Como gerenciar uma equipe remota eficiente

Gerenciar uma equipe de trabalho remoto com eficiência é uma curva de aprendizado para qualquer empresa que mude de local ou trabalho baseado em escritório.

Na Exposure Ninja, gerenciamos nossa equipe 100% remotamente e fazemos isso há mais de sete anos. Sem querer tocar nossas próprias trombetas, mas gostamos de pensar em nós mesmos como uma equipe virtual incrivelmente eficiente e eficaz. Isso não quer dizer que não encontramos alguns solavancos na estrada ao longo do caminho.

Embora gerenciar uma equipe virtual possa parecer assustador no início, pode ser uma bênção disfarçada. Mover sua empresa para uma configuração de trabalho remoto leva você a melhorar seus processos, ser mais claro com o que espera dos membros de sua equipe e tornar sua empresa mais enxuta.

Assista ao nosso webinar sobre como sobreviver e prosperar ao fazer a transição para o trabalho remoto do nosso Head Ninja e veterano de trabalho remoto, Tim Cameron-Kitchen.

Desafios com o gerenciamento de uma equipe remota

Você encontrará alguns novos desafios ao mover sua equipe para um local de trabalho virtual, mas o importante é como você os gerencia. Aqui estão alguns dos desafios mais comuns enfrentados por equipes de trabalho remoto:

• Não ter as ferramentas certas para o trabalho remoto
• Métodos de comunicação desorganizados ou inadequados
• Falta de responsabilidade e clareza nas responsabilidades
• Limites no horário de trabalho e respeito ao tempo de todos
• Horários de trabalho desconexos
• Dificuldade em acompanhar o trabalho, a produtividade e o desempenho
• Problemas para identificar quando a equipe está estressada ou sobrecarregada
• Sentimentos de isolamento e falta de união da equipe

Tentamos e testamos diferentes abordagens para gerenciar esses desafios. Alguns falharam, mas outros foram bem sucedidos. Em nosso treinamento da Revolução do Trabalho Remoto, mostramos nossos sucessos e fracassos, para que você evite cometer nossos erros e vá direto para a implementação de coisas excelentes.

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Como garantir que sua equipe remota seja gerenciada com eficiência

Gerenciar uma equipe remota não precisa ser uma dor de cabeça. Com os processos corretos implementados, você pode estabelecer uma operação on-line de execução tranquila que fará você se perguntar por que não foi remoto antes.

1. Defina expectativas claras e horas de trabalho

Quando você espera que sua equipe trabalhe e no que você espera que eles trabalhem ao mudar para o trabalho remoto é uma consideração importante. Entregar sua equipe em um laptop e enviá-los para casa sem qualquer explicação resultará em horas de trabalho inconsistentes e trabalho irregular.

Embora o trabalho remoto possa ser flexível, é importante gerenciar o quão flexível você está permitindo que esse tempo seja. Defina as expectativas sobre o horário de trabalho com sua equipe por meio de conversas individuais, contratos atualizados ou um acordo por escrito para trabalhar em casa. Cada membro da equipe precisa ser claro sobre quais horas de trabalho são esperadas.

Na Exposure Ninja, aproveitamos o horário de trabalho flexível, permitindo que muitos de nossos funcionários trabalhem com flexibilidade, desde que sempre trabalhem pelo menos quatro horas por dia, de segunda a sexta-feira, durante as nove às cinco do Reino Unido. Com funções voltadas para o cliente, há menos flexibilidade, mas ainda permitiremos que nossa equipe gerencie seus tempos de intervalo e oferecemos as opções de trabalhar de oito a quatro ou de dez a seis.

2. Estabeleça uma etiqueta de comunicação clara e horários de reuniões

Sua equipe vai se comunicar apenas por e-mail e WhatsApp? (Espero que não!) Que ferramentas eles devem usar para comunicação? Como serão realizadas as reuniões? Onde e quando? Essas são apenas algumas das perguntas iniciais que as empresas têm sobre comunicações de trabalho remoto.

Aqui está o que recomendamos:

• Use o Slack para toda a comunicação interna. O Slack é uma ferramenta de mensagens instantâneas que pode ser instalada em computadores e dispositivos móveis para permitir que os membros da equipe se comuniquem com rapidez e eficiência.
• Use o Google Agenda para agendar reuniões. Todos na equipe devem usar o mesmo sistema de calendário para evitar que as pessoas marquem duas vezes as reuniões ou escrevam tudo em seu diário de papel e caneta.
• Agende reuniões com antecedência e agende apenas o tempo que você precisa. Crie agendas de reunião claras e atribua um presidente de reunião para dirigir a discussão e mover a reunião quando necessário.
• Use o Google Hangouts para reuniões. O Google Hangouts é uma ferramenta de videoconferência gratuita. Quando você agenda uma reunião no Google Agenda, ela recebe automaticamente um link para o Google Hangout. Basta clicar no link para participar da reunião.
• Dê orientação à sua equipe sobre como se comunicar de forma eficaz com colegas de trabalho remotos. Mudar para o trabalho remoto significa uma quantidade maior de mensagens online e muito menos interação face a face. Como você não pode confiar em sua linguagem corporal e tom de voz por meio de mensagens escritas, é importante que os membros da equipe saibam como escrever para seus colegas de forma eficaz.

