O que é um sistema de gerenciamento de estoque para pequenas empresas? Guia completo de 2022

Um sistema de gerenciamento de estoque pode economizar tempo se você for um pequeno empresário que está constantemente inserindo dados de produtos em uma planilha ou tentando acompanhar suas vendas em papel.

Continue lendo para saber o que é um sistema de gerenciamento de inventário, se um sistema de gerenciamento de inventário é adequado para sua pequena empresa e os recursos obrigatórios de qualquer bom software de gerenciamento de inventário.

O que é um sistema de gerenciamento de estoque?

Um sistema de gerenciamento de estoque irá ajudá-lo no processo de supervisão de todos os bens de sua empresa (matérias-primas, itens acabados, etc.) desde a primeira aquisição até a venda. O sistema de gestão está aqui para o ciclo de vida de seus produtos. Os sistemas de gerenciamento de estoque podem rastrear mercadorias em todos os locais e fornecer todos os detalhes necessários sobre esse produto para administrar seus negócios com eficiência.

Benefícios de um sistema de gerenciamento de estoque para pequenas empresas

As pequenas empresas não têm a mesma proteção que as grandes empresas quando se trata de perdas de produtos/vendas. Quando uma empresa está operando com margens pequenas, ter um sistema para rastrear o estoque pode fazer uma diferença significativa nos lucros.

Um sistema de gerenciamento de estoque permitirá que os proprietários de pequenas empresas:

• Sempre mantenha os produtos em estoque, para nunca perder uma venda
• Invista na quantidade certa de produtos
• Forneça informações de entrega precisas
• Dê preços precisos
• Identifique danos, perdas e roubos de produtos desde o início
• Acompanhe quais itens estão sendo devolvidos e por quê
• Antecipe as estações ocupadas e ajuste seus hábitos de compra de acordo
• Contrate mais funcionários ou contrate funcionários temporários, quando grandes pedidos precisam ser separados e embalados
• Gire o estoque quando necessário
• Identifique quais produtos estão vendendo e quais devem ser descontinuados

Tipos de sistemas de gerenciamento de estoque

Existem vários sistemas de gerenciamento de estoque que variam de acordo com a frequência com que você conta o estoque e o método usado para medir os níveis de estoque.

Vejamos os dois tipos mais comuns de sistemas de gerenciamento de estoque: periódicos e perpétuos.

Gestão de Estoque Periódico

O gerenciamento periódico de estoque é um sistema em que você conta fisicamente os níveis de estoque uma vez por período (mês, trimestre, ano etc.) e compara o número com os números de vendas. Ao fazer isso ao longo do tempo, as empresas verificam se há itens faltando ou muitos itens à mão.

Esse tipo de sistema de gerenciamento de estoque funciona bem para pequenas empresas com níveis de estoque limitados e variações de produtos. Tudo o que você precisa para o gerenciamento periódico de estoque é alguém para contar fisicamente os itens e acompanhar as informações em uma planilha.

Empresas maiores, ou empresas com vários tipos de ofertas de produtos, podem ter dificuldades para fazer o inventário periodicamente, pois há muitos pedidos diferentes chegando e sendo enviados a qualquer momento.

Exemplo de Gerenciamento de Estoque Periódico

Digamos que você possui uma empresa que vende blazers. Os representantes de atendimento ao cliente da empresa recebem pedidos, os inserem em um sistema e os funcionários do depósito da empresa selecionam, embalam e enviam esses pedidos. Como sua empresa compra de um atacadista, você também tem registros de quanto estoque deve entrar.

Ao final de cada mês, os catadores contam fisicamente o número de blazers no armazém. Você compara esse número com os níveis de estoque registrados.

Se houver menos blazers do que você tem registrado, alguém pode ter enviado um blazer de substituição, mas não o registrou, ou um selecionador pode ter acidentalmente embalado um blazer extra sem querer, ou o atacadista não enviou estoque suficiente .

Vários desses cenários podem ter ocorrido, mas é difícil dizer exatamente qual deles sem informações detalhadas sobre cada pedido. É por isso que o gerenciamento periódico de estoque não funciona para todos os tipos de negócios.

Gerenciamento de Estoque Perpétuo

O gerenciamento de estoque permanente é um sistema onde os níveis de estoque são atualizados em uma base transacional. Cada item tem um identificador (UPC, SKU, etc.) e pode ser rastreado. Você pode ver exatamente onde os itens estão em qualquer estágio do ciclo de vida do pedido, desde a compra até as vendas e devoluções.

