Como melhorar a gestão de frotas por meio de Big Data

O Fleet Management é mais um exemplo de como as soluções digitais, e o Big Data em particular, podem melhorar todos os componentes das operações de negócios, transformando o que antes eram custos ou problemas de gerenciamento em oportunidades para expandir seus negócios.

Por outro lado, a transformação digital é muito mais do que uma realidade: é uma necessidade real , marcando um ponto sem retorno para as organizações em todos os campos que desejam ser competitivas e, acima de tudo, que desejam evoluir seus negócios com um longo perspectiva de prazo.

Entre outras coisas, como veremos, o caso da Gestão de Frotas é particularmente interessante, pois também mostra como soluções “imateriais” como o digital podem ser perfeitamente integradas à gestão de ativos decididamente materiais, como a frota da empresa. Além disso, mostra como essas mesmas soluções são extremamente versáteis e possibilitam a utilização de diversas aplicações com excelentes resultados em termos de eficiência e redução de custos.

O que é Gestão de Frotas?

Antes de explicar as principais vantagens da utilização do Big Data , é importante entender exatamente o que se entende por Gestão de Frotas .

A Gestão de Frotas é o conjunto de atividades de gestão relacionadas à frota de veículos (carros, ônibus, caminhões) de uma empresa. Às vezes, o termo também é estendido a outros meios de transporte que não o rodoviário, por exemplo, ao gerenciamento de uma frota naval ou aérea.

Fica claro, portanto, que esta é uma atividade importante, até porque tem um impacto considerável em termos de custos, especialmente para as empresas que dependem de veículos para o seu negócio e devem abranger determinadas áreas geográficas.

Dada uma definição tão ampla, é interessante entrar nos detalhes, pois na prática, a Gestão de Frotas se traduz em muitas tarefas muito específicas. Por exemplo, a Gestão de Frotas inclui todas as atividades que dizem respeito à logística , ou seja, a localização de veículos, seus movimentos e atribuições e a autorização de motoristas. Além disso, há também a manutenção , que inclui intervenções ordinárias vinculadas à sazonalidade ou atividades de manutenção geral, e intervenções extraordinárias na sequência de danos ou uso intenso. A Gestão de Frotas também inclui a gestão de custos , como taxas rodoviárias, seguros, e despesas do dia-a-dia como cartões de combustível, multas, telepass, estacionamento pago , etc. desde a sua distribuição aos colaboradores, até à venda da viatura quando terminarem a sua “vida profissional”.

Todas estas tarefas distinguem a Gestão de Frotas do aluguer de automóveis a longo prazo. Embora os serviços oferecidos possam ser os mesmos, na realidade a Gestão de Frotas não inclui nem o aluguer de viaturas nem o financiamento de viaturas e, para além disso, refere-se a um grande total de viaturas operacionais que teoricamente poderiam ter um ciclo de utilização muito longo, superior a 10 anos, e, portanto, com uma duração que o aluguel não pode alcançar.

O gerenciamento de frota requer um gerente de frota

Muitas empresas preferem essa fórmula, principalmente porque permite internalizar muitos dos processos de gestão e controle. Para isso, naturalmente, é necessário um profissional, nomeadamente o Gestor de Frotas , que deve concentrar-se em determinadas funções e atividades relacionadas com a gestão da frota de viaturas da empresa.

Entre outras coisas, essa função profissional está prevista no Decreto 179 de 1998 sobre mobilidade sustentável, que exige que toda empresa com mais de 300 funcionários tenha um com as seguintes responsabilidades:

• Gerir as deslocações casa-trabalho de todos os colaboradores de forma a tornar o transporte mais rápido e eficiente;
• Organizar o transporte privado e empresarial, promovendo o uso do transporte coletivo;
• Coordenar o transporte privado com quaisquer programas públicos em vigor com as autoridades locais;
• Utilizar os fundos disponibilizados pelo Estado com o objetivo de reduzir a poluição.

Já a partir desta pequena lista, você pode entender facilmente como todas essas atividades não são fáceis de realizar para uma única pessoa e, de fato, exigem um suporte especial para tornar sua gestão suave, transparente e, acima de tudo, “conveniente” para a empresa (e não apenas). E é justamente nesse ponto que o Big Data entra em cena.

