O que procurar em uma solução de integração do Microsoft Dynamics GP e Magento

(Este artigo foi publicado originalmente em 20 de junho de 2013. Ele foi atualizado para precisão e integridade.)

Com o crescimento das compras online, muitos varejistas estão estabelecendo metas agressivas para suas vendas online. Para atingir esses números, porém, há muitas etapas que os varejistas devem tomar para atrair e manter mais clientes. Muitos se concentrarão no design e no conteúdo do front-end de seu site Magento, para que seja fácil encontrar, comprar e fazer o checkout.

Mas e seus processos de back-end? Você está operando da forma mais eficiente possível? Quantos dados você está movendo entre o Magento e seu sistema ERP, como o Microsoft Dynamics Great Plains (GP)? Seus processos de negócios podem ter tanto impacto positivo (ou negativo) na experiência do cliente quanto o design do seu site.

O crescimento requer dimensionamento e seus processos antigos que antes pareciam eficientes podem precisar ser reformulados para atingir essas metas de vendas elevadas. Neste artigo, veremos os sinais de que você precisa para integrar sua loja virtual Magento para obter eficiência operacional e como escolher a melhor solução de integração para o seu negócio.

Sinais de que você precisa de integração de comércio eletrônico

Você está ficando mais frustrado com suas operações do que nunca? Sem integração para sua loja Magento, os comerciantes tendem a experimentar as mesmas dores de crescimento.

Quais desses problemas você enfrenta diariamente?

• Você continua vendendo demais.
• Seu desperdício de tempo dos membros da equipe na entrada manual de dados.
• Você está enviando pedidos com atraso ou errado.
• Suas experiências online e offline não são consistentes.
• As informações do seu produto são imprecisas e confusas.
• Você não tem visibilidade dos dados de seus fornecedores.
• Você está gastando mais tempo no atendimento ao cliente corrigindo seus próprios erros.

Esses são alguns dos motivos que levam os comerciantes a integrar o Magento ao seu ERP, como o Microsoft Dynamics GP. Como seus sistemas “não podem conversar entre si”, você deve contar com a entrada manual de dados para mover dados entre seus sistemas. Recebemos relatórios de clientes que demoram mais de 40 horas por mês para entregar os principais dados críticos, como itens e atualizações de inventário.

A inserção manual de dados torna seus processos mais lentos e está sujeito a erros humanos. Um caractere errado pode significar o envio do SKU errado ou para o endereço errado. Também pode significar atualizações de estoque atrasadas, o que pode resultar em vendas perdidas ou vendas excessivas. Não importa qual deles aconteça, é uma experiência ruim para seus clientes.

A boa notícia é que a integração entre Magento e Microsoft Dynamics GP pode ajudar em todas essas áreas!

Como avaliar as soluções de integração do Microsoft Dynamics GP e Magento

Embora a integração de comércio eletrônico ajude a resolver muitos desses problemas, ela só o faz quando você escolhe a melhor abordagem de integração para o seu negócio. Projetos mal gerenciados podem acabar sendo muito complicados, demorados e desperdiçando milhares de dólares sem nunca experimentar uma solução que simplesmente funcione.

Para ajudá-lo a avaliar suas opções de integração, compararemos riscos, benefícios e custos de duas abordagens principais de integração – customizada e middleware.

Você não quer esperar até perder constantemente pedidos da web para perceber que sua abordagem de integração foi a decisão errada!

Integração de comércio eletrônico personalizado

Quando você avalia as opções pela primeira vez, seu primeiro instinto pode ser recorrer à integração personalizada. A menos que você seja capaz de lidar com o projeto internamente, a integração personalizada tende a ser oferecida por sua agência da web, consultor de software ou outro fornecedor que pode ou não ter experiência em integração. Você está familiarizado com o fornecedor, ele já conhece o seu negócio e você gosta do preço? Então, qual é o mal em deixá-los construir uma integração personalizada para você?

Conversando com centenas de comerciantes, aprendemos que existem alguns riscos comuns que surgem repetidamente com soluções de integração personalizadas. Antes de seguir esse caminho, considere o seguinte:

Existe uma única pessoa executando todo o seu projeto?

