Terceirização de serviços de contabilidade para pequenas empresas: o guia definitivo

Hoje, a terceirização de serviços contábeis para pequenas empresas tornou-se uma prática comum. Por quê?

Isso ocorre porque os proprietários de empresas podem acessar uma equipe de contabilidade virtual treinada e experiente a custos mais baixos. Mais importante ainda, contadores externos podem ajudar sua pequena empresa a crescer mais rápido e funcionar melhor, permitindo que você se concentre em suas funções principais de negócios.

No entanto, há algumas coisas a serem observadas antes de contratar uma equipe que ofereça serviços terceirizados de contabilidade e escrituração . Também é uma boa ideia escolher os serviços de contabilidade que você deseja terceirizar.

Nesse sentido, vamos explorar as vantagens de terceirizar serviços de contabilidade quando for um bom momento para fazê-lo, as coisas que você deve ter em mente antes de terceirizar e quais serviços você pode terceirizar.

Terceirização de serviços contábeis

Terceirizar serviços de contabilidade e escrituração significa contratar um terceiro para realizar suas tarefas contábeis.

A equipe externa que você contratar pode colaborar com sua equipe interna. Alternativamente, eles também podem oferecer serviços de contabilidade 360 ​​graus, para que você possa contratá-los sem ter funcionários para esse trabalho.

Quando você deve considerar serviços terceirizados de contabilidade e escrituração?

A terceirização de serviços contábeis para pequenas empresas pode parecer uma boa opção quando:

• Sua pequena empresa não consegue encontrar um candidato adequado para ser contratado como funcionário em tempo integral a custos acessíveis.
• Seus funcionários em tempo integral estão de licença médica, de férias ou de férias por qualquer motivo.
• Sua empresa está crescendo e buscando oportunidades para dimensionar seus serviços de escrituração e contabilidade.

5 benefícios da terceirização de serviços contábeis para pequenas empresas

Por que terceirizar os serviços de contabilidade e preparação de impostos ?

Aqui estão algumas das vantagens que você pode experimentar após a terceirização:

1. Economiza tempo

Com o crescimento do seu negócio , você se verá gastando menos tempo para escalar seu negócio e mais tempo focando em sua receita e suas despesas.

Em vez disso, você pode concentrar seu tempo, esforço e recursos na criação e implementação de estratégias de negócios terceirizando a contabilidade, a contabilidade e outras tarefas administrativas.

Essa prática não apenas trará mais receita, mas também ajudará você a construir relações mais fortes com seus clientes.

2. Acesso à experiência

Outra vantagem da terceirização de serviços contábeis para pequenas empresas é que ela oferece a possibilidade de contratar um profissional com alto nível de especialização na área. Para se manter relevante e à frente na corrida, as empresas terceirizadas de contabilidade e escrituração continuam aprimorando suas habilidades e qualificações.

Além disso, a terceirização desse serviço abre a porta de entrada para uma equipe de especialistas especializados em contabilidade. Você pode ter certeza de que suas tarefas de escrituração e contabilidade estão em mãos experientes e confiáveis.

3. Minimiza os custos

Muitas empresas cometem o erro de pensar que os serviços de terceirização incorrerão em custos adicionais e, portanto, desnecessários. No entanto, não é assim.

A terceirização de serviços contábeis permite reduzir suas despesas sem reduzir a qualidade do serviço. Além disso, você pode economizar o dinheiro pago em salários, material de escritório, benefícios e impostos para funcionários em período integral ou meio período.

Além disso, o processo de contratação de pessoal interno é um trabalho rigoroso, consumindo seus custos e recursos.

Portanto, contratar uma equipe de contabilidade terceirizada costuma ser mais econômico do que contratar funcionários internos para o mesmo trabalho.

4. Menos chance de fraude

As pequenas e médias empresas provavelmente terão apenas uma pessoa no comando de suas tarefas contábeis. Eles confiam cegamente nesse funcionário sem qualquer responsabilidade ou controles internos em vigor. Isso pode aumentar as chances de escrever despesas falsas ou manipular os livros.

Por outro lado, os serviços de contabilidade terceirizados permitem que várias pessoas examinem seus relatórios e livros de transações, reduzindo a chance de fraude.

5. Maior chance de escalar a contabilidade

Se apenas uma pessoa for designada para a contabilidade de sua empresa, ela provavelmente se sentirá sobrecarregada com o trabalho em pouco tempo. Nesse caso, as chances desse funcionário detectar uma anomalia nos livros podem ser baixas.

