Como gerenciar listas de e-mail: melhores práticas e principais ferramentas

Os profissionais de marketing por e-mail enfrentam uma pergunta muito comum: devemos gastar tempo revisando e atualizando nossas listas de e-mail de forma proativa ou devemos nos concentrar na divulgação e corrigir os problemas à medida que aparecem?

Faz sentido que as equipes de vendas e marketing queiram priorizar o alcance, pois é um dos principais impulsionadores do crescimento do pipeline. Mas, ao fazer isso, você corre o risco de prejudicar inadvertidamente a reputação de sua marca enviando e-mails para clientes de uma lista de e-mail com defeito.

Nesta postagem, exploraremos os obstáculos comuns do gerenciamento de listas de e-mail, as práticas recomendadas para atualizar detalhes de contato com eficiência e o que procurar em uma ferramenta de gerenciamento de lista de e-mail.

O que é gerenciamento de lista de e-mail?

O gerenciamento da lista de e-mail refere-se às várias maneiras pelas quais sua equipe coleta, atualiza e usa as informações do assinante. É um processo essencial, pois garante que sua equipe possa extrair o máximo valor do contato por e-mail, criar relacionamentos duradouros com os clientes e impulsionar as vendas.

Desafios comuns do gerenciamento de listas de e-mail

Mesmo os profissionais de marketing mais experientes enfrentam desafios com o gerenciamento de sua lista de e-mail. Pense nisso: você está trabalhando com um volume impressionante de dados em constante mudança. E você precisa ser capaz de agir rapidamente para fazer bom uso desses dados.

Apenas alguns dos desafios mais comuns que as equipes enfrentam com o gerenciamento de listas de e-mail incluem:

Crescimento e retenção da lista

Toda lista de email marketing começa com zero contatos. Pode ser um desafio aumentar sua lista de e-mails, e muitos profissionais de marketing ficam desanimados se a lista cresce mais lentamente do que o esperado. Sem mencionar que alguns de seus assinantes cancelarão a assinatura com o tempo e sua lista decairá naturalmente à medida que seus contatos mudarem de emprego ou informações de contato. Muitas vezes pode parecer que você está dando um passo à frente e dois passos para trás.

A chave é priorizar a qualidade da sua lista de e-mails, não a quantidade. É muito mais valioso para você ter uma lista de contatos menor com clientes altamente engajados do que inundar suas listas de e-mail com públicos irrelevantes ou desinteressados.

Resista à tentação de comprar listas de alcance de e-mail – elas geralmente estão cheias de armadilhas de spam e não são a solução fácil que algumas equipes pensam que são.

Capacidade de entrega de e-mail

Independentemente de quantos contatos estão em sua lista de e-mail, existem vários motivos pelos quais você pode não conseguir alcançar alguns desses assinantes.

Os e-mails podem ser encaminhados para pastas de spam ou gerar um hard ou soft bounce, o que significa que a mensagem não foi entregue. É crucial para as equipes lidar com esses e-mails devolvidos e monitorar sua capacidade de entrega de e-mail — sua capacidade de acessar a caixa de entrada em vez da pasta de spam.

Pause o alcance se houver uma queda repentina em sua capacidade de entrega até que você possa identificar o problema. Você implementou os protocolos de autenticação de e-mail corretos ? Você está entrando em contato com muita frequência? Os e-mails dos seus clientes estão desatualizados? Se você continuar enviando e-mails apesar da baixa capacidade de entrega, estará desperdiçando o tempo de sua equipe e possivelmente destruindo sua reputação de remetente.

Personalização

Coletar e armazenar os detalhes de seu assinante de e-mail é uma coisa, mas usar efetivamente essas informações para personalizar e enriquecer sua experiência é a chave para ter sucesso com o marketing por e-mail.

