O que é um local de trabalho híbrido? Como organizar e gerenciar

Os modelos híbridos são o futuro do local de trabalho.

Com as startups migrando para espaços de coworking e trabalho remoto, para empresas maiores que oferecem opções de trabalho híbrido, os modelos de trabalho flexíveis estão se tornando mais populares. O impulso para o trabalho híbrido demonstrou benefícios significativos para organizações e funcionários individuais, como um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal e economia de custos.

No entanto, como tudo que é novo, ajustar-se ao trabalho híbrido envolve experimentar novos processos. O gerenciamento de local de trabalho híbrido certo garante que sua empresa funcione de maneira suave e eficiente. Ele ajuda a superar os desafios do local de trabalho e fornece as ferramentas e estruturas organizacionais certas para prepará-lo para o sucesso.

Veja como uma abordagem híbrida coordenada pode aumentar substancialmente a produtividade e o moral dos funcionários. Mas primeiro, vamos começar entendendo o que é um local de trabalho híbrido.

O que é um local de trabalho híbrido?

Um local de trabalho híbrido é um ambiente em que os funcionários trabalham remotamente e em um ambiente de escritório. Os funcionários podem trabalhar em casa, em um espaço de coworking ou no escritório em dias e horários específicos.

O trabalho híbrido permite maior flexibilidade e beneficia empregados e empregadores. Esse arranjo de trabalho alivia o estresse e aumenta a produtividade, permitindo que os funcionários trabalhem em um ambiente mais confortável e conveniente.

Para os empregadores, reduz as despesas gerais e adiciona uma força de trabalho mais diversificada ao seu banco de talentos. Embora seja importante equilibrar o trabalho remoto e no escritório, os espaços de trabalho híbridos oferecem aos funcionários e empregadores o melhor dos dois mundos.

Os benefícios de um local de trabalho híbrido

Com a pandemia pairando, os funcionários estão fazendo a transição rápida para o trabalho remoto e experimentando um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, mas perdendo a oportunidade de construir relacionamentos interpessoais no local de trabalho. A abordagem híbrida oferece a eles o melhor dos dois mundos.

Melhora a produtividade

O trabalho híbrido melhora a produtividade e permite que os funcionários trabalhem onde estão mais focados e confortáveis.

Algumas pessoas são mais produtivas em seus escritórios domésticos aconchegantes com pouca distração. Outros precisam da agitação de um espaço de coworking ou café para se sentirem motivados. No entanto, outros precisam de um equilíbrio de ambos para quebrar a monotonia. Simplificando, o trabalho híbrido coordenado oferece à sua força de trabalho opções de trabalho flexíveis que melhoram significativamente a produtividade.

Economiza custos

Embora o trabalho híbrido seja frequentemente considerado centrado no funcionário, ele beneficia diretamente a organização. A maneira mais visível de ver o impacto do trabalho híbrido é na economia de custos. Uma organização pode economizar até 30% nos custos de escritório com um modelo híbrido!

Com uma equipe híbrida, menos pessoas entram diariamente no escritório e algumas podem trabalhar remotamente em período integral. Portanto, menos espaço é necessário para as pessoas que trabalham pessoalmente. Para organizações menores, os espaços de coworking podem eliminar 100% dos custos de locação, enquanto o downsizing é uma opção para organizações maiores.

As empresas também economizam em custos de energia, como aquecimento e eletricidade. Se menos pessoas entrarem no escritório ou houver dias em que não haja funcionários, a eletricidade pode ser desligada completamente. Custos acessórios, como manutenção, seguro e auxílio viagem, também podem ser reduzidos.

Funcionários que pagam gasolina ou transporte público economizam dinheiro por não terem que se deslocar diariamente. Eles também podem economizar em comer fora em um restaurante ou ter uma babá, que não é mais necessária no home office.

Melhora o equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Todos vocês já estiveram lá, presos na rotina do trabalho e tão ocupados que não têm tempo para almoçar ou malhar, muito menos para passar tempo com a família ou amigos. Mas com a capacidade de trabalhar em qualquer lugar, os funcionários podem priorizar diferentes aspectos de suas vidas pessoais, como responsabilidades familiares e saúde.

O tempo normalmente gasto no deslocamento sem estar fisicamente presente no escritório é liberado para levar as crianças à escola ou para um treino matinal. Com o modelo tradicional de trabalho de escritório das 9 às 5, você raramente tem a oportunidade de se dedicar ao que ama e precisa para sua saúde física e mental.

Mas com uma opção de trabalho híbrido, se uma sessão de ioga ao meio-dia for necessária para aliviar o estresse, os funcionários podem optar por trabalhar e reservar um tempo para uma meditação rápida.

Reduz a rotatividade de funcionários

Um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal também se traduz em maior satisfação dos funcionários. Fazer o que você ama enquanto trabalha e se sentir valorizado faz você se sentir realizado. Imagine ver o mundo enquanto faz o seu trabalho, vivendo o seu amor pelas viagens sem comprometer a estabilidade financeira.

