12 melhores práticas de compras em 2022

Desenvolva uma estrutura de compras

Em primeiro lugar, você precisa de uma forte estrutura de gerenciamento de compras antes de abordar questões específicas em seu processo. Uma estrutura eficiente definirá uma diretriz sólida para todos os seus processos, incluindo:

• Acompanhamento e aprovação de pedidos de compra,
• Gestão de fornecedores e fornecedores,
• Desempenho de jogo de três vias para pagamento,
• Registro de toda a documentação,
• Prospecção de novos fornecedores e agentes de compras,
• Treinamento dos funcionários sobre os produtos.

Processos bem definidos geram eficiência operacional, auxiliando sua equipe nas tarefas que precisam realizar ou priorizar em um determinado momento para concluir o trabalho, garantindo assim entregas pontuais em suas atividades de negócios.

Para desenvolver processos de aquisição claros, você precisa identificar todas as etapas de compra necessárias, designar uma pessoa específica para cada tarefa e descrever as ações para a tarefa. Portanto, sua equipe pode ficar na mesma situação e conhecer seus trabalhos para colaborar com outras pessoas.

Automatize os processos de compras

A digitalização do seu processo de compras é inevitável, pois a tecnologia está integrada em todos os aspectos do nosso mundo. Uma transformação digital completa impulsionará seus processos de compras para o próximo nível e resolverá muitos gargalos em sua cadeia de suprimentos.

Aqui estão os principais benefícios das práticas de aquisição na automação:

• Economize tempo : todas as horas gastas em processamento manual, como entrada de dados, acompanhamento de faturas, atualizações de registros, aprovações e entregas de documentos, podem ser aceleradas pelo software. A automação pode reduzir tarefas operacionais repetitivas e liberar sua equipe para se concentrar em funções estratégicas.
• Reduza os erros humanos : a automação também ajuda a minimizar os erros manuais. Você não precisa mais se preocupar em verificar erros em resultados calculados incorretamente ou dados inseridos incorretamente.
• Reduza os custos de processamento : Com o apoio da tecnologia, as empresas podem reduzir a mão de obra para trabalhos repetitivos, economizando custos ao longo do caminho. A relação custo-benefício é um dos principais benefícios da automação de compras.

Uma boa solução de compras digitais deve ser capaz de lidar com:

• Gerenciamento de fornecedores: integre e acompanhe o desempenho do fornecedor com facilidade,
• Aprovação de faturas: revise e aprove faturas rapidamente com um método de três vias,
• Solicitações de compra: modelos para ajudá-lo a capturar, aprovar e monitorar solicitações de compra,
• Ordens de compra (POs): Emita POs automaticamente com base em solicitações de compra aprovadas,
• Análise de gastos: gere insights e sugestões acionáveis ​​de seus dados de compras,
• Integrações: conecte seu software de compras a outros sistemas, como ERP e software financeiro.

Pratique a transparência nas compras

A transparência na aquisição refere-se a fornecer a todos os interessados ​​internos as informações e a documentação necessárias para concluir suas tarefas sem problemas e capacitá-los a tomar melhores decisões. Com o suporte da tecnologia, você pode explorar mais cenários e desenvolver um modelo de planejamento contínuo, ágil e transparente para suas equipes.

Um processo de aquisição transparente oferece muitos benefícios:

• Processamento mais rápido : quando todos conhecem seus trabalhos e quais padrões devem seguir, toda a operação pode funcionar perfeitamente com menos gargalos.
• Reduza o tempo perdido: a aquisição transparente elimina o tempo cansativo gasto em solicitações confusas e longas cadeias de e-mail. Em vez disso, sua equipe vê exatamente o que precisa fazer e em que momento.
• Responsabilidade : A transparência na documentação indica claramente a responsabilidade sua e de seus fornecedores em cada etapa da jornada de compra.
• Práticas de fornecimento responsável: Um processo transparente orienta você a adquirir produtos e serviços de acordo com sua responsabilidade social corporativa.

Otimize o inventário com uma abordagem orientada por dados

A próxima prática de compras que você não deve perder é aproveitar os dados para aprimorar seu gerenciamento de estoque.

Para verificar se seu inventário está otimizado, dê uma olhada em algumas métricas, como custo de manutenção de estoque e índice de rotatividade de estoque . Veja se o seu planejamento e previsão de estoque é bom para repor os estoques com eficiência, se os níveis de vendas e estoque estão em sincronia, e quais são os itens mais vendidos e de venda lenta para ter uma estratégia adequada para eles. Por exemplo, você pode comprar mais ações para seus best-sellers para garantir sua disponibilidade quando os clientes precisarem. Em contraste, tente empurrar as vendas para os itens de venda lenta com desconto para evitar que fiquem desatualizados.

