Avaliando riscos ao integrar seus sistemas de negócios de varejo

Quando você estiver pronto para integrar seus sistemas de negócios de varejo, como seu software de comércio eletrônico, financeiro e físico, há algumas decisões que você deve tomar. Você deve decidir quais sistemas integrar, como os conectará e com quem trabalhará para que isso aconteça. E enquanto você realiza esse projeto, é melhor parar e pensar nos riscos de curto e longo prazo que você pode encontrar ao longo do processo.

Ficar alguns passos à frente é a única maneira de evitar uma situação evitável, mas lamentável, como projetos demorados, caros ou mal administrados. No final desse dia, você quer sair com uma solução que funcione e não com remorso do comprador.

Dando um passo atrás em seu projeto de integração, há duas áreas que são cruciais para planejar. Isso inclui riscos de curto prazo relacionados à instalação e execução da integração do sistema de negócios de varejo e os riscos de longo prazo igualmente importantes relacionados à manutenção e suporte adequados dessas conexões posteriormente.

Um projeto de integração é mais do que apenas um lançamento inicial e, em seguida, um processo que é executado em segundo plano no seu negócio. Você deseja garantir que sua integração evolua à medida que sua empresa assume novos volumes de pedidos, canais de vendas ou recursos omnicanal. Ter seu inventário, pedidos ou outros dados parando de fluir entre seus sistemas por qualquer motivo pode causar uma séria dor de cabeça para você e seus clientes.

Para tornar seu processo de planejamento mais simples, montamos um quadro de Avaliação de Riscos abaixo. Este gráfico destina-se a ajudá-lo a medir duas vezes e cortar uma vez. Você pode usar este gráfico ao comparar sistemas e serviços para gerenciar suas integrações.

Como avaliar o risco durante seu projeto de integração de varejo

Para começar, vamos dar uma olhada em problemas comuns que podem surgir desde o momento em que você começa a planejar seu projeto de integração de varejo até o momento em que ele é lançado.

Riscos de Curto Prazo do Projeto de Integração

Escopo do seu projeto

Ao conectar dois sistemas de software para automatizar os fluxos de dados entre eles, é crucial entender quais campos de dados precisam ser conectados e quais processos de negócios você precisa acomodar. Isso inevitavelmente afetará seu escopo ou declaração de trabalho, identificando não apenas os campos que precisam ser mapeados, mas também as maneiras pelas quais os dados precisam ser traduzidos ou alterados ao longo do caminho para serem aceitos por um sistema de endpoint.

A falta de escopo adequado antecipadamente leva a mudanças de escopo posteriormente em seu projeto, o que pode causar atrasos e aumento de custos. Em alguns casos, você pode não ter documentação sobre personalizações e complementos implantados no software que está tentando conectar. Ou talvez você não tenha acesso aos desenvolvedores, profissionais de TI e outras pessoas envolvidas na implantação e personalização de seu software. Sem esses recursos, as mudanças futuras são mais prováveis, pois é difícil planejar o que você não conhece.

Importante : É importante ter todas as partes interessadas envolvidas na criação do seu escopo para que você não descubra no meio do projeto que um departamento como o financeiro tem requisitos que você não conhecia.

Acesso ao seu sistema

Para conectar sistemas, você precisa ser capaz de obter dados dentro e/ou fora desses sistemas. Seja passando por firewalls ou simplesmente gerando os logins corretos para um local de API ou FTP, você precisa conseguir o que precisa, quando precisar. É importante certificar-se de que todos os fornecedores necessários, como uma empresa de hospedagem ou um Revendedor de Valor Agregado (VAR) que controlam o acesso ao seu software, estejam preparados para fazer sua parte na concessão de acesso para uso por seu parceiro de integração.

Quando seu parceiro de integração não tem o acesso necessário, pode atrasar seu projeto ou impedir a integração de seus sistemas conforme planejado originalmente.

Importante: Esteja pronto para entender e compartilhar o acesso aos sistemas que você precisa conectar no início do seu projeto.

Seu Trabalho

Ao construir um site, você precisa fornecer feedback sobre designs e outros elementos, e pode precisar fornecer conteúdo, como para uma página “Sobre nós”. Se um parceiro estiver concluindo sua integração para você, ele provavelmente precisará de informações suas, como como você deseja atender aos pedidos para gerar o escopo do trabalho. Eles também podem fazer com que você aprove o trabalho em diferentes partes do projeto e tome outras etapas necessárias para concluir um projeto.

Principais conclusões: espere fornecer feedback ao seu parceiro durante todo o projeto de integração. Atrasos do seu lado provavelmente afetarão as datas de lançamento do seu projeto.

Requisitos de Hardware e Software

Para se conectar a outro software, você precisará que seus sistemas de software tenham um método de conexão. Em alguns casos, você pode precisar pagar por um módulo ou direitos de acesso para poder acessar uma API, importar e exportar arquivos simples ou obter dados de entrada e saída do software. Em outros casos, pode ser necessário atualizar sua licença SaaS ou hospedagem para acomodar a carga extra que os dados de conexão podem exigir.

