Como a prova on-line transforma os fluxos de trabalho criativos

Há muito a ganhar obtendo feedback e aprovação mais rápidos em seu conteúdo.

Aqui estão três benefícios para fazer a bola rolar:

1. Você tem mais tempo para refinar seu conteúdo
2. Você pode realmente cumprir seus prazos
3. Você começa a assumir projetos extras

Juntos, isso resulta em trabalho de maior qualidade e uso mais eficiente de tempo e dinheiro. Vença, vença e vença!

A questão, claro, é como? E a resposta é a prova online.

Anteriormente, a prova geralmente envolvia um punhado de pessoas reunidas em torno de uma impressão ou monitor para discutir um conteúdo. A diferença com a prova online é que, como o nome sugere, todo o processo ocorre online.

Antes da pandemia: e-mail, links de transferência e apresentações de slides

Nas décadas que antecederam a pandemia, a maioria das equipes usou um dos seguintes métodos para revisar seu conteúdo online:

• E-mail: Envie conteúdo para as partes interessadas e discuta as reparações em cadeias de e-mail
• Links de transferência: Envie um link de download para as partes interessadas e discuta as alterações por e-mail ou chat
• Apresentações de slides: apresente conteúdo em PowerPoint ou slides e discuta comentários em uma chamada ou nos comentários

Após a pandemia: software de revisão online

A pandemia do COVID-19 transformou completamente a maneira como trabalhamos juntos. Um estudo da McKinsey & Company sobre o futuro do trabalho relata que 4 a 5 vezes mais trabalho agora acontece remotamente .

À medida que as equipes se distribuem cada vez mais, as agências e equipes de marketing mais produtivas se voltam para o software de provas on-line para suas revisões criativas. Isso fornece um espaço centralizado e transparente para compartilhar arquivos, coletar feedback e rastrear versões e aprovações.

Da mesma forma que o Slack transformou o bate-papo no local de trabalho e o Zoom (e muito menos o Loom) transformou as reuniões, o software de prova on-line tornou as revisões de conteúdo mais claras, rápidas e colaborativas.

Mas antes de entrarmos nos detalhes de como funciona a prova online, vamos ver as quatro armadilhas do uso de e-mail para revisões de conteúdo criativo.

As 4 armadilhas da revisão de conteúdo criativo por e-mail

A frase mais perigosa da língua inglesa é: "Sempre fizemos assim", disse a pioneira cientista da computação do século 20, Grace Hopper. E de acordo com a Forbes, é também a frase mais perigosa nos negócios .

Quando se trata de trabalho de colarinho branco, o e-mail tem sido o canal de comunicação por cerca de três décadas.

• Precisa fazer uma pergunta ao seu colega do sétimo andar? E-mail.
• Precisa verificar se alguém gosta de alguns drinques depois do trabalho? E-mail.
• Precisa obter feedback sobre alguns vídeos da gerência sênior? E-mail.

Mas com revisões de conteúdo , em particular, o trabalho de revisão por e-mail sempre foi confuso. E agora que 2 em cada 3 profissionais de marketing e criativos têm uma configuração de trabalho híbrida , os problemas com esse processo estão se tornando cada vez mais aparentes.

Isso pode ser dividido em quatro áreas principais.

1. Arquivos e feedback são totalmente desconectados

Um dos maiores problemas com a revisão on-line por e-mail é que o feedback não está explicitamente conectado ao arquivo ao qual está se referindo. E isso, como você está prestes a descobrir, é uma receita para o caos.

Vários links de transferência, dezenas de anexos, centenas de comentários - tudo espalhado por uma miríade de cadeias de e-mail. Sua equipe precisa perder tempo consolidando tudo em um só lugar antes mesmo de pensar em começar a próxima versão.

O resultado provável? O feedback é mal interpretado e rodadas extras de revisão são necessárias para que o trabalho seja concluído, acrescentando dias ao seu processo de aprovação.

2. Revisar ativos criativos por e-mail é uma chatice

Imagine tentar dar feedback sobre um documento sem poder destacar a parte que deseja alterar. Você teria que explicar seus pensamentos com longas descrições ou copiar e colar partes do conteúdo em um e-mail. Isso não apenas levaria mais tempo, mas também aumentaria as chances de seu feedback ser mal interpretado.

Ineficiente, certo?

No entanto, é assim que as equipes fornecem feedback sobre vídeos, designs e outros tipos de arquivos diariamente. As partes interessadas perdem tempo escrevendo códigos de tempo e capturando capturas de tela para explicar o que significam. E os criadores de conteúdo podem juntar tudo ou convocar uma reunião para maior clareza.