Com uma equipe dedicada de contadores, no entanto, você terá maiores chances de detectar anomalias devido à sua experiência nas melhores práticas contábeis.

Além disso, a equipe externa terá disponibilidade e mão de obra suficientes para dimensionar seus serviços com facilidade, sem qualquer atraso.

O que procurar em serviços de contabilidade terceirizados

Então, você decidiu a favor da terceirização de serviços de contabilidade para pequenas empresas. Excelente!

O próximo passo envolve a escolha de uma empresa que seja adequada para seus objetivos e sua ética de trabalho. Em outras palavras, sua qualidade de desempenho deve estar alinhada com seus objetivos.

Ao mesmo tempo, é somente quando eles demonstram profissionalismo e constroem confiança que você pode contar com eles para cuidar de seus livros contábeis.

Como você escolhe a empresa de contabilidade certa, no entanto? Aqui estão algumas perguntas a serem feitas antes de contratar um serviço de contabilidade terceirizado:

• Você precisa de serviços básicos de contabilidade e escrituração contábil, como lançamentos contábeis manuais ou escrituração financeira? Ou você precisa de serviços adicionais, como execução de folha de pagamento ou serviços de declaração de impostos? (mais sobre isso mais abaixo)
• Qual o esquema de pagamento que o escritório de contabilidade terceirizado segue - cobrando mensalmente, por hora, ou qualquer outro método?
• Qual é o seu orçamento mensal para contabilidade e escrituração?
• A empresa que você quer contratar tem as qualificações e experiência certas? Eles entregaram resultados consistentemente de alta qualidade no passado?
• A empresa de serviços de contabilidade sincroniza com seu software de contabilidade preferido, como Xero, QuickBooks, Wave ou FreshBooks?
• Eles são flexíveis o suficiente para se ajustarem às suas necessidades de mudança no futuro?
• Eles mantêm a privacidade e a segurança dos dados ao lidar com os dados contábeis e financeiros de seus clientes?

Quais serviços de contabilidade você pode terceirizar?

Os serviços de contabilidade e escrituração que você pode terceirizar incluem, mas não estão limitados a:

• Contabilidade de fim de ano

Isso envolve a preparação de relatórios de final de ano para serem apresentados em assembleias gerais e enviados aos acionistas. Mais especificamente, você pode precisar reunir suas demonstrações financeiras e recibos, ajustar as entradas e planejar seu orçamento para o próximo ano.

O final do ano fiscal é a época mais movimentada do ano para a maioria das empresas. Portanto, a terceirização de seus requisitos contábeis de final de ano pode ajudá-lo a evitar gargalos de última hora.

• Folha de pagamento

Você pode precisar preparar declarações de salários de funcionários, calcular pagamentos de bônus e pagar comissões. Ao terceirizar os serviços de administração de folha de pagamento, você pode garantir que nunca perca a conformidade fiscal ou o prazo da folha de pagamento.

• Elaboração de declarações fiscais

Uma empresa de contabilidade externa pode preparar seu imposto sobre vendas, imposto periódico e outras declarações. Eles também podem facilitar o processamento e planejamento de impostos, declarações trimestrais e arquivamentos múltiplos.

• Gerenciamento de razão

Você pode minimizar o risco de incorrer em dívidas de clientes terceirizando serviços de contabilidade para pequenas empresas. Particularmente, a empresa de contabilidade virtual pode ajudá-lo com o gerenciamento do livro de vendas de curto ou período fixo.

O gerenciamento de razão de serviço completo também pode estar em sua agenda. Como eles usam as ferramentas e softwares de gerenciamento de contabilidade mais recentes, eles podem fornecer os serviços de contabilidade da melhor qualidade para sua empresa.

• Auditoria interna

A terceirização de seus requisitos de auditoria interna abre as portas para serviços de configuração de funções de auditoria interna de alto nível.

Quando você contrata consultores de auditoria interna de fora, eles também podem ajudar na criação de manuais de procedimentos e políticas, revisões de desempenho estratégico e revisões precisas de melhoria de eficiência.

• Gerenciamento de fluxo de caixa

Você pode contar com uma empresa terceirizada de serviços de contabilidade para entender suas vendas e despesas projetadas primeiro. Em seguida, eles identificarão áreas problemáticas analisando contas a pagar, contas a receber, política de crédito, estoque e outros componentes.

