O melhor serviço de atendimento telefônico para pequenas empresas nos EUA

Administrar uma empresa envolve várias funções, mas atender telefones não precisa ser uma delas.

Contratar um serviço de atendimento telefônico pode melhorar o atendimento ao cliente, aumentar a produtividade e liberar seu tempo para se concentrar em suas tarefas principais.

Neste artigo, explorarei os benefícios dos serviços de atendimento telefônico, discutirei erros comuns a serem evitados ao contratar um e apresentarei alguns dos melhores provedores nos EUA.

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O que é um serviço de atendimento telefônico?

Um serviço de atendimento telefônico é uma empresa que emprega uma equipe de especialistas em atendimento ao cliente para atender chamadas telefônicas em nome de outra empresa.

Os provedores de serviços de atendimento telefônico lidam com chamadas telefônicas recebidas e consultas de clientes durante o horário de pico ou fora do horário comercial normal. Algumas empresas contratam serviços de atendimento telefônico em vez de ter sua própria equipe interna de atendimento ao cliente.

Os representantes podem lidar com várias tarefas, incluindo responder a perguntas gerais, receber mensagens, agendar compromissos e transferir chamadas para a pessoa ou departamento apropriado.

É fácil ver por que um serviço de atendimento telefônico pode ser uma maneira econômica e conveniente de garantir que você nunca perca chamadas ou oportunidades importantes.

Quem usa serviços de atendimento telefônico?

Os serviços de atendimento telefônico podem ser usados ​​por qualquer indivíduo ou empresa que receba um grande volume de chamadas e queira oferecer uma experiência profissional e consistente para seus chamadores.

Pequenas empresas, consultórios médicos, lojas online, escritórios de advocacia, agências imobiliárias, empresas de TI e outros setores baseados em serviços que recebem um alto volume de chamadas podem se beneficiar dos serviços de atendimento telefônico.

Os serviços de atendimento telefônico também podem beneficiar empresários ocupados ou freelancers que desejam manter uma imagem profissional.

Se você está pensando em contratar um serviço de atendimento telefônico, aqui estão três dos principais provedores nos EUA no momento.

Melhores serviços de atendimento telefônico nos EUA

Três dos principais serviços de atendimento telefônico nos EUA são VoiceNation, Answer Connect e Abby Connect. Vamos dar uma olhada nos planos de preços, prós e contras de cada provedor.

VoiceNation

VoiceNation é um provedor de serviços de atendimento telefônico que oferece serviços de recepção virtual, como atendimento ao vivo 24 horas por dia, 7 dias por semana , processamento de pedidos, patching de chamadas e outras soluções de comunicação para empresas.

O VoiceNation permite que você ative instantaneamente o serviço após a inscrição, enquanto a configuração restante leva cerca de um dia útil para ser concluída.

Preços

VoiceNation oferece oito planos de serviços que cobrem empresas de todos os tamanhos, quer você precise de cobertura por 20 minutos por mês ou 1000 minutos ou mais.

Aqui está um resumo de cada plano de preços:

Todos os planos do VoiceNation incluem atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana, script personalizado, usuários ilimitados, operadores bilíngues, processamento de pedidos e relatórios.

A única diferença entre os planos é que o custo dos minutos adicionais varia para cada um.

Por exemplo, em seu plano de 20 minutos, que inclui aproximadamente 12 a 15 chamadas por mês, cada minuto adicional custa US$ 2,19. No entanto, em seu plano de 500 minutos, os minutos adicionais custam apenas US$ 1,99.

Prós

• Sem taxa de configuração : nenhum dos planos tem taxa de configuração para novas contas.
• Operadoras bilíngues : Todos os planos da VoiceNation incluem operadoras de telefonia bilíngues.
• Sem custos extras : VoiceNation não cobra taxas extras para feriados ou chamadas fora do horário comercial.
• Recuperação de desastres : VoiceNation tem um plano de continuidade de negócios para manter o negócio funcionando em caso de desastres naturais.

Contras

• Gerente de sucesso : Um gerente de sucesso dedicado é limitado a planos superiores.
• Chamadas de saída : VoiceNation cobra 10 centavos por minuto para chamadas de saída.

