RFQ (Solicitação de cotação): Como criá-la de forma eficaz para agência de desenvolvimento

Uma solicitação de cotação (RFQ) é um processo no qual a empresa convida fornecedores e fornecedores externos a licitar produtos ou serviços específicos. De um modo geral, é a solicitação do preço dos itens que você sabe que deseja. No entanto, deve sempre envolver mais do que apenas o custo por item. Com a solicitação de cotação, é possível fornecer informações completas sobre o projeto e seus requisitos. É a principal prioridade tornar as especificações o mais detalhadas possível para receber cotações precisas. Isso dá a capacidade de criar uma cotação muito mais precisa, em comparação com outros fornecedores. A outra razão para tornar as cotações específicas está por trás da vinculação legal, pois as cotações podem ser usadas para isso.

A RFQ é uma operação necessária para execução regular por um gerente de suprimentos. Existem vários métodos de fazê-lo. Seja qual for a sua escolha, é um método robusto para reduzir custos. Neste artigo, discutiremos sobre como criar RFQ de forma eficaz para agência de desenvolvimento.

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O processo de RFQ

Uma RFQ não deixa espaço para a criatividade. Mas, em vez disso, exige que o fornecedor forneça sua cotação para desenvolver o tipo exato de software usando especificações predeterminadas.

1. Preparação

A parte crucial da criação de uma RFQ é a preparação. Ele incorpora a coleta de todos os documentos essenciais e a recriação do processo desde o convite até o fechamento do negócio. Sempre tenha em mente o “quadro geral” de como você deseja que sua cotação seja.

Usando a RFQ do catálogo, você pode comprar itens de alto volume e fazer pedidos que são fornecidos a você regularmente. Com o padrão, você pode fazer uma cotação de uma quantidade fixa de um produto específico que você não compra com muita frequência. No que diz respeito à RFQ de licitação, você pode usá-la para encomendar uma máquina ou equipamento grande e caro que nunca foi solicitado antes.

2. Reunindo os documentos cruciais

Estes incluem convite e descrição da oferta, termos e condições, modelo de preços, requisitos de qualificação juntamente com o questionário e critérios de adjudicação. Na solicitação, descreva a sua empresa, o projeto que está desenvolvendo e todas as outras informações necessárias para que o fornecedor saiba do que se trata o seu negócio.

3. Forneça a estrutura legal para a licitação

Depois disso, anexe os termos e condições para dar o enquadramento legal para a licitação. Descreva quais termos são aceitos e nos quais você não trabalhará para reduzir a velocidade de processamento da negociação e fechar a RFQ.

O modelo de preços fornece diretrizes a todos os participantes a seguir ao enviar uma oferta. Esse é o documento que o ajudará a comparar as ofertas para selecionar a certa para você. Tenha um detalhamento de preço específico com base na categoria do produto, bem como forneça direcionadores de custo específicos.

Considere os seguintes critérios ao escolher o fornecedor certo:

• Qualidade dos serviços ou produtos;

• Preço pela qualidade oferecida pelo fornecedor;

• Custo de propriedade no período;

• Riscos e retornos associados aos produtos e fornecedores;

• A coleta de documentos é um passo significativo no processo de preparação. Todo o processo em si deve ocupar cerca de 50% do seu tempo total de RFQ.

4. Gerenciamento

• Nesse processo, o mais importante é tratar todos os participantes igualmente . Entregue todas as atualizações do seu projeto para todo o grupo de seus fornecedores. Se alguém de seus fornecedores fizer uma pergunta sobre o projeto, certifique-se de responder e compartilhar com o outro grupo. Respeite a ética comum do processo. Nesse momento, você sempre pode passar por uma segunda rodada de negociação de preços, caso os participantes tenham em mente o novo preço-alvo.
• A penúltima etapa que você estará completando é a premiação . Com base nos dados que você coletou ao longo do tempo, decida sobre o fornecedor que você escolherá. Os critérios de atribuição são úteis nesse processo. No processo de premiação, tente convidar o maior número possível de pessoas diferentes da sua empresa para tomar a decisão. Certifique-se de manter um memorando de quantos lances totais você recebeu, quantos você escolheu, quem votou em quê e as razões pelas quais você escolheu as apostas vencedoras. Ele ajuda você a facilitar e aprimorar o processo de conclusão das RFQs no futuro.

5. Fechamento

A etapa final do processo de RFQ é o fechamento. Depois de selecionar seu vencedor, é útil realizar a última reunião onde você fecha o negócio e assina o contrato. Ao cuidar dos termos e condições gerais no processo de preparação, não deve levar muito tempo e esforço. Se não tiver, uma longa negociação estará à sua frente, juntamente com a possível mudança de preço não a seu favor. Além disso, acostume-se a dar feedback a todos os participantes da licitação, não apenas aos premiados. É uma boa prática de negócios e garante que você poderá manter conexões caso alguns lances valiosos sejam oferecidos a você no futuro.

Como criar um documento RFQ para que você possa obter uma cotação precisa da agência de desenvolvimento?