3. Use as ferramentas certas

Equipes remotas eficientes têm as ferramentas certas. Embora as ferramentas de comunicação mencionadas acima sejam o primeiro passo, também é necessário ter as ferramentas certas para gerenciar outros aspectos das operações da sua empresa.

Estas são as principais ferramentas que recomendamos no Exposure Ninja:

• Trabalho em equipe* — Ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas para acompanhar e atribuir tarefas e projetos de trabalho.
• Hubstaff* — Ferramenta de rastreamento de tempo para rastrear horas de trabalho e níveis de atividade.
• Xero — Software de contabilidade para folha de pagamento e gerenciamento de faturas de clientes.
• Lastpass — Ferramenta de gerenciamento de senha segura.
• Infusionsoft/Keap — CRM de vendas. Leia mais sobre CRM aqui.

Todas as ferramentas que recomendamos aqui, nós mesmos usamos.

4. Coloque os processos em prática

Depois de selecionar o software e as ferramentas de que você precisa para administrar bem a sua empresa, é hora de colocar os processos em prática. Os processos são a espinha dorsal de um negócio remoto bem-sucedido e não posso enfatizar o suficiente a importância de processos claros, eficientes e replicáveis.

Na Exposure Ninja, usamos o Teamwork* para gerenciar tarefas. O trabalho em equipe tem uma funcionalidade que permite criar listas de tarefas (como listas de verificação) para as principais tarefas do seu negócio. Isso garante que a equipe nunca perca o ritmo porque sempre verifica seu trabalho. Também é incrivelmente útil para novos membros da equipe que começam a trabalhar remotamente, pois fornece um guia passo a passo claro.

Fazendo a mudança para o trabalho remoto? Os processos soam como uma dor de cabeça? Nosso treinamento e consultoria Remote Working Revolution leva você a configurar processos remotos robustos passo a passo. Inscreva-se para todos os segredos.

5. Tornar as pessoas responsáveis ​​e responsáveis

Como em qualquer negócio, os mais bem-sucedidos são aqueles em que os membros da equipe têm responsabilidades claras e são responsáveis ​​por determinadas tarefas ou processos. Quem são essas pessoas e qual a sua capacidade de executar os processos pelos quais são responsáveis ​​é essencial para um negócio remoto de bom funcionamento.

Se sua empresa precisar de novos processos para operar remotamente, responsabilize uma pessoa específica dentro de sua organização por estabelecer cada um. Se você tem um indivíduo com uma forte mentalidade operacional, vale a pena designá-lo para estabelecer critérios e revisar os processos implementados.

6. Gerencie diferentes fusos horários

Diferentes fusos horários podem causar estragos em uma equipe virtual despreparada para eles. Embora possa ser mais barato terceirizar certas tarefas para equipes baseadas em outros países, se sua base de clientes principal estiver no Reino Unido ou nos EUA, você também precisará de funcionários disponíveis nesses fusos horários. A outra consideração é quando seus funcionários precisam interagir uns com os outros e garantir que haja um cruzamento entre seus horários de trabalho.

Muitos negócios remotos bem-sucedidos, incluindo o Buffer, têm equipes baseadas em diferentes locais e fusos horários, assim como o Exposure Ninja. No lado positivo, sua empresa pode estar disponível para responder aos seus clientes com mais frequência. Certifique-se de estabelecer horários de trabalho claros e verifique se esses horários estão alinhados entre os colegas.

7. Entenda quando os funcionários precisam de suporte remotamente

Um funcionário passa por sua mesa, incomumente 20 minutos atrasado para o trabalho e com uma carranca profunda gravada na testa. Você pergunta a eles se está tudo bem, e eles parecem estar sufocando as lágrimas. É fácil identificar quando um funcionário precisa de suporte em um local de trabalho físico onde você tem interações cara a cara.

Quando sua equipe está trabalhando remotamente, você não vê esses mesmos sinais. Mas há sinais. Fique atento a mudanças de comportamento, horas estranhas trabalhadas, tarefas perdidas e certifique-se de perguntar diretamente também.

8. Agendar Catch-Ups Regulares 1:1

As atualizações individuais regulares garantem que sua equipe esteja no caminho certo com suas tarefas. Isso lhes dará a direção de que precisam e lhe dará a tranquilidade de saber que o progresso está sendo feito. As atualizações são inestimáveis ​​para manter o vínculo entre gerentes e funcionários e administrar uma equipe remota com eficiência.

9. Adicione atividades sociais

Só porque sua equipe é virtual não significa que o lado social do trabalho deva ser deixado de lado. Substitua os bate-papos da sala da equipe e as bebidas depois do trabalho por canais e grupos de interesse do Slack. No Exposure Ninja, temos um canal Watercooler onde nossa equipe discute todos os tipos, bem como clubes do livro, ligas de fantasy de futebol e muito mais.

Evite a tentação de despachar sua equipe com seus laptops e cruzar os dedos. Isso só vai levar a um resultado: desastre. Siga nossas etapas acima e faça nosso treinamento Remote Working Revolution ou marque uma consulta de trabalho remoto com nossa equipe de especialistas para proteger o futuro de sua empresa.

*Alguns links neste artigo são links afiliados que o Exposure Ninja recebe uma taxa pela promoção (esses links não são patrocinados). O Exposure Ninja promove apenas serviços que já usamos em nossa pilha de marketing