As 10 principais tarefas que você pode terceirizar este ano

Gerenciar um negócio é um empreendimento demorado e tedioso, e alcançar o sucesso significa dedicar tempo e esforço a atividades importantes. No entanto, você pode estar colocando muito foco em tarefas administrativas repetitivas. Embora essas tarefas sejam críticas para administrar e desenvolver um negócio, você pode estar gastando muito tempo com elas em vez de construir redes e expandir para novos mercados.

Proprietários de negócios experientes sabem que a terceirização os ajuda a automatizar suas operações de back-office e a reter mais tempo para atividades ligadas ao crescimento dos negócios. Se você acredita que sua empresa está perdendo oportunidades valiosas, considere terceirizar suas tarefas mais essenciais.

Aqui está uma lista das coisas que você pode deixar alguém fazer enquanto você trabalha em seu negócio este ano:

1. Gerenciamento de calendário

Para muitas pessoas, agendar e ajustar compromissos não exige muito trabalho. Pelo contrário, o gerenciamento de calendário envolve mais do que apenas configurar lembretes de reuniões e listas de verificação. Também envolve saber o que marcar como urgente, de alta prioridade ou adiável.

Você precisa empregar o pensamento crítico para criar horários que o deixem com tempo suficiente para passar com sua família. Considere contratar um assistente remoto para ajudá-lo a organizar suas reuniões e prioridades para cada dia.

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2. Agendamento de viagens de negócios

Se você viaja muito como empresário, vai querer se concentrar mais em obter o máximo valor de suas viagens. Qualquer pessoa pode reservar um voo ou alugar um carro, mas essas são coisas com as quais você não precisa lidar quando tem uma agenda mais importante para cumprir.

Ter alguém preparando suas viagens economiza muito tempo. Isso evita o trabalho de encontrar as melhores tarifas para passagens aéreas e quartos de hotel. Além disso, você não terá que lidar com a contestação de uma reserva ou assento cancelado. Terceirizá-los para um assistente administrativo remoto oferece tranquilidade.

3. Gerenciamento de e-mail

De acordo com um relatório da CNBC, os americanos passam em média cinco horas por dia verificando seus e-mails. Não há problema em vasculhar boletins informativos, propostas de vendas e convites para eventos, e você não gostaria de perder uma oportunidade em potencial que pode deslizar para sua caixa de entrada.

Então, novamente, você pode fazer muito mais com essas cinco horas gastas classificando e-mails com base em sua importância e enviando respostas adequadas. Por esse motivo, é melhor deixar que outra pessoa faça isso por você. Procure um assistente remoto que tenha atenção aos detalhes e excelentes habilidades de organização para ajudá-lo a encontrar valor em cada comunicação que flui direto para sua caixa de entrada.

4. Atender chamadas

Se você é uma pessoa ocupada, não gostaria de ser incomodado por operadores de telemarketing e outras ligações não essenciais. A melhor forma de contorná-los é contratando uma recepcionista virtual que atenda essas ligações em seu nome, avalie o nível de prioridade e agende um retorno caso você esteja fora do escritório.

Muitos assistentes virtuais têm experiência em recepção, então não deve demorar muito para você encontrar alguém com excelentes habilidades de comunicação. A maneira como você atende chamadas afeta sua reputação, por isso seria melhor contratar uma recepcionista virtual que possa colocar sua empresa em uma boa luz.

5. Gerenciamento de projetos

Você tem um grande projeto em andamento? Você pode ter uma equipe para isso, mas não precisa passar a maior parte do tempo colocando a mão na massa, e há uma boa chance de você ter outros projetos em andamento. Você não pode esperar gerenciar equipes diferentes diretamente.

Seja desenvolvendo um site ou iniciando um curso masterclass online, gerenciar um projeto é uma tarefa complexa. Envolve verificar cronogramas, delegar tarefas, sentar-se com líderes de equipe para resolver problemas recorrentes e garantir que as metas de cada projeto sejam cumpridas.

Felizmente, você pode facilitar tudo isso conseguindo alguém para atuar como um elo de ligação do projeto. O trabalho deles é revisar os relatórios de progresso, tomar decisões menores e coletar informações diretamente de cada equipe. Dessa forma, você não terá que se aprofundar nos detalhes mais sutis para garantir que seus projetos estejam indo bem.

6. Gerenciamento de mídia social

Hoje em dia, é impossível administrar um negócio sem uma presença na mídia social. Os empreendedores dependem de plataformas como Twitter e Facebook para quase tudo que alimente o crescimento de suas marcas. A mídia social permite que você construa sua reputação, influencie as decisões do comprador e busque oportunidades de networking, mas gerenciar seus perfis de mídia social nessas plataformas exige muito tempo e esforço.

