribuído diretamente para o problema.

Para chegar à causa raiz de uma tendência, os analistas costumam usar processos alternativos, como descoberta de dados e mineração de dados, para criar um relatório de análise de causa raiz.

Os profissionais que desejam focar na análise de causa raiz e melhorar continuamente a confiabilidade devem ser capazes de escolher a melhor abordagem para a situação. Simplificar um plano de ação com um único modelo de análise de causa raiz é ideal, mas muitas vezes são necessárias várias estratégias em um modelo de relatório para resolver um problema.

5. Implementando soluções

Depois de conhecer os problemas fundamentais que você descobriu, é hora de localizar as respostas e agir. Suas soluções devem visar a causa real, mas, como consequência, elas retornarão à cadeia e corrigirão seu problema original.

Quando estiver pronto para começar a desenvolver sua estratégia de implementação, certifique-se de que ela seja simplificada e compartilhada em uma ferramenta que todas as partes interessadas possam acessar. O software de gerenciamento de projetos permite que sua equipe interaja facilmente e organize as entregas conforme necessário.

Tipos de modelos de análise de causa raiz

Um modelo de análise de causa raiz simplifica a análise de causa raiz, permitindo que você visualize seu problema e suas causas subjacentes em um formato gráfico. A RCA pode ser realizada por meio de vários métodos, cada um apropriado para diferentes situações. Discutidos abaixo estão os modelos de análise de causa raiz mais comuns.

Análise de causa raiz simples

Modelos RCA simples analisam questões que não precisam de exame aprofundado. Você pode usá-lo para descrever brevemente o problema ou problema, uma lista de causas prováveis, soluções possíveis e uma conclusão sobre se essas soluções foram ou não eficazes.

Fluxograma de causa e efeito

Este fluxograma separa o problema em sintomas, motivos potenciais e causas naturais para chegar a uma solução lógica. Os fluxogramas de causa e efeito geralmente são desenhados por meio de uma espinha de peixe estruturada ou diagrama de árvore. O diagrama de espinha de peixe exibe o problema ou efeito na cabeça ou na boca do peixe, enquanto um diagrama de árvore ramifica a lista de causas principais.

O método dos 5 porquês

O método dos 5 porquês pode identificar as causas subjacentes dos problemas. Pergunte "por que" em vez de aceitar o caso pelo valor de face até reconhecer um procedimento ou sistema que não está funcionando como deveria. Você pode descobrir níveis ocultos de problemas ao não se contentar com essas soluções iniciais.

Um modelo de análise de causa raiz dos 5 Porquês geralmente inclui perguntas ou prompts para ajudá-lo a descobrir as causas subjacentes da situação. Um modelo simples de análise de causa raiz dos Cinco Porquês pode ser assim:

1. Qual é o problema?
2. Por que o problema ocorreu?
3. Por que o evento em questão 2 ocorreu?
4. Por que o evento em questão 3 ocorreu?
5. Por que o evento em questão 4 ocorreu?

Como a abordagem é iterativa, você pode rastrear o problema de volta à sua causa principal e projetar maneiras eficazes de resolvê-lo respondendo a essas perguntas. Você pode adicionar perguntas ou personalizar o modelo para atender a problemas e requisitos específicos.

Seis sigma DMAIC

O Six Sigma DMAIC é uma maneira de minimizar erros e melhorar os processos de negócios. Tem seu método de examinar e examinar as causas fundamentais. A abreviatura "DMAIC" faz alusão às fases deste procedimento:

Definir e medir: o que foi previsto e o que deu errado? O que aconteceu, quando e onde aconteceu? Qual é o significado da situação e quem foi afetado?

Analisar: examina os vínculos de causa e efeito entre os componentes que contribuem para o problema. O que causou a situação e o que deve ser feito para evitar que ela se repita?

Implementar e controlar: Quais são as soluções viáveis ​​para o problema e quais são as causas e vantagens de implementá-las? Como as soluções podem ser monitoradas e reguladas para garantir que o problema não ocorra novamente?

Este modelo de análise de causa raiz orienta você em cada um dos processos anteriores e permite adicionar informações sobre o plano de ação de causa raiz, resolução e equipe de investigação. Além disso, este modelo de causa raiz contém diagramas que podem ser usados ​​para descrever como vários componentes contribuintes (por exemplo, pessoas, processos e equipamentos) se vinculam uns aos outros e ao próprio problema.

