Os eventos não são negociáveis. Como eles se encaixam na sua estratégia de marketing?

A American Educational Research Association (AERA) realiza uma das maiores conferências dos EUA, com mais de 650 sessões realizadas em 6 hotéis e transmitidas ao vivo para participantes virtuais.

A participação nestes está na casa dos milhares! Os líderes do setor elogiaram os organizadores por criarem a experiência perfeita da conferência mais recente no Twitter (agora X).

Agora, a AERA é um facilitador de conferências exemplar, mas não é mais a exceção. Tenho observado milhares de organizações crescerem até esse ponto na última década, abraçando pragmaticamente os eventos como o componente-chave de suas estratégias de marketing.

A temporada de conferências está chegando e os profissionais de marketing de eventos estão ocupados se preparando para a participação de suas equipes de vendas. É o momento perfeito para ler isto, para que você possa avaliar se suas intermináveis ​​​​digitalizações de crachás estão relacionadas aos resultados de negócios ou se você está queimando dinheiro em nome de uma jogada de marketing.

Por que os eventos deveriam fazer parte do seu plano de marketing B2B?

Os eventos são caros, mas são um investimento necessário porque atraem clientes potenciais e angariam negócios. No entanto, mostrar o impacto dos eventos nem sempre é simples. Os leads que você cria em eventos podem não ser convertidos imediatamente – ou mesmo não serem convertidos. Isso significa que eles são um desperdício de seu esforço?

Sim. Se você estiver fazendo isso como um ato aleatório de marketing.

Seu problema é não conseguir alinhar os eventos com os KPIs gerais do seu negócio. É aqui que começo com clientes que desejam realizar um novo evento.

Nos últimos anos, testemunhei nossa base de clientes priorizar eventos como formas de construir uma comunidade e fortalecer relacionamentos com os consumidores, e não apenas como oportunidades de impulsionar as vendas. Planeje avaliar o reconhecimento da marca, os dados comportamentais e o feedback direto dos clientes em potencial se quiser obter tudo o que puder de seus eventos.

Aumente suas vendas

Os profissionais de marketing de eventos devem assumir riscos calculados com suas estratégias de marketing de eventos para otimizar os retornos. Estar ciente do cenário atual de eventos e estar disposto a se adaptar ajuda a criar resultados positivos.

Um de nossos clientes, a Harbor Wholesale, deu um passo ousado ao fazer a transição de sua feira tradicional presencial para uma virtual. Mas eles estavam preocupados em perder a confiança dos fornecedores e perder vendas, e fazer com que os varejistas participassem da feira era um desafio ainda maior.

Mudar o formato do seu evento é um grande salto, e admiro as empresas que estão adotando isso e adotando a tecnologia ao longo do caminho. Felizmente, para a Harbor Food, esse ajuste na estratégia ajudou-os a aumentar as vendas em 35% em comparação com o evento presencial mais recente.

Fonte: vFairs

Não só isso, eles também foram capazes de:

• Expandir seu alcance e acessibilidade além das barreiras geográficas
• Gere ímãs de leads tangíveis
• Economize custos em locais físicos e despesas de logística
• Envolva-se mais com recursos de gamificação e networking

Colete dados próprios

O sol está se pondo para os cookies de terceiros e a coleta de dados está mudando para um futuro sem cookies, para uma melhor experiência do cliente e privacidade dos dados. Isso desafia nós, profissionais de marketing. Sem rastreamento de dados entre sites e fornecimento de terceiros, ficamos procurando soluções para:

• Lacunas de conhecimento sobre os consumidores
• Falha no posicionamento de produtos e serviços
• Ciclos de feedback incompletos

Nesse estágio, os profissionais de marketing se apegam aos dados próprios como um salva-vidas. Organizar eventos é uma ótima maneira de capturar dados de participantes que já são clientes ou que conhecem os problemas que enfrentam e agora estão explorando soluções de produtos.

Na verdade, nossa própria equipe de produtos dedicou muito tempo à criação de melhores sistemas de rastreamento e relatórios de eventos nos últimos trimestres, como resposta direta à crescente demanda de nossa clientela por mais estatísticas e dados de seus eventos.