A flexibilidade leva a uma maior satisfação por muitas razões. Ele permite que os funcionários trabalhem em ambientes onde se sintam mais confortáveis. Além disso, em um modelo híbrido, o trabalho geralmente é julgado pela qualidade e não pela quantidade, reduzindo a pressão desnecessária de longas horas. Isso motiva os funcionários a fazerem melhor e gera lealdade.

Horários flexíveis e trabalho independente do local de trabalho são parâmetros decisivos para muitas pessoas, principalmente os funcionários mais jovens, na hora de escolher uma empresa. Quando os funcionários estão felizes, eles escolhem ficar. Isso reduz a rotatividade de funcionários e atrai novos funcionários.

Cria uma equipe diversificada

As organizações híbridas podem se expandir globalmente sem limites geográficos ditando a localização de suas equipes. Você pode acessar os melhores candidatos em todo o mundo, pois o pool de contratação está aberto em todo o mundo.

Também traz diferentes perspectivas para a conversa, estimulando a inovação e a criatividade. Um modelo flexível também abre oportunidades para pessoas com deficiência que não podem estar fisicamente presentes no escritório. Quem não podia trabalhar em escritórios físicos, agora pode fazê-lo.

O trabalho híbrido contribui para uma maior diversidade, permitindo que mais mulheres entrem na força de trabalho. Muitas mulheres têm responsabilidades familiares que as impedem de seguir uma carreira, como cuidar dos filhos.

Mas trabalhar de qualquer lugar permite que as mulheres nessa posição cuidem de suas famílias (enquanto continuam trabalhando). Por exemplo, uma mãe que trabalha fora e não precisa mais se deslocar até o escritório tem mais tempo para levar o filho à escola.

Desafios do local de trabalho híbrido

Embora os locais de trabalho híbridos ofereçam muitos benefícios, eles apresentam alguns desafios, principalmente quando se trata de gerenciamento. Liderar uma equipe que você não vê todos os dias em diferentes fusos horários e locais pode ser um desafio até mesmo para os melhores líderes e gerentes.

Viés de produtividade

Costumamos dizer: "Fora da vista, fora da mente". Infelizmente, esse não é o caso dos locais de trabalho híbridos. Devido ao "viés de produtividade", quando os gerentes não veem fisicamente sua equipe, eles acreditam que o trabalho não está sendo feito.

Embora isso geralmente seja errado, para os gerentes tradicionais, esse viés leva à desconfiança dos trabalhadores remotos. Quando se trata de trabalho híbrido, a produtividade não pode ser medida por quantas horas são gastas no escritório. Quantificar a produtividade prejudica a cultura da empresa e as chances de sucesso na implementação de um ambiente de trabalho híbrido.

Gerenciando espaço

A ideia central do trabalho híbrido é que os funcionários só venham ao escritório em determinados dias. No entanto, isso representa um desafio quando as equipes precisam trabalhar juntas pessoalmente ou quando o espaço do escritório pode acomodar apenas metade da equipe por vez.

Gerenciar espaços pode ser difícil quando você executa uma organização híbrida. Todo funcionário que chega ao escritório precisa de um local de trabalho confortável e a equipe precisa de espaços para colaboração.

Coordenar o trabalho presencial (e remoto)

Em um local de trabalho híbrido, não apenas o espaço deve ser gerenciado, mas também o tempo. Os gerentes precisam saber quem trabalha em casa e quando. As organizações híbridas geralmente empregam "horário flexível", que permite que os funcionários trabalhem quando são mais produtivos durante o dia.

No entanto, coordenar o horário de trabalho não é fácil. Quando cada membro da equipe estará no relógio? Quando eles vão trabalhar em casa? Quando eles estão livres para ir ao escritório? Você tem que levar em conta muitos fatores.

Manter a conexão e a cultura do local de trabalho

Pode ser difícil conectar e criar uma cultura de união quando as equipes estão espalhadas por regiões geográficas e fusos horários. Os seres humanos naturalmente formam relacionamentos e conexões com pessoas próximas a eles. O trabalho remoto pode fazer você se sentir desconectado da equipe ou da organização.

Um artigo da Harvard Business Review explica como ter amigos no trabalho melhora os resultados dos negócios, portanto, priorizar a conexão tem um impacto real nos negócios. Da mesma forma, a cultura é construída por meio de experiências compartilhadas. E embora isso possa acontecer virtualmente, é difícil criar e manter.

Como superar os desafios do local de trabalho híbrido

As metas organizacionais e de tecnologia ajudam as equipes a prosperar em um local de trabalho híbrido. Seja capacitando gerentes ou implementando um software de gerenciamento de local de trabalho híbrido, essas dicas ajudarão sua empresa híbrida a funcionar sem problemas.

