Notas de campo: Módulo de eliminação de duplicação de tabela única

Dados de CRM limpos e robustos são incríveis, oferecendo às empresas uma visão única de cada cliente, tudo em um só lugar. Mas quando registros duplicados chegam ao banco de dados, essa visão “única” deixa de existir. As duplicatas criam dores de cabeça em toda a organização, impactando negativamente as previsões de vendas, gerenciamento de pipeline, gastos com marketing e experiências do cliente.

“Ver o dobro” no CRM é apenas um dos muitos desafios que os administradores do Salesforce enfrentam, mas é um dos mais comuns. Talvez seja por isso que o Single Table Dedupe - apenas um dos muitos módulos no DemandTools - seja um dos mais comumente usados.

Você pode obter um teste gratuito de 30 dias do DemandTools aqui para ver todos os seus módulos em ação. Porém, neste blog, gostaríamos de destacar especificamente a Desduplicação de uma única tabela para ajudá-lo a se familiarizar com o módulo que você provavelmente desejará experimentar primeiro.

O que torna a eliminação de duplicação de uma única tabela diferente?

O Single Table Dedupe leva o gerenciamento duplicado além do que a funcionalidade nativa do Salesforce oferece. Ele faz isso das seguintes maneiras:

• O utilitário de mesclagem do Salesforce pode mesclar apenas três registros por vez, não pode ser automatizado, não pode mesclar objetos personalizados e não fornece nenhum backup de dados envolvidos em uma mesclagem. DemandTools fornece backups de nível de registro. E seu desduplicador potente funciona para conjuntos de dados pequenos e grandes. Foi o primeiro desduplicador em massa personalizável a mesclar objetos padrão e personalizados no Salesforce.
• Ele fornece mais controle sobre as duplicatas, oferecendo regras mestre personalizadas e regras de campo, configurações que permitem especificar qual registro duplicado é retido no Salesforce e quais valores de campo são mantidos de cada registro.
• Com a recente adição de DupeBlock ao conjunto DemandTools, os administradores podem gerenciar duplicatas de forma proativa.
• As integrações disponíveis no Single Table Dedupe permitem que os usuários mesclem em massa duplicatas relatadas pelo DupeBlocker e relatem duplicatas de baixa confiança para revisão manual.

Descubra tudo o que DemandTools oferece com um teste gratuito de 30 dias .

Como a desduplicação de tabela única é normalmente usada?

Casos de uso comuns para este módulo popular incluem:

Gerenciamento duplicado

Começando com o óbvio, o caso de uso mais comum para a desduplicação de tabela única é a desduplicação de rotina usando uma série de técnicas de correspondência. Existem 20 algoritmos de correspondência para localizar duplicatas com base em todos os tipos de dados.

Verificando duplicatas após a importação

Embora existam outras ferramentas no conjunto DemandTools que podem ajudar a impedir a entrada de duplicados no CRM, o Single Table Dedupe pode ver se uma importação causou registros duplicados. Para fazer isso imediatamente após uma importação, você definiria Desduplicação de tabela única para retornar apenas correspondências onde pelo menos um dos registros duplicados foi criado hoje.

Estabelecendo Regras de Campo

O Single Table Dedupe é eficaz no suporte às necessidades de gerenciamento de dados em diferentes departamentos, ajudando a garantir o alinhamento sobre quais registros devem servir como a única fonte da verdade. Por exemplo, você pode exportar duplicatas em um formato de arquivo para compartilhar com outras pessoas, incluindo alguém que não tem acesso ao DemandTools.

Isso pode ser especialmente útil quando você precisa compartilhar ou documentar como as mesclagens foram tratadas ou quando outras equipes, como vendas, devem fornecer informações sobre quais duplicatas representam o registro mestre.

As regras de campo permitem que cada departamento avalie como os dados são tratados para os campos de que mais dependem para realizar suas funções e objetivos de trabalho. E como eles têm essa palavra no manuseio de dados, isso ajuda a manter a qualidade dos dados na vanguarda de cada departamento.

Mais sobre deduplicação de mesa única

Você verá mais de perto o que o Single Table Dedupe tem a oferecer durante o teste gratuito de 30 dias do DemandTools. Gostamos de pensar no DemandTools como um “canivete suíço” virtual com todas as ferramentas de que os administradores do Salesforce precisam. Cada ferramenta tem uma finalidade especializada - desde a desduplicação e padronização até recursos sofisticados de gerenciamento de dados. Para ajudá-lo a testar todos eles, também forneceremos acesso a materiais de treinamento, documentos de ajuda e dicas de outros usuários do DemandTools.

Nesse ínterim, fecharemos este blog com uma lista de recursos adicionais, ferramentas de processamento, suportes e exemplos de casos de uso para desduplicação de tabela única. Revise esta lista para os recursos ou funções que mais importam para você, para que você não os perca durante o seu teste.

