5 coisas que seus participantes presenciais querem ver em seus eventos de angariação de fundos

Após uma mudança generalizada para o trabalho e as experiências virtuais, muitas pessoas e organizações estão procurando voltar aos eventos presenciais. A pandemia destacou o que as pessoas valorizam nos compromissos presenciais, mas também alterou o que é importante na criação de uma experiência de evento presencial.

Se sua organização sem fins lucrativos está pensando em um evento presencial, o Relatório de experiência em eventos de angariação de fundos de 2022 oferece cobertura. Identificamos os elementos específicos do evento que motivam os doadores a participar de um evento pessoalmente, mesmo quando eles têm a opção de participar virtualmente.

Abaixo, resumiremos cinco coisas que seus participantes presenciais desejam ver em seus eventos de arrecadação de fundos , incluindo exemplos de como o Classy Live ajuda as organizações sem fins lucrativos a dar vida a esses eventos. Reunimos essas dicas importantes diretamente de uma pesquisa com 1.000 participantes de eventos de angariação de fundos que compartilharam suas preferências e o que os levou a participar pessoalmente de eventos.

1. Registro e check-in fáceis

O sucesso da arrecadação de fundos do seu evento sempre começa com o registro. Mais de 92% dos participantes de eventos de angariação de fundos presenciais e virtuais relatam que provavelmente doarão durante o evento, além de quaisquer custos de inscrição. É por isso que é ainda mais importante dar-lhes uma forte primeira impressão de sua experiência de doação no momento do registro.

O registro e o check-in perfeitos definem o cenário na mente de um doador para uma experiência de doação fácil com sua organização, da qual eles podem aproveitar novamente mais tarde durante o evento. Uma maneira de proporcionar essa experiência é oferecer aos doadores a escolha de opções de pagamento preferidas. Além dos métodos comumente usados, como cartões de crédito, você pode apoiar doações por meio do PayPal, Venmo, transferências ACH, Apple Pay ou Google Pay. Recentemente, encontramos novos dados específicos sobre como as diferentes opções de pagamento influenciam a conversão em uma página de doação e o tamanho geral do presente.

Você também vai querer manter um formulário de registro simples e simplificado. Você pode até aproveitar os códigos QR no check-in, que se tornaram uma maneira comum e sem contato de se conectar com doadores e concluir o registro.

Uma plataforma robusta de eventos de angariação de fundos pode apoiá-lo no registo e check-in através de funcionalidades como:

• Várias variações e preços de ingressos
• Códigos de desconto
• Navegação simples
• Acompanhamento de registro
• Auto-checkout

2. Sentindo-se parte de uma comunidade

Os participantes presenciais querem sentir que pertencem aos seus eventos. Eles são mais propensos a dizer que sua experiência foi excelente quando entendem seu propósito no quadro geral e veem oportunidades de interagir com outros participantes com ideias semelhantes. Considere como você pode promover apresentações e engajamento entre os participantes, como organizar encontros e cumprimentos. Seus participantes se sentirão incluídos, envolvidos e equipados para superar qualquer constrangimento social.

Você quer evitar promoções “robóticas”. Seus participantes se sentirão mais pertencentes à sua comunidade se seu marketing for genuíno. Envie convites personalizados em vez de postagens de mídia social patrocinadas. Envolva seus voluntários, funcionários e membros do conselho para promover o evento.

Fazer com que seus participantes se sintam parte de uma comunidade é particularmente importante. Vimos que 91% dos participantes do evento de angariação de fundos provavelmente tomarão outras medidas com uma organização sem fins lucrativos após uma experiência positiva no evento.

Uma plataforma de eventos de angariação de fundos pode ajudar nos seus esforços de construção da comunidade por meio de recursos como:

• E-mail e mensagens de texto para compartilhar atualizações
• Transmissão ao vivo nativa e incorporada
• Mesas virtuais, salas de descanso e networking
• Enquetes e bate-papo
• Gerenciamento de mesas e assentos

3. Comunicação clara antes do evento

O registro provavelmente ocorrerá meses antes do seu evento. Isso significa que você precisará ter um plano de comunicação pré-evento para manter seu evento em mente para os participantes. Seu alcance de e-mail e mídia social deve garantir que os participantes tenham acesso fácil às informações de que precisam no dia do seu evento. Evite que os participantes precisem pesquisar em suas caixas de entrada seus ingressos ou outras informações importantes sobre seu evento quando eles aparecerem.

Suas comunicações pré-evento variam um pouco dependendo do tamanho, atividades e requisitos do seu evento, mas geralmente um plano de comunicação pré-evento de alto nível deve incluir pontos de contato comuns.