Seu projeto será delegado a um único desenvolvedor dentro da empresa? Nesse caso, isso significa que uma pessoa construirá, manterá e dará suporte a toda a solução. Isso geralmente acontece com projetos de integração devido aos recursos limitados.

O que acontece quando esse desenvolvedor sai de férias, fica impossibilitado de trabalhar ou sai da empresa do seu fornecedor?

Em uma história de terror, trabalhamos com um comerciante que achava que tinha uma “solução automatizada”. Na verdade, um desenvolvedor solitário estava movimentando sozinho todos os US$ 85 milhões em transações à noite! Sem surpresa, a integração do comerciante quebrou rotineiramente, fazendo com que eles perdessem consistentemente os pedidos da web. Que bagunça!

Quão bem eles conhecem Magento E Microsoft Dynamics GP?

Fornecedores com pouca ou nenhuma experiência em integração tendem a escrever código personalizado para cada um de seus projetos de integração. Eles normalmente não aproveitam uma plataforma de integração com conectores pré-criados.

Há uma séria curva de aprendizado para entender os requisitos de como cada um de seus sistemas recebe dados. Você deve entender quais campos de dados devem ser lidos ou gravados. Você deve entender quais regras e processos de negócios devem ser acomodados. Não é algo que você quer que alguém aprenda no trabalho.

Por exemplo, ao integrar o Magento ao Microsoft Dynamics GP, um requisito comum é a necessidade de distribuir a variedade de produtos na web. Isso significa inserir dados do GP no Magento. O desafio é que a forma como os dados do item são usados ​​no Magento é completamente diferente do GP. Em um ERP como o GP, os dados do item são usados ​​principalmente para gerenciamento de estoque e práticas contábeis GAAP (um foco contábil/operacional). No Magento, é usado como conteúdo da web e para gerar pedidos (um foco de comércio eletrônico/marketing). Há muitas etapas que um integrador deve seguir para transferir e traduzir dados de itens entre esses dois sistemas.

Quão familiarizado está o fornecedor com as nuances de cada um de seus sistemas de endpoint?

Sua integração será mantida ao longo do tempo?

Quando sua integração não leva em conta todos os cenários em que os dados estão ausentes ou imperfeitos, isso pode atrapalhar seriamente suas operações. Algo tão simples como um preço em um pedido online diferente do preço em seu ERP pode desacelerar continuamente seus processos. Você receberá um pedido inválido e terá que entrar em contato e aguardar o suporte sempre corrigir o problema.

Sua integração permite que seu negócio escale?

Uma solução personalizada e codificada pode vincular você ao fornecedor de implementação para sempre. Quando você deseja alterar o software ou adicionar um novo canal de vendas, será necessário que seu provedor inicie sua integração do zero, pois cada sistema está vinculado diretamente.

Quanto isso vai te custar?

Sem uma prática construída em torno da integração, os fornecedores que escrevem códigos personalizados podem ser caros, pois são projetos únicos. Vimos clientes cotados em US$ 25.000 a US$ 30.000 para integração entre Magento e GP. Esse custo inicial também não inclui nenhum custo contínuo no futuro. Se houver bugs, atualizações ou alterações necessárias para sua integração, você também terá que pagar mais por isso. A longo prazo, esses projetos personalizados podem acabar custando mais do que o esperado.

Resultado final

Não se limite a uma solução que você pode superar, especialmente porque o objetivo da integração é ajudá-lo a dimensionar os processos. Perguntas importantes a serem feitas ao seu fornecedor em potencial que está implementando seu projeto de integração são: quem está por trás do seu projeto e como eles estão conectando seus sistemas?

A menos que você tenha necessidades de integração realmente complexas, como integrar muitos aplicativos personalizados no Magento e no Dynamics GP, você provavelmente não pode justificar a realização de uma solução personalizada.

Solução de integração de e-commerce de middleware

Por outro lado da integração personalizada, os comerciantes também têm a opção de usar uma plataforma de integração de middleware. Esses tipos de soluções têm um “hub” que fica entre o Magento e o Microsoft Dynamics GP para automatizar as transações de dados entre eles. O hub gerencia a conexão, a transformação de dados e a orquestração de dados entre seus sistemas. Idealmente, a plataforma deve utilizar conectores pré-construídos que conectam seus sistemas por meio do hub.

