14 habilidades de gerenciamento de projetos para ter sucesso como gerente de projetos

Você congela quando alguém pergunta sobre seus pontos fortes e habilidades?

Pode ser difícil falar sobre si mesmo, vender aquilo em que você é bom e esperar que um tomador de decisão compre. Podemos ao menos saber no que somos melhores? Ou damos uma resposta que reflete aquilo em que gostaríamos de ser melhores?

É por isso que estudamos as linguagens do amor e os testes do Eneagrama: somos obcecados em nos conhecer melhor.

O gerenciamento de projetos é uma função que requer uma personalidade extremamente autoconsciente. Para lidar com a comunicação com as partes interessadas e manter os recursos e objetivos de negócios no caminho certo, é importante conhecer seus pontos fortes e como capitalizá-los ao trabalhar com outras pessoas.

Todas as empresas usam alguma forma de ferramenta de gerenciamento de projetos para ajudar a melhorar a eficiência organizacional. As empresas modernas investem em software de gerenciamento de projetos de alto desempenho para monitorar o progresso e a produtividade. Essas soluções também são hábeis em gerar caminhos críticos valiosos quando um projeto passa por mudanças inesperadas.

Os gerentes de projeto exigem um conjunto de habilidades que inclui habilidades técnicas e pessoais. Habilidades técnicas, como escopo do projeto, habilidades interpessoais como comunicação e capacidade de adaptação, são vitais para a construção de experiência na função.

Como em qualquer plano de carreira, os gerentes de projeto com habilidades e competências específicas de função em liderança e perspicácia nos negócios podem encontrar facilmente uma boa oportunidade.

14 habilidades essenciais de gerenciamento de projetos

Os gerentes de projeto nunca trabalham em silos e são orientados pela colaboração multifuncional e melhor visibilidade sobre tarefas e fluxos de trabalho em toda a empresa.

Quer sua empresa use metodologias tradicionais de ciclo de vida de gerenciamento de projetos ou soluções avançadas para gerenciar projetos, as habilidades exigidas de um gerente de projetos permanecem um pouco semelhantes. Se você deseja entrar no setor de gerenciamento de projetos, aqui estão algumas características profissionais e pessoais importantes a serem desenvolvidas para ter sucesso.

Organização

Você consegue imaginar uma pessoa desmiolada tentando coordenar todos os aspectos de um projeto corporativo? Não há nada de errado com os desmiolados – eu também faço parte desse clube. Mas uma pessoa deve ter excelentes habilidades organizacionais para gerenciar um projeto adequadamente.

Os gerentes de projeto exigem habilidades organizacionais para manter sua equipe e suas tarefas funcionando sem problemas. Um indivíduo organizado responde a e-mails no prazo, cumpre prazos e tem listas de verificação para tudo. Eles são proficientes em metodologias de definição de metas e são responsáveis ​​por garantir que os marcos do projeto sejam cumpridos dentro de seus prazos.

Delegação e gestão de tarefas

Outro aspecto do gerenciamento de projetos é saber quem é melhor em quê. No caso de um projeto escolar, isso pode significar perguntar quem é o melhor em números versus quem poderia criar um título de projeto criativo.

No mundo profissional, isso significa conhecer seus funcionários e saber ler as pessoas. Muitos projetos falham porque foram atribuídos à pessoa ou grupo errado, simplesmente porque muitos líderes acreditam que as equipes devem aceitar alegremente suas atribuições.

Embora isso possa funcionar para eles, geralmente falha. Os funcionários ficam presos fazendo trabalhos que não querem, enquanto sentem que seus talentos são desperdiçados. Por isso, procure ou tente ser o gerente de projetos que delega adequadamente aspectos de um projeto por personalidade ou talento.

Escolhendo a estratégia certa

Um bom gerente de projetos sabe escolher a melhor estratégia para sua empresa, para o projeto e para todos os envolvidos.

Faça as seguintes perguntas antes de planejar e implementar uma estratégia e roteiro de gerenciamento de projetos em toda a empresa:

• Em que uma equipe específica é boa?
• Do que eles seriam capazes com a orientação e liderança corretas?
• Quais são os maiores pontos problemáticos e bloqueadores que impedem a conclusão do projeto?

