O que é automação de escritório? Como automatiza seus fluxos de trabalho

Melhorar a eficiência e a produtividade ajuda a acompanhar a demanda do cliente, oferecer uma ótima experiência ao cliente e manter a competitividade.

No entanto, muitas empresas relutam em usar a tecnologia para otimizar os processos cotidianos. A relutância geralmente está enraizada no medo da mudança e na incerteza e na falta de compreensão dos benefícios que a tecnologia pode trazer.

Felizmente, a automação de escritório evoluiu a ponto de os sistemas mais úteis se integrarem perfeitamente às ferramentas existentes.

A automação do escritório reduz o envolvimento humano na manipulação de dados, elimina o risco de erro humano e coloca muitos processos críticos no piloto automático.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais ele atende às necessidades do local de trabalho moderno.

• Armazenamento de informações: registra informações em arquivos, documentos, imagens, planilhas e formulários.
• Troca de dados em tempo real: Ajuda a compartilhar relatórios entre funcionários e clientes e facilita a troca de e-mail.
• Gerenciamento de dados: oferece suporte ao gerenciamento de dados de longo e curto prazo, incluindo gerenciamento de estoque, planejamento financeiro e gerenciamento de marketing.

Benefícios da automação de escritório

A automatização de tarefas repetitivas e manuais reduz os erros, economiza o tempo dos funcionários e evita o esgotamento. A automação eficiente do escritório agiliza os processos e gera melhores resultados gerais. Economia de tempo também significa economia de custos, pois os funcionários podem dedicar seu tempo a tarefas de maior valor e mais exigentes.

A automação do escritório torna os funcionários experientes em tecnologia, simplificando a comunicação com o cliente e aumentando a colaboração da equipe. Vejamos mais alguns benefícios da automação de escritório.

Libera mais tempo para tarefas desafiadoras

O trabalho de alto valor contribui para o crescimento do funcionário e promove melhores habilidades. Quando os funcionários têm tempo para se concentrar em tarefas desafiadoras, seu trabalho parece mais gratificante e valioso. Isso também permite que os líderes reconheçam os pontos fortes dos funcionários e os ajudem a crescer com mais eficiência.

Você obtém benefícios financeiros significativos concentrando-se no trabalho de qualidade, em vez de gastar todo o seu tempo gerenciando dados que a tecnologia pode manipular facilmente.

Agiliza a comunicação

Automatizar a comunicação dentro das equipes aumenta a eficiência em todos os setores. As tecnologias da nova era, como aprendizado de máquina, inteligência artificial e processamento de linguagem natural, podem simplificar facilmente suas comunicações internas.

Suponha que sua equipe responda centenas de e-mails todos os dias. Você pode usar o software de gerenciamento de e-mail para lidar facilmente com a comunicação repetitiva, para que sua equipe gaste menos tempo em tarefas repetitivas e mais tempo se comunicando com eficiência.

A comunicação clara e transparente leva a um melhor gerenciamento de produtos, melhor colaboração da equipe e rastreamento mais eficaz do progresso em direção aos objetivos da empresa.

Ajuda a gerenciar dados

A limpeza de dados é uma prioridade para organizações que dependem de fatos para conduzir as operações do dia a dia. A limpeza de dados, também conhecida como depuração de dados ou limpeza de dados, avalia conjuntos de dados para identificar erros ou problemas.

Conteúdo incompleto, rotulado incorretamente, malformado, corrompido ou duplicado pode causar estragos no conjunto de dados de uma empresa. Em vez de depender de humanos para identificar e remover dados problemáticos, as ferramentas de automação de escritório podem assumir a tarefa mundana de avaliar periodicamente os dados armazenados em sua organização.

A automação do escritório não para por aí. Além de automatizar o trabalho diário, a automação do escritório também garante a segurança dos dados. A proteção de dados requer trabalho manual e coordenação entre os departamentos.

Os sistemas automatizados para armazenar e proteger os dados valiosos de uma organização podem ajudar a aliviar a pressão sobre as equipes de TI e, ao mesmo tempo, reduzir o risco de erro humano.

Como um sistema de armazenamento de dados funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, você pode usá-lo para manter seus dados seguros e os sistemas funcionando sem problemas.

Economiza custos; aumenta a eficiência

Menos erros significam menos tempo gasto para identificá-los e corrigi-los. Tarefas demoradas e repetitivas podem ser facilmente transferidas para a tecnologia, economizando custos significativos que seriam gastos em processos manuais demorados e solução de problemas.

