Como manter uma estratégia organizada de gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é um processo de várias etapas, crítico no planejamento e organização dos recursos da empresa para concluir uma tarefa específica. Para alguns, é por projeto. Enquanto para outras empresas, o gerenciamento de projetos já está arraigado na cultura operacional. No passado, só ouvíamos falar em gerenciamento de projetos quando se tratava de projetos de TI, engenharia ou construção. Mas como o conceito agora é aplicável a qualquer setor, os princípios são praticamente os mesmos – isto é, definir objetivos, identificar componentes, atribuir tarefas e monitorar o controle de qualidade.

Todo projeto envolve muitas partes móveis. Talvez quem tenha um papel essencial seja o gerente de projetos. Ele é encarregado da tomada de decisões e do poder de supervisionar tudo para alcançar o resultado desejado. Para ele, o sucesso do projeto depende de como ele garante que a equipe siga as etapas e processos sugeridos ao longo do ciclo de vida esperado. Mas o cenário ideal é sempre mais fácil falar do que fazer. O bom do gerenciamento de projetos hoje é a disponibilidade de ferramentas e recursos modernos alimentados por tecnologia digital inovadora.

As ferramentas modernas de gerenciamento de projetos facilitam o trabalho dos gerentes?

Não dá para falar de gerenciamento de projetos sem tocar no papel desempenhado pela tecnologia. Seria inútil se envolver em um projeto se sua equipe não maximizasse ferramentas como software de gerenciamento de projetos. Independentemente do tamanho do projeto ou quantas pessoas estão envolvidas, o uso de software ajuda no planejamento, organização, implantação e monitoramento de tarefas com mais eficiência. Mas nem toda plataforma ou ferramenta atende aos desafios enfrentados pelos gerentes de projeto – devido aos requisitos exclusivos de seu setor ou à complexidade do projeto.

É essencial ter em mente para usar o melhor software de gerenciamento de projetos. Por exemplo, projetos simples podem funcionar bem com uma ferramenta com recursos básicos. E se você deseja os melhores recursos oferecidos por uma plataforma de gerenciamento de projetos, é vital comparar recursos robustos e considerar a variação ideal que atende às suas necessidades.

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A maneira certa de abordar a seleção de ferramentas e tecnologias

Escolher ferramentas, especialmente tecnologia, não é uma decisão fácil para os gerentes de projeto. Em última análise, você deseja que essas ferramentas sejam ativos valiosos e não um obstáculo à produtividade. Obviamente, o custo também é importante porque a maioria das ferramentas corporativas não é gratuita.

Quando se trata de gerenciamento de projetos, a implementação de ferramentas e tecnologia deve ser uma decisão orientada por objetivos. Não existe uma solução ou plataforma única para todos. O que você deseja alcançar exigindo que sua equipe use uma ferramenta específica? Quais são suas prioridades na seleção de recursos de software de gerenciamento de projetos? Depois de ter um à sua disposição, também é vital reconhecer que a tecnologia é apenas um fator que afetará o sucesso do projeto. Os gerentes de projeto ainda precisam alavancar técnicas e estratégias que garantam eficiência e produtividade.

Com isso em mente, vamos discutir dicas úteis para orientar os gerentes de projeto a se manterem organizados e informados sobre todos os problemas encontrados durante o andamento do projeto.

Definir prioridades e objetivos do projeto

Antes de sua equipe começar a trabalhar no projeto, o primeiro passo é ter pelo menos um plano de prioridades específicas. A conclusão de um projeto deve ser um processo com fases e etapas que você pode dividir em tarefas acionáveis. Definir prioridades ajudará você e sua equipe a se ajustarem às expectativas do projeto. A lista de prioridades também se tornará a base de seus critérios de monitoramento e controle de qualidade. Em poucas palavras, priorizar as tarefas em uma determinada ordem dará à equipe uma abordagem orientada a objetivos para sua produção diária.

Definir prazos e cronograma de conclusão

Toda tarefa, por menor que seja, deve ter um prazo. Um gerente de equipe bem organizado mantém um cronograma apertado para motivar cada membro a não ficar para trás. Claro que o cenário ideal é cumprir o prazo estipulado. Mas em caso de atrasos, os gerentes também devem manter a flexibilidade e encontrar um novo plano de curso para acomodar possíveis mudanças e ajustes no prazo-alvo.

Embora aderir a um cronograma rígido possa ser insinuante para alguns, é um aspecto crítico do monitoramento de qualidade. Não deixe nenhum membro da equipe dizer o contrário.

Definindo marcos do projeto

Qual é a diferença entre um marco e uma meta? Um marco refere-se a um evento específico que marca a conclusão de um estágio ou fase específica do projeto. Um marco é essencial porque dá ao gerente e à equipe uma visão detalhada dos principais eventos que levarão o projeto adiante para a próxima etapa. Para evitar ficar confuso sobre o que é uma tarefa comum e o que é um marco, as seguintes perguntas devem ser o seu teste.