As metodologias de gerenciamento de projetos não devem servir como um desafio por si só. Por exemplo, um designer de marca pode achar desafiador trabalhar com Gráficos de Gantt e pode precisar de um meio mais intuitivo para trabalhar com sucesso, como plataformas de gerenciamento de projetos fáceis de aprender.

Comunicação

A comunicação é um problema em muitas empresas. Não dizemos o que queremos dizer e temos medo de pisar no pé. Com relação ao gerenciamento de projetos, não há tempo para essa apreensão.

Os gerentes de projeto usam muitos chapéus, sendo um deles o comunicador principal. Eles se comunicam com todos os gerentes envolvidos no projeto, incluindo todos os funcionários, os superiores da empresa e qualquer pessoa externa à organização (por exemplo, comunicação com o cliente) que possa fazer parceria com sua empresa para realizar este projeto.

Por esta razão, os gerentes de projeto devem ser excelentes comunicadores. Este trabalho não é para a pessoa cuja caixa de entrada de e-mail fica atolada por dias ou fala em círculos, procurando o que eles querem dizer. Eles devem ser uma resposta rápida que pode indicar o ponto que eles estão tentando se comunicar de forma concisa.

Se algo mudou, um funcionário perdeu uma data de entrega ou os projetos não são como os rascunhos aprovados, o gerente de projeto precisa ser capaz de comunicar profissionalmente a situação a outros funcionários ou líderes.

Liderança

Como gerente de projeto, muitas pessoas o procurarão em busca de respostas, orientações ou soluções. Os gerentes de projeto devem exibir, entre outras coisas, fortes qualidades de liderança.

Com isso, quero dizer que seu gerente deve ser alguém que possa chamar a atenção facilmente. Outros devem respeitá-los bem em sua empresa e pelas partes interessadas e participantes externos. Os gerentes de projeto mantêm um certo nível de autoridade sobre seus colegas.

Alguns funcionários são líderes naturais. Outros têm potencial para liderar após algum treinamento. Se você tem o comunicador perfeito e organizado em sua equipe, mas duvida de suas habilidades de liderança, considere colocá-lo como gerente de projeto com o conhecimento de que você terá que treiná-lo em vários estágios.

Negociação

Embora essa nunca seja a esperança, os projetos às vezes podem ficar difíceis. Talvez o preço cotado não corresponda à fatura final. Talvez uma equipe de design gráfico não esteja devolvendo as imagens nos horários combinados.

Seja qual for o problema, os gerentes de projeto precisam ser capazes de negociar uma solução. Essa característica é adjacente às habilidades de liderança e comunicação. Embora não sejam idênticos, muitas vezes você vê todos esses recursos na mesma pessoa.

As perguntas a seguir são um guia útil para identificar as habilidades de negociação em um funcionário:

• Como eles reagiram anteriormente em tempos de crise?
• Eles já correram o risco de não conseguir o que queriam, apenas para encontrar um compromisso satisfatório para ambas as partes?

A negociação é um desafio e muitas pessoas não querem fazê-lo. Pode parecer como discutir com outros profissionais, mas um grande gerente de projetos sabe como encontrar o meio-termo entre várias partes ou até mesmo entre equipes que trabalham para a mesma empresa.

Previsão e gerenciamento de riscos

A análise e o gerenciamento de riscos prevêem quaisquer riscos financeiros que possam ocorrer antes que eles se tornem realidade. Além de prever esses problemas, o gerenciamento de riscos inclui o desenvolvimento de possíveis soluções para ajudar a evitar ou minimizar seus impactos.

As estratégias de gerenciamento de riscos são uma ótima maneira de garantir que você possa se recuperar de coisas que ainda não aconteceram. Ao prever problemas e preparar sua empresa para qualquer coisa, você pode resolver problemas antes que eles aconteçam.

A gestão de risco não precisa necessariamente ser reduzida a problemas financeiros. Especialmente como gerente de projeto, muito do sucesso de sua equipe depende de sua capacidade de cumprir os prazos.