O software e as ferramentas de automação de escritório geralmente são mais baratos do que a força de trabalho humana e são bons para seus resultados. Você faz mais em uma janela de tempo mais curta e aumenta suas margens de lucro.

Quem pode se beneficiar da automação de escritório?

A automação de escritório se adapta melhor a certas funções do que a outras. Os departamentos de atendimento ao cliente, criação de conteúdo, marketing e entrada de dados podem facilmente descarregar tarefas tediosas, mas críticas, para a tecnologia. Vamos ver como.

Atendimento ao Cliente

Os departamentos de atendimento ao cliente sofrem mais estresse devido às expectativas dos clientes quanto ao atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana. Embora a interação humana sempre seja crucial, a automação pode cuidar de muitas tarefas de rotina, liberando seus agentes de atendimento ao cliente para se concentrarem em solicitações mais críticas.

Tecnologias automatizadas, como IA de conversação, ajudam a responder a consultas básicas de clientes e fornecem suporte valioso para equipes ocupadas de atendimento ao cliente.

A IA conversacional reconhece padrões de texto e fala, prevê intenção e responde com scripts automatizados projetados para se adaptar a cenários cotidianos. Muitas plataformas de IA geram interações semelhantes às humanas para atender às necessidades de um cliente em tempo real.

Você também pode aprender mais sobre as necessidades e preferências do cliente com automação de escritório. Observar e registrar padrões de compra e coletar feedback de pesquisas são duas maneiras pelas quais a tecnologia pode ajudar sua empresa a obter as informações necessárias para desenvolver novas iniciativas de marketing e planejar o futuro. Você pode até enviar ofertas oportunas usando dados sobre os hábitos de compra dos clientes.

Criação de conteúdo

A IA permite que os programas de software criem conteúdo, incluindo cópia de mídia social, páginas de destino, listagens de produtos, e-mails, e-books e postagens de blog. Embora seja uma ótima maneira de gerar toneladas de conteúdo sem pagar seus funcionários ou freelancers para realizar essas tarefas intermináveis, a criação de conteúdo de IA ainda precisa progredir o suficiente para substituir totalmente os criadores humanos.

Embora as opiniões difiram sobre se a IA pode produzir conteúdo de alta qualidade de maneira confiável, as ferramentas de automação de escritório podem assumir algumas das tarefas mais simples de criação de conteúdo. Por exemplo, a IA pode revisar de forma fácil e rápida o conteúdo criado por humanos e IA.

Muitas empresas já contam com a IA para identificar e eliminar o plágio para evitar as penalidades do Google e otimizar seu conteúdo para os mecanismos de busca. A IA pode ajudar sua empresa a criar conteúdo de qualidade removendo o bloqueio do escritor e capacitando os escritores com ideias criativas. Ele pode fazer outras tarefas tediosas ou mundanas, como verificar citações e referências para formatação correta.

Marketing multi-nível

Muitas empresas de marketing multinível (MLM) usam ferramentas de IA para simplificar e melhorar as principais tarefas e processos.

Por exemplo, para realizar análises competitivas e entender a posição de uma empresa no mercado, a IA pode agregar o comportamento do cliente com base em dados demográficos de nicho e monitorar ativamente gostos e desgostos. Esses dados permitem que você identifique um grupo-alvo e crie ofertas personalizadas adaptadas às necessidades exclusivas do cliente.

Depois de desenvolver um plano de marketing, você pode testar os resultados das conversões e aplicar esses conjuntos de dados a futuras iniciativas de marketing. Executar campanhas de mídia social direcionadas para expandir o Facebook, Twitter, Instagram ou TikTok de uma empresa é uma maneira popular de construir um negócio MLM.

A IA pode ajudar usando a análise de sentimento para criar conversas sociais iniciadas por chatbots que promovem determinados produtos.

A IA pode extrair rapidamente informações de conjuntos de dados para identificar tendências futuras, ajudando uma empresa de MLM a ficar à frente da demanda do cliente.

Entrada de dados

Automatizar a entrada de dados simplificou o processo para várias organizações. Equipes pequenas não podem lidar com grandes quantidades de dados em menos tempo.

A coleta de dados inteligente localiza e coleta dados de várias fontes e os transforma em formatos estruturados para automatizar o processamento. Por exemplo, ferramentas de coleta de dados podem identificar números de faturas de várias fontes de dados.