Os sistemas de gerenciamento de estoque permanente fornecem aos proprietários de empresas as informações mais atualizadas sobre pedidos de compra, pedidos de venda, estoque nas prateleiras, itens danificados e itens devolvidos. Este tipo de sistema dá-lhe a imagem mais clara possível de onde está o seu negócio.

No entanto, os sistemas de gerenciamento de estoque permanente podem ser caros e demorados de usar, se você escolher o errado.

Exemplo de Gerenciamento de Estoque Perpétuo

Digamos que você decida implementar um sistema de gerenciamento de estoque permanente em sua empresa de blazer. Cada blazer recebe uma etiqueta de código de barras. Cada etiqueta é digitalizada na entrega de um pedido no atacado e cada etiqueta é digitalizada na coleta, embalagem e envio.

Os representantes de atendimento ao cliente monitoram quais blazers estão incluídos com quais pedidos usando os números de código de barras associados a cada blazer.

Com este sistema, você saberá se faltam itens no seu pedido de compra, se um blazer específico está voltando como devolução, onde a entrega atrasada de um cliente está sendo retida etc. eles podem ver onde seu pacote está em tempo real.

10 recursos necessários em um sistema de gerenciamento de estoque

Dependendo do tipo de negócio que você administra, talvez você não precise de todos esses recursos em seu sistema de gerenciamento de estoque. No entanto, se você enviar algo, vender em vários locais ou lidar com qualquer tipo de estoque rotativo, precisará do seguinte:

1. Impressão e digitalização de código de barras

Os códigos de barras são a chave para rastrear e vender qualquer forma de inventário físico. Esteja você vendendo itens em um local físico ou armazenando milhares de itens em diferentes armazéns, cada item deve ter um código de barras associado a ele.

Bons fornecedores de sistemas de gerenciamento de estoque permitirão que você imprima e digitalize códigos de barras integrando o software da empresa com seu próprio hardware. Muitas empresas de gerenciamento de estoque também oferecem suas próprias impressoras e scanners de etiquetas de código de barras para os proprietários de empresas usarem.

2. Atualizações de inventário em tempo real

Assim que um pedido é separado, embalado e enviado para entrega, e sempre que os itens chegam, seus níveis de estoque devem ser atualizados automaticamente para refletir isso. Os itens devem ser reservados sempre que uma compra for feita.

Seu inventário também deve mostrar alterações individuais no nível de estoque, mesmo que os itens sejam agrupados como parte de um pedido de venda maior.

3. Suporte para venda multicanal

Se você vende itens em mercados como Amazon ou Walmart, decide tornar suas postagens do Instagram compráveis, começa a vender no TikTok com um perfil comercial do TikTok ou vende on-line e pessoalmente, seu sistema de gerenciamento de inventário deve oferecer suporte à venda multicanal.

Quando você vende em canais diferentes, você precisa garantir que todos os itens de todos os lugares sejam contabilizados, ou você pode acabar vendendo ações que nem tem. Os relatórios de venda multicanal também podem fornecer informações sobre onde seus itens estão tendo um bom desempenho e se concentrar em melhorar as vendas nessas plataformas.

4. Gestão de Estoque entre Armazéns

Se seus itens são mantidos em depósitos diferentes, deve ser fácil visualizar, transferir e agrupar produtos entre os locais. Você também pode aproveitar os relatórios sobre os locais dos compradores para determinar quais produtos devem ser mantidos em qual local.

5. Contabilidade Integrada

Seus níveis de estoque estão intimamente ligados aos seus números de vendas. Ter ambos em um software tornará mais fácil (e menos dispendioso) para você visualizar informações financeiras relacionadas a custos de materiais, números de vendas ao longo do tempo, devoluções, perdas de produtos e muito mais.

6. Pedido de Compra

Muitas empresas dependem de compras de outros fornecedores, como atacadistas ou fornecedores de matérias-primas para vender seus próprios produtos. Um bom sistema de gerenciamento de estoque facilita o gerenciamento de diferentes fornecedores, a criação de pedidos de compra usando modelos personalizáveis ​​e até mesmo o envio automático de pedidos de compra quando o estoque está baixo.