As informações que você armazena em sua lista de e-mail devem ser acionáveis ​​e ter um benefício claro para o cliente, como usar nomes e cargos de clientes para abordá-los no e-mail e usar sua localização para destacar as ofertas da loja local. É um desafio contínuo de gerenciamento de lista de e-mail decidir quais informações armazenar e como garantir que as informações sejam usadas da maneira correta.

silos de dados

Além do desafio de personalização que discutimos acima, os dados de seus clientes provavelmente estão espalhados por alguns sistemas diferentes em sua organização. Várias equipes usam seus dados para necessidades específicas e geralmente há uma desconexão em sua organização.

Os silos de dados são um grande desafio para as equipes de marketing, porque significam que você pode não ter visibilidade total dos detalhes de seus assinantes individuais em sua ferramenta de marketing por e-mail. Marketing, vendas e todas as equipes voltadas para o cliente devem alinhar como os dados são coletados e onde são armazenados para garantir que você possa obter uma visão única dos dados de seus clientes.

Como uma ferramenta de gerenciamento de e-mail pode ajudá-lo?

Embora seus representantes sempre precisem realizar alguma manutenção manual de suas listas de e-mail, existem ferramentas de gerenciamento de e-mail que abordam os desafios que discutimos acima e permitem que seus representantes usem os dados de seus clientes em todo o seu potencial.

Por que as equipes devem adotar uma ferramenta de gerenciamento de e-mail? Apenas alguns benefícios incluem:

Verificação de e-mail

Muitas ferramentas avançadas de e-mail podem verificar os e-mails de seus clientes e garantir que o endereço esteja correto antes de clicar em enviar. As ferramentas de gerenciamento de e-mail podem detectar erros de digitação, domínios de e-mail incorretos e vários outros problemas que podem fazer com que você gere um hard bounce de sua divulgação.

Remoção de lista

Verificar os detalhes do cliente e atualizar sua lista de contato torna-se muito difícil de gerenciar, pois sua lista cresce para centenas e milhares de contatos.

Uma ferramenta de gerenciamento de e-mail reduz significativamente o trabalho pesado da higiene da lista, ajudando você a atualizar os detalhes do cliente, remover endereços desatualizados e segmentar suas listas com muito mais rapidez e precisão do que qualquer ser humano poderia fazer sozinho.

Aderência à privacidade

As leis e os padrões em torno da privacidade do cliente estão mudando constantemente a forma como os profissionais de marketing podem adquirir e usar os dados de seus clientes. Um exemplo óbvio é o Mail Privacy Protection da Apple, lançado em setembro de 2021. (Você sabe como gerenciar a higiene de sua lista para um mundo pós-MPP?) As ferramentas de gerenciamento de e-mail ajudam você a ficar à frente dos regulamentos de privacidade mais recentes e a proteger sua marca. de possíveis questões legais.

Relatório de dados em tempo real

Transformar seus dados de divulgação em insights acionáveis ​​pode levar dias ou semanas para um membro de sua equipe. Com a ferramenta de gerenciamento de e-mail certa, você pode acessar relatórios em segundos para medir e entender melhor seu sucesso de marketing por e-mail, a saúde de sua lista de e-mail e maneiras de melhorar.

Desbloqueie maior produtividade

Cada benefício que compartilhamos acima resulta em economia de tempo para sua equipe. As melhores ferramentas de gerenciamento de e-mail se encaixam perfeitamente no fluxo de trabalho diário de sua equipe e se integram a todas as ferramentas que você usa para gerenciar os dados de seus clientes. Ao verificar e-mails, eliminar listas automaticamente e fornecer relatórios de dados precisos, uma ferramenta de gerenciamento de e-mail pode agilizar significativamente o trabalho de sua equipe e melhorar seus resultados.

Práticas recomendadas essenciais de gerenciamento de listas de marketing por e-mail

Independentemente de qual ferramenta você está usando para ajudar com seu marketing por e-mail, existem várias práticas recomendadas para gerenciar listas de e-mail que você deve seguir:

Mantenha a higiene da lista de e-mails

Ligado à poda da lista que explicamos acima, a higiene da sua lista de e-mail determinará o quão bem-sucedido você será com suas vendas e divulgação de marketing.