Para responder a essa pergunta, revise a seguinte lista de pré-requisitos que precisam estar em vigor antes de criar seu resumo inicial do projeto:

Pesquisa: pesquise os sites de seus concorrentes e colete uma lista de recursos

Quando você deseja ser um comerciante de comércio eletrônico, aperte o cinto. Visite os sites do seu concorrente e anote cuidadosamente todos os recursos. Se necessário, não hesite em anotar os URLs com capturas de tela. Esta é a fase inicial da pesquisa para você e trará mais clareza às suas ideias e sua USP (Unique Selling Proposition).

Imagens do produto: forneça imagens de amostra do produto à sua agência de desenvolvimento

O mais crítico, porém complicado, é o processo de criação de imagens de produtos. É um investimento que trará retornos favoráveis ​​a longo prazo.

Verificar:

• Você tem todas as imagens do produto em alta resolução?
• Eles têm fundo branco ou exigirão mais edição no Photoshop?

Dados do produto: Necessidade de fornecer pelo menos 5-6 registros completos com todos os atributos do produto em formato de planilha com RFQ

À medida que o setor de comércio eletrônico se torna cada vez mais sofisticado, os dados são a chave para um back-end robusto e poderoso do seu site de comércio eletrônico. Antes de iniciar o desenvolvimento, revise os dados do seu produto para descobrir se ele está organizado de forma estruturada em uma planilha ou banco de dados? Ou é possível exportar dados do seu software POS? Se não, como pretende fazê-lo?

Design do site: o design perfeito em pixels vai gerar conversões de visitantes.

O design do seu site de comércio eletrônico fornecerá uma identidade a ele, você precisa ser altamente específico em termos de como deseja que seu site seja exibido. De que maneira específica você deseja projetar seu site? Você tem preferência por algumas cores específicas ou um tema de cores? Seu logotipo está disponível em alta resolução? Existe um site específico que você deseja emular? Indique isso em seu documento RFQ.

Estrutura do Menu: Defina Categorias e subcategorias.

Este é o mais simples de todos os pré-requisitos, mas altamente crítico. Tente definir as categorias e subcategorias da sua Estrutura de Menu com a máxima clareza. Por exemplo Home, About Us, Products, Solutions, etc. Um menu bem definido permite que você crie uma estrutura adequada para seu site de comércio eletrônico, que por sua vez desempenha um papel significativo durante o processo de desenvolvimento.

Orçamento e Financiamento

O site de comércio eletrônico é um projeto principal e não deve ser considerado um projeto paralelo. Requer um investimento sério junto com muito trabalho duro. Se o seu orçamento for inferior a US$ 7.000-8.000, sugerimos que você reflita sobre seus planos para desenvolver um site de comércio eletrônico. Porque sites de qualidade inferior não vendem (Período). Quanto maior o orçamento, melhor será a qualidade do seu site de comércio eletrônico.

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Um modelo para o resumo inicial do seu site para enviar à sua agência de desenvolvimento:

Visão geral:

Forneça um resumo sobre seu projeto. Especifique também o seu prazo para a conclusão do projeto.

Características:

Uma lista de recursos que você precisa em seu site de comércio eletrônico com exemplos e referências.

Imagens e dados:

Juntamente com o documento de requisitos do projeto, envie também um conjunto de dados de amostra de no mínimo 3-4 registros (você pode omitir qualquer informação proprietária, por exemplo, custo de compra). Envie também algumas imagens de referência, se necessário, você pode colocar marca d'água nessas imagens eliminando qualquer possibilidade de sua reutilização.

Casos de uso:

Tente definir alguns casos de uso. Partes interessadas e jogadores no site e o que eles farão. Pesquise “casos de uso” no Google e você encontrará muitas informações sobre como definir casos de uso. Ele ajuda sua agência de desenvolvimento a ajustar o fluxo de atividades do usuário.

Características especiais:

Se o seu site de comércio eletrônico tiver alguns recursos prontos para uso ou requisitos especiais, por exemplo, o site deve detectar o país do usuário. Ele também altera a moeda automaticamente, por favor, indique esses requisitos claramente.

Estrutura, Design e Modelo do Menu:

Se você já fez um mock up, envie-o sem qualquer hesitação. Até mesmo um esboço desenhado à mão da página inicial mostrando sua perspectiva e como você visualizou seu site de comércio eletrônico será de grande utilidade. Além disso, forneça detalhes sobre a estrutura do menu do seu site.

Conclusão

O processo de RFQ é uma das ferramentas mais influentes para o comprador consultar informações adicionais sobre o preço no mercado fornecedor. É vital que as empresas de médio e grande porte descubram como executar o processo de RFQ com eficiência. Considere que o pedido de cotação é como um vínculo entre marido e mulher. É essencial encontrar o fornecedor certo para o seu negócio, pois essa conexão pode ser vantajosa nos próximos anos. Nutrir esse relacionamento é vital para ambos os lados. A estratégia é importante e você sempre deve se lembrar disso ao realizar a RFQ.

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