3. Perseguir feedback e aprovação das pessoas é um trabalho de tempo integral

Já falamos sobre os problemas que as partes interessadas enfrentam ao fornecer feedback por e-mail. Portanto, é natural que muitos deles adiem o máximo possível.

Isso cria um problema para gerentes de projeto, gerentes de contas e profissionais de marketing. Primeiro, eles precisam ficar de olho em quem aprovou ou solicitou alterações (olá planilhas). Em seguida, eles precisam enviar e-mails de caçadores para lembrar às pessoas que seu feedback é devido.

E então o que acontece? O tempo criativo é reduzido, a qualidade do conteúdo é prejudicada e os prazos são perdidos.

4. O controle de versão sai pela janela

A prova de e-mail é um desastre para o controle de versão.

Aqui estão apenas alguns problemas que você pode enfrentar:

• Você tem que dar feedback sobre os arquivos sem ter seu feedback anterior como referência
• Você pode acidentalmente dar feedback sobre uma versão antiga se perder alguns e-mails
• Seu conteúdo (especialmente documentos) pode ser editado e compartilhado novamente como novas versões

E se você estiver em um setor regulamentado, como finanças, saúde ou direito, há um grande risco de publicar a versão errada, colocando sua empresa em maus lençóis.

Como o software de prova online funciona e por que ele é melhor para equipes modernas

A prova online restaura a ordem no caos das revisões por e-mail ao centralizar todo o seu processo de revisão.

Ele oferece acesso instantâneo a tudo o que acontece em seus projetos, tudo em seu navegador. Então, em segundos, você pode responder a perguntas como: “Qual é a diferença entre esta versão e a anterior?” ou “Em quais arquivos minha equipe está pronta para trabalhar hoje?”

Vejamos como a prova online funciona em seis etapas.

1. Crie um projeto

A primeira etapa no processo de prova on-line é criar um projeto. Este é efetivamente um espaço na nuvem onde você pode fazer upload de arquivos e seu revisor pode adicionar comentários – diretamente no navegador.

Leva apenas um minuto para configurar seu projeto. Então você pode acompanhar cada arquivo, versão, comentário e aprovação, tudo em um só lugar.

2. Configure seu fluxo de trabalho de revisão

Depois de criar seu projeto, você pode configurar seu fluxo de trabalho para garantir que cada arquivo seja aprovado pelas pessoas certas.

Suas etapas de revisão podem ter esta aparência:

• Revisão criativa: diretor criativo, diretor de arte, redator
• Revisão gerencial: gerente de contas, gerente de projetos, estrategista
• Avaliação do cliente: gerente de marca, gerente de marketing, especialista jurídico

Essa abordagem ajuda a evitar que o trabalho seja enviado para partes interessadas importantes antes de estar pronto. Você tem controle total sobre quem vê o quê e quando.

3. Carregue arquivos e defina datas de entrega

Agora, a parte mais fácil de todas – compartilhar arquivos.

Basta carregar seus arquivos e escolher com quais grupos de revisores deseja compartilhá-los. Nenhum download é necessário e nenhum risco de links de transferência expirar.

Em seguida, defina uma data de vencimento para que seus revisores saibam quando seus comentários são necessários. E se eles se esquecerem de dar feedback à medida que o prazo se aproxima, as melhores ferramentas de revisão on-line enviarão um lembrete automaticamente.

4. Colete feedback e colabore

Você compartilhou seus arquivos e o feedback está chegando. Agora é hora de interagir com seus revisores, trocar ideias nos comentários e deixar todos alinhados antes de desenvolver a próxima versão.

A maioria dos softwares de prova on-line inclui ferramentas como anotações e anexos. Isso facilita a visualização precisa de quais partes do seu conteúdo as pessoas estão falando, para que você possa trabalhar com confiança nas reparações.

5. Obtenha aprovação em sua primeira etapa de revisão

Depois de implementar o feedback de todos em seu conteúdo, você estará pronto para compartilhar uma nova versão com sua primeira etapa de revisão, por exemplo, sua equipe criativa.

Se você tiver sorte, terá sua segunda versão aprovada. Mas, dependendo da complexidade do seu conteúdo, você pode precisar de mais uma rodada para prepará-lo para a próxima etapa de revisão.

6. Repita o procedimento acima para as etapas de revisão restantes

Assim que obtiver a aprovação em sua primeira etapa de revisão, você estará pronto para compartilhar seu conteúdo com o próximo grupo de interessados.

Pode ser sua equipe de marketing, especialistas em produtos ou conformidade. E se você quiser acelerar as coisas, pode executar algumas dessas etapas de revisão em paralelo para ajudar a chegar à sua versão final mais rapidamente.