• A conclusão do referido evento afetará significativamente o resultado final?
• O evento é importante para definir se o projeto avança ou não?
• Envolve contribuições das partes interessadas?

Em geral, se você acha que o evento é importante, ele deve ser considerado um marco do projeto. Isso permitirá que você acompanhe e mapeie o progresso da equipe.

Tenha um conjunto distinto de metas de curto e longo prazo

Mencionamos anteriormente a importância de priorizar tarefas, o que anda de mãos dadas com esta recomendação. Se você definir claramente os objetivos do projeto de curto e longo prazo, será mais fácil identificar quais tarefas vêm primeiro. Além disso, você pode delegar melhor quando dividir as entregas do projeto em tarefas gerenciáveis ​​“centradas em objetivos”. Essas metas também devem se tornar a base do monitoramento do progresso, especialmente quando você precisa tocar na base ou treinar um membro da equipe.

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Comunicação consistente

A comunicação consistente é difícil, mesmo para os gerentes de projeto mais experientes. Quando você está no comando de uma grande equipe, muita coisa pode cair no esquecimento. Além disso, confiar e compreender indivíduos com personalidades variadas pode atrapalhar o manuseio e o gerenciamento de problemas enfrentados durante o trabalho no projeto.

A comunicação eficaz também é um processo. Requer comprometimento por parte do gerente, para ser consistente em encorajar cada membro da equipe a se tornar mais aberto. Felizmente, há muitas maneiras simples de conseguir isso. Além de reuniões regulares e sessões de coaching individuais, você pode usar ferramentas como um aplicativo de mensagens, videoconferência e até e-mails regulares para manter as linhas de comunicação abertas. Além disso, é responsabilidade do gerente ser receptivo a opiniões e ideias que possam ajudar a abordar questões e preocupações comuns.

A automação simplifica tarefas repetitivas

Mencionamos anteriormente que o gerenciamento de projetos moderno depende da tecnologia. Mas há momentos em que os gerentes não conseguem maximizar os benefícios dessas ferramentas. Quando os tiver à sua disposição, procure maneiras de automatizar tarefas repetitivas. O software de gerenciamento de projetos permite agendar tarefas recorrentes e atribuí-las automaticamente? Que tal uma ferramenta que gera relatórios automaticamente para dados específicos? Os gerentes devem entender que fazer as coisas manualmente não o torna melhor em seu trabalho. Essas ferramentas estão disponíveis exatamente porque você tem apenas um determinado número de horas por dia para fazer as coisas.

Delegar e atribuir

Os gerentes de projeto não precisam fazer todo o trabalho pesado. Você pode dividir sua equipe em mini unidades designadas com tarefas administrativas específicas. Obviamente, também é essencial garantir que você esteja escolhendo o funcionário certo para lidar com a tarefa atribuída. Delegue com base em seus pontos fortes e competências essenciais para que você possa maximizar o talento ou habilidade inexplorada de cada membro.

Controle de qualidade e monitoramento de progresso

Por último em nossa lista de recomendações está a importância de monitorar o progresso por meio do controle de qualidade. Relatórios e análises de projetos ajudarão você a determinar áreas de melhoria e oportunidades específicas de coaching. Se houver KPIs, a equipe deve ter acesso a relatórios que mostram como eles se comportam em termos de metas.

Superando desafios comuns enfrentados pelos gerentes de projeto

Agora que discutimos dicas que ajudarão os gerentes a se tornarem mais organizados e produtivos, como eles devem superar os desafios comuns de gerenciamento? É uma realidade que mesmo o gerente mais experiente se deparará com obstáculos de tempos em tempos. Esses são exemplos de instâncias incontroláveis ​​que podem atrapalhar o andamento do projeto.

1. Restrições e questões orçamentárias: O dinheiro é sempre uma preocupação crítica para os gerentes de projeto. Quando você está limitado a cumprir um orçamento específico, pode complicar o cumprimento de tarefas e metas. De acordo com um estudo de 2017, 49,5% dos gerentes de manufatura consideram o custo do projeto como o maior desafio. Para resolver esse problema, voltaremos à nossa recomendação anterior sobre a importância do planejamento. O processo de estabelecimento de metas e prioridades pelo menos minimizará os problemas encontrados com superações e desabastecimentos.
2. Faltam habilidades aos membros da equipe: sua equipe será tão boa quanto o membro mais fraco. E o projeto depende muito do desempenho individual. Como gerente de projeto, você terá que avaliar objetivamente as competências para determinar se precisa reforçar sua equipe com suporte adicional.

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Palavras Finais

Em conclusão, um gerente de projeto bem organizado desempenha um papel crítico no sucesso da equipe. Para os gerentes, a tarefa em questão pode ser avassaladora e tediosa, mas você não precisa abordar o projeto sem a ajuda de ferramentas e de uma equipe de funcionários competentes. As dicas discutidas aqui não abrangem todas as práticas recomendadas que um gerente de projeto pode empregar. Embora gerenciar uma equipe seja um empreendimento altamente pessoal, aderir a esses princípios estabelecidos de produtividade e eficiência garantirá resultados favoráveis.