Adotar um software de gerenciamento de estoque pode ajudá-lo a resolver todas as questões acima. Para a operação do dia-a-dia, você pode melhorar o rastreamento da cadeia de suprimentos, o fluxo de estoque entre armazéns e lojas e mudanças consistentes nos níveis de vendas e estoque.

Para um nível avançado, liberar o poder da IA ​​e insights orientados por dados ajudará você a otimizar os custos de estoque, determinar o lead time e prever a demanda por estoque no futuro, evitando assim situações de excesso de estoque ou falta de oferta.

Melhore sua gestão de contratos

Atualmente, o problema mais comum na gestão de contratos é a falta de uma plataforma centralizada onde os funcionários possam pesquisar, acessar e recuperar contratos e outras documentações. O processo desorganizado causa muitos pontos problemáticos, como inconsistência nos contratos, processamento complicado e problemas de continuidade da cadeia de suprimentos.

Para ter um melhor processo de gerenciamento de contratos, você deve estabelecer um banco de dados em nuvem centralizado que permita que sua equipe crie, armazene e mantenha toda a documentação, desde processos operacionais até modelos de contrato. Dessa forma, você pode garantir consistência e padrões entre seus contratos, economizar tempo lidando com tarefas repetidas e mitigar erros e riscos.

A implementação de uma automação de gerenciamento de contratos deve oferecer a você:

• Repositório central: Um banco de dados de fácil acesso que armazena todos os documentos,
• Interface configurável : Uma interface personalizável para atender às suas necessidades de negócios,
• Notificações automatizadas : envie alertas automatizados sobre marcos de contratos, renovações e chances de renegociação,
• Monitoramento do desempenho do fornecedor: acompanhe o tempo de entrega, a qualidade do produto, o preço e a adesão aos termos e condições de compra.

Envolva-se com seus fornecedores

Construir um relacionamento sólido com os fornecedores está sempre no topo da lista das melhores práticas de compra. Se bem gerenciado, você pode ter fornecedores confiáveis ​​que entregam produtos e serviços confiáveis ​​e de alta qualidade no prazo e com o melhor preço. Para fazer isso, você precisa acompanhar e avaliar o desempenho dos fornecedores para encontrar maneiras de criar um relacionamento de longo prazo em que todos ganham.

Um processo bem organizado de compras e aquisições ajudará você a gerenciar e se envolver com seus fornecedores. Veja algumas dicas para melhorar o engajamento do seu fornecedor:

• Tratar os fornecedores como parceiros estratégicos e construir confiança,
• Comunique seus requisitos e colabore de perto com fornecedores em quaisquer problemas de ordem de compra,
• Estabeleça expectativas com antecedência para que você possa manter seus fornecedores nesse padrão e evitar surpresas desagradáveis ​​por meio de uma negociação de aquisição adequada ,
• Pague os fornecedores em dia: se você puder pagar os fornecedores em dia, seus fornecedores priorizarão sua empresa e abrirão mais oportunidades para parcerias de longo prazo,
• Monitore o desempenho do fornecedor: avalie a qualidade dos bens e serviços entregues para garantir que você receba o melhor valor pelo seu investimento.

Tenha uma estratégia de multi-sourcing

Confiar apenas em um fornecedor para qualquer componente de sua cadeia de suprimentos é arriscado, especialmente para compras diretas . Se houver um atraso na entrega de mercadorias ou seu relacionamento se romper, sua operação comercial sofrerá e você não poderá produzir seus produtos finais até substituí-los por outro fornecedor.

É por isso que você deve ter vários fornecedores para criar resiliência em seu sistema de compras. Além disso, é melhor diversificar fornecedores de diferentes regiões geográficas. Isso visa minimizar os riscos de força maior, como guerras, pandemias, mudanças nas leis que afetam o desempenho dos fornecedores e condições climáticas severas. Portanto, você sempre pode alternar entre fornecedores para melhor atender à sua conveniência e evitar interrupções em sua cadeia de suprimentos. Esta é uma das melhores práticas de aquisição obrigatórias para qualquer empresa.

Integrar processos de compras

Toda a estrutura de compras contém vários subprocessos que podem ser díspares e criar barreiras. Mesmo quando você automatizou alguns aspectos, ainda existem algumas lacunas que precisam de ações manuais, como solicitações de orçamento, verificações de qualidade, autorização de despacho etc. Seu sistema fica fragmentado com vários fluxos de trabalho repletos de gargalos, o que pode custar tempo e dinheiro .

Portanto, é importante integrar todos os processos de aquisição para criar um sistema simplificado que possa acelerar o tempo de processamento e reduzir gargalos. Conectar todos os fluxos de trabalho ajuda os dados a se moverem perfeitamente entre os sistemas sem verificações manuais e planilhas intermináveis. A integração do sistema facilita e agiliza a realização de verificações e garantias de qualidade em todos os processos de aquisição.