Os executivos de entrada de dados podem enviar os dados extraídos diretamente para planilhas, reduzindo o tempo necessário para localizar, copiar e organizar informações importantes. A IA valida rapidamente os dados extraídos com informações de outros sistemas.

A extração de dados com tecnologia AI minimiza o risco de erros de entrada manual de dados e reduz a necessidade de intervenção humana. A IA reconhece caracteres e padrões de conteúdo para identificar erros ou extrair os dados apropriados.

Operações gerais de escritório

Tarefas gerais de escritório são tediosas, mas cruciais para os resultados de uma empresa. Coletar e organizar informações, gerenciar calendários, automatizar a papelada e usar o faturamento seguro podem ser automatizados com software. Sua equipe pode identificar e eliminar rapidamente muitos gargalos de negócios quando treinada para usar as ferramentas de forma eficaz.

Como preparar sua equipe para automação de escritório

A tecnologia é frequentemente acusada de substituir a força de trabalho humana, mas raramente é o caso. Em vez disso, fornece um suporte valioso para se concentrar em tarefas que a tecnologia avançada não pode realizar.

Mas a introdução de tecnologia em determinados departamentos pode envolver uma curva de aprendizado acentuada. O treinamento adequado na adoção digital ajuda bastante os funcionários a se tornarem proficientes com a tecnologia que usam.

Muitas ferramentas de automação são novas no mercado e as plataformas proprietárias têm recursos e requisitos específicos que podem levar tempo para serem aprendidos e implementados.

É mais provável que sua força de trabalho adote a automação quando entender como ela os livra de tarefas mundanas e repetitivas, elimina o erro humano e facilita a recuperação de dados.

A comunicação aberta é essencial ao adotar a automação de escritório. Garanta à sua equipe que ela receberá treinamento adequado, terá tempo suficiente para se adaptar e que seus trabalhos serão seguros. Não tenha medo de se comunicar demais para esclarecer qualquer ambiguidade.

Seus funcionários querem entender seus objetivos e suas funções enquanto você trabalha em direção a processos mais automatizados. Destaque os talentos e habilidades únicas que você traz para a organização e reitere que muitas coisas importantes não podem ser realizadas com a tecnologia.

Promova uma cultura de treinamento e qualificação e prepare sua equipe para a automação.

Treinamento

Ofereça aos seus funcionários várias opções de treinamento enquanto eles se preparam para a automação. O uso de métodos diferentes com base no conhecimento atual o ajudará em empreendimentos futuros.

• Informe a seus funcionários que eles não estão sendo julgados por seus conhecimentos atuais e que seu objetivo final é apoiá-los com treinamento desenvolvido para promover seu sucesso a longo prazo.
• Forneça treinamento para cada automação e comunique uma política de portas abertas para feedback. Organize o treinamento em grupo para ajudar a rede de suas equipes, mas use apenas pessoas que possam ter o mesmo conhecimento da tecnologia no local.
• Considere a integração do eLearning para que os funcionários possam aprender em seu próprio ritmo. Nem todo mundo pode aprender assistindo; alguns funcionários podem precisar de mais tempo para dominar habilidades específicas relacionadas à tecnologia.
• Lembre a seus funcionários que aprender novas habilidades leva tempo para muitas pessoas e que você planeja oferecer suporte pessoal àqueles que precisam de ajuda adicional.

Upskilling

Quando os funcionários reconhecerem os aspectos potencialmente liberadores da automação de escritório, eles ficarão entusiasmados em usá-la em suas operações diárias. Mesmo depois de dominar o básico, ofereça cursos de qualificação se sua equipe precisar de treinamento adicional para automação específica. Mantenha a comunicação aberta e lembre seus funcionários de como suas habilidades são críticas para o sucesso contínuo dos negócios.

É importante manter a mente aberta ao adotar novas tecnologias de escritório. À medida que sua organização desenvolve uma estratégia de automação, é fundamental criar um plano para avaliar a capacidade de adaptação de seus funcionários. Certas funções podem precisar ser reavaliadas e funcionários adicionados para tornar a automação mais bem-sucedida.

Aumente sua tecnologia; aumente sua equipe

A automação de escritórios continuará ganhando terreno nos próximos anos. Para muitas empresas, agora é o melhor momento para usar as novas tecnologias. Enquanto muitas empresas lutam para adaptar sua força de trabalho à tecnologia em evolução, algumas dicas simples podem ajudar você a reter seus funcionários mais valiosos enquanto aproveita a automação.

Construa uma cultura empresarial com conhecimento técnico e apoie o crescimento de seu pessoal.

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