Uma estratégia de gerenciamento de risco pode ser apresentar cada data de vencimento uma semana antes do necessário, garantindo que a equipe trabalhe duro para cumpri-la, mas permitindo algumas circunstâncias de emergência.

Considere os tipos específicos de problemas que podem surgir com seu projeto. Não há dois projetos idênticos, nem as estratégias de gerenciamento de riscos específicas do projeto.

Agendamento

O agendamento é uma faceta importante do gerenciamento de projetos, pois outras pessoas dependem de você para cumprir seus prazos. Isso é especialmente verdadeiro se sua equipe for contratada para projetos. Um gerente de projeto de qualidade garantirá que todos os clientes entreguem um trabalho de qualidade no prazo.

O impacto do agendamento adequado vai além da delegação e do gerenciamento de tarefas. O agendamento inclui agendamento de pagamentos e cobranças, agendamento de datas de vencimento, agendamento de turnos e muito mais.

Bons gerentes de projeto podem conciliar vários calendários com táticas como códigos de cores e rótulos de priorização.

gestão de custos

Exceder o orçamento de sua equipe pode não apenas prejudicar o projeto em questão, mas afetar sua equipe e empresa pelo resto do ano fiscal. É por isso que o gerenciamento de custos e o rastreamento de custos são habilidades essenciais de gerenciamento de projetos.

Simplificando, o gerenciamento de custos refere-se ao planejamento e monitoramento dos custos do negócio. Os gerentes de projeto geralmente usam software de gerenciamento de custos de projeto para garantir que a equipe permaneça abaixo do custo enquanto entrega um produto ou serviço de alta qualidade.

Alguns custos a serem considerados ao longo de um projeto são suprimentos, recursos humanos - como contratados ou freelancers, equipamentos ou espaço e quaisquer pagamentos que possam precisar ser feitos caso o trabalho exija mais trabalho do que o inicialmente previsto.

Pensamento crítico

Se você teve que fazer testes padronizados na escola primária, você se lembra da ênfase em ser um pensador crítico. Isso significava que você poderia chegar à melhor conclusão com as informações que tinha. Como gerente de projeto, essa habilidade é útil e necessária.

Os gerentes de projeto tomam decisões diárias, desde o orçamento do projeto e a aceitação das partes interessadas até o alinhamento de metas e otimizações do fluxo de trabalho. Assim, é fundamental (sem trocadilhos) que um PJM seja um bom tomador de decisões. Você quer alguém que pondere todas as suas opções e possa escolher a melhor nove vezes em dez.

Outro componente-chave para entender o gerenciamento de projetos é saber quais projetos terão sucesso para obter o máximo impacto nos negócios. Saber conduzir estudos de viabilidade pode fornecer aos gerentes de projetos informações relevantes para a execução do projeto.

Pessoas orientadas

Essa habilidade é bastante subestimada e muitas vezes negligenciada no mundo dos negócios. No entanto, os gerentes de projeto também devem ser bons gerentes de pessoas . É óbvio se você pensar sobre isso.

Os gerentes de projeto lidam com pessoas no dia a dia. Eles são um ponto de contato para toda a equipe e para os envolvidos nesse projeto. Eles também são o ponto de contato para participantes externos.

Em caso de altercações, dilemas ou conflitos, um gerente de projeto é a referência entre as diferentes partes. Como eles são responsáveis ​​por garantir que as pessoas permaneçam no caminho certo para atingir as metas e concluir os marcos do projeto, é vital que um gerente de projeto seja simpático e um jogador de equipe.

Solução de problemas

Essa habilidade está relacionada ao pensamento crítico, que lida com as habilidades de tomada de decisão de um indivíduo. No entanto, essa habilidade específica refere-se à reação de um gerente durante um conflito.

Quando grandes grupos trabalham juntos, existe a possibilidade de confrontos ou de um desastre na forma de quebra de contrato ou estouro do orçamento. Os gerentes de projeto devem ser hábeis em lidar com questões complicadas e confortáveis ​​em condições de trabalho de alto risco.