Importante: Esteja ciente de que a integração de seus sistemas pode precisar de mais recursos do que você tem atualmente. Você deve ser capaz de trabalhar com seu parceiro para entender e planejar essas necessidades, pois elas podem afetar seu cronograma e custos gerais.

Agora está tudo bem... Se você está construindo sobre uma base sólida.

Escolhendo uma abordagem de integração: riscos de longo prazo

Aqui estão as 10 principais coisas a serem observadas ao escolher sua abordagem de integração para conectar seus sistemas que você pode não ter pensado ainda:

1. Segurança: Você realmente quer arriscar que os dados de seus clientes e outros dados confidenciais sejam violados? Sabemos que não, por isso é importante entender como sua solução de integração está sendo testada quanto a vulnerabilidades para hackers. Haverá auditorias de segurança? Teste de penetração? As camadas de hospedagem e software serão mantidas atualizadas para evitar ameaças novas e em evolução?
2. Manutenção: À medida que seus terminais de software são atualizados, quem está garantindo que sua plataforma de integração corresponda a essas alterações? Sem um plano de manutenção, sua solução de integração pode parar de funcionar, causando dor e frustração para você e seus clientes.
3. Suporte e documentação: se você estiver tendo problemas com a automação de dados, como quando o pedido falha, a quem você recorrerá? Como você saberá se é um problema de API, um problema de firewall, dados incorretos que um funcionário ou fornecedor inseriu acidentalmente em um de seus sistemas de software ou algum outro problema? Se você está contando com “um cara” que pode estar de férias, amarrado ou indisponível, e você não tem documentação adequada, você pode ficar preso em um riacho sem remo.
4. Abordagem de integração: sua integração é uma conexão personalizada que une seus dois sistemas diretamente? Ou sua solução inclui um “hub” que fica entre seus sistemas de endpoint que gerencia e executa sua integração de dados? A forma como seus sistemas estão interligados afeta a facilidade de adicionar um software adicional ou atualizar um de seus sistemas de endpoint atuais. Dependendo da abordagem de integração, qualquer um desses cenários pode significar voltar à prancheta e iniciar um novo projeto novamente. Superar sua integração certamente pode ser caro.
5. Implementação: dependendo da solução, você pode precisar contar com seu parceiro para conectar seus sistemas ou pode ser mais DIY com ferramentas de apontar e clicar. Se for o último, você tem os recursos internos para realizar a configuração? Essas diferenças também afetarão os custos. Se o seu parceiro precisar configurar a integração, espere que haja custos de implementação definidos uma única vez.
6. Hospedagem: Quem hospeda sua solução de integração? É escalável para lidar com volumes crescentes de dados? Ele depende de um determinado data center ou provedor de nuvem para continuar funcionando? Existe um SLA para protegê-lo do tempo de inatividade? Se o seu provedor de integração cair, são seus clientes que sofrem com pedidos perdidos, atraso no processamento de pedidos e muito mais.
7. Backups: o que acontece se houver um problema em que os dados parem de fluir ou sejam corrompidos em um de seus endpoints? Como você vai se recuperar? Embora todos esperemos que essas coisas nunca aconteçam, é melhor planejar essas contingências, apenas por precaução.
8. Escalabilidade: Qual é o ponto de ruptura para o seu sistema de endpoint? Quantos produtos e pedidos ele pode transmitir ao mesmo tempo? Não há nada pior do que ter um ótimo dia de vendas e descobrir que os pedidos estão presos na transmissão de dados em vez de serem separados, embalados e enviados.
9. Batching: Em um mundo perfeito, todos os dados passariam por uma API em tempo real (como o software se comunica com outro software). Mesmo que um de seus sistemas não tenha uma API, os dados devem fluir para um sistema que tenha. Com o batching, você está atrasando a transmissão de dados. Isso pode levar a problemas como o estoque não estar atualizado, seus pedidos não serem movidos para o software do qual você os atenderá tão rapidamente quanto deveriam e assim por diante. As APIs também têm o benefício de usar código para enviar cada parte dos dados e obter uma resposta do software receptor. O que nos leva a:
10. Tratamento de Erros e Exceções : Seu sistema sabe o que fazer se um pedido # já existir no sistema em que está tentando inserir um pedido? E se ele receber um código de erro 4xx ou 5xx? Se o seu sistema não tiver manuseio, roteamento e registro suficientes, você pode descobrir que seu barco tem buracos e você está indo para a água.

Use este gráfico para avaliar diferentes soluções e parceiros. Você pode comparar facilmente as opções criando colunas para cada solução que deseja comparar.

Saiba mais sobre como a plataforma de integração de middleware da nChannel pode conectar seus sistemas de comércio eletrônico aos seus sistemas EPP, POS e 3PL.