Metadados: o que é e por que é fundamental para a retenção de documentos

As questões de gerenciamento e retenção de documentos estão na agenda de todas as empresas, grandes ou pequenas. O facto de estes documentos serem cada vez mais digitais (nativos ou eventualmente digitalizados) tem levado as empresas a confrontarem-se com novas ferramentas e conceitos nem sempre fáceis de compreender. Acima de tudo, nem sempre é fácil compreender a importância e a centralidade de determinados elementos, o que dificulta a compreensão de como utilizá-los de forma eficaz e produtiva, ou porque é importante estar atento a eles.

O tópico sobre o qual falaremos hoje se enquadra exatamente nesta descrição: metadados . Produzimos e utilizamos metadados todos os dias, por vezes até sem o saber, e é fundamental para apoiar as atividades que desenvolvemos no âmbito do nosso trabalho que envolve a produção, utilização e consulta de documentos de todo o tipo.

Embora a palavra “metadados” possa trazer à mente algo vago e abstrato, é algo extremamente concreto: sem ela, não poderíamos produzir ou pesquisar uma fatura, nem recuperar aquele contrato que assinamos há alguns anos e agora precisamos consultar . Sem metadados, não poderíamos nem mesmo recuperar os registros que a autoridade fiscal pode nos pedir para mostrar.

Então, vamos tentar obter alguma clareza para aprender mais sobre essas questões.

O que são metadados?

Para explicar o que são metadados, vamos nos referir a uma das definições mais usadas e provavelmente mais eficazes: metadados são dados que descrevem outros dados.

Isso significa que os metadados fornecem dados e informações. Se falamos de documentos eletrônicos, os metadados fornecem informações sobre esses documentos, ajudam a descrevê-los e contextualizá-los, esclarecendo sua função e, se necessário, sua relação com outros documentos.

Muitas vezes, os metadados podem ser derivados do conteúdo do próprio documento, outras vezes são derivados da produção e uso desse documento e podem ser associados ao documento posteriormente. Outras vezes, é usado para fornecer indicações sobre como um documento deve ser manuseado ou processado. Os metadados têm várias funções e, portanto, geralmente são divididos em categorias como:

• metadados descritivos;
• metadados estruturais
• metadados administrativos e de gerenciamento

Alguns metadados são fáceis de identificar e já se encontram no documento; outros podem ser encontrados em qualquer documento de computador, enquanto outros tipos de metadados são específicos para determinados tipos de documentos.

As informações que encontramos em todos os documentos incluem, por exemplo, a data afixada no documento ou informações sobre quem o criou, seja uma pessoa física, uma empresa ou uma instituição. O assunto do documento, ou seja, uma breve descrição do seu conteúdo, é um metadado transversal que é utilizado na descrição de todo tipo de documento.

Por outro lado, se estamos falando de faturas ou outros documentos fiscais, um tipo fundamental de metadados é o número de IVA.

Vice-versa, para um documento de saúde, como um relatório médico, pode ser útil incluir uma referência indicando o local onde foi realizado um teste diagnóstico, a fim de recuperar mais facilmente o documento de acordo com esse critério de pesquisa, entre os metadados.

Em suma, qualquer informação contida ou associada ao documento pode tornar-se metadados , desde que seja capaz de desempenhar um papel no ciclo de vida deste documento: na sua criação, na sua gestão e preservação, e na sua recuperação e posterior usar.

Por que os metadados são críticos

Agora que já demos alguns exemplos e identificamos o objeto de nosso interesse, vamos tentar entender por que os metadados são essenciais.

Deixando de lado as disposições legais, às quais retornaremos em breve, a primeira função dos metadados é permitir que pesquisemos e recuperemos um documento de nossos arquivos de computador quando precisarmos.

De fato, quando precisamos recuperar um documento de nossos arquivos, precisamos usar as chaves de busca , se não quisermos passar nossos dias percorrendo intermináveis ​​listas de registros. Essas chaves de busca são representadas pelos metadados associados ao documento quando ele foi inserido no sistema de gestão ou no sistema de preservação. Esses metadados, como data, assunto, número do documento, número do IVA e assim por diante, são as ferramentas que usamos para recuperar os documentos certos no momento certo.

Metadados para gerenciamento e preservação de documentos

Na prática, o conjunto de metadados que acompanha um documento, primeiro no sistema de gestão documental e depois no sistema de preservação, é estruturado de acordo com critérios e padrões precisos e associados ao próprio documento. É como a informação no verso de uma pasta de documentos que nos permite entender se vamos encontrar os documentos que procuramos dentro dessa pasta ou não.

Ainda que um conjunto de metadados possa potencialmente ser composto por uma grande variedade de informações, quando o objetivo é garantir uma gestão e preservação efetivas em consonância com as normas vigentes , é necessário aderir a critérios e padrões precisos.

Como mencionamos, os metadados podem ser subdivididos de acordo com sua função.

Metadados descritivos

Os metadados descritivos , por serem fáceis de adivinhar, visam descrever o documento ou objeto digital ao qual estão associados, a fim de facilitar sua busca e recuperação . As informações que especificam o assunto de um documento são metadados descritivos.

