Maximizando a produtividade com automação: implementando a eficiência do processo no local de trabalho

A automação serve como um instrumento potente para aumentar a produtividade no local de trabalho. Ao incorporar a automação, as organizações podem executar sistematicamente tarefas de rotina, otimizar processos e minimizar o trabalho manual. A implementação da eficiência do processo por meio da automação leva a uma economia significativa de tempo, dinheiro e recursos, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais estratégicas.

Pesquisas recentes sugerem que 94% das SMBs se envolvem em tarefas repetitivas, enquanto a automação melhorou a satisfação no trabalho para 90% dos trabalhadores do conhecimento e a produtividade para 66% deles.

Existem vários tipos de automação, como automação de processos robóticos (RPA), automação de processos de negócios (BPA) e soluções orientadas por inteligência artificial (IA). Identificar a estratégia de automação mais adequada para o seu negócio e executá-la corretamente é a chave para torná-la uma estratégia vencedora.

Revolucionando a Eficiência Empresarial

A automação aumenta a eficiência do local de trabalho simplificando as operações, mitigando gargalos e minimizando erros em tarefas repetitivas, permitindo que os funcionários se concentrem em trabalhos especializados e de alto valor. Além disso, facilita um melhor gerenciamento e utilização de dados, capacitando as empresas a tomar decisões baseadas em dados e otimizar seu desempenho geral.

Como disse certa vez o renomado consultor de gestão Peter Drucker: “Eficiência é fazer as coisas certas; eficácia é fazer as coisas certas.” Com diversas opções de automação disponíveis, as empresas podem encontrar o equilíbrio perfeito entre eficiência e eficácia em sua busca pela excelência operacional.

A seguir estão as tecnologias de automação mais comuns, cada uma com sua própria vantagem competitiva quando implementada de maneira ideal:

• Robotic Process Automation (RPA): Automatização de tarefas manuais e repetitivas, como entrada de dados ou processamento de faturas.
• Automação de processos de negócios (BPA): Simplificando fluxos de trabalho complexos e de várias etapas que envolvem vários sistemas e partes interessadas.

• Inteligência Artificial (IA) e Aprendizado de Máquina (ML): Aplicação de algoritmos avançados e recursos de aprendizado a tarefas que exigem tomada de decisão ou reconhecimento de padrões.
• Automação Cognitiva: Incorporando processamento de linguagem natural (PNL) e visão computacional para automatizar tarefas que requerem percepção ou compreensão semelhante à humana.
• Automação da Internet das Coisas (IoT): conectando e automatizando dispositivos, sensores e sistemas para coleta, monitoramento e controle de dados.
• Automação de área de trabalho: automatização de tarefas em computadores individuais, como gerenciamento de arquivos ou manipulação de dados.

Cada tipo de automação é uma ferramenta única que oferece benefícios diferentes. Entender suas necessidades, a composição de sua equipe e a melhor solução significa ter uma visão geral das opções e uma noção dos métodos de implementação. Fazer uma escolha informada configura uma determinada solução de automação para o sucesso.

Automatização de processos de negócios

Embora a automação possa oferecer inúmeros benefícios, ela também apresenta seus desafios. Em alguns casos, a implementação da automação pode não produzir os resultados desejados devido a fatores como planejamento inadequado, mau alinhamento com os objetivos de negócios ou treinamento insuficiente dos funcionários.

Além disso, problemas técnicos inesperados, falta de interoperabilidade entre sistemas e resistência à mudança entre a equipe podem prejudicar o sucesso das iniciativas de automação.

Questões técnicas são responsáveis ​​por 90% das falhas em projetos de automação, sendo que os custos de implementação representam 37% e a falta de visão geral ou estratégia é responsável por 25%.

Portanto, para garantir uma implementação bem-sucedida, as empresas devem avaliar cuidadosamente sua estratégia de automação. Aqui estão as quatro etapas principais a serem consideradas ao elaborar uma estratégia para automatizar processos de negócios:

1. Identificando áreas para automação : A primeira etapa na automação dos processos de negócios é identificar as áreas do negócio que são repetitivas, demoradas e podem ser automatizadas. É essencial avaliar os processos e fluxos de trabalho atuais para identificar áreas que podem ser otimizadas e automatizadas. Ao analisar os processos de negócios, a organização pode identificar quais processos são mais adequados para automação.

2. Avaliação de ferramentas e tecnologias de automação em potencial : uma vez identificados os processos, é essencial avaliar as ferramentas e tecnologias de automação em potencial que podem ser implementadas para automatizar os processos de negócios. Isso envolve pesquisar diferentes ferramentas e tecnologias de automação disponíveis no mercado, entender seus recursos e avaliar sua adequação aos processos de negócios.

3. Implementando a automação em uma abordagem em fases : Depois de identificar as áreas de automação e as ferramentas para implementá-las, a próxima etapa é implementar a automação em uma abordagem em fases. Isso significa introduzir a automação gradualmente e testá-la para identificar possíveis problemas ou obstáculos. Essa abordagem também permite que a empresa garanta que a automação esteja funcionando corretamente antes de implementá-la em toda a organização.

4. Medindo os resultados da implementação da automação : A etapa final é medir os resultados da implementação da automação para avaliar os benefícios da automação. É essencial monitorar os resultados da automação em termos de economia de tempo e custos, aumento da produtividade, melhoria da qualidade e satisfação do cliente. Essas métricas fornecerão informações valiosas sobre a eficácia da automação e ajudarão a identificar oportunidades para otimização adicional.

Superando desafios na implementação da automação

Conforme discutido brevemente acima, a implementação da automação no local de trabalho pode apresentar vários desafios que precisam ser abordados por meio de estratégias inteligentes para garantir uma implementação bem-sucedida.

Um dos desafios mais significativos na implementação da automação é integrá-la aos sistemas legados. Isso ocorre porque os sistemas legados geralmente possuem integrações complexas e personalizadas que são difíceis de replicar em sistemas de automação. Para superar esse desafio, as empresas precisam investir em serviços de integração personalizados ou migrar para novos sistemas. Por exemplo, o Walmart implementou um sistema de automação para sua cadeia de suprimentos que exigia integração personalizada com seus sistemas legados para garantir um fluxo contínuo de dados entre os sistemas novos e antigos.

Outro desafio na implementação da automação é abordar o impacto na força de trabalho. As empresas precisam investir em programas de atualização e requalificação para ajudar os funcionários a se adaptarem ao ambiente de trabalho em constante mudança. Este não é um conceito totalmente novo. Em 2019, a Amazon implementou um programa de qualificação para ajudar os funcionários a adquirir novas habilidades e fazer a transição para novas funções, pois a empresa automatizou vários processos em seus armazéns. Isso não apenas ajudou a Amazon a reter sua força de trabalho, mas também aumentou a produtividade dos funcionários e a satisfação no trabalho.

A automação continuará a crescer

À medida que avançamos no futuro, alavancar o poder da automação será a pedra angular do sucesso para empresas com visão de futuro. Maximizar a produtividade com automação e implementar a eficiência do processo no local de trabalho liberará um potencial inexplorado, redefinirá o papel do talento humano e revelará oportunidades de crescimento sem precedentes. Ao adotar tecnologias de automação estrategicamente, as empresas podem se posicionar na vanguarda da inovação, estabelecendo novos padrões de excelência e moldando o futuro de suas indústrias.