19 truques e dicas de produtividade que mudam a vida

Dicas de produtividade para trabalhar melhor

Quase tudo ao nosso redor é projetado para chamar nossa atenção, sejam nossos smartphones, e-mail, mídias sociais e praticamente tudo na internet.

Mesmo quando fechamos os olhos para meditar (ou tirar uma soneca), nossa mente ainda reproduz imagens dessas mesmas coisas das quais estamos fugindo. A única maneira de ser produtivo nesta era digital é desenvolvendo um robusto mecanismo de defesa “anti-distração”. O tempo é nosso bem mais valioso e devemos usá-lo com sabedoria. Este artigo abordará 19 hacks de produtividade para ajudá-lo a aproveitar ao máximo seus dias.

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19 hacks e dicas de produtividade

1. A regra dos 3 segundos

A regra dos 3 segundos é uma ótima maneira de se esforçar para trabalhar em uma tarefa que você teme. Parece bastante bobo em princípio, mas funciona como mágica.

Sempre que você estiver procrastinando algo, comece a contagem regressiva a partir de 3 e, assim que chegar a 1, deixe todo o resto de lado e comece imediatamente a tarefa sem pensar duas vezes.

Por exemplo, se você tem uma tarefa que deve ser entregue em algumas horas, mas não consegue sair do YouTube, diga "3...2...1...Vamos!" e feche imediatamente seu navegador e abra a tarefa.

2. Meça quanto tempo você consegue se concentrar

A medição é uma ótima dica de produtividade para acompanhar o progresso. Meça quanto tempo você pode trabalhar em uma tarefa antes de se distrair mentalmente . Depois de saber qual é o seu tempo médio, tente aumentá-lo em cerca de 20%. Se você estiver trabalhando por 2 horas e se sentir exausto, vá mais 20 minutos antes de fazer uma pausa. Anúncios

Você também pode acompanhar quanto tempo trabalhou em uma tarefa sem distrações. Se você terminou o projeto rapidamente, não se distraia com outra coisa por muito tempo ou levará ainda mais tempo para começar de novo.

A técnica Pomodoro é outra ótima maneira de melhorar seu foco. É praticamente apenas intervalos cronometrados com pequenas pausas entre eles. A ideia é que você trabalhe por 25 minutos, depois faça uma pausa de cinco minutos. Depois de quatro “pomodoros” (que podem ser de 25 minutos a uma hora), faça uma pausa de 15 a 30 minutos.

Você pode definir um cronômetro para acompanhar seu ciclo de trabalho, mas não se esqueça de fazer suas pausas. Se você trabalhou por três pomodoros sem fazer pausas, provavelmente não conseguirá se concentrar muito no que precisa fazer a seguir. E se você deseja obter os melhores resultados desta técnica, tente manter suas sessões de trabalho consistentes (trabalhando por 25 minutos sem distrações).

3. Automatize tarefas repetitivas

Automatizar tarefas repetitivas pode ajudá-lo a liberar algumas horas extras em seu dia para usar em coisas mais importantes . Tarefas que não precisam do “toque humano” são bons exemplos de coisas que podem ser automatizadas. Por que continuar fazendo tarefas mundanas repetidamente quando seu computador pode fazer isso por você? Você ficaria surpreso com quanto tempo livre você pode ganhar de volta apenas automatizando algumas dessas coisas.

Você pode usar ferramentas como Hootsuite para automatizar suas postagens de mídia social, Mailchimp para suas campanhas de e-mail, HubSpot para suas atividades de vendas e marketing, Lemlist para seus contatos frios do LinkedIn.

Você pode até instalar um bot em seu site e páginas de mídia social para ajudar a otimizar seu suporte ao cliente e responder automaticamente a perguntas. Qualquer tarefa repetitiva que você não possa automatizar por algum motivo, terceirizar para um freelancer. Anúncios

4. Aprenda a dizer não

Este é um dos melhores hacks de produtividade. Dizer sim com muita frequência o força a passar o dia fazendo parte dos planos de outras pessoas e não tendo tempo para o seu. Aprenda a dizer não com firmeza, mas educadamente. E nunca se sinta culpado por isso.

Dizer não abre seu tempo para fazer as coisas que você realmente quer fazer (e deixa espaço para os outros aproveitarem o dia sem você).

Anúncios Claro, não é tão fácil dizer não às vezes – nós sabemos como é. Pode ser difícil recusar planos quando você sabe que eles foram feitos com boas intenções, especialmente se for algo pequeno. Mas existem maneiras de dizer não aos planos e às exigências de outras pessoas sobre o seu tempo, sem deixar um gosto ruim na boca.