Com a tecnologia de eventos certa, você elimina a coleta manual de dados e adiciona eficiência aos fluxos de trabalho, facilitando o rastreamento e a análise de dados em vários pontos de contato.

Conteúdo direcionado para um público com ideias semelhantes

Recentemente trabalhamos com a Metaschool, uma startup Web3 composta por 13 membros de equipe. A Metaschool queria lançar seu programa para um grupo maior de desenvolvedores web. Foi um empreendimento enorme, então eles decidiram criar campos de treinamento virtuais para manter todos conectados.

Desde a configuração da landing page até a automatização das campanhas de email, tudo foi implementado na plataforma vFairs. A participação no acampamento de codificação aumentou 60% e o número de participantes cresceu a uma taxa constante de 35% por sessão durante 11 meses. O evento foi um grande sucesso e começou com 20 desenvolvedores inscritos e 300 apenas esperando para se inscrever. A Metaschool conseguiu expandir o alcance do seu programa mantendo-se fiel à sua visão e agregando valor aos participantes.

O sucesso deles é o motivo pelo qual você precisa criar conteúdo sintonizado com o som do seu público-alvo. Os eventos são uma ferramenta poderosa para fornecer conteúdo personalizado. Com um planejamento cuidadoso, você pode hospedar palestras instigantes, sessões interativas e workshops especializados que geram valor real para o seu público.

Reúna-se com clientes existentes e conecte-se com clientes potenciais

As marcas fazem malabarismos entre cultivar relacionamentos existentes e criar novas conexões. Felizmente, os eventos revelaram-se como ferramentas poderosas para envolver tanto os clientes atuais como os prováveis ​​clientes potenciais para moldar o crescimento futuro.

Os eventos são agora plataformas que celebram relações valiosas e demonstram um compromisso contínuo. Ao convidar clientes existentes para eventos concebidos de acordo com os seus interesses e necessidades, você reforça a sua fidelidade a eles.

Na vFairs, organizamos uma conferência anual de usuários chamada DiscoverNext, que se concentra em questões do espaço tecnológico de eventos. É aberto a clientes e prospects, e o evento do ano passado resultou em 550 inscrições. Com base no preço médio de um evento virtual, geramos um ROI de 13x.

Os eventos também oferecem um cenário ideal para revelar produtos e serviços a novos públicos. Os clientes em potencial se envolverão durante sessões, workshops e interações dedicadas que correspondam aos seus interesses exclusivos. Essa personalização garante que eles saiam com uma percepção positiva da sua marca.

O papel da pesquisa e da estratégia no planejamento de eventos

Os eventos são benéficos. Mas você não pode simplesmente aparecer e esperar resultados instantâneos. Já vi empresas realizarem eventos apenas porque parecia a coisa certa a fazer para seus negócios. Quando obtêm resultados desanimadores, ficam confusos sobre o que deu errado. Claramente, eles deram um ou dois passos que levaram a esse resultado.

Você precisa de um plano sólido e, em seu cerne, está uma pesquisa adequada. Ele fornece insights sobre quais são as tendências e como os concorrentes estão organizando seus eventos.

Quando você investe em pesquisas aprofundadas, tenho visto um impacto positivo em vários aspectos:

Ajuda a identificar seu público-alvo

O perfil abrangente do público atua como base para o planejamento do seu evento. Segmentar seu público-alvo em grupos distintos permite criar experiências personalizadas, aumentando a probabilidade de engajamento. Ao abordar os pontos fracos do seu público por meio do conteúdo do evento, você posiciona o evento como um meio de encontrar uma solução para seus desafios.

Decida formatos e conteúdo

Saber detalhes sobre o público-alvo causa um enorme impacto no conteúdo, formato, plano promocional e layout do evento. Você pode escolher entre eventos presenciais, virtuais e híbridos para atender às necessidades de seu público específico. Por exemplo, se o seu público for mundial e viajar não for uma opção para todo o grupo, um evento híbrido ou virtual pode ser uma opção melhor do que presencial.

