Plano de Comunicação Interna: O que é e como desenvolvê-lo?

Publicados: 2022-06-26

Um plano de comunicação interna robusto é parte integrante das operações diárias. Uma estratégia de comunicação interna eficaz é uma parte essencial de todas as organizações. Você precisa entender como se comunicar com todos na empresa para cumprir as metas de negócios.

Na maioria das empresas, clientes e funcionários se conectam por meio de técnicas cuidadosamente planejadas. Você notará um aumento significativo no engajamento dos funcionários se aplicar o mesmo padrão de cuidado em seu plano de comunicação interna. É por isso que você precisa de um plano de comunicação interna eficaz.

Aqui neste blog, vamos discutir:

A definição de um plano de comunicação interna
As vantagens de um Plano de Comunicação Interna
Melhores maneiras de desenvolver um plano de comunicação interna

O que é um plano de comunicação interna?

Um plano de comunicação interna é uma estratégia que aborda as metas de negócios para engajamento e interação dos funcionários e exibe as ações necessárias para alcançá-las. Sua estratégia de comunicação interna serve como um roteiro para o sucesso nas comunicações internas. A seguir, são componentes essenciais de um plano de comunicação interna eficiente:

Missão, objetivos e valores da empresa
Mensagens comerciais importantes
Canais de Comunicação
Responsabilidades e processos para os funcionários
Estratégias de marketing e comunicação

Trata-se de como seus funcionários obtêm as informações de que precisam para cumprir suas responsabilidades. É por isso que coletar e analisar o feedback dos funcionários deve ser uma parte importante de sua estratégia.

As vantagens de um Plano de Comunicação Interna

Um local de trabalho é significativamente mais produtivo quando está envolvido com comunicação ativa. Seus funcionários estarão mais envolvidos em seu trabalho se você planejar bem as comunicações internas. Existem várias vantagens em ter uma estratégia de comunicação interna eficaz que contribua para o sucesso geral da sua empresa. Estes são alguns deles:

Ajuda a aumentar a produtividade: quando os funcionários se conectam, eles entendem efetivamente suas responsabilidades e prioridades. Isso aumenta a produtividade das organizações e a força de trabalho se torna mais produtiva.

Reduz erros e enganos: Os erros dos funcionários são frequentemente causados pela falta de comunicação. Sua empresa pode perder dinheiro se você cometer um erro. Se você desenvolver uma comunicação eficaz em sua organização, isso poderá evitar esses erros e enganos.

Ajuda a aumentar o envolvimento dos funcionários: A comunicação interna é um método bem-sucedido de aumentar o envolvimento dos funcionários. Os funcionários ficam engajados e motivados quando uma organização fornece atualizações constantes.

Melhora a cultura do local de trabalho: a interação dos funcionários melhora quando os departamentos e as equipes se comunicam. Ele permite que os funcionários acessem todas as informações de que precisam a qualquer momento.

Ajuda a entender os objetivos do negócio: A comunicação interna garante que toda a sua empresa esteja na mesma página. Ajuda a realizar a meta, a visão e a estratégia do negócio.
Aumenta os resultados da liderança: Uma estratégia de comunicação interna ajuda os gerentes e líderes a melhorar os resultados da liderança. Isso ajuda a entender como e quando eles devem se comunicar com sua equipe.

Uma estratégia de comunicação interna mostra como todos em uma organização se encaixam e contribuem para a estratégia geral. Ele os mantém atualizados sobre projetos atuais, atividades e objetivos futuros.

Melhores maneiras de desenvolver um plano de comunicação interna

Planos de comunicação interna são necessários por vários motivos. Ele explica como se comunicar uns com os outros para auxiliar e realizar os objetivos da empresa. Você pode usar um plano de comunicação se precisar entregar uma mensagem a um grupo de pessoas ou a uma empresa inteira. Vejamos um guia passo a passo para desenvolver uma estratégia de comunicação interna eficaz que melhorará a comunicação dos funcionários.

Analisando o estado atual da comunicação interna

Antes de criar um plano de comunicação interna, é essencial saber o sucesso de sua comunicação interna atual. Analise-o e veja onde você pode fazer melhorias. Isso pode ser alcançado usando uma variedade de formas de rastreamento, incluindo:

Quantas de suas metas de comunicação interna foram alcançadas?

