Como os gerentes de projeto podem trabalhar remotamente com eficiência

Uma revolução de trabalho remoto está no horizonte e estamos vendo mais empresas mudarem para modelos de trabalho remoto parcial ou completo, mas trabalhar em casa apresenta desafios e oportunidades. Cada empresa e até mesmo as equipes individuais dessas empresas são diferentes e se beneficiarão de métodos, práticas e ferramentas de trabalho exclusivas para operar remotamente. Para aqueles em funções de gerenciamento de projetos, eles devem planejar meticulosamente, manter-se organizados, comunicar de forma eficaz e gerenciar seu tempo, mas tudo isso pode ser feito remotamente?

Na Exposure Ninja, somos defensores totais do trabalho remoto e operamos um modelo 100% remoto há mais de oito anos. Pedimos aos nossos mestres da comunicação - nossos gerentes de projeto - que estão na linha de frente dia após dia, mantendo os clientes satisfeitos e criando resultados incríveis, suas principais dicas para trabalhar remotamente com eficiência.

1. Comunicação produtiva: cuidado com as mensagens instantâneas

Grande parte do papel de um Gerente de Projeto está centrado na comunicação, seja informando as equipes internas sobre solicitações de clientes e novos projetos ou atualizando os clientes sobre o andamento de suas campanhas. Comunicar-se de forma eficaz não se trata apenas da clareza de suas mensagens ou da construção de bons relacionamentos; trata-se também de priorizar quando, quais e quanta informação você compartilha com seu cliente e suas equipes.

Se você estiver trabalhando remotamente, a maioria de suas comunicações internas provavelmente ocorrerá por e-mail e uma plataforma de mensagens instantâneas. Eles podem ser fantásticos para manter contato com suas equipes e manter-se atualizados sobre o andamento de seu trabalho, se usados ​​corretamente. Mas as plataformas de mensagens instantâneas, especialmente, podem passar rapidamente de uma ferramenta eficaz para um sugador de tempo que domina o seu dia.

Ao se comunicar por mensagem em vez de pessoalmente ou por chamada, a clareza de sua comunicação é ainda mais importante. É útil considerar o tom e a frequência de suas mensagens – experimente condensar o feedback do cliente em uma atualização semanal para evitar canais de grupo de spam e considere se uma chamada é mais (ou menos) eficiente para as informações que você precisa transmitir.

Se você não tem tempo para as mensagens de ação que chegam, não as abra! Se você não conseguir resistir, anote a mensagem rapidamente, avalie sua urgência e volte à tarefa em questão. Usamos o Slack, que apresenta uma maneira prática de definir lembretes em mensagens que você recebeu para que você possa agir em uma hora, amanhã ou na próxima semana. Também pode valer a pena adiar as notificações quando você estiver realizando uma tarefa específica ou em uma chamada. Isso não apenas impedirá que as notificações apareçam, distraindo você e tentando fazer o check-in, mas também sinalizará aos seus colegas que você não está disponível para conversar no momento. Definir intervalos regulares quando você verifica suas mensagens e as atualiza - mesmo colocando-as em seu calendário - pode aumentar sua produtividade, permitindo que você se concentre em outras tarefas sem correr o risco de perder atualizações importantes.

2. Planejando seu dia: trabalhe em blocos

Uma das grandes vantagens de trabalhar remotamente é ter a flexibilidade de planejar seu dia e talvez começar ou terminar um pouco mais cedo ou mais tarde do que você faria em um escritório. Embora isso possa ser ótimo para alguns, para outros, desligar pode ser um desafio. É muito fácil para o seu dia de trabalho se infiltrar em sua noite enquanto você verifica alguns e-mails após o jantar, responde a uma solicitação não urgente (mesmo que leve apenas alguns minutos) ou trabalha mais horas do que o normal porque não há precisa se deslocar.

Planejar sua semana com cuidado pode ajudá-lo a se desligar e ser mais produtivo. Muitos de nossos gerentes de projeto (PMs) segmentam seu tempo em blocos, cada um dedicado a um cliente ou tarefa diferente. Também pode ser útil permitir as tarefas inevitáveis, mas imprevisíveis, que aparecerão durante a semana, adicionando um buffer em ambos os lados de seus blocos de tempo ou criando blocos adicionais para solicitações inesperadas, o que permitirá que você cumpra sua programação mesmo quando surgem problemas de última hora que exigem sua atenção. O bloqueio de slots específicos é uma ótima maneira de garantir que você maximize a semana de trabalho e garante que você dedicará tempo suficiente a cada cliente ou projeto.