Crie painéis de dados

Os painéis de dados são outra prática recomendada de compras para ajudar sua equipe a acessar dados em tempo real em um formato digerível. Elimina confusão e perguntas desnecessárias quando vários departamentos tentam juntar dados.

Um painel de dados claro ajuda você a se tornar mais ágil, exibindo custos reais precisos em relação ao orçamento, medindo a flutuação de preços e avaliando o desempenho do fornecedor.

Além disso, dados completos e interpretáveis ​​também oferecem insights valiosos para melhorar sua estratégia e atividades de compras. Com uma abordagem orientada por dados, você pode identificar os principais gargalos que estão causando problemas de aquisição e encontrar uma solução para eles.

Treine sua equipe de compras

A estratégia e as ferramentas certas não podem ser implementadas com sucesso sem uma equipe competente. Você deve garantir que sua equipe conheça todos os processos e possa cumprir as prioridades da empresa, como gerenciamento de custos e riscos. Além disso, forneça à sua equipe materiais de treinamento de compras e comunique quaisquer alterações nos processos à medida que ocorrerem. Os recursos de treinamento devem ser centralizados para que sua equipe possa encontrá-los facilmente.

Uma equipe bem treinada está em melhor posição para realizar os processos de forma eficaz. Eles podem identificar e lidar com obstáculos rapidamente antes que se tornem problemas maiores. Você também pode gerenciar os funcionários com mais facilidade, sabendo quem é responsável por cada etapa.

Não ignore a responsabilidade corporativa

Esteja atento ao impacto econômico e ambiental de sua cadeia de suprimentos em suas atividades de abastecimento. Os clientes estão cada vez mais conscientes da responsabilidade social corporativa e preferem empresas que tenham efeitos positivos na sociedade ou no meio ambiente. Se você não atender a essas expectativas, poderá prejudicar sua reputação e perder seus clientes para os concorrentes.

Portanto, lembre-se de realizar um fornecimento socialmente responsável e avaliar se seus fornecedores cumprem seus padrões.

Controle os riscos de aquisição

O gerenciamento de risco de compras é um fator importante que as empresas não devem perder. Você deve identificar os riscos internos e externos que afetam sua cadeia de suprimentos. Por exemplo, alguns dos principais riscos que você pode encontrar são instabilidade de preços, interrupções na cadeia de suprimentos, fraude, gastos excessivos, baixo desempenho do fornecedor, previsão imprecisa da cadeia de suprimentos, etc.

Depois de identificar os riscos de aquisição, existem 4 tipos de ações que você pode realizar:

• Ignore riscos que não são ameaças reais,
• Reduzir a probabilidade de um risco acontecer,
• Remova a probabilidade de um risco acontecer,
• Preparar soluções para gerenciar o potencial de risco.

Acima estão as 12 melhores práticas para compras. Para aplicá-los com sucesso, considere um pedido de compra PWA Magento para agilizar seu processo de aquisição.

Com o Magento Purchase Order, você pode controlar todos os aspectos de seus ciclos de compras e economizar tempo e dinheiro enquanto aumenta as vendas. Você pode monitorar todos os dados de compra em um só lugar, sincronizando os canais de vendas e estoque, além de gerenciar todos os dados de produtos e fornecedores sem esforço. O software também permite minimizar erros humanos e simplificar o processamento do pedido, desde a criação do pedido, aprovação, recebimento de produtos e rastreamento de devoluções de produtos, se necessário.

Além disso, a abordagem orientada a dados do software alivia os pontos problemáticos de falta de estoque, supercompra e subcompra. Agora você pode planejar sua compra com base em insights acionáveis ​​e identificar oportunidades com fornecedores em potencial. Experimente nosso pedido de compra Magento e veja como ele acelera seu processo de aquisição para o próximo nível.

Estabelecer processos bem definidos e capacitar suas atividades de compras com tecnologia é a chave para otimizar a operação e criar um sistema simplificado e eficiente. Ao implementar essas práticas corretamente, você pode desbloquear seu potencial de compras e expandir seus negócios mais rapidamente neste mundo digital.

1. Quais são as 7 etapas da aquisição?

O processo de aquisição envolve as 7 etapas a seguir:

• Precisa de reconhecimento,
• Requisição de compra,
• Revisão de requisição,
• Processo de solicitação,
• Avaliação e contrato,
• Gestão de pedidos,
• Aprovações e disputas de faturas,
• Manutenção de registros.

2. Quais são os quatro pilares da aquisição?

Existem 4 pilares principais de compras globais que você deve ter em mente ao desenvolver uma estratégia de compras: pessoas, processos, tecnologia e cadeia de suprimentos. Esses são os principais fatores de uma abordagem global para alavancar sua operação.

3. O que está incluído em um contrato de aquisição?

Um contrato de aquisição contém termos e condições das obrigações de cada parte com requisitos específicos sobre o produto, preço, forma de pagamento, condições de entrega e outros termos legais.