Soluções tecnológicas para uma melhor experiência de trabalho remoto

O trabalho remoto parece que veio para ficar indefinidamente. Empresas de todos os setores tendem a ter sentimentos confusos sobre isso, com algumas preferindo retornar à vida de escritório pré-pandêmica o mais rápido possível, enquanto outras estão mais abertas a acordos permanentes de trabalho remoto.

Os funcionários são normalmente as partes interessadas mais ansiosas para continuar trabalhando remotamente, graças à considerável liberdade e flexibilidade que ele oferece. O trabalho remoto, no entanto, tem suas desvantagens, tanto para empregadores quanto para funcionários, e ter uma plataforma de comunicação unificada pode ser uma boa solução. Com isso em mente, abaixo estão algumas das soluções tecnológicas importantes para uma melhor experiência de trabalho remoto.

Vídeo conferência

As videoconferências são mais cruciais do que nunca para manter as pessoas interagindo e colaborando enquanto milhões de pessoas trabalham em casa. Parece que a videoconferência veio para ficar, com a maioria dos líderes empresariais esperando permitir que os funcionários se comuniquem mesmo depois que a pandemia estiver sob controle. Saber como utilizar o software de videoconferência de forma eficaz pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo suas videoconferências, além de tornar seus funcionários mais felizes e produtivos.

As pessoas são mais propensas a interagir ao usar videoconferência em vez de simplesmente voz. Este software pode ser usado para agendar rapidamente uma reunião, treinar novos funcionários ou conduzir análises de desempenho. Ser capaz de ver o rosto de outras pessoas promove a comunicação e une as equipes, além de melhorar a colaboração e elevar o moral.

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Sistemas de sala

As empresas usam sistemas de sala para adicionar videoconferência a um local de reunião. Os funcionários utilizam software de videoconferência para comunicação de vídeo individual, mas os sistemas de sala equipam uma área de reunião com tecnologia que permite que todos na sala participem sem a necessidade de trazer seu próprio dispositivo.

O software de videoconferência frequentemente inclui sistemas de sala como um complemento ou produto complementar. Alguns provedores, no entanto, não diferenciam seus sistemas de videoconferência e sala, apresentando-os como um único pacote. Alguns fornecedores incluirão seu próprio hardware proprietário, que pode ser utilizado em conjunto com o hardware existente da empresa para colocar uma empresa em funcionamento.

Telefone na Nuvem

Para empresas modernas, o fator mais crítico é a continuidade da empresa e os clientes não conseguirão entrar em contato com sua empresa se seus sistemas locais estiverem inativos. Seu primeiro recurso nesses cenários geralmente é procurar um especialista em TI que possa ajudá-lo a resolver o problema. No entanto, você ainda perderá oportunidades de negócios durante esse período. Os clientes ficarão irritados com o tempo de inatividade, o que pode significar perda de negócios.

Se você tiver um sistema telefônico baseado em nuvem, ele continuará funcionando até que você tenha acesso à Internet. Se sua conexão com a Internet não estiver disponível, você pode usar o correio de voz e fazer uso da gravação de chamadas para garantir conectividade e continuidade. Além disso, você também pode usar o atendedor automático do software.

Software de Recompensa e Reconhecimento

Os gerentes podem reconhecer facilmente seus subordinados diretos graças ao software de reconhecimento de funcionários. Está bem estabelecido que os funcionários que não recebem reconhecimento oportuno sofrem diminuição da motivação e incentivos para um desempenho de alto nível. Na ausência de uma solução tecnológica, os funcionários normalmente são solicitados a aguardar suas avaliações de desempenho semestrais e anuais para obter qualquer feedback ou reconhecimento. O resultado de tais esforços de reconhecimento atrasados ​​geralmente é que o reconhecimento, o elogio e o feedback são menos impactantes e significativos.

Por isso é tão fundamental dar reconhecimento na hora, e o software torna isso possível. Os gerentes não precisam mais esperar ou sentar na frente de seus computadores para reconhecer seu pessoal. Eles podem fazer isso de qualquer lugar do mundo e na hora.

Recrutamento

Tornou-se cada vez mais claro que a tecnologia de recrutamento é inquestionavelmente necessária para permitir o trabalho remoto. Quando se trata de recrutamento, ter a tecnologia correta é fundamental para encontrar as pessoas certas para as funções que você está contratando.

O uso de um processo de recrutamento digital oferece às empresas uma vantagem na aquisição de talentos, pois faz uso de IA e algoritmos que podem ser programados não apenas para lançar a rede mais ampla, mas também para tomar as decisões de seleção mais informadas quando se trata de selecionar candidatos qualificados. Quando todos trabalham e se candidatam a empregos em casa, especialmente em um mercado de trabalho internacional, você precisa de ferramentas de aquisição de talentos para manter seus processos de contratação simplificados.

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Aprendizagem móvel

Embora ter um LMS totalmente funcional seja essencial para fornecer treinamento relevante e abrangente para sua equipe, combiná-lo com um aplicativo de aprendizado móvel permite que seus funcionários acessem o treinamento de qualquer lugar. Quer seu pessoal trabalhe em uma mesa ou esteja sempre em movimento, eles estão, sem dúvida, colados e em dívida com seus celulares.