Metadados administrativos e de gerenciamento

Esses metadados, por outro lado, fornecem informações sobre os tratamentos aos quais o documento foi ou deve ser submetido, a fim de garantir sua preservação , integridade e autenticidade a longo prazo ao longo do tempo. Metadados administrativos e de gerenciamento podem ser metadados que fornecem informações sobre direitos de acesso ao documento ou metadados que indicam por quanto tempo o documento deve ser preservado.

Metadados estruturais

Por fim, os metadados estruturais fornecem informações que permitem localizar o documento dentro do sistema de preservação, definir a estrutura interna do documento ou identificar as relações com outros documentos. Por exemplo, metadados estruturais permitem que um documento seja vinculado ao arquivo de computador ao qual pertence, de modo a estabelecer uma relação estável entre os dois objetos.

O papel das regulamentações setoriais

Alguns metadados, portanto, devem estar sempre presentes, pois sua presença é indispensável para a recuperação de documentos; outros devem estar presentes porque servem como garantia da integridade do documento, e outros porque contextualizam o documento e ajudam a colocá-lo corretamente em relação a outros documentos.

Além disso, outros metadados são exigidos pelos regulamentos, justamente por seu papel muito importante.

As diretrizes do AgID sobre criação, gerenciamento e preservação de documentos eletrônicos identificam um conjunto preciso de metadados mínimos obrigatórios que devem ser associados a documentos eletrônicos, documentos administrativos eletrônicos e agregações de documentos eletrônicos (como arquivos eletrônicos, por exemplo). Os metadados obrigatórios mínimos devem estar sempre presentes para garantir o armazenamento em conformidade legal.

Em alguns casos, existem regulamentações específicas do setor, além das diretrizes da Agency for Digital Italy.

É o caso de documentos com relevância fiscal e tributária, como faturas, documentos de transporte, pedidos e registros contábeis. Nesse caso, algumas normas, como a DPR 600/72 e a Portaria de 17 de junho de 2014, fornecem indicações precisas sobre os métodos de preservação dessas categorias de documentos e também sobre metadados. A DM de 17 de junho de 2014, no artigo 3.º estabelece que, entre os metadados associados a estes documentos particulares, devem constar no próprio documento o nome e apelido, a denominação do código fiscal, o número de contribuinte, a data. Isso porque essas informações e as associações entre elas são consideradas indispensáveis ​​para garantir a recuperação dos documentos para que possam ser reproduzidos às autoridades.

Este é um exemplo simples para mostrar como as regulamentações do setor geralmente intervêm, fornecendo indicações precisas que devem ser lembradas ao discutir a preservação digital .

O impacto das novas Diretrizes AgID

A recente entrada em vigor das novas Diretrizes AgID sobre documentos de TI colocou em evidência a questão dos metadados .

As novas orientações alteraram o sistema de metadados obrigatórios mínimos a associar ao documento informático, que até agora estava limitado a 6 metadados obrigatórios. Na verdade, o novo padrão dobra o número mínimo de metadados, exigindo que novas informações sejam aprimoradas; isso nem sempre é fácil de identificar para todas as organizações.

Essa grande mudança obrigou empresas e provedores especializados em preservação a fazer grandes atualizações em seus sistemas para poder lidar com a nova estrutura.

Além dos metadados obrigatórios mínimos

Obviamente, além dos metadados mínimos exigidos pelas diversas regulamentações, sempre é possível incluir informações adicionais em nosso conjunto de metadados, que podem ser úteis em um contexto de negócios específico e para apoiar pesquisas adicionais, gerenciamento ou funções estruturais.

Ao mesmo tempo, quando queremos enriquecer um conjunto de metadados com elementos adicionais, é bom seguir pelo menos alguns critérios básicos para evitar a proliferação de campos além do necessário e qualquer complicação desnecessária.

Antes de tudo, é bom identificar as funções que precisamos garantir ou, por exemplo, as chaves de pesquisa que usamos com mais frequência para recuperar um tipo específico de documento e, portanto, quais são os metadados de que precisamos. Algumas dessas informações provavelmente já fazem parte do conjunto mínimo de metadados, como data ou assunto; outras informações, talvez especificamente relacionadas a um determinado contexto ou práticas comerciais estabelecidas, podem estar faltando e pode ser útil incluí-las.

No entanto, a regra “menos é mais” geralmente se aplica: não adianta adicionar muitas informações que nunca ou quase nunca usaremos para pesquisar esse documento específico; é melhor se concentrar em poucas, mas significativas, informações. Uma estrutura demasiado rica e complexa, a longo prazo, pode tornar-se difícil de gerir e pode revelar-se contraproducente, complicando desnecessariamente o trabalho dos operadores e aumentando o risco de erros.

Por fim, é bom atribuir “rótulos” aos metadados que pretendemos adicionar, ou seja, designações que tornem o assunto imediatamente claro e que identifiquem as informações que devemos esperar desses metadados. Isso é essencial por vários motivos.

Em primeiro lugar, facilita o trabalho dos operadores e reduz o risco de erros de configuração ou compilação .

Em segundo lugar, à medida que avançamos para o mundo da preservação digital , a clareza é crucial. Se precisarmos mover nossos arquivos de um provedor de serviços de preservação para outro, talvez depois de alguns anos, o uso de metadados pouco claros pode causar vários problemas e prejudicar o grau de interoperabilidade e compreensão dos índices nos pacotes de preservação, tornando mais difícil para realizar tarefas.