Melhores práticas de gerenciamento do trabalho de marketing: Dashboards, modelos e solicitações

As ferramentas de gerenciamento do trabalho de marketing ajudam os membros da equipe a colaborar com mais eficiência, eliminar silos dentro da organização e melhorar a eficiência do trabalho.

Aqui estão três práticas recomendadas que permitem que as equipes aproveitem ao máximo sua ferramenta de gerenciamento de trabalho de marketing.

Use painéis personalizados para equipes, indivíduos e partes interessadas

“Os painéis realmente ajudarão no uso da ferramenta e também para que todos a usem constantemente”, disse Brianna Miller, diretora de marketing e geração de demanda da empresa de análise de conformidade em saúde Protenus, na The MarTech Conference.

Dashboards para gestão de trabalho podem ser utilizados em três situações principais, cada uma com diferentes configurações e finalidades.

Painel da equipe. Todos os projetos atuais e futuros podem ser visualizados no painel da equipe. Ele pode ser visualizado e atualizado durante as reuniões de equipe, proporcionando transparência para todos os membros da equipe.

O painel da equipe é “onde mapeamos todos os projetos de projeto e os visualizamos em alto nível em nossa equipe”, explicou Miller. “Isso é algo a que todas as nossas equipes têm acesso e o usamos em todas as nossas reuniões de equipe.”

Painéis individuais. Painéis individuais devem ser criados para cada membro da equipe para que eles possam visualizar e atualizar os projetos em que estão trabalhando. Eles também podem ver quais itens estão aguardando revisão ou aprovação.

Painéis individuais também são úteis em reuniões individuais com gerentes.

“Eu os uso com meus subordinados diretos para que possamos ver exatamente no que eles estão trabalhando”, disse Miller. “Posso responder a quaisquer perguntas que eles tenham e podemos terminar em uma conversa aberta e transparente.”

Painel das partes interessadas somente leitura. A equipe também pode criar um painel somente leitura para partes interessadas externas, incluindo liderança executiva e clientes.

“Isso dá a eles uma visão do projeto, status, prazos e informações importantes sem que eles entrem no âmago da questão”, disse Miller.

Crie modelos para projetos e tarefas repetíveis

Muitos dos projetos e tarefas em que a equipe de marketing trabalha já foram executados anteriormente e seus processos podem ser reproduzidos. As ferramentas de gerenciamento de trabalho permitem que as equipes criem modelos para esses projetos repetíveis, de modo que processos, atribuições e prazos não precisem ser criados inteiramente do zero todas as vezes.

“Usamos isso o tempo todo para webinars, boletins informativos, feiras, estudos de caso, qualquer coisa que tenha um processo regular que praticamente seguimos 'à risca' na maioria das vezes”, disse Miller.

O modelo atribuirá automaticamente aos proprietários de projetos, proprietários de tarefas e revisores suas atribuições com base em prazos predefinidos que levam à nova “data do marco” determinada para o novo projeto.

Para manter os processos fluindo sem problemas, os modelos devem ser atualizados regularmente para incluir quaisquer novas eficiências ou outras alterações feitas no processo.

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“Geralmente, no mínimo, fazemos (uma revisão) uma vez por ano, mas geralmente duas vezes por ano”, explicou Miller. “[Fazemos] apenas uma revisão rápida com a equipe e os envolvidos com cada tipo de projeto, para ter certeza de que não está faltando nada ou precisamos fazer alguma alteração.”

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Criar e usar formulários de solicitação de projeto

Outra boa prática para ferramentas de gerenciamento de trabalho é criar formulários de solicitação de projeto. Isso garante que todas as novas solicitações de projetos sejam feitas da mesma maneira e provenientes de uma única fonte. É melhor do que receber solicitações por meio do Slack, e-mail ou em reuniões.

Uma vantagem de usar os formulários de solicitação é que os requisitos do projeto podem ser incluídos no formulário, facilitando o recebimento antecipado de todas as informações importantes necessárias para o projeto.

“Também ajuda muito a automatizar o processo de recebimento de solicitações”, disse Miller. “Portanto, quando você tem modelos configurados, ele pode criar automaticamente os projetos ou tarefas com base nas informações obtidas no formulário e nos modelos que você criou. Ele pode atribuir projetos automaticamente, [e] pode criar tarefas automaticamente.”

O uso de painéis, modelos e formulários de solicitação dessas maneiras capacitará as organizações a aproveitar ao máximo suas ferramentas de gerenciamento de trabalho de marketing.

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