Como realizar reuniões remotas que não desperdiçam tempo

Manter as reuniões pontuais e eficazes pode ser um desafio em um ambiente de escritório. Em um ambiente remoto, existem alguns desafios adicionais, como plataformas de conferência não confiáveis ​​e “câmera ligada ou desligada” pouco clara? etiqueta. Na Exposure Ninja, estamos executando remotamente desde 2012 e crescemos para uma equipe de 100 Ninjas. Ao longo desse tempo, refinamos nossas configurações de reuniões remotas para fornecer reuniões produtivas que permanecem focadas.

Aqui estão nossas sete principais dicas para realizar reuniões remotas que não desperdiçam tempo.

1. Defina as expectativas

Assim como as reuniões presenciais, os retardatários e as distrações podem atrapalhar o fluxo de uma reunião. O primeiro passo para grandes reuniões que não desperdiçam tempo é garantir que as expectativas de sua equipe sejam definidas desde o início.

A maneira mais rápida de começar isso é marcando a reunião em seus calendários com um horário, local (como Skype) e lista de convidados especificados. Na Exposure Ninja, usamos o Google Calendar, que sincroniza o calendário de todos os Ninjas para garantir que eles não sejam agendados duas vezes.

O início da reunião é um ótimo momento para estabelecer as “regras básicas”. Estes devem incluir coisas como o uso de telefones celulares, mensageiros e e-mails. O ideal é que todos na equipe silenciem todas as notificações durante a reunião. Nem sempre é possível, mas contribui para uma chamada muito mais focada com menos interrupções.

Você também deve definir as expectativas de hardware. Se você estiver dando um briefing, é uma boa ideia pedir à sua equipe para silenciar temporariamente seus microfones, a menos que tenham uma pergunta. Isso elimina as oportunidades de latidos de cães e ruídos de digitação que interferem na mensagem do orador.

2. Compartilhe a agenda com antecedência

Compartilhar a agenda antes da reunião dá a todos tempo para se preparar e também ajuda a executar uma verificação essencial. Essa verificação é se uma reunião é realmente necessária. Se você está lutando para montar uma agenda, há uma forte possibilidade de que a reunião não seja necessária.

Sua agenda também lhe dará uma maneira fácil de colocar a reunião de volta nos trilhos se você for desviado do foco da chamada. Assim como em uma reunião física, é fácil dizer algo como: “Acho que estamos começando a sair do rumo. Vamos colocar um alfinete nisso e revisitá-lo mais tarde”.

3. Use uma plataforma confiável

Existem muitas opções de chamadas diferentes por aí, e escolher uma que seja confiável e adequada ao seu objetivo é essencial. Não há nada pior do que uma chamada que cai continuamente ou tem que ser abandonada devido à baixa conectividade!

Se você deseja recriar chamadas que possa ter com um cliente pelo telefone do escritório, um aplicativo como Yay ou 8 × 8 pode ser poderoso. Eles oferecem recursos de gravação de chamadas e podem ser configurados para fazer e receber chamadas usando o número do seu escritório. Eles são um serviço fácil para seus clientes, pois eles receberão o telefonema diretamente para o número deles, como de costume - não há nada para eles baixarem ou fazerem antes que possam usá-lo.

Para reuniões em que as câmeras são mais apropriadas – ou se você deseja compartilhar a tela – há uma grande variedade de plataformas. Alguns dos nossos favoritos incluem Google Hangouts, Skype e Zoom.

O Google Hangouts é sincronizado com o Google Agenda perfeitamente. Você pode compartilhar sua tela e também há uma opção de legendas para quem tem deficiência auditiva ou luta para ouvir em um ambiente barulhento.

O Skype é uma plataforma de videoconferência bem conhecida com ótimos recursos integrados, como gravador de tela e compartilhamento de tela. O Skype também funciona como um mensageiro para enviar mensagens rápidas ou garantir que todos estejam prontos antes de iniciar a chamada. No entanto, pode ser difícil com um grande número de pessoas, pois a estabilidade às vezes se torna um pouco irregular.