Pontos de contato de comunicação de eventos

• Anuncie o evento : Provoque seu evento antes da abertura das inscrições para animar os apoiadores. Compartilhe detalhes sobre o que esperar e informe que você compartilhará mais em breve.
• Inscrições abertas : Lembre os apoiadores quando as inscrições forem abertas, juntamente com quaisquer prazos para inscrição, inclusive se houver aumentos de preços mais próximos do evento.
• Confirmar inscrição : Cada apoiador que se inscrever no seu evento deve receber um e-mail confirmando sua inscrição com recibo, ingressos digitais e informações básicas do evento.
• Acompanhamento de uma semana : Mantenha seus participantes animados e motivados para convidar seus amigos com um e-mail de acompanhamento uma semana depois de se registrarem com novos detalhes do evento.
• Atualizações do evento, conforme disponíveis : ao confirmar palestrantes, itens de leilão ou outras atividades do evento, mantenha seus participantes envolvidos enviando atualizações com essas informações.
• E -mail da semana anterior : uma semana antes do seu evento, envie um lembrete com informações pertinentes, como estacionamento, protocolos de saúde e segurança, ingressos e horários de check-in.
• E -mail do dia : no dia do evento, envie um lembrete dizendo o quanto você está animado para ver seus participantes em breve. Reconecte seus ingressos para que eles fiquem na parte superior da caixa de entrada para check-in.

4. Precauções de segurança ponderadas

O Relatório de Experiência do Evento de Arrecadação de Fundos de 2022 descobriu que dois fatores de más experiências dos participantes presenciais são muitos requisitos relacionados à pandemia e a sensação de que as organizações não lidaram com as precauções de segurança pandêmicas corretamente.

As pessoas têm diferentes necessidades e níveis de conforto dentro do cenário em mudança da pandemia. É importante honrar as necessidades individuais de sua comunidade, incluindo aqueles que podem estar imunocomprometidos e precisam continuar praticando protocolos mais rígidos para sua saúde e segurança.

A melhor maneira de fazer isso é oferecer eventos híbridos, onde os participantes têm a opção de participar pessoalmente ou no conforto de suas próprias casas. Os eventos híbridos trazem muitos benefícios, incluindo aumentar sua participação geral, pois as pessoas podem participar mesmo que não sejam locais. Além disso, suponha que você precise dinamizar seu evento para ser totalmente virtual devido à mudança no número de casos de COVID-19 em sua comunidade. Nesse caso, isso é muito mais fácil de fazer se você já estiver planejando um evento híbrido.

Algumas organizações sem fins lucrativos tiveram ainda mais sucesso na captação de recursos usando plataformas de eventos de captação de recursos para hospedar eventos híbridos. Esse foi o caso da organização sem fins lucrativos African Community Education (ACE), que aproveitou o Classy Live para seu evento de gala híbrido de 2021. Eles viram um crescimento de 203% na receita do evento híbrido de 2021 em comparação com o evento virtual de 2020. Esse crescimento foi ainda maior ao comparar o evento híbrido de 2021 com o último evento presencial em 2019.

5. Eventos de valor agregado que causam impacto

Eventos sem um objetivo claro dificultam que os participantes se sintam conectados ao seu evento. Organize eventos que forneçam um valor claro para seus participantes por meio de entretenimento, conexão ou de outra forma.

O Relatório de experiência de eventos de angariação de fundos de 2022 descobriu que os principais tipos de eventos preferidos para participantes presenciais incluíam:

• Eventos de resistência (43%)
• Desempenhos (38%)
• Leilões (36%)
• Galas (36%)
• Competições (29%)

A partir do exemplo acima, a ACE incluiu apresentações musicais, um desfile de moda estudantil e palestrantes em seu evento híbrido de arrecadação de fundos para agregar valor aos participantes. Cada um desses elementos do evento foi transmitido profissionalmente ao vivo, para que todos pudessem se beneficiar do entretenimento.

O alto interesse em eventos de resistência também aumenta o interesse e o prazer de atividades ao ar livre, estimulados pela pandemia. Organizar corridas, caminhadas ou até mesmo apresentações ao ar livre oferece uma oportunidade atraente para seus apoiadores se reunirem e uma razão clara para fazê-lo.

Ao organizar seu evento, você também deve considerar como pode contar a história da sua organização sem fins lucrativos por meio das atividades do evento para lembrar os participantes do impacto que estão causando ao comparecer. Pense em maneiras de mostrar sua marca e missão durante o evento. Por exemplo, o desfile de música e moda da ACE apresentou a cultura das pessoas que a organização sem fins lucrativos atende.

As plataformas de eventos de angariação de fundos podem ajudar a agregar valor e aumentar o envolvimento com seus eventos por meio de recursos como:

• Placares ao vivo e progresso da campanha
• Leilões, paddle raise e lances para dispositivos móveis
• Notificações de doação
• Texto para doação

Organize um evento de angariação de fundos pessoal que os participantes vão adorar

Mais torcedores estão se sentindo à vontade para retornar aos eventos presenciais. Ao seguir os dados sobre o que os participantes de eventos presenciais dizem que gostam em suas experiências de eventos, as organizações sem fins lucrativos podem criar oportunidades que os doadores estão entusiasmados em apoiar.

Junte-se a nós no 2022 Collaborative para ver em primeira mão uma experiência de evento presencial criada apenas para organizações sem fins lucrativos desenvolverem suas estratégias de captação de recursos.