Os gerentes de projeto bem-sucedidos prosperam no desenvolvimento de sistemas complexos, como metodologias de gerenciamento de projetos de cadeia crítica.

Coaching

Ao contrário da liderança, o coaching trata de como um gerente interage e ensina sua equipe. Coaching é uma forma de ajudar as pessoas a tomarem as melhores decisões, fornecendo-lhes as ferramentas para chegar lá.

Um bom gerente de projeto pode aumentar sua equipe desafiando suas habilidades de pensamento crítico, fornecendo espaço para brainstorming e colaboração e criando um departamento orientado a objetivos.

Cronometragem

Todos nós já nos sentamos em uma sala de reuniões caótica e desejamos ter um martelo para nos fortalecer enquanto gritamos: “Ordem! Ordem no tribunal!” Os gerentes de projeto sabem como controlar uma sala sem o título de juiz honorário.

Eles são hábeis em agendar reuniões de forma eficaz, fazendo o melhor uso do tempo de sua equipe e mantendo a atenção. Eles também são hábeis em garantir que a reunião permaneça focada e em responder às perguntas necessárias.

Já discutimos habilidades excepcionais de agendamento – elas entram em jogo ao discutir o gerenciamento de reuniões. Ao contratar ou escolher um gerente de projeto, entenda sua experiência em gerenciar e influenciar reuniões.

Contratando um gerente de projeto

A verdade é que nenhuma pessoa ou projeto jamais será perfeito.

Ao procurar um gerente de projeto, liste as características acima – quais são as mais importantes e valiosas para você? Faça uma lista restrita de algumas das habilidades mencionadas acima e considere aquelas que você deve ter.

Se um candidato tiver extras, ótimo! Procurar alguém que incorpore a todos pode limitar suas escolhas e alongar o processo de contratação. Ao escolher aqueles que você sabe que não pode prescindir, você pode reunir rapidamente um grupo de tamanho decente de candidatos para entrevistas e possíveis contratações.

Candidatos internos

Se você deseja escolher um gerente de projeto dentro de sua equipe, provavelmente já tem uma boa ideia dos pontos fortes e fracos de seus funcionários.

Por exemplo, você pode saber que Janet freqüentemente perde as datas de vencimento, mas entrega um trabalho incrivelmente detalhado. Ou talvez Eleanor seja organizada, mas muitas vezes falha em levar em consideração possíveis emergências.

Se sua equipe dificultou a escolha de um gerente de projeto, esse é um bom problema. Considere sentar-se com diferentes funcionários em vários momentos, discutindo se eles estariam interessados ​​na oportunidade e perguntando se eles estariam dispostos a se desafiar em determinadas áreas para acompanhar o cargo.

Candidatos externos

Se você deseja contratar um gerente de projeto de um grupo de candidatos externos, o desafio é um pouco diferente. Seria melhor descobrir se eles possuem essas qualidades no pouco tempo que você tem para conhecer alguém durante uma entrevista.

Uma boa maneira de fazer isso é pedir aos candidatos que venham preparados com exemplos visuais ou certificações que receberam. Da mesma forma, um candidato a vendas forneceria seus números trimestrais e pediria a um candidato a gerente de projeto que fornecesse algumas amostras de seus projetos concluídos. Isso oferece uma explicação verbal do projeto e permite que você veja o impacto que eles tiveram no passado.

Pavimente o caminho para o planejamento do projeto

O gerenciamento de projetos é uma função de negócios integral, gerenciando várias interdependências, gerenciando e alocando recursos organizacionais e permitindo que as equipes atinjam os objetivos de negócios sem problemas.

Ao contratar um gerente de projeto, concentre-se nas habilidades que ele traz para a mesa, pois essas são as características que definem uma equipe que pode passar de indecisa a indestrutível.

O gerenciamento de projetos é multifuncional em sua função e processos. Saiba mais sobre o gerenciamento de integração de projetos e como ele mantém diferentes departamentos alinhados nos mesmos objetivos.

Este artigo foi publicado originalmente em 2018. Ele foi atualizado com novas informações.