AnswerConnect

AnswerConnect é um serviço de atendimento que fornece às empresas recepcionistas virtuais ao vivo para lidar com chamadas e mensagens 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Ao contrário dos outros serviços de atendimento telefônico em nossa lista, o pacote básico do AnswerConnect começa em $ 325 mensais por 200 minutos, tornando o AnswerConnect menos adequado para pequenas empresas que não precisam de tantos minutos de cobertura.

Preços

O AnswerConnect tem três planos de serviços principais que variam entre US$ 325 e US$ 475 por mês.

A partir daí, eles anunciam 13 planos adicionais, aos quais se referem como “Planos Maiores”, em seu site. Os planos maiores cobrem até 100.000 minutos de cobertura por mês.

Aqui está um resumo de cada plano de preços:

Todos os planos incluem script personalizado, atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana, suporte por chat ao vivo, agendamento de compromissos e integração de calendário e CRM.

Prós

• Integrações : AnswerConnect integra-se com CRMs populares, como Salesforce, Zoho, Slack, Google Analytics e HubSpot.
• Chamada de vídeo : AnswerConnect oferece suporte a chamada de vídeo via Teleport em planos superiores.
• Plantio de árvores : AnswerConnect planta uma árvore por cliente por mês.

Contras

• Taxa de configuração : ao contrário do VoiceNation, o AnswerConnect cobra uma taxa única de configuração de $ 49,99 em todos os planos, exceto o plano Growth.
• Cobrança de 60 segundos : todas as chamadas são arredondadas para o minuto mais próximo. Por exemplo, se uma chamada durar um minuto e dois segundos, você será cobrado por dois minutos.
• Cobranças por serviços : O AnswerConnect cobra por suporte bilíngue, retransmissão verbal ao vivo e prompts de voz.

Abby Connect

Abby Connect é um serviço de atendimento telefônico baseado em Las Vegas que fornece uma equipe dedicada de recepcionistas virtuais para atender suas chamadas e mensagens de bate-papo ao vivo.

Alguns dos recursos do Abby Connect incluem atualizações de dados do cliente, músicas personalizadas e agendamento de compromissos. O Abby Connect também possui um recurso de “transferência morna” onde a recepcionista fornece todos os detalhes antes de transferir a chamada para o seu cliente.

Preços

Abby Connect oferece três planos mensais de $ 299 a $ 1199. Aqui está um resumo de cada plano:

• Plano de recepcionista 1 : 100 minutos de recepcionista por US$ 299 por mês.
• Plano de recepcionista 2 : 200 minutos de recepcionista por US$ 549 por mês.
• Plano de recepcionista 3: 300 minutos de recepcionista por US$ 1.199 por mês.
• Plano de bate-papo ao vivo 1 : 10 bate-papos engajados por $ 129 por mês.
• Plano de bate-papo ao vivo 2 : 30 bate-papos engajados por US$ 299 por mês.
• Plano de bate-papo ao vivo 3 : 50 bate-papos engajados por US$ 469 por mês.
• Abby 10 Plano 1 integrado : Seu plano de recepcionista + 10 bate-papos ao vivo por US$ 99. Você economiza $ 30 por mês.
• Abby 30 Plano 2 integrado : Seu plano de recepcionista + 30 bate-papos ao vivo por $ 249. Você economiza $ 50 por mês.
• Abby 50 Plano 3 integrado : Seu plano de recepcionista + 10 bate-papos ao vivo por $ 399. Você economiza $ 70 por mês.

Prós

• Avaliação gratuita : Abby Connect tem um plano de avaliação gratuita de 14 dias.
• Correio de voz personalizado : o Abby Connect oferece soluções personalizadas de correio de voz para aqueles que as preferem em vez de mensagens escritas.
• Recurso de gravação de chamadas : você tem a opção de adicionar gravação de chamadas à sua conta.
• Gerente de sucesso dedicado : Todos os planos são suportados por um gerente de contas dedicado e uma equipe de cinco a sete recepcionistas virtuais.
• Bloqueio de chamadas : você pode bloquear chamadores indesejados e spammers para economizar minutos.

Contras

• Cobranças adicionais para serviço 24 horas por dia, 7 dias por semana : Abby Connect cobra uma taxa extra pelo uso de seus serviços fora do horário comercial.
• Incremento de 30 segundos : se uma chamada durar um minuto e 10 segundos, você será cobrado por um minuto e 30 segundos.
• Sem interrupção de chamadas : o Abby Connect não permite que você escute chamadas ao vivo entre o agente de atendimento telefônico e o cliente.