A gestão de mídias sociais envolve pesquisar o que o mercado está falando, criar conteúdo alinhado às tendências atuais e buscar seguidores da marca. Tudo isso requer habilidades de gerenciamento de tempo e criatividade. Também existem regras que você precisa seguir, desde saber o melhor momento para publicar conteúdo de mídia social até saber a frequência certa de publicação.

Felizmente, você sempre pode contornar esses desafios simplesmente deixando uma agência ou um freelancer lidar com suas operações de mídia social. Certifique-se de acabar com alguém que tenha experiência comprovada em marketing digital. Seus esforços de construção de marca e networking se beneficiarão imensamente de alguém que sabe como criar conteúdo eficaz e compartilhável e como publicar esse conteúdo para obter o maior número de visualizações e engajamentos.

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7. Papelada e documentação

Independentemente do seu setor, você nunca está isento de processar documentos. À medida que sua empresa cresce, o número de regulamentos que você precisa seguir aumentará e você precisará processar a papelada necessária para cumpri-los. Isso é verdade quando você está convertendo sua configuração de uma LLC de vários membros. Você precisará preparar seus artigos de organização e manter atas de reunião precisas, caso ocorra uma disputa entre os membros.

Do ponto de vista jurídico, a documentação eficaz ajuda a evitar cometer violações e iniciar conflitos desnecessários com outras partes (pense em dispendiosas disputas de patentes). O único problema é que poucos empresários têm tempo ou paciência para fazer qualquer papelada.

Assim como tudo nesta lista, você pode terceirizar a documentação corporativa para o provedor de serviços certo.

De acordo com Benjamin Walker, o fundador e CEO da Transcription Outsourcing, “se você estiver preparando transcrições para grupos focais e reuniões trimestrais, poderá usar um serviço de transcrição online para ajudá-lo a registrar informações com precisão”.

Você também pode fazer com que uma secretária virtual prepare um sistema de arquivamento para todos os seus documentos essenciais.

8. Pesquisa on-line

Se você deseja expandir seus negócios além das fronteiras ou aumentar o número de produtos ou serviços que oferece, é sempre importante fazer uma extensa lição de casa. Você não pode ter um grande plano se não tiver todos os fatos expostos à sua frente. Da mesma forma, você pode se preparar para o fracasso se confiar em palpites ou boatos.

Você deseja que seus planos tenham uma base sólida se estiver buscando objetivos maiores, mas a pesquisa pode levar muito tempo para ser concluída. Além de usar um mecanismo de pesquisa, você também precisa realizar pesquisas, ler artigos e relatórios de marketing e entrevistar pessoas-chave.

Se você não quiser reviver seus dias de faculdade fazendo qualquer pesquisa, considere conseguir uma pessoa para vasculhar as informações de que você precisa. Ter seu pesquisador online que pode trabalhar o tempo todo para gerar insights ajudará a apoiar suas iniciativas, especialmente se você estiver planejando um grande evento ou campanha promocional. Certifique-se de terceirizar sua pesquisa online para alguém que tenha experiência em desenvolvimento de negócios, estatísticas e jornalismo.

9. Manutenção do site

Seu site serve como o principal produtor de oportunidades. Isso ajuda a melhorar sua presença online e envolve pessoas que podem acabar comprando um produto ou se inscrevendo em um serviço. Construir e manter seu site oficial não é algo que você faz sozinho. Requer criatividade e conhecimento técnico para executar um site bem projetado, intuitivo e funcional.

Além disso, você também precisa garantir que seu site esteja adequadamente protegido contra as ameaças mais recentes. A instalação de plug-ins de segurança e a conformidade com os padrões internacionais de privacidade de dados são cruciais para reduzir a exposição de sua empresa ao crime cibernético.

Se você está acostumado a usar criadores de sites de arrastar e soltar, talvez queira migrar para plataformas mais sofisticadas, como o WordPress. Você só precisa de uma equipe de desenvolvedores da Web para ajudá-lo com os elementos de back-end e front-end. Ao escolher as pessoas certas, você pode criar facilmente um site atraente, de fácil navegação e seguro.

10. recados pessoais

Às vezes, tarefas pessoais podem atrapalhar sua produtividade. Além disso, eles também podem impedir que você passe um tempo de qualidade com sua família.

Você pode achar útil terceirizar suas tarefas pessoais para outra pessoa. Um assistente remoto pode ajudá-lo a ganhar mais tempo para o seu negócio, bem como para as melhores coisas da vida. Pode ser escrever um relatório para sua turma de pós-graduação ou talvez encontrar um lugar legal para um passeio de verão.

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Palavras Finais

Você está empenhado em crescer o seu negócio este ano? Comece a terceirizar essas 10 tarefas essenciais e maximize seu tempo e esforço rumo ao crescimento exponencial!