Suas listas de e-mail irão se deteriorar em qualidade ao longo do tempo por alguns motivos:

• Os assinantes mudam de endereço de e-mail (principalmente quando mudam de emprego)
• Seus representantes acidentalmente digitam incorretamente os detalhes do cliente
• Os clientes se tornam duplicados em seu sistema
• Alguns assinantes se tornam desengajados

Treine sua equipe sobre as várias maneiras pelas quais os dados do cliente podem se deteriorar e como lidar com essas preocupações. Você pode aprender mais sobre como limpar sua lista de e-mail em três etapas neste post sobre higiene de lista .

Deixe os assinantes escolherem a frequência dos e-mails

Dar aos seus assinantes o controle sobre a frequência com que eles ouvem falar de você e sobre quais tópicos contribuirá muito para melhorar o sucesso do seu marketing por e-mail. Permita que os clientes indiquem com que frequência desejam receber e-mails da sua marca, seja diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Explique os vários tipos de e-mails que você pode enviar, como recomendações de novos produtos, alertas de vendas ou informações de membros de fidelidade, e permita que eles selecionem quais e-mails gostariam de receber. Um centro de preferências de e-mail é um lugar perfeito para fornecer essas opções.

Segmente seu público

Cada pessoa em sua lista de marketing por e-mail tem uma história única com sua marca e necessidades diferentes de seus outros clientes.

Segmentar suas listas de e-mail por público, persona-chave do comprador ou estágio do ciclo de vida é crucial para enviar e-mails relevantes e manter seus assinantes engajados. Se você enviar a mesma mensagem a todos os seus clientes, independentemente de suas necessidades, eles perceberão que você não se importa com eles como indivíduos e se sentirão menos leais à sua marca. Uma maneira de melhorar a segmentação do público é fazer um teste A/B em seus e-mails e ver como diferentes personas reagem a diferentes elementos de mensagem.

Facilite o cancelamento da inscrição

Se não houver uma maneira fácil para seus assinantes cancelarem a assinatura de sua lista, eles marcarão suas mensagens como spam (e provavelmente terão uma visão desfavorável de sua empresa). Os cancelamentos de inscrição não prejudicam sua capacidade de entrega geral de e-mail, mas as reclamações de spam.

Nós entendemos - você deseja manter o maior número possível de assinantes e perder qualquer um deles parece um retrocesso.

Mas você deve respeitar seus clientes e sua liberdade. Inclua um link emcadae-mail que você enviar que permita às pessoas cancelar a inscrição e inclua uma seção opcional para explicar por que cancelaram a inscrição.

Lembre-se: eles podem preferir receber suas comunicações de outras formas, e esse adeus atual pode ser apenas um até logo.

Aumente sua lista organicamente

Já dissemos isso antes, mas vale a pena repetir: não compre listas de e-mail. O envio de divulgação para uma lista de e-mail comprada é uma maneira garantida de prejudicar a capacidade de entrega de seu e-mail e potencialmente destruir totalmente a reputação do remetente.

Aumente sua lista de marketing por e-mail de maneira orgânica. Peça aos clientes que se cadastrem nos e-mails da sua marca no ponto de venda e nas postagens nas redes sociais. Organize competições e sorteios que os incentivem a se inscrever em seus e-mails.

O crescimento orgânico é a melhor maneira de adquirir assinantes realmente relevantes para sua marca.

Otimize seus formulários e processos de adesão

À medida que você procura aumentar sua lista de marketing por e-mail organicamente, você contará com formulários de inscrição para que as pessoas forneçam suas informações de contato.

Certifique-se de solicitar apenas informações essenciais nesses formulários e confirme se cada envio de formulário é direcionado adequadamente para seu CRM ou outra solução de armazenamento de dados.