Um serviço de atendimento telefônico é diferente de um call center?

O foco principal de um serviço de atendimento telefônico é fornecer um toque humano aos clientes telefônicos, incluindo direcionar chamadas e anotar mensagens. Os call centers, por outro lado, podem oferecer suporte adicional ao cliente.

Em geral, os call centers lidam com necessidades de atendimento ao cliente mais complexas, como processamento de pedidos, suporte técnico e resolução de reclamações. Eles também podem usar ferramentas e softwares avançados para gerenciar as interações com os clientes por telefone, e-mail e chat ao vivo.

Aqui estão algumas outras diferenças entre um serviço de atendimento telefônico e um call center:

• Scripts : os call centers geralmente contam com scripts complexos que podem fazer com que seus representantes de atendimento ao cliente pareçam scripts, enquanto os serviços de atendimento telefônico usam scripts simples para garantir conversas naturais com os clientes.
• Duração da chamada : os call centers se concentram em lidar com chamadas complexas que exigem muita atenção com longas durações. Os serviços de atendimento telefônico priorizam o atendimento de um grande volume de chamadas mais curtas, de um a dois minutos.
• Roteamento de chamadas : os serviços de atendimento telefônico encaminham as chamadas para a pessoa apropriada para lidar com a consulta. Por outro lado, os call centers atendem as chamadas respondendo a todas as perguntas dos clientes e lidando com as próprias solicitações.

Como funcionam os serviços de atendimento telefônico?

Os serviços de atendimento telefônico funcionam fornecendo um indivíduo ou uma equipe de operadores treinados que atendem chamadas no lugar de sua empresa.

Veja como o processo normalmente funciona:

1. Encaminhar linhas telefônicas : você encaminha suas linhas telefônicas para o número de telefone do serviço de atendimento telefônico.
2. Atender chamadas : Quando uma chamada é recebida, a operadora atende a chamada usando o seu nome ou o da sua empresa e segue um conjunto de instruções fornecidas por você.
3. Filtrar chamadas : O operador filtra a chamada para determinar sua importância e garante que ela seja direcionada à pessoa certa.
4. Transferir chamadas : Se a chamada for urgente ou exigir atenção imediata, o operador transfere a chamada para a pessoa ou departamento apropriado dentro de sua empresa.
5. Acompanhamento : O serviço de atendimento telefônico acompanha os chamadores para garantir que suas necessidades sejam atendidas e que suas perguntas sejam respondidas.

Digamos que você administre uma loja online que vende joias feitas à mão. Você é uma operação de uma pessoa, então você é responsável por tudo, desde fazer as joias até embalar e enviar pedidos. Você também é quem responde às perguntas dos clientes, incluindo telefonemas.

Você descobre que atender ligações toma muito do seu tempo e o distrai de outras tarefas importantes. Você também se preocupa em perder chamadas quando está ocupado ou fazendo uma pausa.

É aqui que um serviço de atendimento telefônico pode ajudar. Ele permite que você se concentre em seu trabalho sem se preocupar em perder chamadas importantes ou ser interrompido por outras não urgentes.

Os operadores do serviço de atendimento recebem mensagens, encaminham consultas urgentes para você por e-mail ou texto e fornecem informações comerciais básicas, como horário de funcionamento da loja e políticas de devolução.

Isso não apenas economiza tempo, mas também ajuda a manter uma imagem profissional para o seu negócio.

Como você pode ver, um serviço de atendimento telefônico oferece uma maneira eficiente de gerenciar suas chamadas recebidas, evitando os custos de atendimento ao cliente decorrentes da contratação de pessoal adicional ou do investimento em sistemas telefônicos caros.

Razões para usar um serviço de atendimento telefônico

Um serviço de atendimento telefônico pode fornecer tratamento de chamadas consistente e profissional, economizar tempo e dinheiro e melhorar a experiência do cliente fora do horário comercial.

Aqui estão algumas razões pelas quais você pode considerar usar um serviço de atendimento telefônico:

Cada chamada é atendida

Uma grande vantagem de usar um serviço de atendimento telefônico é que todas as chamadas são atendidas , independentemente do horário ou volume de chamadas.

