Terceirização de funções de RH: tudo o que você precisa saber

Publicados: 2020-05-09

Ao contrário de algumas décadas atrás, a relação empregado-empregador evoluiu para uma via de mão dupla. Onde antes todas as expectativas eram apresentadas pelo empregador, os tempos mudaram. Hoje, existe uma competição acirrada entre grandes e pequenas empresas para atrair os melhores talentos; as marcas estão correndo para superar as expectativas de seus funcionários.

Desde uma gama de benefícios até o fornecimento de um ambiente de trabalho revolucionário, as marcas estão percebendo rapidamente a importância de manter seus funcionários felizes. Como resultado dessa evolução, o papel dos recursos humanos está se tornando cada vez mais complexo e, em muitos casos, demorado. Apesar disso, muitas grandes organizações optam por operar suas funções de RH internamente.

No entanto, empresas menores não têm tempo ou dinheiro para contratar uma equipe de especialistas em RH. Como resultado, muitos recorrem à terceirização para se manterem competitivos. Não é de surpreender que essa tendência tenha se mostrado benéfica para as pequenas empresas. Considere estas estatísticas:

As empresas que fazem parceria com uma organização profissional de empregadores crescem a uma taxa de 7% a 9% ao ano. Ao mesmo tempo, eles estão reduzindo a rotatividade de funcionários em 12% a 14%.
As empresas que usam uma organização profissional de empregadores geram um ROI de 27% em seus investimentos. Isso se baseia exclusivamente nas economias feitas pela terceirização.

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Índice mostra

Terceirização de funções de RH:
- Prós de terceirizar funções de RH:
- Contras de terceirizar funções de RH:
Funções de RH mais comumente terceirizadas:
Funções de RH que a maioria das empresas mantém internamente:
Entenda quais funções de RH são “críticas” para sua organização:
- Desenvolva uma lista de funções de RH que você deseja terceirizar:
- Encontre soluções de tecnologia:
- Mergulhe fundo na pesquisa de parceiros de terceirização:
- Crie uma equipe de coordenadores de RH:
Conclusão

Terceirização de funções de RH:

Embora um software de RH como o CakeHR cuide de várias funções demoradas de RH, como controle de tempo, agendamento de turnos e atendimento (entre muitos outros), ainda existem áreas que exigem o toque humano.

Terceirizar essas funções pode parecer a escolha certa. Mas as decisões de negócios raramente são preto no branco. PEOs são ótimos para empresas menores. À medida que sua empresa cresce, você desejará controlar algumas das principais funções de RH que têm influência direta sobre o crescimento de seus negócios.

Em outras palavras, só porque a terceirização de RH funcionou para outras pessoas, não há garantia de que sua empresa se beneficiará do mesmo. Antes de mergulhar na pesquisa de um parceiro terceirizado de RH, exija a devida diligência.

Considere estes prós e contras da terceirização de RH:

Prós de terceirizar funções de RH:

Como mencionado anteriormente, existem alguns grandes benefícios em terceirizar as funções de RH. Algumas delas são:

A eficiência de custos deve ser uma das principais vantagens da terceirização de qualquer função do negócio. O RH não é exceção. Não ter que contratar (e reter) uma equipe especializada de especialistas em RH pode se traduzir em economias significativas, especialmente para empresas menores.
O acesso à experiência que uma organização pode não ter em sua equipe é outra grande vantagem da terceirização de RH. Do conhecimento jurídico ao processamento eficiente e preciso da folha de pagamento, a terceirização de RH pode eliminar as tarefas mais meticulosas e cruciais do processo de RH.
O acesso à tecnologia de RH de última geração é um benefício semelhante à terceirização de funções de RH.
A melhor alocação de recursos internos é outra vantagem notável da terceirização de certas funções de RH. Afinal, você não quer seus recursos de RH caros e altamente qualificados trabalhando na preparação de cursos de treinamento sobre assédio sexual quando existem empresas de treinamento corporativo que podem fazer a tarefa mais rapidamente e com menor custo.
A terceirização permite uma resolução mais eficiente de conflitos . A razão é que esses conflitos internos são levados a terceiros que podem resolver o conflito sem qualquer tipo de preconceito.

Embora esses benefícios da terceirização tenham um peso significativo, você precisa fazer outras considerações.

