6 maneiras que os varejistas de sucesso usam para otimizar o tempo de ciclo do pedido

O ciclo do pedido é o tempo médio entre o momento em que você recebe um pedido e o entrega a uma transportadora para entrega ao cliente, excluindo o período de envio real.

É um KPI necessário para medir a eficiência das operações da cadeia de suprimentos. Todos os varejistas desejam reduzir esse tempo, pois quanto mais longo, pior afeta sua capacidade de atrair e reter compradores. Um estudo aprofundado dessa métrica pode ajudá-lo a determinar onde aprimorar o processamento de pedidos e elaborar planos para impulsionar suas atividades de atendimento.

Por outro lado, o tempo de ciclo do pedido de estoque refere-se à duração (dias) que você precisa para vender todos os produtos depois de recebê-los do fornecedor. Você pode considerar a quantidade mínima de pedido (MOQ) do seu fornecedor como o volume de vendas alvo e medir a rapidez com que são vendidos. O tempo de ciclo do estoque reflete o número de estoque que você usou e quanto você precisa antes de colocar um reabastecimento.

Portanto, o ciclo de pedidos de estoque contabiliza os pedidos, novos pedidos e a quantidade econômica do pedido, para que você possa decidir quanto estoque eles devem manter para cada SKU e quando você deve reabastecer os produtos.

Do ponto de vista do cliente, o ciclo do pedido tem 4 etapas principais: transmissão do pedido, separação, embalagem e expedição. Ao calcular o tempo para processar um pedido, você soma o tempo necessário para concluir essas etapas.

• Transmissão de Pedidos: Você receberá uma notificação depois que os clientes finalizarem a compra on-line e enviarem suas informações de pagamento e entrega. É aí que começa o ciclo do pedido do cliente. Hoje, as modernas plataformas de comércio eletrônico permitem a transmissão rápida de pedidos em poucos segundos. Obter um sistema automatizado ajudará você a otimizar o tempo de ciclo do pedido.
• Picking: Após a transmissão, seu software de gerenciamento de armazém enviará os detalhes do pedido para a operação do armazém. Um selecionador será designado para extrair os SKUs corretos para atender ao pedido.
• Embalagem: Os produtos encomendados serão entregues a um embalador após a conclusão do picking. Essa pessoa é responsável por embalar, selar e rotular o pedido com precisão para prepará-lo para a última etapa: o envio.
• Remessa: Na estação de remessa, você envia os itens para um provedor de entrega, como UPS ou FedEx. Normalmente, as empresas têm menos controle sobre o prazo de entrega e dependem principalmente da transportadora.

Para os varejistas, o processo é diferente. O tempo do ciclo de estoque envolve comprar e receber estoque de fornecedores e termina quando todos esses produtos são vendidos ou entregues.

• Pedido de compra: você faz um pedido de compra ao seu fornecedor, especificando as especificações do produto, quantidade, preço, prazo de entrega e outros termos e condições.
• Receber estoque: você recebe o estoque e o coloca em seu depósito.
  Atender pedidos de clientes: você usa esses produtos para lidar com pedidos de clientes conforme o processo de atendimento acima: pick-pack-ship.

Considere vários elementos desde a data do pedido até a data de envio para calcular o tempo de ciclo do pedido. Aqui está a fórmula para o seu cálculo:

Tempo de Ciclo do Pedido = (Data de Entrega – Data do Pedido) / Total de Pedidos Entregues

A primeira coisa a lembrar é que você está medindo o tempo de ciclo do pedido dentro de um período de tempo específico. Pode ser trimestral, mensal, diária ou mesmo por hora. Certifique-se de que todos os elementos da fórmula sejam consistentes no período de tempo antes de colocá-los na calculadora.

A data de entrega é quando você envia os produtos para uma transportadora, enquanto a data do pedido é quando o cliente compra os produtos. O total de pedidos entregues refere-se ao número de pedidos enviados para embarque com sucesso dentro de um período específico.

Por exemplo, uma loja de eletrônicos deseja calcular o tempo de ciclo do pedido em dezembro de 2022. O mês tem 31 dias e a loja atendeu um total de 6.000 pedidos.

O tempo de ciclo do pedido é (31 dias * 24 horas/dia * 60 minutos/hora)/ 6.000 pedidos = 7,44 minutos/pedido.

Isso significa que esta loja conclui cada pedido em 7,44 minutos.

Depois de obter o resultado, compare-o com sua meta de negócios para identificar áreas de melhoria. Você pode registrar os dados de cada mês e ver o progresso ao longo do tempo.

Aqui estão os 6 melhores métodos para melhorar o tempo do seu ciclo:

Calcule o tempo de ciclo do seu pedido

Em primeiro lugar, você deve medir o tempo de ciclo do pedido atual e ver onde você está em relação ao seu objetivo. Essa métrica fornece informações valiosas sobre o desempenho da sua cadeia de suprimentos.

Verifique se há aspectos nos processos que retardam seu ciclo. Por exemplo, se o tempo de atendimento for muito longo, você deve avaliar seu armazém ou fluxo logístico. Se houver uma lacuna entre o momento em que um cliente faz um pedido e o momento em que seu depósito recebe as informações, você deve verificar se há problemas em seu software. Depois de identificar os obstáculos, você pode encontrar soluções para otimizar o tempo de ciclo.