Existem duas maneiras de recusar as pessoas: direta ou gentil. Simples é quando você diz a eles por que eles não podem ter o seu tempo. É quando você diz: “Não posso sair na terça-feira porque estou ocupado” ou “não quero sair hoje à noite”. Não vai fazer a pessoa feliz, mas pelo menos ela sabe por que você diz não.

E então há ser gentil. Você pode dizer: “Eu tenho que trabalhar”, o que é verdade. Mas você também pode dizer: “Não estou com vontade de sair hoje à noite, mas me avise se quiser fazer algo na próxima semana”.

Ser gentil está aberto a interpretações, o que pode forçar a pessoa a ser criativa com seu plano B. Portanto, planeje sabiamente sua abordagem quando se trata de dizer “não”. Anúncios

5. Faça pausas regulares

Quando você trabalha muitas horas sem fazer uma pausa, seus níveis de produtividade inevitavelmente começam a cair. Fazer pausas regulares ajuda a recarregar as baterias para que você possa voltar com a mente mais aguçada .

A boa notícia é que você não precisa reservar horas de cada vez para colher os frutos de fazer pausas regulares. Você pode ver melhorias mensuráveis ​​fazendo pequenas pausas mentais, de acordo com uma pesquisa realizada pela Universidade de Illinois.

O estudo descobriu que os participantes que fizeram uma pausa de 10 minutos depois de meia hora testando sua memória foram capazes de cometer significativamente menos erros ao retomar o teste em comparação com aqueles que não fizeram uma pausa.

Os resultados deste pequeno estudo também sugerem que, embora fazer uma pausa mais longa depois de trabalhar por uma hora possa limpar sua cabeça e reduzir a fadiga, fazer uma pequena pausa depois de apenas meia hora pode ter um impacto muito maior em seu desempenho cognitivo.

Suas pausas podem ser na forma de uma curta caminhada, alongamento, fazer café ou até mesmo sair para tomar um ar fresco. Apenas tome cuidado para não ser pego em uma distração que será difícil de romper, como ir às mídias sociais. Você sempre pode fazer isso no final do seu dia.

6. Elimine todas as distrações não essenciais

As distrações impedem nossa capacidade de concentração. De acordo com esta pesquisa, o trabalhador médio não pode passar mais de 6 minutos sem verificar seu e-mail ou mensagem instantânea. Elimine todas as distrações não essenciais durante o horário de trabalho.

Se você não consegue resistir a verificar seu telefone a cada poucos minutos, desligue-o e mantenha-o longe de sua proximidade. Não se preocupe em perder chamadas ou textos “importantes”, você sempre pode devolvê-los mais tarde.

As distrações incentivam a multitarefa – um malabarismo mental que degrada o desempenho de ambas as tarefas. Quanto menos distrações você tiver, mais trabalho poderá fazer.

7. Defina um horário específico para verificar seu e-mail

A razão pela qual não podemos resistir a verificar nosso e-mail a cada poucos minutos é devido ao efeito FOMO. A maioria dos e-mails que recebemos não exige nossa resposta urgente. Você pode definir horários específicos durante o dia para verificar sua caixa de entrada e responder às mensagens em lotes.

Você pode verificá-lo ao meio-dia – depois de concluir suas tarefas matinais mais importantes e, novamente, no final da tarde, logo antes de sair do trabalho. Quebre o hábito de verificar impulsivamente a cada poucos minutos.

8. Proteja seu “fluxo”

O fluxo é um estado de espírito em que você está tão completamente imerso em uma atividade que se torna alheio ao seu entorno . Quando você está em tal estado, o trabalho não parece mais trabalho. Se você estiver lendo um livro, as páginas simplesmente se virarão. Se você está escrevendo, as palavras fluem de você sem esforço.

Sempre que você entrar em tal estado, proteja-o como se sua vida dependesse disso. É quando sua criatividade está no auge. Silencie seu telefone, desligue suas notificações por e-mail, fique longe das redes sociais e qualquer outra coisa que faça você perder o foco. Nem fale com as pessoas. Nada mais deve importar, a não ser a tarefa na qual você está focado. Quando seu fluxo é interrompido, recuperá-lo pode levar horas ou às vezes nem acontecer durante o dia.