A pesquisa adequada também permite escolher estrategicamente formatos de sessão e adicionar elementos interativos para aumentar o impacto. Por exemplo, ao hospedar uma palestra, adicione mesas redondas e painéis de discussão para envolver o público em outro nível.

Logística de pesquisa

Embora o conteúdo e o envolvimento sejam fundamentais, a logística constitui a espinha dorsal que mantém o seu evento unido. A pesquisa de locais garante que o espaço escolhido esteja alinhado com o tema e tamanho do seu evento. Você pode fazer parceria com vendedores, fornecedores e patrocinadores por meio de pesquisas para garantir a execução perfeita do evento. Isso também permite que você tome decisões informadas sobre a distribuição do orçamento e atinja os objetivos do seu evento.

Voltando à Associação Americana de Pesquisa Educacional, hospedar mais de 650 sessões com mais de 100 sessões ocorrendo simultaneamente foi uma tarefa gigantesca, logisticamente falando. O que funcionou bem no caso deles foi como eles incorporaram a tecnologia do evento para acomodar o comparecimento. Os participantes criaram agendas personalizadas e acompanharam as sessões que desejavam participar. Isso permitiu que eles eliminassem o ruído de mais de 100 sessões acontecendo simultaneamente.

O que é mais fascinante é o burburinho que suas conferências criaram. As pessoas compartilharam suas experiências no Twitter (agora X). Essencialmente, uma experiência perfeita faz maravilhas para organizadores, expositores e participantes de eventos.

Tome decisões baseadas em dados para o evento

Quando você define KPIs mensuráveis ​​alinhados com os objetivos do seu evento, isso ajuda a analisar melhor o desempenho. Ao pesquisar soluções tecnológicas, você pode selecionar ferramentas que permitem a coleta e análise de dados em tempo real durante o evento. A análise pós-evento com base em insights de dados ajuda a identificar áreas de melhoria e refinar estratégias de eventos futuros.

Promova o sucesso com dados durante e após o evento

As pessoas acreditam que a sorte leva ao sucesso, mas eu discordo.

Hoje, estamos equipados com tantos dados, histórias de sucesso e exemplos sólidos que não precisamos fazer suposições e atirar no escuro.

Os profissionais de marketing de eventos de sucesso estão sempre fazendo algo que chama minha atenção. Antes e depois dos eventos, recebo muitos e-mails – todos nós recebemos. Mas aqueles que se destacam realmente dependem de insights personalizados. Eles dão um passo a mais para entender o que eu fiz ou não no evento.

Por exemplo, recebo um e-mail dizendo: “Younas, vi que você participou das sessões A, B e C, mas não pôde participar das sessões X, Y e Z, que eram tópicos relacionados. Aqui está a gravação sob demanda dessas sessões para que você possa assisti-las a qualquer hora.”

Sou uma pessoa ocupada, então acompanhar tudo em um evento pode não ser uma opção. Um e-mail repleto desse tipo de valor chama minha atenção e respeito.

Saiba o que medir

Para avaliar o sucesso do evento, concentre-se nestas métricas principais:

• Presença: Avalie a capacidade do seu evento de atrair um público relevante rastreando a participação no evento.
• Engajamento: métricas como duração da sessão, taxas de interação e participação na sessão mostram como a relevância do seu conteúdo e o envolvimento do público são medidos.
• Conteúdo popular: descubra o que chama mais atenção. Verifique downloads de conteúdo, visitas a estandes e áreas virtuais e visualizações de webinars.
• Geração de leads : Avalie a eficácia do evento analisando a qualidade dos leads captados e seu alinhamento com seus objetivos.
• Taxa de conversão : esta métrica fornece informações sobre quão bem o conteúdo e as interações do seu evento foram traduzidas em resultados acionáveis.
• ROI : compare custos e receitas para determinar se o seu evento alcançou os resultados pretendidos e proporcionou um retorno favorável do seu investimento.