Anote os pontos fortes e as limitações do seu plano anterior. Descubra o que você quer realizar no futuro.

Projete e conduza uma pesquisa para sua empresa.

A realização de uma pesquisa é uma técnica simples e eficiente para obter o feedback de seus funcionários. Antes de fazer qualquer ajuste, analise o que está realmente funcionando e o que não está.

Com uma extensa coleção de perguntas, o QuestionPro adota uma abordagem única para pesquisar a experiência dos funcionários. Você receberá uma visão de 360 graus da sua empresa dessa maneira. Esta é uma ótima maneira de coletar seus comentários.

Verifique os resultados em diferentes períodos.

Um período de tempo irá ajudá-lo a analisar a situação atual. Crie um gráfico de informações em diferentes períodos de tempo e verifique o resultado.

Definindo metas

O próximo passo é escolher os objetivos apropriados. A estratégia SMART é um dos métodos mais influentes e simples:

Específico: Defina seus objetivos especificamente. Por exemplo, poderia ser “Quais são os objetivos do seu negócio?” ou "Quem está trabalhando para alcançá-los?"

Medir: O objetivo deve ser mensurável. Para aumentar a receita, a produção e o trabalho em equipe, por exemplo.

Alcançar: O objetivo deve ser alcançável. Deve ser prático e baseado em sua capacidade de expandir seus negócios.

Relevante: As metas afetarão o desempenho geral da empresa? Você deve evitar metas irrelevantes não relacionadas ao desenvolvimento de seu plano eficaz.

Tempo: Quais são os prazos para alcançar cada objetivo? Sem uma escala de tempo, isso não afetará o plano adequadamente.

O público que você deseja alcançar

Saber quem você está tentando alcançar é essencial. Garante que apenas quem precisa ver receba conteúdo relevante.

Seria melhor se você abordasse os diferentes tipos de equipes e departamentos da sua empresa para o seu plano. Você não pode usar o mesmo idioma ao falar com todos eles. Ao estabelecer o plano, todos os departamentos, equipes, supervisores e juniores devem ser levados em consideração.

Selecionando a ferramenta de comunicação interna apropriada

É fundamental escolher a ferramenta de comunicação adequada ao seu público-alvo. Uma intranet é uma das tecnologias mais utilizadas para comunicação interna. A intranet é a maneira ideal de comunicação para alcançar todos em uma empresa em vários locais. As intranets modernas podem servir como o hub digital da sua empresa. Integra e combina múltiplas tecnologias de comunicação como:

Ferramenta de mensagens instantâneas (Slack)
E-mail (Gmail, E-mails do Outlook e Calendário)
Gerenciamento de projetos (Trello)
Videoconferência e reunião (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
Gerenciamento de espaço de trabalho (Google Drive)

Compreender e utilizar as ferramentas de comunicação com sucesso para a comunicação interna é essencial. Agora pode ser um bom momento para começar se você ainda não tiver uma intranet.

Medição do plano de comunicação interna

Depois de implementar seu plano, é hora de medir os resultados. É importante coletar dados quantificáveis para determinar a eficácia de suas comunicações internas. O software de análise ajudará você a coletar dados quantificáveis.

Existem diferentes técnicas para avaliar o desempenho da comunicação interna. Vejamos alguns exemplos:

Verifique sua produtividade. Existe alguma melhoria?
As receitas estão aumentando?
Erros e enganos estão sendo cometidos com menos frequência?
A retenção de funcionários continuou a melhorar?
Você notou alguma melhora no engajamento dos funcionários?
Você foi bem sucedido em alcançar um objetivo específico?

Se você observar que seu plano não é eficaz, então você deve determinar o que deu errado em seu plano e quais ações necessárias você precisa tomar para melhorar seu plano de comunicação interna.

Conclusão

Um plano de comunicação interna é necessário para alcançar o crescimento bem-sucedido da empresa. Deve manter uma comunicação regular com seus funcionários. Determine qual método melhor se adapta aos seus objetivos. Testar com frequência é a melhor maneira de fazer isso.

Isso requer as tecnologias adequadas. As pesquisas de experiência do funcionário fornecerão insights que ajudarão você a desenvolver um plano de comunicação interna e um negócio melhor.

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