O Zoom é um serviço pago, mas há uma fantástica versão gratuita disponível, permitindo que você tenha reuniões de até 45 minutos. Há também um recurso de gravação de reuniões, bem como opções de compartilhamento de tela. Ele tende a ser uma plataforma muito estável e pode lidar com um grande número de pessoas.

4. Use câmeras

As reuniões “câmera ligada” oferecem muitos benefícios em termos de eficiência, mas também de uma perspectiva de formação de equipe. Ter todos com suas câmeras ligadas ajuda a evitar que as pessoas falem por cima umas das outras, porque as dicas verbais de que alguém está prestes a falar são as mesmas de uma reunião cara a cara. Com as câmeras desligadas, pode haver muitas desculpas por falar um sobre o outro – uma perda de tempo em uma reunião eficaz, para não mencionar embaraçosa.

Ter câmeras ajuda a avaliar as reações de uma equipe durante os anúncios e, claro, ajuda todos a ver como as coisas são ditas! É fácil para algo se deparar de uma maneira diferente da pretendida. Ser capaz de ver os rostos de todos ajuda com isso.

Geralmente, a melhor coisa a fazer é informar sua equipe para quais reuniões eles devem ser filmados para que possam se preparar com antecedência. Geralmente recomendamos que certas reuniões sejam chamadas de vídeo, mas também nunca insistimos nisso, pois alguns membros da equipe podem se sentir desconfortáveis.

5. Designe o próximo orador

Uma dica muito simples para manter as reuniões no caminho certo é direcionar sua pergunta para uma pessoa específica. Deixar uma pergunta pendente pode resultar em silêncio, pois você não pode confiar em suas dicas visuais usuais para se dirigir a uma pessoa. Em uma reunião cara a cara, você pode olhar para a pessoa de quem espera uma resposta. Em uma tela, nem sempre fica claro para quem você está olhando - você pode olhar para seu colega no canto da tela, mas para todos os outros, você estará apenas olhando para baixo! Um simples: “Isso é possível? O que você acha, Andy” pode eliminar incertezas desnecessárias e tempo ocioso.

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6. Incentivar a Segurança Psicológica

Às vezes, as reuniões podem ser prejudicadas pelas vozes mais altas na sala. Esse problema não é diferente em reuniões remotas, embora você possa ajudar alguns membros da equipe a se sentirem mais confiantes ao interagir online.

Um ponto de segurança psicológica é alcançado em uma equipe quando todos se sentem à vontade para contribuir e todos os membros da equipe são respeitados. Para ajudar a facilitar isso, você pode incentivar a contribuição igual de diferentes membros da equipe, designando a próxima pessoa com quem você gostaria de ouvir. Em um escritório, você pode usar dicas visuais. É o mesmo online, mas você pode ter que trabalhar um pouco mais.

A segurança psicológica ajuda você a obter os pensamentos de todos durante a reunião, limitando os pontos contribuídos após a reunião. Tê-lo como uma das coisas que você procura facilitar também o ajuda a identificar o “ensacamento de areia”. Sand-bagging é o momento em que um membro da equipe começa a repetir seus pontos ou sair do assunto e puxa a reunião para fora dos trilhos. Manter as contribuições igualmente distribuídas ajudará você a manter suas reuniões nos trilhos e tornar sua equipe mais forte.

7. Não seja muito implacável

Manter as reuniões em dia e reduzir o desperdício de tempo é ótimo, mas tome cuidado para não ser muito implacável. Trabalhar remotamente pode reduzir a quantidade de tempo de formação de equipe que você tem e um pouco de tempo de interação social é importante. Reservar alguns minutos no início ou no final de uma ligação para acompanhar a noite ou o fim de semana de todos pode ajudar a manter a equipe conectada.

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