Isso ajuda a criar lealdade e confiança com os clientes que valorizam a conveniência de poder falar com um operador ao vivo a qualquer momento.

Seus serviços estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que é ideal para empresas com base de clientes internacionais, pois os clientes podem ligar de diferentes fusos horários.

Além disso, ter uma pessoa disponível para lidar com as chamadas recebidas também pode ajudar a evitar oportunidades de vendas perdidas, pois os clientes que não conseguem entrar em contato com sua loja podem entrar em contato com um concorrente.

Economiza tempo e dinheiro

Ao terceirizar o atendimento de chamadas para uma equipe dedicada, você pode liberar sua própria equipe para se concentrar em outras tarefas essenciais, como atendimento de pedidos e marketing.

Isso é particularmente valioso para pequenas empresas de comércio eletrônico com recursos limitados.

Alguns serviços cobram uma taxa mensal fixa, enquanto outros cobram por chamada ou minuto, para que você possa escolher um plano que se encaixe no seu orçamento e requisitos de uso.

Ajuda você a dimensionar seus negócios

A terceirização do atendimento de chamadas para um serviço de atendimento telefônico pode ajudá-lo a dimensionar sua loja online enquanto você se concentra no crescimento do negócio.

De acordo com um estudo da Usabilla, a maioria dos clientes prefere ter um ser humano real atendendo suas ligações, em vez de robôs ou autoatendimentos.

Não importa o quão rápido sua empresa cresça, você pode oferecer um nível de serviço personalizado que pode ajudar a construir a fidelidade e a confiança do cliente.

Erros a evitar ao contratar um serviço de atendimento telefônico

Ao contratar um serviço de atendimento telefônico, você deve evitar erros comuns, como contratar um serviço com pouca ou nenhuma experiência no setor, horário de funcionamento limitado e falta de atendentes bilíngues.

Falta de experiência na indústria de comércio eletrônico

Um provedor de serviços de atendimento telefônico pode não ser capaz de oferecer o nível de suporte de que você precisa, levando a uma experiência ruim para o cliente.

Por exemplo, se um cliente ligar para uma loja de moda on-line e o operador não estiver familiarizado com a terminologia do setor, o cliente poderá perder a confiança em sua empresa.

Isso pode levá-los a cancelar a compra e, em vez disso , levar seus negócios para outro lugar.

É por isso que é crucial selecionar um serviço de atendimento telefônico com experiência no setor que entenda seus requisitos específicos e possa fornecer suporte ao cliente de alto nível.

Falta de Agentes Bilíngues

Contratar um serviço de atendimento telefônico sem agentes bilíngues pode ser um erro caro se você tiver uma base de clientes diversificada.

No mercado global de hoje, é importante ter agentes que falem mais de um idioma para atender clientes que preferem se comunicar em seu idioma nativo. A falta de agentes bilíngues pode levar a problemas de comunicação, frustração e perda de negócios.

Por exemplo, se você vende produtos de beleza para clientes no Canadá, contratar apenas agentes que falam inglês pode resultar na perda de vendas de clientes que falam francês.

Da mesma forma, as lojas on-line com sede nos EUA devem procurar fornecedores proficientes em inglês e espanhol.

Não ter expectativas realistas

É importante ter expectativas realistas sobre o que os atendentes podem ou não fazer.

Alguns donos de empresas esperam que o serviço trate completamente todas as dúvidas dos clientes, o que pode não ser viável dependendo da complexidade das questões.

Você deve comunicar suas expectativas ao provedor de serviços e trabalhar em conjunto para desenvolver um plano que atenda às suas necessidades.

Por exemplo, você pode querer que o serviço trate de consultas básicas, como prazos de entrega, mas para questões complexas ou suporte técnico, encaminhar a ligação para um especialista da sua empresa pode ser a melhor opção.

Pensamentos finais

Escolher o serviço de atendimento telefônico certo pode reduzir significativamente sua carga de trabalho e melhorar a qualidade do atendimento ao cliente.

Existem vários serviços de atendimento telefônico para escolher, cada um com seus pontos fortes e fracos. Escolha um provedor de serviços que possa atender às suas necessidades, esteja você procurando suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, agentes bilíngues ou conhecimento específico do setor.

Com o serviço de atendimento telefônico certo ao seu lado, você pode direcionar sua atenção para a expansão de seus negócios , garantindo que seus clientes sejam bem atendidos.