RFP vs RFQ: Qual é a diferença?

RFQ (solicitação de cotação) é uma solicitação enviada aos fornecedores que detalha as necessidades de um comprador e solicita aos fornecedores seus preços e informações de pagamento. Uma RFQ nos negócios inclui requisitos e produtos específicos que o comprador espera. Normalmente, os compradores estão bem cientes do mercado e das ofertas, portanto, a RFQ é curta e direta para obter especificações e preços do produto.

Geralmente, ao emitir uma RFQ, você sabe o tipo e o número exatos de produtos ou serviços que está procurando. Como as informações do produto geralmente seguem um formato padrão de RFQ, você pode procurar rapidamente o fornecedor com a mais alta qualidade e o menor preço.

Aqui estão as características típicas de um pedido de cotação:

• É usado quando você entende suas necessidades exatas
• Especifica requisitos detalhados
• Concentra-se em entregas, custos e condições de pagamento
• Avalia os fornecedores por sua capacidade de fornecer os serviços e bens conforme solicitado
• Contrato de premiação para o fornecedor que oferece o preço mais competitivo

Para preparar uma RFQ eficiente, você pode aplicar estas práticas recomendadas:

• Escreva uma lista clara de requisitos de recursos e funcionalidades dos produtos
• Limite o plano de fundo não essencial
• Forneça a quantidade do produto, o cronograma de entrega e a duração dos serviços necessários
• Indique suas condições de pagamento preferidas
• Detalhe um formato de preços para todos os fornecedores para consistência

Leia mais sobre as 6 etapas para escrever as RFQs perfeitas. Criar uma RFQ completa é o primeiro passo para ajudá-lo a encontrar os melhores fornecedores para as necessidades da sua empresa.

Isso encerra o significado da RFQ nos negócios. Vamos à definição de RFP.

RFP (solicitação de proposta) é um questionário formalmente estruturado para os compradores coletarem informações críticas do fornecedor. Em uma RFP, você detalha seus problemas e convida os licitantes a fornecer soluções. Cada fornecedor terá uma abordagem única para resolver seus pontos problemáticos.

Ao receber propostas, você pode colocar todos os fornecedores lado a lado e explorar suas capacidades na execução do seu projeto. Há muitos fatores a serem avaliados, como seu método, experiência e viabilidade de sua solução. Você deve definir uma pontuação ponderada para cada fator, e o fornecedor vencedor será a empresa que obtiver a maior pontuação.

Aqui estão os conceitos básicos de RFPs:

• Apresenta informações básicas concisas sobre seus problemas e necessidades
• Fornece requisitos detalhados para os produtos e serviços que você deseja
• Contém perguntas específicas sobre o licitante e qual solução ele pode oferecer
• Indica sua vontade de mais colaboração em vez de um mero questionário
• Avalie e compare fornecedores de acordo com suas prioridades

Tenha em mente algumas dicas ao escrever uma RFP:

• Se você precisar de um serviço personalizado, peça aos licitantes que forneçam exemplos de seus trabalhos anteriores para outros clientes. Os estudos de caso lhe darão uma expectativa mais precisa de sua capacidade.
• Exija um plano de preços abrangente para evitar choques de adesivos mais tarde
• Escreva perguntas detalhadas e enfatize suas prioridades completamente como uma diretriz para os licitantes. Tente ser o mais detalhado possível e evite perguntas vagas.
• Se você não tiver certeza de como a experiência de um fornecedor pode atender às suas necessidades, peça exemplos, certificações ou referências que o ajudem a tomar melhores decisões.

Agora que você conhece o significado de RFP e RFQ, vamos explorar 4 diferenças principais entre RFP e RFQ:

Critério	Solicitação de cotação (RFQ)	Solicitação de proposta (RFP)
Objetivo	Usado quando você precisa comprar um produto ou serviço exato com prioridade no orçamento.	Usado quando você está explorando soluções e avalia muitos fatores para selecionar o melhor fornecedor.
Tipos de perguntas	Dúvidas sobre as especificações do produto e o custo para satisfazer os requisitos.	Perguntas específicas e aprofundadas sobre a solução e o plano de projeto dos fornecedores.
Estilo	Estruturado e prescritivo.	Formal e direto.
Escopo do conteúdo	Orientado para o preço e remove outras distrações.	Fornece uma comparação clara das ofertas e competências do fornecedor.

Objetivo

A característica mais distinta entre RFQ e RFP é sua finalidade. As empresas usam principalmente RFQs quando sabem exatamente o que estão procurando e não precisam de detalhes sobre o produto ou serviço. Em vez disso, eles estão prontos para comprar e se concentrar em atender às suas restrições financeiras.

Por outro lado, as RFPs são aplicadas quando você precisa comprar produtos sofisticados ou serviços sob medida que exigem conhecimento especializado ou pessoal dedicado para fazer o trabalho.

Tipos de perguntas

Em uma RFQ, as perguntas se concentram nos requisitos de preços para mercadorias específicas, como especificações do produto, custos do fornecedor, condições de pagamento, bem como ordem de compra e condições da fatura.