Por fim, manter um equilíbrio entre vida profissional e pessoal ao trabalhar remotamente pode ser um desafio para os melhores de nós. Tente planejar algumas tarefas administrativas “mais leves” para os últimos 30 minutos do seu dia – isso pode ajudá-lo a relaxar. Se você é um gerente de projeto, provavelmente adora listas e planejamento, então tente escrever qualquer coisa relacionada ao trabalho que venha à sua cabeça durante a noite em seu telefone ou em um bloco de notas, em vez de voltar ao seu laptop para acioná-lo. Muitos de nossos PM Ninjas acham que reservar tempo para algum exercício ou hobby imediatamente após o trabalho é uma ótima maneira de fazer a transição para o tempo de inatividade e ter um corte no final do dia de trabalho.

3. Chefiando reuniões virtuais: está tudo na preparação

Ao trabalhar remotamente, as reuniões tendem a acontecer com menos frequência do que em um escritório – isso pode ajudar indivíduos e empresas a realmente considerar o objetivo e o valor de suas reuniões e garantir que sejam o mais eficientes possível. Tentamos manter os intervalos de 30 minutos para evitar discussões longas e abertas que poderiam ter sido condensadas na metade do tempo - todos estamos familiarizados com reuniões que se arrastam e saem dos trilhos, junto com o velho princípio de que funciona expande para preencher o tempo disponível. Se você estiver liderando a ligação, tente limitar a quantidade de conversa fiada que ocorre no início. É importante conversar com clientes e membros da equipe, mas depois de um ou dois minutos, lembre gentilmente os participantes do objetivo da ligação e comece sua agenda.

Para garantir que as reuniões sejam produtivas, compartilhe suas anotações ou uma agenda com outros participantes antes da chamada, deixe claro o objetivo da reunião e incentive os outros a se prepararem adequadamente antes da reunião. Esteja você usando um software de videoconferência, Skype ou seu celular, certifique-se de ter um backup. Todos nós já estivemos lá quando problemas técnicos interrompem a chamada no pior momento possível, mas se isso acontecer durante uma chamada de cliente, não é apenas pouco profissional, mas também pode perder tempo. Antes das reuniões, verifique se o microfone está funcionando e se você pode obter acesso a qualquer sala de reunião virtual que esteja usando. Sempre tenha o número de telefone do cliente à mão para o caso.

4. Configurando sua estação de trabalho: vale a pena o esforço

Esteja você trabalhando em casa por um dia, uma semana ou indefinidamente, é essencial configurar seu espaço para trabalhar para você. Como gerente de projeto, você provavelmente receberá muitas ligações durante a semana, portanto, uma câmera e um microfone de boa qualidade são vitais. Considere (e verifique!) o ambiente ao seu redor antes de participar das chamadas - todos nós vimos o trabalho remoto falhar quando um par de calças fica no chão ou crianças desonestas entram na sala... Se possível, crie um espaço dedicado para o trabalho que seja gratuito da desordem e distrações. Isso irá mantê-lo focado e capaz de alternar mais facilmente entre o trabalho e seu tempo pessoal.

Em última análise, a maioria dos trabalhos de escritório pode ser realizada com a mesma eficiência, se não com mais eficiência, remotamente. As habilidades necessárias para um gerenciamento de projetos eficaz permanecem as mesmas e os indivíduos atraídos pelo gerenciamento de projetos são organizados e independentes, que são as características perfeitas não apenas para sobreviver, mas também para prosperar ao trabalhar remotamente.

Se você está lutando para fazer a transição do escritório para sua casa, a Revolução do Trabalho Remoto pode ajudá-lo a se adaptar, fornecendo todas as ferramentas, técnicas e truques que nossos gerentes de projeto usam para gerenciar efetivamente suas equipes e trabalhar com os clientes. Mude do escritório para o remoto com o Exposure Ninja e torne seus relacionamentos com clientes e colegas melhores do que nunca.