Um tesouro a ser bem utilizado

Big Data são “dados que contêm maior variedade, chegando em volumes crescentes e com maior velocidade” (Fonte: Oracle). Dito de outra forma, esses são conjuntos de dados maiores e mais complexos, principalmente de novas fontes de dados. Esses conjuntos de dados são tão volumosos que os softwares tradicionais de processamento de dados não conseguem lidar com eles”, e podem ser usados ​​para resolver vários tipos de problemas de negócios que abrangem diferentes domínios e setores.

De certa forma, o Big Data é um grande recurso que toda organização tem à sua disposição, um verdadeiro tesouro que, se empregado corretamente, pode dizer muito sobre a empresa e fornecer as indicações mais importantes para prever possíveis problemas críticos e melhorar os mais fases sensíveis. E quando se trata de Gestão de Frotas , esse potencial pode ser expresso de diversas formas, todas impactando na sustentabilidade e no crescimento da organização.

Mais Big Data significa melhores insights

Como mencionado acima, a primeira grande vantagem da utilização do Big Data no contexto da Gestão de Frotas é poder conhecer as operações que são realizadas diariamente, de forma melhor e mais rápida. Por exemplo, você pode acompanhar o uso normal de cada veículo para saber o nível de desgaste e, portanto, sua vida útil média do veículo com precisão.

Desta forma, o Gestor de Frota poderá ter uma visão precisa e detalhada da sua frota a qualquer momento para saber que tipo de intervenções podem ser necessárias e principalmente se e quando será necessário integrar a frota ou substituir qualquer veículos dentro dela.

Entre outras coisas, essa mesma visão geral permite que os gestores verifiquem se seus veículos estão sempre em conformidade com as disposições e exigências legais para que nenhum prazo seja perdido e nenhuma penalidade seja incorrida.

Big Data melhora a gestão do elemento humano

As pessoas dirigem os carros da empresa e esse aspecto não pode ser negligenciado quando você deseja gerenciar com eficiência a frota de veículos de uma empresa. O Big Data também pode ajudar nesse sentido, pois permite monitorar os comportamentos dos motoristas tanto durante a condução quanto durante as paradas: excesso de velocidade, frenagem repentina, paradas prolongadas com o motor funcionando, ultrapassagens em condições de alto risco e muito mais.

Ao fazer isso, os gerentes podem tomar medidas imediatas com treinamento adicional para garantir que os veículos sejam usados ​​da melhor maneira possível para beneficiar não apenas a segurança do veículo, mas também a segurança do funcionário e de outros motoristas. Isso, entre outras coisas, permite que a empresa reduza a probabilidade de incorrer em custos inesperados na forma de sinistros e prêmios de seguro mais altos que seriam pagos em caso de acidente.

De certa forma, o Big Data oferece a capacidade de gerenciar melhor os ativos à sua disposição, mas também de evitar certos custos e problemas.

Com mais Big Data, preveja e forneça

E a prevenção é precisamente uma das vertentes mais interessantes que o Big Data pode conferir a uma equipa de Gestão de Frotas .

Ao conhecer os comportamentos dos seus condutores e monitorizar constantemente o estado de cada veículo, pode prevenir alguns problemas relacionados com o desgaste normal dos mesmos. Por exemplo, se as informações sobre o status e diagnóstico do veículo (como quilometragem , idade do motor, etc.) usa para manter o maior número de carros nas melhores condições possíveis pelo maior tempo possível.

Da mesma forma, aproveitando o que aprendeu com a experiência anterior, você pode fazer investimentos mais direcionados no tipo e tamanho dos carros a serem adquiridos para maximizar seu investimento.

Com Big Data, você pode mudar rotas

Ainda na área de previsão e planejamento, outra forma de o Big Data melhorar a Gestão de Frotas é tornar mais eficientes as rotas escolhidas para diferentes tarefas.