7. Acompanhamento de estoque

Você e seus clientes querem as informações mais atualizadas sobre onde estão os produtos e quanto tempo eles podem esperar pela entrega. Um bom sistema de gerenciamento de estoque permitirá que você gere códigos de rastreamento de estoque, que você pode enviar com os recibos dos clientes para que eles possam rastrear seus pacotes por conta própria.

Para proprietários de restaurantes e cafés, o rastreamento de estoque de alimentos é uma parte fundamental do gerenciamento de estoque de restaurantes. Com o gerenciamento adequado de estoque de perecíveis, você pode cortar custos e reduzir o desperdício.

8. Alertas de Inventário e Previsão

Muitos sistemas de gerenciamento de estoque enviarão alertas diários de estoque e alertas automatizados de estoque baixo e podem gerar automaticamente um novo pedido de compra quando um item estiver abaixo de um determinado limite de estoque. Alguns sistemas atualizarão automaticamente os catálogos de produtos on-line para listar itens com pouco estoque ou indisponíveis.

Com o tempo, seu sistema de gerenciamento de estoque deve ser capaz de analisar sua atividade de vendas para informar quando esperar um influxo de pedidos e se sua empresa tem uma “temporada lenta”. Com essas informações, você pode manter os níveis corretos de estoque e evitar problemas de fluxo de caixa durante todo o ano.

9. Capacidades de PDV

Se você vender itens em uma loja, precisará de um sistema de ponto de venda (POS) para verificar os clientes. Com uma solução completa de gerenciamento de estoque e POS, sempre que você vender um item na loja ou em um evento, seu estoque (e seu site de comércio eletrônico, se houver) será atualizado. Você também pode permitir que seus clientes comprem itens que você não tem em mãos, com a opção de retirada e entrega.

Idealmente, seu sistema de POS é compatível com dispositivos móveis, para que você possa vender em lojas pop-up, feiras, eventos especiais, mercados, etc. .

10. Integrações de terceiros

As empresas bem-sucedidas raramente sobrevivem sem usar várias ferramentas diferentes para gerenciar uma presença online e offline, pagar funcionários, fazer inventário e oferecer atendimento ao cliente.

Um bom sistema de gerenciamento de estoque se integrará bem a uma plataforma de comércio eletrônico, software de contabilidade, sistemas de folha de pagamento, processadores de pagamento, ferramentas de gerenciamento de remessa e qualquer outra coisa que você precise para administrar seus negócios com eficiência.

Escolha o software de gerenciamento de estoque se…

Nem todos os negócios exigirão um software específico de gerenciamento de estoque. As empresas menores podem se dar bem com a antiga abordagem de papel e caneta ou com uma planilha simples.

No entanto, você deve obter um software de gerenciamento de inventário se:

• Sua empresa vende mais do que alguns produtos ou vende produtos com diversas variações.
• As devoluções são mais comuns na sua indústria (vestuário, saúde e beleza, etc.)
• Você possui um restaurante ou café, administra uma empresa de catering ou um negócio de assinatura de refeições ou trabalha com alimentos perecíveis em qualquer capacidade.
• Mais do que algumas pessoas escolhem, embalam e enviam itens.
• Você envia de vários locais.
• Você vende em vários canais de vendas, como seu próprio site, um mercado online, mídia social e/ou loja física.
• Você tem vários locais físicos ou vende em eventos externos, como feiras, mercados e lojas pop-up.
• Suas contagens de inventário atuais não estão correspondendo.
• É muito difícil ou demorado para você manter registros de estoque por conta própria (às vezes, o preço da conveniência realmente vale a pena).

Próximos passos para encontrar o sistema de gerenciamento de estoque certo

A maioria dos sistemas de gerenciamento de estoque são adaptados para indústrias e tamanhos de negócios específicos.

Se você possui um restaurante, café, food truck, bar ou vende comida em qualquer capacidade, leia nosso melhor software de gerenciamento de inventário de restaurantes. Quanto mais rápido você começar a monitorar de perto seu inventário, menos você acabará com a deterioração dos alimentos e perdas de receita.

Se você atua no varejo, vende on-line e off-line ou apenas precisa de um sistema flexível de gerenciamento de estoque, leia nosso post sobre os principais sistemas de gerenciamento de estoque para encontrar um software que atenda a todas as suas necessidades.

E se você estiver realmente com pressa, confira nosso gráfico de comparação de software de gerenciamento de estoque para uma visão de alto nível de suas opções.