Os provedores de integração de middleware geralmente criaram uma prática central em torno da integração de sistemas como Magento e Dynamics GP. Você se beneficiará de uma equipe que oferece suporte a vários clientes de integração. Além disso, com ampla experiência em integração, é mais provável que você encontre um parceiro que entenda os detalhes da integração com Magento e Microsoft Dynamics GP.

O desafio é que existem vários provedores de integração de middleware para escolher. Pode ser esmagador para comparar. Aqui estão algumas áreas a serem consideradas que irão diferenciar as plataformas umas das outras.

Eles são projetados para comércio eletrônico e varejo?

Nem todos os provedores de integração de middleware disponíveis têm foco em varejo e comércio eletrônico. Assim como você deseja trabalhar com uma agência Magento certificada, você desejará trabalhar com um provedor de integração que possa definir uma solução que crie uma experiência de compra competitiva para seus clientes – não apenas uma sincronização de dados de API para API.

Com que frequência eles sincronizam dados?
O processamento de dados em tempo real é crucial para algumas de suas tarefas diárias. Por exemplo, ele garante que os pedidos não sejam feitos para itens esgotados ou que os preços promocionais não estejam disponíveis por mais tempo do que deveria. Eles estão sincronizando dados em tempo real como Magento e Microsoft Dynamics GP permitem ou é em lotes uma vez por dia ou mais?

Existem ferramentas de auto-ajuda?

As ferramentas de auto-ajuda podem fornecer habilidades como construir ou alterar seus próprios mapas de dados (como os campos de cada sistema estão conectados) entre Magento e Microsoft Dynamics GP. Se você tiver os recursos certos internamente, isso permitirá que você tenha maior controle sobre sua integração. Você não precisará solicitar ou esperar que o provedor faça alterações para você, o que também pode custar dinheiro adicional.

Quanta visibilidade tenho dos meus dados?

Sua plataforma deve verificar se os dados são enviados e recebidos do Magento e do Dynamics GP. Uma auditoria detalhada de seus dados deve dar visibilidade a cada uma de suas transações para que sua equipe de atendimento ao cliente possa rastrear o caminho de um pedido por meio de seus sistemas, por exemplo. Ele também deve fornecer ferramentas para destacar as falhas ou exceções que precisam ser tratadas, em vez de enterrá-las em um resumo muito maior de transações bem-sucedidas.

O que acontece quando um dos meus sistemas fica offline por qualquer motivo?

A maioria dos varejistas já experimentou as dores de quando um de seus sistemas críticos trava. Sempre parece acontecer durante os momentos mais importantes também, como uma venda rápida ou feriados. Uma grande vantagem de uma plataforma de middleware é que ela deve ser capaz de armazenar ou limitar dados, como pedidos, até que o sistema volte a ficar online. Isso garante que você não perderá pedidos ou dados de clientes durante esses períodos de inatividade.

Quem mantém a plataforma e os conectores?
Se o seu provedor for uma plataforma SaaS ou IPaaS, ele deve manter sua plataforma e conectores regularmente. Isso significa que eles cuidarão de atualizações de segurança, bugs ou quaisquer outras atualizações de sistema que afetem sua integração entre Magento e Dynamics GP.

Quanto isso vai me custar?

Para soluções SaaS e IPaaS, os clientes pagam uma taxa de assinatura mensal para hospedagem, manutenção e suporte de sua solução em sua plataforma. Você também pode precisar pagar uma taxa de implementação única para que eles configurem e conectem seus sistemas. As taxas de assinatura mensal podem variar de $ 100 a $ 1.000 + e as taxas de implementação de $ 0 a $ 10.000 +. Você precisa entender quais recursos está recebendo e pelo que está pagando.

Resultado final

A integração entre Magento e Microsoft Dynamics GP pode ser um passo crítico para o seu negócio. Ele pode ajudar a reformular e automatizar seus processos para que você não precise depender da entrada manual de dados. A questão é qual abordagem você adotará para conectar seus sistemas. No entanto, com a visão, a tecnologia e o parceiro certos, você poderá escolher a melhor abordagem para o seu negócio.

Se você acha que uma plataforma de integração de middleware parece uma boa opção, saiba mais sobre como o nChannel integra o Magento e o Microsoft Dynamics GP.

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