9. Anote tudo

Esta é uma das melhores dicas de produtividade para fazer as coisas. Tendemos a superestimar nossa capacidade de lembrar das coisas. Desenvolva o hábito de anotar tudo, desde seus planos diários até os nomes das novas pessoas que conhecer. Não é preciso tanto tempo ou esforço. Você pode usar seu smartphone ou carregar um pequeno caderno de bolso e uma caneta.

Você ficará surpreso com o quanto esse hack de produtividade o ajuda. Tudo é anotado e você pode riscar itens à medida que são concluídos, dando-lhe uma sensação de satisfação e progresso. Isso fará com que você se sinta mais no controle do seu dia.

Quando escrevemos as coisas, somos obrigados a organizar nossas tarefas . Pensamos nas etapas necessárias para atingir um objetivo e planejamos como podemos dividir uma meta em partes gerenciáveis ​​de trabalho. Está tudo lá no papel, fora de nossas cabeças onde pode ser esquecido.

Nada é mais frustrante do que quando você não consegue lembrar o que queria fazer ou o que pretendia comprar. É ainda mais frustrante quando você percebe que é uma das muitas coisas que você não consegue lembrar. Desenvolver o hábito de anotar tudo resolve esse problema de uma vez por todas.

10. Planeje seu dia com antecedência

Não há muitos hacks de produtividade mais importantes do que isso. Ter escrito listas de tarefas aumenta suas chances de seguir em até 91%. Defina um punhado de prioridades para o seu dia – de preferência no dia anterior, e depois resolva-as logo pela manhã enquanto sua mente ainda está fresca.

Se você não planejar suas atividades com antecedência, você se verá reagindo às coisas que surgirem. Isso significa que concluir pequenas tarefas pode ocupar todo o seu dia.

A razão pela qual o planejamento é tão importante é porque ele o prepara para o sucesso a longo prazo. Você economizará tempo por não ter que descobrir o que precisa fazer em seguida. Basta escolher uma tarefa da sua lista de tarefas e começar.

Ao não planejar sua lista de tarefas com antecedência, você pode ter um dia muito ocupado, mas ainda fazer muito pouco progresso, já que não teria trabalhado nas coisas mais importantes.

11. Comece o seu dia resolvendo as tarefas mais importantes

É mais provável que você ceda às distrações no final do dia, quando estiver exausto e sua força de vontade estiver esgotada. Além disso, à medida que o dia avança, a qualidade da sua produção torna-se cada vez menor.

As pessoas tendem a ceder às distrações quando percebem que sua força de vontade está se esgotando. Se você começar o dia concentrando-se apenas nas tarefas mais importantes, ficará menos tentado a ceder às distrações mais tarde.

Você também descobrirá que sua saída é de qualidade superior. Planejar seu dia com antecedência ajuda a eliminar a desordem e as distrações, lembrando-o das coisas que precisam de seu foco total assim que você acordar . Reserve as horas da manhã para essas tarefas.

12. Anexe recompensas às suas realizações

Anexar recompensas às realizações pode lhe dar um impulso extra quando você se sentir cansado e mentalmente esgotado. As recompensas podem ser qualquer coisa que você goste.

Por exemplo, você pode fazer um lanche depois de concluir uma tarefa. Você pode sair para tomar uma bebida com seus amigos depois de atingir sua cota de vendas. Você pode planejar tirar férias depois de concluir um projeto longo e terrível. Quanto maior a realização, maior deve ser a recompensa.

13. O segredo da produtividade “Jerry Seinfeld”

Este é um dos meus hacks de produtividade favoritos. Obtenha um calendário de parede grande que tenha todos os dias e meses em uma página e, em seguida, pendure-o próximo à sua estação de trabalho (ou a uma parede proeminente em sua casa). Para cada dia que você realizar todas as suas tarefas, coloque um grande X com um marcador vermelho.

Depois de alguns dias, uma corrente começará a se formar e seu objetivo será não quebrá-la. Quando você tem uma corrente que dura várias semanas, você fará o que for preciso para evitar quebrá-la para não ter que começar tudo de novo.

14. Divida grandes tarefas em partes pequenas e mais gerenciáveis

Quando uma tarefa é muito grande ou difícil, nossa primeira reação é temê-la, o que leva à procrastinação. O pensamento disso pode até nos dar noites sem dormir. Sempre que você se deparar com tal tarefa, divida-a em pedaços menores que são menos difíceis de se pensar.

Por exemplo, se você tiver que escrever um relatório de 10.000 palavras, divida-o pelos tópicos que pretende abordar e, em seguida, concentre sua energia em um tópico antes de passar para o próximo e depois para o próximo. Não olhe como um todo, caso contrário você nunca encontrará a motivação para começar.