11 recursos de software de revisão online que resolvem os problemas de revisões por e-mail

Compartilhamento de arquivos. Discutir feedback. Acompanhamento de aprovações. Aqui estão os 11 recursos mais importantes do software de prova online:

1. Comentários, anotações e anexos

Um dos maiores benefícios da prova online é a experiência do usuário para os revisores.

Em vez de escrever longas descrições por e-mail, você pode adicionar comentários diretamente sobre seus arquivos. Esteja você dando feedback sobre um vídeo, documento ou imagem, você pode clicar no ponto exato que deseja alterar ou falar. Então você pode criar seu comentário no contexto.

Aqui está um resumo dos recursos de feedback mais populares:

• Toque para adicionar comentários
• Crie anotações com a ferramenta caneta, linhas, caixas e setas
• Adicione anexos como referências ou para mais contexto
• Responder para discutir comentários no contexto
• Use emojis para reagir aos comentários e economizar tempo
• @Mencione colegas de equipe ou revisores

2. Códigos de tempo automatizados para vídeos e arquivos de áudio

O vídeo é um dos formatos de arquivo mais difíceis de revisar por e-mail. Os arquivos devem ser carregados para transferir links, compartilhados e baixados dentro de um determinado período de tempo. Em seguida, os revisores devem listar os códigos de tempo para explicar quais partes desejam alterar.

O software de prova on-line reduz drasticamente o tempo de revisão de vídeo com uma pequena ajuda de códigos de tempo automatizados. Basta tocar em seu arquivo de vídeo ou áudio durante a reprodução para pausá-lo e criar um marcador. Em seguida, concentre-se em escrever seu comentário sem precisar explicar de qual parte do conteúdo você está falando.

E como os comentários estão vinculados a quadros específicos, os editores podem clicar em qualquer comentário para pular para aquela parte do arquivo de vídeo ou áudio. Isso economiza um tempo precioso em correções e ajuda a levar o conteúdo até a linha de chegada mais rapidamente.

3. Datas de vencimento e lembretes automáticos

Se você já trabalhou em uma agência de publicidade ou equipe de marketing, há uma chance muito alta de ter que perseguir algumas pessoas para obter feedback e aprovação. Isso não é apenas frustrante, mas também uma grande perda de tempo.

A prova online resolve esse problema permitindo que você defina datas de vencimento para cada estágio do seu fluxo de trabalho de aprovação. Então, conforme a data de entrega se aproxima, seus revisores serão lembrados de dar feedback. Tudo enquanto você está ocupado focando em tarefas mais críticas.

Alguns softwares vão um passo além aqui, permitindo que você defina automaticamente as datas de vencimento com base em um período de tempo predefinido (por exemplo, dois dias). Portanto, se alguém iniciar uma revisão hoje, a data de vencimento será automaticamente definida para depois de amanhã, minimizando o trabalho manual e definindo expectativas claras e consistentes para seus stakeholders.

4. Controle de versão integrado com comparações lado a lado

O controle de versão é uma parte essencial de qualquer processo de revisão bem-sucedido. Veja como a prova online pode ajudá-lo a gerenciar suas versões como um profissional:

• Adicione novas versões sobre os arquivos existentes para manter um histórico de versões claro
• Revisite as versões anteriores a qualquer momento, incluindo todos os comentários
• Notifique revisores ou colegas de equipe se eles estiverem olhando para uma versão antiga
• Compare as versões lado a lado para ver o que mudou e verifique a nova versão

Com algumas ferramentas, você pode até comparar automaticamente duas versões para apontar o que mudou. E é apenas uma questão de tempo até que a IA comece a desempenhar um papel maior nas análises de conteúdo , ajudando você a manter a marca ou a obter os layouts de design corretos.

5. Suporte para todos os tipos de arquivos mais populares

Algumas ferramentas de revisão on-line, como sites ou arquivos de design, são especializadas em tipos de arquivo específicos. Mas as ferramentas mais valiosas permitem que você combine todos os seus arquivos sob o mesmo teto.

Você pode compartilhar arquivos nos seguintes formatos:

• Documentos: PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX, PPTX
• Vídeo: MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
• Imagem: JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
• Áudio: MP3, AAC, WAV
• Site ao vivo: sites HTTPS
• Conteúdo HTML: HTML

Ao ter todo esse conteúdo e feedback em um só lugar, você pode evitar ter que alternar entre diferentes ferramentas para gerenciar suas rodadas de revisão. E melhor ainda, seus revisores também, que podem não se dar bem com outras ferramentas.

6. Revise as etapas e modelos

Antes de iniciar qualquer projeto, você deve pensar em seu processo de revisão e nas diferentes partes interessadas que precisam estar envolvidas em seu caminho até a linha de chegada.