Maximize as oportunidades de coleta de dados

No domínio dinâmico dos eventos, os dados não são apenas um recurso. É uma ferramenta poderosa que capacita as empresas a melhorar o ROI, moldar estratégias de sucesso e envolver seu público com sucesso.

Mas existe uma maneira fácil de medir o sucesso? Há cinco anos, os eventos não eram grandes em termos de tecnologia, mas agora os organizadores estão mais receptivos. A atribuição sempre se torna um pouco menos dolorosa se você puder usar a tecnologia de eventos para rastrear atividades antes, durante e depois do evento.

Quais objetivos de marketing os eventos podem ajudar sua empresa a alcançar?

Quando se trata de marketing, se você não usa eventos, já está atrasado. Eles são uma das ferramentas mais poderosas para atingir seus objetivos de marketing. Desde a construção do reconhecimento da marca até a promoção da liderança inovadora, os eventos oferecem uma plataforma dinâmica para atingir seu público-alvo.

Obtenha novos fluxos de receita com parceiros corporativos

Os eventos abrem um caminho único para as empresas estabelecerem parcerias lucrativas com novos patrocinadores. A colaboração com parceiros corporativos enriquece a proposta de valor do seu evento e abre oportunidades para o sucesso compartilhado.

Desde 2018, a National Urban League tem se unido à vFairs para sediar uma conferência anual. O evento mais recente teve um aumento de 200% no comparecimento, o que acabou gerando novas fontes de receita para eles. Existe uma oportunidade para absolutamente qualquer empresa e setor se beneficiar dos eventos, desde que sua visão seja clara.

Melhore as conexões com o cliente

Os relacionamentos com os clientes são a força vital do seu negócio, e seus eventos catalisam as maneiras como você cultiva esses novos relacionamentos e constrói uma comunidade. Basta olhar para o Evento Anual do Mitel User Group. No último evento, eles compartilharam como conseguiram melhorar o relacionamento com os clientes, fortalecer a fidelidade à marca e solidificar sua posição como líder do setor com foco no cliente.

Fonte: vFairs

Crie novos leads e descongele os frios

Obtenha seus clientes em potencial com interações, inscrições e engajamento dos participantes. Os eventos ainda permitem que você reacenda o interesse de leads não solicitados, fornecendo-lhes conteúdo novo e valioso e experiências envolventes. Os leads inativos podem despertar para que possam avançar no funil de vendas.

Expandir para novos mercados

Você consegue diversificar seu público-alvo e bases de clientes em eventos. As empresas podem explorar novos mercados e indústrias com uma abordagem personalizada que se adapta aos desafios que novos públicos enfrentam. Normalmente, nossos clientes de feiras valorizam o encontro cara a cara com os clientes em potencial para causar uma impressão memorável e nutri-los posteriormente com acompanhamentos. Eles relutam em realizar eventos virtuais porque acham que não conseguirão o mesmo nível de envolvimento ou alcance. Mas clientes como a OGC Global organizam feiras imobiliárias virtuais e acabam com uma participação de 50%, em comparação com 30% para eventos presenciais.

Fortalecer a percepção da marca

Você pode posicionar sua empresa como líder inovadora hospedando painéis de especialistas, workshops informativos e discussões do setor. Esses tipos de eventos apoiam a credibilidade e a confiança da marca. Interações significativas moldam a forma como os participantes percebem sua marca.

Lançar novos produtos e serviços

Os eventos são ideais para exibir novos produtos e serviços. Os participantes obtêm experiência em primeira mão antes de qualquer outra pessoa, permitindo-lhes compreender os recursos e benefícios de forma dinâmica. A melhor parte é que você pode coletar feedback imediato sobre novos trabalhos durante o evento para que possa refinar os produtos com base em insights em tempo real.

Erros comuns a serem evitados ao incluir eventos em seu plano de marketing

Mesmo com os melhores métodos, as armadilhas podem prejudicar a eficácia da sua estratégia de marketing de eventos. Vamos falar sobre como você pode diminuir suas chances de cometer esses erros tão comuns.