Contras de terceirizar funções de RH:

A terceirização de funções que lidam com a vida de seus funcionários para terceiros certamente terá algumas repercussões negativas. Os mais comuns são:

A interrupção na promoção da cultura corporativa é uma desvantagem óbvia da terceirização de funções de RH. As empresas de terceirização de RH lidam com folha de pagamento, benefícios dos funcionários, resolução de conflitos e processos de aquisição de talentos para várias empresas. Na maioria dos casos, eles têm seus próprios procedimentos definidos para realizar essas tarefas. Sua maneira de lidar com situações relevantes para essas tarefas pode ser drasticamente diferente de como sua organização funciona.
As lacunas de comunicação são mais uma vantagem inesperada da terceirização de funções de RH. A maioria das empresas espera uma entrega rápida de tarefas e resultados de seus parceiros de terceirização. No entanto, muitos se esquecem de levar em consideração o tempo para enviar uma comunicação ao parceiro de terceirização e o tempo necessário para obter uma resposta. Isso coloca os problemas mais prementes no caso da resolução de conflitos. Se você tiver um departamento de RH interno, um funcionário pode simplesmente ir até ele para discutir seus problemas e trabalhar para resolvê-los. No entanto, no caso de um parceiro terceirizado, é lógico esperar algum atraso. Esse atraso pode aumentar os problemas.
A perda de controle é outra desvantagem conhecida da terceirização. Não se envolver em decisões e processos pode não ser um problema com o parceiro certo. Mas, causa algum tipo de desconforto para muitos empresários.
Manter a integridade dos dados também se torna um desafio no caso da terceirização de RH. Embora a maioria dos contratos de terceirização tenha uma cláusula de confidencialidade, os seres humanos são imprevisíveis, e dar acesso aos dados protegidos de seu funcionário ainda pode sair pela culatra.

Tendo em mente essas possíveis armadilhas da terceirização de funções de RH, fica claro que terceirizar todo o seu departamento de RH não é uma boa ideia.

Funções de RH mais comumente terceirizadas:

Mesmo que você ignore essas desvantagens que acabamos de discutir, a terceirização de um departamento inteiro tem outras repercussões. Para começar, a terceirização do departamento provavelmente significará que muitos recursos atuais terão que ser dispensados. Isso pode potencialmente criar um ambiente negativo em seu escritório, com funcionários de diferentes departamentos se perguntando se o trabalho deles também está em risco.

Tendo isso em mente, vamos falar sobre as funções de RH mais comumente terceirizadas:

Contratação em massa: Contratar o talento certo é um processo meticuloso que envolve várias etapas. Fazer isso em grande escala pode se tornar um pesadelo administrativo ainda maior e deixar seus recursos sem tempo para se concentrar em tarefas estratégicas.
O processamento da folha de pagamento é outra função de RH terceirizada com muita frequência, mesmo entre organizações maiores que empregam vários recursos de RH. A razão é que a folha de pagamento é uma tarefa demorada e, ao mesmo tempo, erros no processamento da folha de pagamento podem ser muito caros para qualquer empresa. Felizmente, com as próximas tendências no setor de folha de pagamento, espera-se que esses problemas acabem desaparecendo.
A administração de benefícios é outra tarefa demorada que é crítica para o bom funcionamento de vários departamentos dentro de uma organização.

Outras áreas de RH que são comumente terceirizadas em pessoal temporário e triagem de antecedentes.

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Funções de RH que a maioria das empresas mantém internamente:

Agora vamos falar sobre a maioria das funções de RH que geralmente são mantidas internamente:

O Desenvolvimento de Talentos tende a ser uma iniciativa interna para a maioria das organizações, independentemente de seu tamanho. A razão por trás disso é bastante direta: os empresários investem em seus funcionários e os ajudam a desenvolver as habilidades mais relevantes para o crescimento de sua organização. Embora a maioria dessas habilidades tenha aplicações universais, elas são desenvolvidas tendo em mente os interesses da marca e os processos da empresa. Assim, para garantir que esse alinhamento seja alcançado, é importante que o treinamento seja ministrado por alguém que tenha conhecimento profundo dos objetivos e processos organizacionais.
A estratégia de RH é outro aspecto do departamento de RH que é mantido principalmente internamente, e o motivo é óbvio. As estratégias de RH de longo e curto prazo precisam estar absolutamente alinhadas com os objetivos de negócios e, portanto, a estratégia de RH só pode funcionar com eficiência quando é feita internamente.
Muitas vezes, o gerenciamento de mudanças é parcialmente terceirizado, mas a implementação final fica confinada dentro da organização. A maioria das empresas que terceirizam esse aspecto do RH contrata apenas consultores para desenvolver uma estratégia de gerenciamento de mudanças. A implementação final da estratégia, no entanto, requer interação consistente dos gerentes de RH e gerentes de departamentos operacionais. Para facilitar a comunicação, o gerenciamento de mudanças geralmente é realizado com a ajuda de recursos internos.
As funções de HR Advisory também são mantidas internamente, devido à necessidade de uma comunicação rápida e fluida. Além disso, para executar as funções de assessoria com eficiência, o recurso precisa ter um conhecimento profundo dos objetivos organizacionais e como o sistema de RH facilitará o alcance desses objetivos. Esse nível de compreensão raramente é encontrado em parceiros externos.