Se você trabalha em uma agência de publicidade, pode ser mais ou menos assim:

• equipe criativa
• gerenciamento de contas
• Cliente

Ou, para uma equipe de marketing, pode ser mais ou menos assim:

• Marca e marketing
• produtos
• Conformidade

Com o software de prova online, você pode configurar essas etapas e convidar todos os seus revisores no início do projeto. Assim, cada vez que você compartilhar um arquivo, poderá garantir que ele seja visto e aprovado pelas pessoas certas nos momentos certos.

E a cereja no topo? Você pode transformar seus fluxos de trabalho em modelos para serem reutilizados em vários projetos. Perfeito para empresas que precisam implementar fluxos de trabalho consistentes em toda a empresa.

7. Localização rápida para procurar arquivos, versões e comentários

A beleza de ter todas as suas revisões de conteúdo em um só lugar é que tudo está bem organizado e fácil de encontrar.

Mas quando o tempo é essencial, você pode encontrar o que precisa ainda mais rápido com o recurso de pesquisa ou localização rápida do seu software de provas on-line.

Isso permite que você pesquise em toda a plataforma um comentário, arquivo, versão ou projeto específico. Em seguida, você pode acessar rapidamente e ver exatamente o que estava procurando - uma grande economia de tempo em comparação com vasculhar sua caixa de entrada.

8. Indicadores de status para ver quem aprovou o quê rapidamente

Imagine que você está conversando com seu chefe sobre um trabalho que compartilhou recentemente com um cliente. Se eles perguntassem quantos de seus revisores o aprovaram, quanto tempo você levaria para encontrar uma resposta confiável?

Com o software de prova online, você pode responder a essa pergunta em segundos. No painel do projeto, você pode ver rapidamente o status da revisão de cada arquivo e revisor.

Em alguns softwares, por exemplo, você veria um dos seguintes indicadores de status para cada revisor:

• Em revisão (cinza): o revisor ainda precisa dar uma olhada nesta versão
• Alterações solicitadas (laranja): o revisor solicitou alterações nesta versão
• Aprovado (verde): o revisor aprovou esta versão

Isso fornece uma visão clara de quais arquivos estão prontos para trabalhar, para que você possa gerenciar seus recursos com eficiência. E também economiza tempo em reuniões de status inúteis porque todos já sabem onde você está no processo.

9. Relatórios de revisão de arquivo para auditar seu processo de aprovação

Se você trabalha em um setor regulamentado, a prova on-line pode ser uma grande ajuda quando se trata de acompanhar a jornada de aprovação do seu conteúdo.

Com os relatórios de revisão, você pode salvar todos os comentários e decisões de revisão em todas as versões de um arquivo, incluindo carimbos de data/hora.

Isso pode ser exportado como PDF e salvo em seu sistema. Portanto, se houver uma reclamação ou ação judicial, você poderá ver exatamente onde as coisas deram errado e quem foi o responsável.

10. Integrações para manter-se atualizado em seus aplicativos favoritos

As melhores ferramentas de revisão online podem se conectar com todos os seus aplicativos favoritos. Isso geralmente funciona por meio de integrações nativas ou provedores de automação terceirizados.

Aqui estão algumas maneiras de implementar integrações em seu fluxo de trabalho de prova online:

• Envie lembretes de feedback aos revisores no Slack ou no Microsoft Teams
• Defina tarefas de revisão em softwares de gerenciamento de projetos como Asana e Monday
• Crie um projeto automaticamente quando uma solicitação de marketing for enviada

11. Insights para ajudá-lo a rastrear e otimizar suas análises de arquivos

O software de provas on-line foi criado para minimizar o tempo de feedback e maximizar o tempo gasto em tarefas produtivas e de alto impacto.

Com insights e análises integrados, o software de prova online mostra quantos arquivos, versões e comentários sua equipe cria a cada mês. E revela tendências de como essas coisas estão mudando ao longo do tempo.

Isso ajuda você a monitorar o desempenho e encontrar maneiras de melhorar a produtividade.

Locais de trabalho fragmentados exigem soluções inovadoras

O e-mail não foi criado para revisar o conteúdo. E como a pandemia tornou os locais de trabalho mais distribuídos e fragmentados, as equipes começaram a procurar ferramentas para resolver seus problemas de prova.

Com o software de prova online, você pode compartilhar arquivos, discutir alterações e obter aprovação em uma plataforma. Isso torna o feedback mais rápido para os revisores e torna os comentários mais claros e precisos para os criadores de conteúdo. Ao automatizar as principais etapas do processo de revisão, as provas on-line liberam as equipes para que se concentrem em entregar seu melhor trabalho.

A criação de fluxos de trabalho de design eficientes é o próximo grande passo na prova online. Veja como a colaboração criativa impulsiona fluxos de trabalho de design e torna seu conteúdo de marca mais autêntico.