Por que não aproveitar isso e fornecer treinamento para eles no dispositivo em que já gastam tanto tempo? Não é mais necessário que os funcionários estejam em um terminal de desktop para receber treinamento de alta qualidade que os equipa com as habilidades e informações de que precisam.

Rastreamento de tempo

Manter o foco é uma das várias armadilhas do trabalho remoto. Um deslocamento matinal permite que um trabalhador de escritório mude para o modo de trabalho para que, quando chegar ao trabalho, esteja pronto para começar a trabalhar e entrar no estado de fluxo.

O teletrabalho significa mudanças mentais e físicas nessa rotina. Quando o trajeto envolve caminhar do seu quarto para o seu espaço de trabalho, e especialmente se esse espaço de trabalho incluir coisas como televisores, sua cama e também membros da família, essa mudança pode ser difícil. O software de gerenciamento de tempo ajuda a manter as pessoas cientes do fato de que estão no horário da empresa.

Você pode manter os funcionários responsáveis ​​e produtivos usando um aplicativo simples de monitoramento de tempo. Pedir às pessoas que controlem seu próprio tempo pode ser confuso e evita a responsabilidade crucial necessária para um bom relacionamento de trabalho entre empregado e empregador.

VPNs

À medida que mais funcionários trabalham fora do escritório, a segurança cibernética se torna mais preocupante, especialmente se os usuários estiverem se conectando por meio de redes públicas ou pessoais. Tentativas de phishing, negação de serviço distribuída (DDoS), ataques de conta de área de trabalho remota e explorações do Bluekeep estão entre os riscos mais comuns para funcionários remotos. Infelizmente, muitos funcionários não são instruídos o suficiente em segurança cibernética para perceber ou desconhecem essas formas de ataques, tornando-os particularmente expostos e suscetíveis a violações.

Os funcionários podem ser tão prejudiciais à segurança dos dados de uma empresa quanto hackers e cibercriminosos, portanto, manter seus dispositivos seguros enquanto trabalham em casa não é negociável. As VPNs permitem que os funcionários tenham acesso remoto seguro à rede interna e aos dados de uma organização. A ferramenta estabelece um túnel seguro entre o dispositivo do usuário e os dados da empresa, criptografando tudo o que é enviado entre os dois endpoints.

antivírus

Embora seu escritório físico possa ter a capacidade de segurança cibernética para lidar com todas as estações de trabalho, você não tem o mesmo controle sobre seus computadores domésticos. Para um PC remoto, o Windows Defender, que vem de fábrica com o Windows 10, é uma solução antivírus mais do que adequada.

O software de segurança de endpoint também deve ser usado por cada trabalhador remoto que usa um Macintosh.

Estabeleça uma política exigindo que todos os funcionários domésticos usem um produto antivírus em todas as máquinas que se conectam aos recursos da empresa e considere se você precisará usar um sistema de monitoramento baseado em nuvem para rastrear suas estações de trabalho. Examine as ferramentas do console de suporte que você está usando atualmente, bem como quaisquer licenças necessárias para acessar máquinas que não estão sob seu controle e supervisão diretos. Você pode configurar soluções remotas para permitir que sua equipe de suporte de TI acesse remotamente os computadores domésticos dos funcionários para ajudar na configuração do acesso remoto.

Software de rastreamento de despesas

Uma solução de gerenciamento de despesas on-line permite que os funcionários acessem suas contas de despesas de qualquer lugar. Funcionários remotos podem enviar despesas de casa ou em trânsito, que a equipe de contabilidade ou folha de pagamento avaliará e aprovará imediatamente, mantendo todos atualizados e na mesma página sem precisar ir ao escritório.

O tempo necessário para aprovar e reembolsar despesas é reduzido pela metade quando você usa uma solução integrada de gerenciamento de despesas. A alternativa é fazer com que seus funcionários da área financeira trabalhem remotamente, recebendo um grande número de recibos virtuais que demandam tempo para autorização. Cada recibo deve ser analisado de acordo com a política da empresa antes de ser pago, o que atrasa o pagamento do funcionário.

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Conclusão

O trabalho remoto, de várias maneiras, surpreendeu a economia e a força de trabalho, introduzindo novos métodos de fazer as coisas da noite para o dia que, para dizer o mínimo, perturbaram a ordem estabelecida. Nossas vidas profissionais foram moldadas por tanto tempo pelo escritório e pela proximidade que o trabalho remoto ainda é, mesmo depois de quase dois anos, estranho para muitas pessoas e empresas.

Uma explosão de tecnologia que permite o trabalho remoto tem sido o lado positivo de tudo isso. Agora existem soluções de tecnologia e software para praticamente todos os problemas e desafios apresentados pelo trabalho remoto.

Da tecnologia que facilita a colaboração virtual à tecnologia que torna mais fácil encontrar e integrar funcionários em um ambiente de trabalho remoto, existem maneiras de contornar muitas das armadilhas do trabalho remoto. Lembre-se dos exemplos acima e garanta que sua empresa esteja aproveitando tudo o que existe para tornar o trabalho remoto mais produtivo e agradável para todos os envolvidos.