Entenda quais funções de RH são “críticas” para sua organização:

Agora que conhecemos os prós e os contras de terceirizar funções de RH, e sobre as funções que são mais comumente terceirizadas, deve ter ficado claro que as funções de RH que são realmente terceirizadas variam entre as diferentes organizações.

Dito isso, existem algumas etapas comuns que as organizações devem seguir para garantir uma parceria de terceirização tranquila que gere um ROI positivo.

Como mencionado anteriormente, estes variam de organização para organização. Você precisa considerar as funções de RH que lidam com dados confidenciais de seus funcionários, juntamente com as funções que influenciarão as operações do dia a dia em seu local de trabalho.

Pense nos objetivos de curto e longo prazo da sua empresa. Pense em como o RH o ajudará a atingir essas metas. Dessa forma, você saberá quais funções precisa ter sob seu controle direto para gerar resultados estratégicos.

Desenvolva uma lista de funções de RH que você deseja terceirizar:

Depois de executar a etapa anterior corretamente, esta etapa é concluída quase automaticamente. Tudo o que você precisa fazer agora é listar funções importantes de RH que não foram listadas na etapa anterior.

Não hesite em editar a lista anterior ao criar a lista de “funções a terceirizar”. Lembre-se de que muitas empresas terceirizam funções críticas de negócios, como recrutamento e compliance de RH. A decisão de terceirizar não depende apenas das considerações de custo e controle. Considere a experiência que você tem em sua equipe. Qualquer coisa que sua equipe interna não consiga lidar é um item em potencial da lista de “funções para terceirizar”.

Encontre soluções de tecnologia:

Antes de pesquisar sobre parcerias de terceirização, faça uma pausa e procure soluções tecnológicas que possam resolver pelo menos algumas de suas necessidades de terceirização. Por exemplo, no caso de organizações menores, o processamento da folha de pagamento pode ser feito de forma eficiente com a ajuda de um software.

Da mesma forma, o CakeHR oferece recursos como controle de tempo, gerenciamento de atendimento e agendamento de turnos. Todas essas são tarefas críticas de RH que exigem tempo e recursos substanciais.

Além de ser mais econômico do que um parceiro terceirizado, depender da tecnologia também reduz a margem de erro humano.

Mergulhe fundo na pesquisa de parceiros de terceirização:

As soluções de tecnologia não podem cuidar de todas as suas necessidades de terceirização de RH. É aqui que entram os parceiros de terceirização de RH.

Cada organização tem seu próprio entendimento dos critérios de compatibilidade para terceirizar parceiros. Esses critérios têm importância crucial no caso da terceirização de RH.

A razão para isso é que não é aconselhável alternar entre empresas de terceirização de RH com frequência. Na verdade, ao procurar um parceiro terceirizado, seu objetivo deve ser encontrar um com quem você possa trabalhar nos próximos anos.

Entenda que o RH lida com seus funcionários. Com o tempo, eles conhecerão os representantes de seu parceiro terceirizado e se sentirão à vontade com eles. Este conforto é crucial para o departamento de RH, a fim de realizar suas funções com tranquilidade.

Outro motivo para encontrar um parceiro de terceirização confiável e promover um relacionamento de longo prazo com ele é que isso os ajudará a desenvolver uma compreensão do seu negócio e como você espera que as funções de RH facilitem o crescimento. A troca frequente de fornecedores de terceirização apenas atrasará as entradas de que você precisa de uma equipe de RH especializada para alimentar o crescimento de sua empresa.

Crie uma equipe de coordenadores de RH:

A terceirização com certeza vai tirar uma carga significativa de seus ombros. Mas ainda há necessidade de algum nível de supervisão. Você precisa de um recurso interno que possa coordenar com o fornecedor terceirizado e garantir que não haja falhas de comunicação.

Caso você tenha decidido terceirizar apenas algumas funções, é hora de decidir quais recursos de sua equipe de RH existente serão responsáveis por uma coordenação suave e sem confusão com seus parceiros de terceirização.

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Conclusão

A terceirização nunca é uma decisão fácil para qualquer empresa. Exige tempo e diligência para ser viável. Dito isso, no caso de RH, a estratégia certa de terceirização pode reduzir sua carga de trabalho e, ao mesmo tempo, proporcionar um ROI positivo. Ele também pode realmente acelerar o crescimento do seu negócio.

 Este artigo é da autoria de Costa Lamprou. Costa é o chefe de PPC da The Elearning Industry Network. Com experiência em tudo, desde desenvolvimento de produtos e vendas até treinamento e PPC, Costa ajuda empresas de eLearning a atingir todo o seu potencial de geração de leads. Quando não está ajudando os clientes a obter sucesso, Costa gosta de expandir seus horizontes de marketing com a ajuda de cursos de eLearning.