Avalie o fluxo do seu armazém

Gargalos em seu processo de armazenamento prejudicarão seu tempo de ciclo. Por exemplo, você pode procurar ineficiências que retardam as atividades de separação e embalagem:

• Os catadores podem localizar os itens facilmente?
• Há prateleiras suficientes nas posições corretas para mover os produtos rapidamente?
• O seu centro de distribuição está perto da área de separação o suficiente?

Depois de identificar esses problemas, você pode reduzir o tempo de ciclo do pedido. Verifique os KPIs do seu armazém e busque oportunidades de melhoria. Por exemplo, você pode investigar o layout de seu depósito para minimizar o caminho a pé e colocar categorias de produtos relevantes próximas umas das outras para uma coleta de itens mais rápida. Além disso, também é uma boa ideia projetar a alocação do armazém para utilizar o espaço disponível.

Negociar com fornecedores sobre entrega de estoque

Entregas de estoque atrasadas de fornecedores podem atrasar o atendimento do pedido do cliente. Meça quanto tempo você precisa esperar para chegar um reabastecimento e se isso afeta o tempo do seu ciclo. Tente negociar com seus fornecedores para obter o envio de suprimentos o mais rápido possível.

Pense em lidar com entregas atrasadas

Considere diferentes cenários em que entregas atrasadas ou canceladas podem ocorrer e como você lidaria com elas. Por exemplo, se a equipe do seu depósito coleta os itens errados com frequência, o tempo de ciclo será prejudicado. Nesse caso, o cliente reclamará e devolverá os produtos, o que levará um tempo extra para preparar uma embalagem de substituição.

Portanto, você deve listar os erros mais comuns na seleção e envio de produtos errados. Com esta lista, você pode fazer as alterações necessárias.

Avalie frequentemente o tempo de ciclo

O tempo de ciclo do pedido pode flutuar se houver mudanças ou interrupções na cadeia de suprimentos. Por exemplo, você pode encontrar uma exceção de pedido que causa uma entrega mais longa do que o normal. Por outro lado, você pode notar um tempo de ciclo mais curto após a adoção de um sistema automatizado de gerenciamento de armazém.

Além disso, se você tiver que lidar com um grande número de devoluções, registrar e classificar esses produtos custará mais tempo, afetando a produtividade das tarefas de atendimento.

Existem muitas variáveis ​​que influenciam o tempo de ciclo. Portanto, é importante monitorar e reavaliar essa métrica regularmente. O resultado permitirá que você saiba onde investigar mais e se seus planos de ação têm um efeito positivo.

Ciclos de pedidos precisos com uma ferramenta avançada

A implementação de uma solução digital pode ajudá-lo a controlar o processo de armazenamento e acelerar o tempo de ciclo. Magestore Retail Management PWA é um software personalizado que agiliza a operação da loja para você em estoque, vendas omnichannel e gerenciamento de fornecedores. Todos os dados do seu site, PDV e back-office são centralizados em tempo real para monitoramento.

Gestão de inventário:

• Acompanhe seu nível de estoque e movimentação de estoque em armazéns e locais de armazenamento
• Atualize o estoque para cada SKU em tempo real em uma única visualização com contagem de estoque precisa
• Controle os locais de armazenamento por caixas e paletes padronizados
• Gere um relatório de estoque disponível para obter a quantidade e localização atuais do produto
• Calcule quanto estoque de segurança você deve manter e quando reabastecer

Gestão de fornecedores:

• Controle listas de fornecedores e processo de compra em 1 hub central
• Medir o desempenho histórico de vendas para estabelecer o limite de estoque baixo do item e saber quando fazer um novo pedido
• Sugira quais itens precisam ser reordenados para evitar rupturas de estoque e gere pedidos de compra automaticamente
• Preveja a demanda para armazenar estoque suficiente e atingir uma quantidade econômica de pedido (EOQ) com fornecedores
• Unidade de controle de medidas que converte entre unidades de ordem de compra e unidades de estoque

Gerenciamento de pedidos de varejo

• Gerencie todos os pedidos de clientes de vários canais, incluindo lojas online e offline
• Unifique os dados de estoque de todos os armazéns e escolha o mais eficiente para o atendimento
• Simplifique o atendimento de pedidos omnicanal com um fluxo de trabalho simples pick-pack-ship
• Use os métodos de envio padrão Magento (DHL, FedEx, UPS e USPS) ou integre seus provedores 3PL

Com Magestore, você pode reduzir tarefas manuais e repetitivas e processar pedidos mais rapidamente com menos erros. Um sistema automatizado irá beneficiá-lo com um tempo de ciclo de pedido menor.

Diferencie tempo de ciclo versus lead time

O lead time é o período entre o momento em que um cliente faz o check-out do carrinho e o recebimento dos produtos solicitados.

Por outro lado, o tempo de ciclo refere-se apenas ao tempo em que você realiza o trabalho real para concluir um pedido.

Por exemplo, você leva 15 minutos para preparar um pedido (tempo de ciclo), mas leva 2 dias para o pacote chegar ao cliente (tempo de entrega).

Qual é o tempo de ciclo do pedido do cliente?

O tempo de ciclo do pedido do cliente é a quantidade de tempo para processar um pedido. Inclui receber, separar, embalar e enviar o pedido a uma transportadora para envio.

O tempo de ciclo é uma métrica importante. Ele informa se a operação da sua loja precisa de melhorias e se você está pronto para a expansão. Se você deseja expandir seus negócios, sua cadeia de suprimentos deve ser capaz de lidar com mais clientes. A otimização do seu tempo de ciclo irá prepará-lo para um fluxo de trabalho eficiente e liberar seus recursos humanos para lidar com trabalhos mais críticos.