Mapeamento de causas

O modelo de mapeamento de causa combina o modelo simples de análise de causa raiz, o modelo Six Sigma DMAIC e o modelo de análise de causa raiz 5 Porquês. Ele contém um resumo completo do problema, um cronograma, uma análise da pergunta "por quê", ilustrações para esclarecer o processo, seções para sugerir e avaliar soluções alternativas e uma seção para desenvolver um plano de ação.

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Benefícios da análise de causa raiz

A RCA ajuda a resolver problemas persistentes de projetos e gargalos significativos nas operações corporativas. Alguns de seus impactos comerciais benéficos são discutidos abaixo.

• Reduz custos: Se um problema for descoberto posteriormente no processo de desenvolvimento, é mais caro corrigi-lo e, se for incorporado ao produto acabado, os compradores poderão comprá-lo apenas uma vez, custando dinheiro à empresa.
• Identifica falha: indica que as equipes que acreditam ter métodos adequados de desenvolvimento e garantia de qualidade, mas ainda encontram problemas recorrentes, são as que mais se beneficiam do RCA. É evidente que algo está quebrado, mas as perguntas sobre o quê, por que e onde permanecem sem resposta. O RCA pode descobrir a causa real do problema, não apenas o motivo aparente.
• Melhora a segurança e a confiabilidade: como a análise de causa raiz auxilia na redução de defeitos futuros, ela pode beneficiar principalmente empresas em setores com padrões de qualidade rígidos, onde a confiabilidade e a segurança do produto são cruciais.
• Melhora o fluxo de trabalho e o tempo de lançamento no mercado: Ao identificar a origem de um problema e executar a ação apropriada, um produto pode ser testado mais rapidamente e lançado no mercado com menos falhas não descobertas.

Desafios da análise de causa raiz

Alguns desafios que podem ser enfrentados durante o processo de RCA são discutidos abaixo.

• Problemas mal definidos: quando um problema é declarado de forma inadequada ou incorreta, os membros individuais da equipe podem ter percepções diferentes do problema ou a equipe pode se mover em uma direção totalmente diferente para consertar algo que não é um problema.
• Informações ausentes: é um desafio observar continuamente todas as causas potenciais de um problema. Isso freqüentemente resulta em identificação tendenciosa e análise insuficiente.
• Infraestrutura efêmera: a infraestrutura moderna tem uma vida útil mínima. Como resultado, a realização de uma investigação de causa raiz baseada em consulta tradicional está se tornando cada vez mais difícil.

Ferramentas de análise de causa raiz

Os métodos de análise de causa raiz combinam inferência humana com coleta de dados e ferramentas de relatório. Para conduzir o processo de RCA, as equipes de TI geralmente recorrem às plataformas que já usam, pois geralmente contêm dados que provavelmente fornecem informações mais profundas sobre o problema definido. Essas ferramentas podem incluir:

• As soluções de gerenciamento de rede os ajudam a determinar quem usa sua rede, como ela é configurada e como ela funciona.
• Software de gerenciamento de investigação para entender o gerenciamento de assuntos, incluindo contratempos no local de trabalho, conformidade e prevenção de fraudes.
• Software de gerenciamento de aplicativos para monitorar e rastrear o desempenho de aplicativos específicos que ajudam a identificar e resolver quaisquer problemas de desempenho que possam surgir.
• As soluções de gerenciamento de nuvem fornecem um ponto de acesso local ou gateway de armazenamento para recuperação de dados.

Muitas dessas soluções possuem ferramentas de análise de causa raiz incorporadas diretamente em suas plataformas. Além disso, alguns fornecedores oferecem ferramentas que coletam e correlacionam informações de várias plataformas para ajudar a solucionar problemas ou falhas. Por exemplo, ferramentas de automação com recursos de inteligência artificial para operações de TI (AIOps) podem aprender lições de ocorrências passadas e sugerir futuras ações corretivas.

Os analistas devem empregar as técnicas e recursos mais adequados ao seu conjunto específico de circunstâncias ao conduzir uma RCA.

Cortar o mal pela raiz

RCA pode ser usado em praticamente todas as circunstâncias. Escolher até onde prosseguir sua pesquisa envolve raciocínio sólido e bom senso. Também é fundamental planejar com antecedência para prever as repercussões de sua solução. Isso ajuda a identificar possíveis problemas antes que eles aconteçam.

A RCA não produz soluções imediatas, mas chegar à causa raiz de um problema o corta pela raiz permanentemente.

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