Recursos

• Instala com 29 cenários pré-construídos e regras principais
• Regras mestre personalizadas - permitem que os usuários definam os atributos do registro para retê-los como mestre
• Regras de campo personalizadas - permite a especificação do usuário do valor retido para cada campo
• Avalie todos ou um subconjunto de registros
• Corresponder em campos padrão e personalizados
• Corresponder a todos ou a um subconjunto de registros
• Inclui 20 algoritmos de correspondência, 6 personalizáveis
• Capacidades de correspondência difusa / fonética
• Personalize os campos mostrados ao revisar duplicatas - útil para determinar o registro mestre

Ferramentas de Processamento

• Grade de resultados
  • Revise as duplicatas encontradas e o mestre selecionado para cada grupo antes de processar. Isso permite que os usuários selecionem os grupos duplicados para mesclar ou ignorar e oferece suporte à edição em tempo real de dados em nível de campo para soluções rápidas, mesmo se os dados não forem mesclados.
• Exportar duplicados
  • Ótimo para compartilhar mesclagens propostas com usuários não DemandTools. Ou use quando os resultados duplicados exigirem a entrada de outras equipes para selecionar o mestre para cada grupo.
• Arquivos pós-mesclagem
  • 4 arquivos pós-mesclagem são criados para auxiliar na restauração de dados e para ajudar a gerenciar as alterações de propriedade que resultam de uma fusão.
    • Arquivo de registro de mesclagem - ajuda a manter os sistemas sincronizados quando um ID usado para identificar um registro entre os sistemas é removido devido a uma mesclagem.
    • {Object} Arquivo de dados de mesclagem de deduplicação - Mostra todos os valores de nível de campo dos registros mesclados para ajudar a desfazer uma mesclagem.
    • Arquivo de mudança de proprietário não principal - gerado apenas quando os registros com proprietários diferentes são mesclados. Ajuda a facilitar a adição de membros às equipes de contas para compartilhamento e visibilidade de registros que podem ter sido removidos dos registros de fusão.
    • Arquivo de mudança do proprietário do subobjeto - Se a opção Reatribuir ao proprietário principal for selecionada para subobjetos específicos, um arquivo de mudança do proprietário do subobjeto será criado para ajudar a restaurar a propriedade, se necessário.
  • Arquivos de log
    • Relata os erros encontrados durante o processamento, data e hora do processo e outras variáveis ​​do processo para auxiliar na solução de problemas.
  • Salvando Cenário
    • Crie novos ou modifique cenários existentes e salve as configurações para futuro processamento manual ou programado e recuperação rápida de como os dados foram mesclados.
  • Opções de Processamento
    • Tamanho do lote SOAP e API em massa - controle o tamanho do lote para melhorar a velocidade e reduzir o número de chamadas de API usadas.
    • Regra de atribuição de lead / caso / território - invoque sua regra padrão para que a mesclagem de dados não interrompa suas regras de propriedade de registro.
    • Tarefas resumidas de mesclagem - Rastreie quantos registros foram mesclados durante cada processo.

Apoia

• Automação / programação de cenário
• Objetos: Padrão e Personalizado
• Campos: Padrão e Personalizado
• Caracteres internacionais e de byte duplo
• Processamento de API SOAP
• Processamento de API em massa

Casos de Uso

• Mesclar contas duplicadas e manter a estrutura hierárquica
• Encontre e mescle apenas as duplicatas criadas pelos dados importados hoje
• Identifique contas que compartilham uma conta principal, combinando o ID da conta principal para todas as contas em um território específico
• Atribuir uma conta pai aos registros que correspondem com base no nome da conta
• Encontre duplicatas de conta em que um nome de conta seja o acrônimo e sua duplicata seja a versão soletrada, por exemplo: “IBM” e “International Business Machines”
• Encontre duplicatas de contas com sufixos diferentes, por exemplo: “Validity Inc.”, “Validity” e “Validity Incorporated”
• Ao mesclar contas, mantenha o registro mais antigo como o mestre, mas mantenha o número da conta do registro que tem o tipo de registro do cliente e mantenha o cliente como o tipo de registro da conta
• Ao mesclar contas, mantenha a conta com mais oportunidades como o registro mestre
• Encontre duplicatas onde as palavras em um campo são as mesmas, mas a ordem das palavras é diferente, por exemplo: “Cavitch, Familo e Durkin” e “Durkin Cavitch e Familo”
• Identifique duplicatas de contato ou lead por correspondência no e-mail e onde o endereço de e-mail não corresponde ao nome, remova o endereço de e-mail incorreto do registro
• Encontre correspondências de contato ou lead em que um registro tenha o nome completo da pessoa e o outro lista seu apelido, por exemplo: “Jim Hinkle” e “James Hinkle”
• Ao mesclar contatos ou leads, mantenha todos os endereços de e-mail e números de telefone de todos os registros no grupo duplicado
• Mesclar contatos duplicados que não estejam relacionados ao mesmo ID de conta
• Ao mesclar contatos, mantenha o contato com a maioria das tarefas e eventos como o mestre
• Mesclar ativos após combinar várias instâncias do Salesforce usadas por diferentes regiões geográficas de uma empresa
• Oportunidades de mesclagem se elas foram criadas neste ano fiscal, têm o mesmo status e a mesma quantidade
• Mesclar duplicatas relatadas por DupeBlocker em massa
• Mesclar duplicatas relatadas pelo Salesforce Duplicate Management em massa
• Exportar duplicatas para feedback de outras equipes sobre quais registros devem ser mantidos como mestre ou não mesclados
• Registros de rastreamento mesclados por DemandTools no Salesforce