Essa tarefa os ajudará a prever todas as entradas e saídas de caixa do seu negócio durante um período de tempo. Por sua vez, essas projeções de fluxo de caixa podem ajudá-lo na captação de recursos, orçamento e planejamento de negócios.

• Serviços de consultoria de avaliação

Você precisa ter em mente as melhores práticas de avaliação para atender aos requisitos complexos de relatórios de avaliação fiscal e financeira de sua empresa. Novamente, realizar esta tarefa pode não ser possível para você devido à falta de tempo.

Uma equipe externa de consultoria de avaliação oferece serviços de avaliação de qualidade para ativos intangíveis, propriedades intelectuais, impostos e seu negócio como um todo. Eles também podem fornecer uma avaliação para derivativos, remuneração baseada em ações e prêmios em ações, entre outros.

• Excel Contabilidade

É crucial lembrar que as soluções contábeis nunca são uma coisa de tamanho único. Diferentes empresas terão diferentes quantidades de dados financeiros. Assim, pode ficar difícil para os gerentes de contabilidade internos realizar entradas manuais no Excel ou mostrar os dados corretamente no Excel.

A terceirização desse trabalho garante que você obtenha soluções personalizadas, como integração de pasta de trabalho com fontes de dados externas.

Importar dados do Excel para o software baseado em nuvem e automatizar o trabalho repetitivo manual criando macros são tarefas diárias para contadores terceirizados do Excel.

• Relatório financeiro

Os relatórios financeiros fornecem informações sobre o desempenho da sua empresa durante um determinado ano financeiro. É por isso que a análise e os relatórios se tornaram tarefas cruciais para as empresas hoje.

Você precisa preparar e analisar demonstrações de lucros e perdas, balanços, demonstrações de reconciliação bancária, demonstrações de fluxo de caixa, relatórios de análise de negócios e relatórios de análise de operações. Devido à sua escassez de tempo, você pode terceirizar essas tarefas para uma equipe externa de especialistas.

A terceirização de suas tarefas de relatórios financeiros também pode lhe dar acesso a serviços de bônus. Isso pode incluir a preparação de relatórios de impostos sobre vendas, relatórios de vendas e relatórios de compras.

• Processamento de faturas

Para otimizar suas operações comerciais, você deve considerar o número de faturas processadas por mês, o número de pessoas envolvidas no processamento de faturas, o tempo necessário para processar faturas e outras métricas importantes.

No entanto, você pode acabar gastando milhares de dólares por ano apenas para resolver problemas na correspondência de faturas com os respectivos pedidos de compra, respondendo a consultas de fornecedores ou outros defeitos no processamento de faturas.

Uma equipe de contabilidade externa, em vez disso, pode ajudá-lo a validar dados de faturas, digitalizar faturas em papel, registrar transações, criar recibos para faturas de fornecedores e muito mais.

• Conciliação de contas

Este serviço ajuda você a confirmar se o saldo real da conta corresponde ao do extrato bancário correspondente.

A equipe terceirizada de conciliação de contas verificará a exatidão de cada conta, identificando erros e inconsistências e corrigindo devidamente o saldo final.

Por fim, a equipe entregará a você um relatório de reconciliação completo contendo itens pendentes, exceções e cheques pagos.

• Lançamento Manual Manual

Como proprietário de uma pequena empresa, você pode não ter o pessoal necessário para realizar lançamentos manuais no diário. Uma equipe externa de lançamentos contábeis manuais pode inserir com precisão as transações do diário nos livros-razão.

Além de reduzir erros nesse tipo de trabalho, eles podem sugerir melhorias em lançamentos questionáveis ​​ou problemáticos.

O take-away

A escrituração e a contabilidade são funções vitais para todos os negócios, mas também são complexas. Esses trabalhos não apenas exigem tempo, mas também conhecimento especializado. Sem a devida experiência em contabilidade e escrituração, pode haver vários erros e, antes que você perceba, sua empresa pode até falir.

A terceirização de serviços de contabilidade para pequenas empresas, no entanto, traz benefícios significativos. Isso inclui custo-benefício, dimensionamento do número de tarefas e flexibilidade em termos de acordos e contratos.

Para aproveitar essas e outras vantagens, entre em contato com os especialistas em contabilidade da MyTasker. Além de manter suas contas, eles podem melhorar o fluxo de caixa, transformar suas funções financeiras e ajudar sua empresa a crescer.