Por outro lado, uma RFP requer informações mais detalhadas sobre o produto e a solução. Isso ocorre porque o projeto de uma RFP geralmente é mais complexo e precisa de mais consultoria do que uma RFQ.

Estilo

A escrita de uma RFQ segue um formato padronizado. Todas as informações estão bem estruturadas, permitindo comparar rapidamente os preços de diferentes fornecedores.

Por outro lado, devido à necessidade essencial de detalhamento, a redação da RFP é um processo mais complexo que exige uma combinação de conhecimento técnico, formatação de tabela de preços e entendimento de termos legais. Assim, as RFPs são geralmente documentos formais e diretos.

Escopo do conteúdo

Com os recursos acima de RFQs e RFPs, ambos têm sua vantagem quando você os usa corretamente.

Como as RFQs se concentram em custos, você pode se concentrar em seu orçamento e eliminar outras distrações ao avaliar fornecedores. Pelo contrário, você deve escolher RFPs quando precisar comparar as capacidades dos fornecedores e selecionar a melhor proposta levando em consideração muitos fatores além dos preços.

Para gerenciar efetivamente seu processo de aquisição com RFQs e RFPs, você pode adotar um pedido de compra PWA Magento. Este sistema pode automatizar o processamento de pedidos de compra, ajudando você a preparar RFQs rapidamente no armazém, bem como controlar todos os status de PO. Como o software centraliza todos os dados sobre estoque e fornecedores, você pode ter os produtos certos pelo custo certo na hora certa.

Agora que você pode responder à pergunta “o que significa RFQ”, vamos descobrir um modelo comum de RFQ. Normalmente, uma RFQ contém 3 seções principais: informações do comprador, informações do vendedor e revisão e avaliação. Cada seção tem uma lista de informações, incluindo:

Informações do comprador:

• Nome e descrição da empresa: Breves informações sobre sua empresa
• Requisito e objetivos para os produtos e serviços desejados: o que você procura e suas expectativas
• Informações de Contato

Informações do vendedor:

• Detalhes do produto: Nome e especificações das mercadorias
• Quantidade do produto: A quantidade solicitada que os licitantes devem satisfazer
• Requisitos de entrega: Seu método de entrega preferido, se possível
• Preço do produto: Preço para cada produto e condições se necessário

Revisão e avaliação:

• Método de avaliação: Critérios para avaliar os fornecedores, como conhecimento técnico, preço, forma de entrega
• Cronograma: Um cronograma específico que os licitantes devem cumprir
• Termos e condições: Negocie com o fornecedor para chegar a um acordo mútuo, especialmente em termos de pagamento, qualidade do produto e questões de entrega
• Requisitos e instruções para submissão

Depois de comparar todas as cotações e selecionar o melhor fornecedor, considere se deseja estabelecer um relacionamento de longo prazo com eles negociando um pedido de compra aberto.

Aqui estão as seções padrão que criam uma boa RFP:

1. Histórico da sua empresa: o que sua empresa faz e seus clientes-alvo
2. Visão geral do projeto: Uma breve introdução sobre o projeto
3. Objetivos do projeto: O que você deseja realizar com este projeto
4. Escopo do trabalho: Descrição do projeto e um escopo detalhado do trabalho
5. Cronograma de entrega alvo: Data de conclusão prevista para os licitantes proporem os recursos adequados
6. Obstáculos e barreiras atuais para o sucesso: quaisquer restrições que possam afetar o projeto, como problemas técnicos ou recursos de pessoal limitados, para que você possa desqualificar rapidamente os fornecedores que não conseguem lidar com as tarefas e se conectar com fornecedores competentes
7. Perguntas sobre a solução proposta pelos licitantes: Perguntas relacionadas ao projeto que os licitantes devem responder. Peça-lhes que forneçam um plano detalhado de execução do projeto para avaliação.
8. Restrições orçamentárias: é melhor antecipar seu orçamento para eliminar surpresas mais tarde para todas as partes.
9. Métricas e critérios de avaliação: como você avalia e seleciona o fornecedor, como histórico de desempenho anterior, estudos de caso, custos projetados, conhecimento técnico ou capacidade de resposta no processo de licitação
10. Requisitos de submissão: Orientações que os licitantes devem seguir ao enviar sua proposta, em termos de formato, prazo, requisitos de conteúdo
11. Informações de contato: seu endereço de e-mail ou outros métodos para os licitantes entrarem em contato com você para esclarecimentos e envio de RFP

Este artigo apenas orienta você pelas definições de RFP e RFQ e a diferença proeminente entre elas. Se você procura itens ou mercadorias com especificações conhecidas, a RFQ é a mais indicada. Se você precisar de serviços sofisticados que precisam de personalização para suas necessidades, a RFP será a escolha. Usar o tipo certo de solicitação criará uma estratégia de aquisição eficiente para sua empresa e ajudará você a tomar melhores decisões de negócios.