15. Lote de tarefas semelhantes

Fazer tarefas não relacionadas consecutivas pode ser mentalmente desgastante e impedir que você entre em um estado de fluxo . Agrupar tarefas semelhantes ajuda a manter o mesmo estado de espírito durante o trabalho.

Você pode agrupar atividades sociais como e-mails, telefonemas e reuniões; atividades físicas como cozinhar, limpar e fazer compras; atividades recreativas como assistir TV, ler e mídias sociais. Fazê-los de forma intercambiável com certeza vai atrapalhar seu fluxo.

16. Pare de multitarefa

A multitarefa não é tão eficiente quanto muitas pessoas acreditam que seja. Pesquisas mostram que isso pode diminuir sua produtividade em até 40%, já que você não está dando total atenção a nada.

Também pode reduzir sua eficiência, atrasá-lo e até deixá-lo estressado. Em vez de tentar fazer mais de uma vez, tente se concentrar mais em apenas uma tarefa de cada vez .

Um estudo da Universidade de Londres mostra que a multitarefa não permite que seu cérebro processe informações tão profundamente quanto quando você se concentra em uma tarefa de cada vez. Quando você está realizando várias tarefas ao mesmo tempo, na verdade está reduzindo sua capacidade de recuperar memórias e processar informações.

Portanto, da próxima vez que você tiver que fazer várias coisas ao mesmo tempo, escolha uma. Você poderá realizar suas tarefas com muito mais rapidez, economizar tempo e ficar por dentro de tudo pelo resto do dia.

17. Crie modelos para atividades de rotina

Este é um dos melhores hacks de produtividade para fazer mais em menos tempo. Se o seu trabalho envolve fazer as mesmas tarefas repetidamente, crie modelos para que você nem sempre precise começar do zero . Você pode criar modelos para seus e-mails, relatórios, propostas, etc., e depois personalizá-los apenas para o destinatário.

Se você lida muito com os clientes, anote uma lista de perguntas frequentes e as respostas relevantes. Sempre que receber um e-mail sobre qualquer uma das perguntas da sua lista, basta copiar/colar a resposta (e, claro, personalizá-la antes de enviar).

18. Deixe de lado o perfeccionismo

Quando você gasta muito tempo tentando fazer algo impecável quando já é bom o suficiente, você está apenas sendo contraproducente.

Nada do que você fizer será perfeito. Os seres humanos são criaturas imperfeitas e é da nossa natureza cometer erros. Não somos máquinas. Aprenda a deixar de lado as expectativas irreais de si mesmo e das pessoas com quem trabalha.

Embora o perfeccionismo seja exigente, é mais provável que ser realista resulte em fazer seu trabalho (sem se estressar). Você sempre pode melhorar a qualidade de sua produção, mas saber quando deixar ir evitará que você perca tempo com algo que já é bom o suficiente. Não há problema em ter grandes expectativas, mas saiba quando deixar ir. Você nunca alcançará o sucesso sendo muito duro consigo mesmo.

19. Beba bastante água

Por último, mas não menos importante, beba bastante água! Carregue uma garrafa em todos os lugares que você for. Às vezes você pode não sentir sede, mas seu corpo precisa desesperadamente de água para atingir seu nível ideal . A desidratação pode fazer você se sentir lento, irritado e dificultar o foco até mesmo nas tarefas mais pequenas.

Também pode afetar sua aparência física. Se você estiver desidratado, sua pele pode ficar seca e seus olhos podem parecer afundados.

Se você realmente quer se manter hidratado, deve saber o que a cor do seu xixi está lhe dizendo. Se estiver amarelo escuro, isso geralmente significa que você não está bebendo água suficiente. Se for uma cor clara, então parabéns! Você provavelmente está bebendo água suficiente.

Pode parecer nojento, mas a melhor hora para checar seu xixi é pela manhã, quando você acorda. Este é o tempo que leva para a água da noite passada sair totalmente do seu sistema. No momento em que você verificar seu xixi pela manhã, toda essa água terá deixado sua bexiga. Se estiver amarelo, tente beber mais água ao longo do dia.

Se você está tendo que fazer xixi com frequência, isso pode significar que você está bebendo muita água e deve desacelerar. Mas se você está fazendo xixi menos do que o normal, pode significar que seu corpo está lutando para se livrar da água porque não está recebendo o suficiente. Tente beber um copo de água a cada hora até que seu xixi fique com uma cor normal.