Ative um teste CAPTCHA em todos os formulários para filtrar bots que possam fornecer detalhes imprecisos ou irrelevantes do assinante. Por fim, implemente o double opt-in, no qual um assinante confirmará sua assinatura por e-mail antes de ser oficialmente adicionado à sua lista.

O que torna um software de gerenciamento de lista de e-mail eficaz?

Pode ser fácil gerenciar sua lista de e-mail quando ela tem menos de 100 contatos, mas qualquer coisa a mais pode rapidamente se tornar muito difícil de lidar por meios totalmente manuais.

O software de gerenciamento de lista de e-mail pode ajudá-lo a simplificar tudo o que discutimos neste post e instilar um maior senso de confiança no sucesso do seu programa. Ao avaliar possíveis ferramentas de lista de e-mail para sua equipe, recomendamos que você explore estes principais recursos e capacidades:

Integrações de CRM

Uma ferramenta de lista de e-mail não agregará valor a você se não puder se conectar aos dados de seus clientes e às ferramentas que você usa para conduzir sua divulgação. Pergunte sobre as integrações de CRM disponíveis com sua solução em potencial – ela se conecta a todas as ferramentas e sistemas que sua equipe usa para armazenar e gerenciar dados de clientes?

Relatórios detalhados

As melhores ferramentas de marketing por e-mail incluem recursos de relatórios poderosos que fornecem uma visão geral das principais métricas relacionadas à integridade do seu programa de e-mail. Analise os relatórios que cada software de gerenciamento de lista de e-mail em potencial fornece e pergunte sobre como você pode classificar, filtrar ou personalizar esses relatórios com base em suas metas específicas de marketing por e-mail.

Segmentação adequada

A personalização é um desafio comum do marketing por e-mail, mas a ferramenta certa pode facilitar isso. A maioria das soluções de lista de e-mail permite segmentar seu público e criar listas com base em suas informações demográficas e comportamento de compra. A segmentação é incrivelmente difícil de gerenciar sem uma ferramenta - você precisaria atualizar manualmente suas planilhas sempre que obtiver informações relevantes sobre seus assinantes individuais, e há muito espaço para erro humano.

Pesquise a profundidade da segmentação que cada ferramenta em potencial fornece para ajudá-lo a entender o que fornecerá a segmentação granular de que você precisa.

Recursos de automação

Uma das principais vantagens de qualquer ferramenta de marketing são os recursos de automação que ela oferece. Como seu software de lista de e-mail pode facilitar o trabalho de seus representantes e impedi-los de perder tempo em tarefas administrativas repetitivas? Avalie que tipo de automação sua ferramenta de gerenciamento de lista em potencial pode fornecer e quantifique quanto tempo isso pode economizar para seus representantes. Essas economias podem ajudá-lo a justificar o custo potencial de sua solução.

Interface intuitiva

A facilidade de usar seu software de lista de e-mail afetará muito a rapidez com que sua equipe se familiarizará e melhorará sua produtividade. Considere quanta curva de aprendizado existe para suas soluções em potencial e pergunte sobre os níveis de suporte que você pode acessar para aumentar sua equipe. O provedor oferece documentos ou vídeos de instruções? Você pode acessar treinamentos e suporte prático?

Listas de e-mail limpas impulsionam os negócios

Cada membro de sua equipe tem a responsabilidade de manter suas listas de divulgação de e-mail limpas. Explique detalhadamente como a qualidade dos dados do cliente diminuirá com o tempo e ensine seus representantes a identificar e corrigir detalhes incorretos do cliente.

A maioria das equipes deseja encontrar uma ferramenta de gerenciamento de listas de e-mail que possa abordar as preocupações mais comuns e agilizar significativamente o trabalho de sua equipe. Se sua lista de alcance de e-mail contiver várias centenas de contatos, uma ferramenta é essencial.

Trabalhar com uma lista de divulgação limpa é o primeiro passo para melhorar seu marketing por e-mail, mas há muitas outras considerações para gerar resultados significativos por e-mail.

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