Falha no alinhamento com os objetivos da empresa

Os eventos devem servir a um propósito além do espetáculo. As empresas acham que realizar eventos é uma boa ideia, mas muitas vezes não investem tempo mapeando como esses eventos se relacionam com os KPIs de seus negócios. Identifique esse objetivo específico e concentre seus esforços de marketing em torno dele. Se os eventos não retornarem seus esforços, não invista neles.

Confiança em formatos de eventos tradicionais

O cenário dos eventos muda com bastante frequência, com inovações em cada esquina. À medida que a tecnologia evoluiu, as expectativas dos participantes em relação aos eventos também mudaram. Como anfitrião, você precisa se adaptar e encontrar soluções criativas para oferecer uma experiência interativa e envolvente.

Os organizadores de eventos aderem aos formatos tradicionais de eventos, e isso não funciona para eles porque chamar a atenção dos participantes tornou-se mais desafiador do que nunca.

Há cinco anos, uma conferência que se concentrasse exclusivamente na disseminação de conteúdo teria funcionado bem, mas as pessoas já tinham muitos caminhos para networking no trabalho. Como cada vez mais profissionais trabalham remotamente, eles buscam oportunidades de networking em eventos. Aproveite a pesquisa deles para projetar os eventos que seus participantes desejam.

Falta de integrações com outros canais de marketing

Historicamente, um comunicado à imprensa tem sido o meio preferido para anunciar um evento, mas não é mais o único caminho disponível para os profissionais de marketing de eventos. Em uma era de envolvimento multicanal, aplique um método holístico. Utilize email marketing, LinkedIn e TikTok para promover seu evento para um público mais amplo.

Métricas de desempenho de eventos incorretas

Como organizador, você tem a oportunidade de aproveitar o poder da coleta de dados a seu favor – não deixe de fazer isso.

Negligenciar o desempenho do evento e sua análise é um erro. Isso resulta em desperdício de recursos e na incapacidade de identificar áreas de melhoria. Faça uso da tecnologia de eventos para medir seu desempenho.

Apego a antigos tapas de pitch de acompanhamento

O que você escreve em sua comunicação de acompanhamento é importante. Mensagens desatualizadas e genéricas com clientes em potencial desfazem as impressões positivas do seu evento.

Ao acompanhar os participantes, faça referência às interações que você teve com eles durante o evento. Isso os ajuda a lembrar quem você é, para que não precisem ligar os pontos. Seus leads também apreciam o esforço que você faz para personalizar o alcance em vez de apenas enviar um modelo.

Inclua em seus e-mails recursos que se alinhem com os interesses e desafios mencionados a você no evento. Essa abordagem personalizada reforça o valor do networking com sua empresa.

Crie experiências que produzam resultados

Por meio de planejamento meticuloso e execução inovadora, você pode criar eventos que melhorem a identidade da sua marca, atinjam novas metas de receita e forneçam as informações necessárias para tomar decisões inteligentes para o seu negócio.

O sucesso parece diferente em cada tipo de evento que você organiza. Para os organizadores de conferências, vencer pode incluir expandir o alcance e aumentar o envolvimento. Um anfitrião de feira comercial pode ter como objetivo vendas maiores, enquanto um comitê de feira de contratação pode se concentrar em encontrar novos talentos.

Apesar das diversas métricas para cada caso de uso, os anfitriões precisam garantir que os participantes estejam imersos na experiência personalizada que você criou para eles. Quanto mais oportunidades de engajamento e conexão, mais seus eventos terão repercussão entre seus clientes potenciais. Eles se lembrarão do efeito muito além da duração do evento, aguardarão seus acompanhamentos e participarão de suas chamadas de demonstração com a mente aberta.

A boa notícia é que com tecnologias de eventos como vFairs, você pode conseguir tudo isso para seus eventos, não importa o tamanho, tipo ou ambiente.

Esta postagem faz parte da série Industry Insights do G2. Os pontos de vista e opiniões expressos são de responsabilidade do autor e não refletem necessariamente a posição oficial do G2 ou de sua equipe.