De facto, quando se tem de percorrer um determinado território, é fundamental conhecer as melhores estradas a utilizar, mas nem sempre isso é fácil. Certas estradas apresentam problemas recorrentes, outras funcionam apenas em determinadas horas do dia e para determinadas direções. Além disso, eventos inesperados podem acontecer durante uma viagem que altera o tempo de viagem e, portanto, a rota preferida. Todos esses aspectos podem emergir graças à análise oportuna do Big Data .

Por exemplo, a partir dos dados coletados durante as viagens, você pode estimar os tempos de viagem e atribuir rotas específicas de acordo com os destinos e etapas a serem alcançados. Além disso, com informações constantemente atualizadas, você também pode detectar em tempo real qualquer alteração no trajeto planejado. Isto dá ao Gestor de Frota a oportunidade de informar o condutor para que este possa alterar a sua rota de forma a evitar atrasos desnecessários.

Entre outras coisas, essa possibilidade proporcionada pelo Big Data permite que as empresas tornem sua gestão de frotas mais sustentável .

Escolher a melhor rota e identificar horários que reduzam o tempo de viagem e o consumo de combustível também reduz o impacto que a própria empresa tem no meio ambiente em termos de poluição a médio prazo.

Já falamos sobre a importância da sustentabilidade para as empresas e a grande atenção que os clientes têm em relação às questões ambientais. A implementação do Big Data na Gestão de Frotas garante mais um passo nesse sentido, que tem valor como atividade de responsabilidade social corporativa e como aspecto do negócio a ser utilizado na comunicação como alavanca competitiva.

Big Data melhora o atendimento ao cliente

Outro benefício significativo da utilização do Big Data no contexto da Gestão de Frotas é que ele melhora o atendimento ao cliente , principalmente quando se trata de locadoras de veículos.

Por meio do Big Data, você pode coletar mais informações sobre os aspectos que os clientes gostam e não gostam durante o atendimento. Dessa forma, as empresas podem se antecipar para atender às expectativas dos consumidores e modificar as ofertas disponíveis de acordo. Por exemplo, eles podem identificar o carro mais adequado com base nas características do cliente ou no tipo de viagem que ele planeja fazer, baseando suas escolhas nas informações coletadas nas locações de clientes anteriores.

Da mesma forma, podem fornecer aos clientes indicações específicas com base no tipo de veículo que escolheram (por exemplo, como gerir o consumo de combustível, as rotas preferidas, etc.).

Também inclui intervenções em tempo real . Toda locadora pode aproveitar o Big Data para saber constantemente a condição do veículo e quaisquer imprevistos que ocorram ao longo do caminho para poder alertar o cliente e agir de forma proativa para solucionar o problema.

O que é necessário para viabilizar a integração de Big Data e Gestão de Frotas?

Diante do exposto, os benefícios do uso do Big Data na Gestão de Frotas são inquestionáveis, mas como isso pode ser alcançado não é tão óbvio.

Nesse sentido, precisamos voltar ao início deste post: você não pode integrar seu big data sem antes ter implementado uma transformação digital , pois as soluções a serem implementadas exigem digitalização total. Por exemplo, a Inteligência Artificial desempenha um papel fundamental, e o aprendizado de máquina em particular, para coletar, organizar e analisar grandes quantidades de dados e apoiar gerentes e motoristas na tomada de decisões mais eficientes antes e durante a condução.

Outra ferramenta muito útil é a IoT (sigla para Internet das Coisas) que permite construir um sistema de interligação entre a “base doméstica” e os veículos em movimento de forma a tornar a comunicação mais fluida, imediata e constante e reduzir o tempo de reação em caso de problemas inesperados. E isso não é tudo.

A IoT também oferece às empresas a capacidade de transformar cada automóvel em uma ferramenta para coletar informações sobre tantas variáveis ​​que afetam o desempenho das tarefas (condições da estrada, estilo de direção, desempenho do motor etc.). Dessa forma, cada viagem se torna mais uma oportunidade para a empresa aumentar sua riqueza de informações a serem utilizadas no futuro.

Isso sem falar no fato de que a IoT também permite identificar qualquer mau funcionamento do veículo, que pode comunicar prontamente a anomalia, permitindo intervenções precisas e direcionadas assim que o motorista retornar à sede da empresa.