Treine gerentes para um local de trabalho híbrido

Liderar uma equipe híbrida é uma experiência nova para muitos gestores. Em particular, aqueles que estão há muito tempo na organização podem estar enraizados nas formas tradicionais e precisam aprender a liderar equipes neste novo contexto. Assim como você ajudaria novos contratados a adquirir habilidades que beneficiariam sua empresa, você treina os gerentes para operar em locais de trabalho híbridos.

Um relatório da HSM Advisory sugere que os gerentes devem mitigar as tensões que surgem em um local de trabalho híbrido, como "presenteísmo versus desempenho". Para evitar preconceitos, os gerentes devem avaliar os membros de sua equipe com base no desempenho real, e não no tempo gasto no escritório, que não é mais uma medida de produtividade.

O relatório também sugere muitas habilidades que bons gerentes devem adquirir, como “habilidades pessoais” e “habilidades de liderança focadas no desempenho”. Saiba mais sobre como criar uma cultura de trabalho híbrido bem-sucedida.

Use o software de agendamento de funcionários

Com a inovação na tecnologia de trabalho híbrido, você pode superar todos os obstáculos ao fazer a transição para uma empresa mais ágil usando uma variedade de plataformas de software.

Melhore a comunicação síncrona

Antes de o mundo mudar para o trabalho remoto, muitas plataformas de comunicação ajudaram a melhorar a comunicação síncrona – quando nem todos estavam presentes no mesmo lugar ao mesmo tempo. A videoconferência permitiu que as equipes se conectassem entre países ou o mundo, e as plataformas de bate-papo permitiram mensagens instantâneas sem esperar por uma resposta por e-mail a uma simples pergunta ou solicitação.

Foco em horários híbridos

O software de agendamento de funcionários permite que os funcionários reservem quando estão no escritório, trabalhando remotamente ou em um fuso horário diferente. Os gerentes podem determinar rapidamente quais dias são melhores para reuniões presenciais. Isso evita que os gerentes revisem a programação de cada pessoa individualmente e consolidem as informações de programação.

Gerenciar espaço

O aumento dos preços imobiliários e de energia exige que o espaço de escritórios seja otimizado ou reduzido. O software de gerenciamento de espaço ajuda a coletar informações sobre o uso do espaço do escritório, como quantas pessoas vêm diariamente e em quais dias mais pessoas podem ser atendidas.

Esses dados mostram que você pode não precisar de tanto espaço quanto pensava anteriormente, ajudando a reduzir o tamanho do seu negócio. Também pode indicar que poucas pessoas vêm ao escritório em determinados dias, permitindo que você se desligue e economize na conta de energia. Além disso, os gerentes de escritório podem garantir que todos tenham o espaço de que precisam nos dias em que desejam comparecer.

Sim para confiar, não para microgerenciamento

Um dos principais desafios de gerenciamento em locais de trabalho híbridos é criar confiança entre líderes, funcionários e colegas, mesmo que nunca tenham se encontrado pessoalmente.

Para poder estabelecer essa confiança, evite o microgerenciamento. Conforme mencionado anteriormente, os gerentes podem ver a produtividade cair quando não veem a carga de trabalho de sua equipe. Mas confie neles para fazer o trabalho em vez de tentar recuperar o controle pairando sobre cada funcionário.

Medir o sucesso em um local de trabalho híbrido é menos sobre quanto tempo é gasto fazendo o trabalho e mais sobre os resultados reais. E muitas vezes, quando os funcionários podem explorar, pensar e criar sem a pressão do microgerenciamento, eles alcançam resultados ainda melhores.

Abrace o foco nas pessoas

Para remover a falta de conexão entre funcionários remotos, você precisa adotar o foco nas pessoas. Mas o que isso significa? Significa priorizar seu pessoal e seu bem-estar em todos os aspectos de sua organização. O foco nas pessoas pode assumir muitas formas, mas vamos falar sobre algumas.

Por exemplo, ofereça aos colegas a oportunidade de se encontrarem pessoalmente. Dependendo do modelo de trabalho da sua empresa, isso pode ser mais ou menos necessário. Suponha que você lidere uma equipe global altamente distribuída. Nesse caso, subsidiar reuniões com membros da equipe ou organizar encontros em toda a empresa é essencial para criar comunidade e conexão.

Ser centrado no ser humano também pode significar envolver mais a equipe na tomada de decisões. Quer seja tão simples como escolher o dia para se encontrar pessoalmente ou tão complicado como criar estratégias para o próximo ano, permitir que todos participem cria uma cultura de inclusão que às vezes pode ser perdida quando alguns membros da equipe trabalham remotamente.

O trabalho híbrido aumenta a produtividade e a satisfação dos funcionários, portanto, sua empresa se beneficiará se você aproveitar a oportunidade para experimentá-lo. Lembre-se de que a organização e a coordenação em um local de trabalho híbrido com as ferramentas e o gerenciamento corretos são essenciais para tirar o máximo proveito dele.

Quer a coordenação signifique adotar software ou comprometer-se com uma abordagem centrada nas pessoas, essas etapas são necessárias para garantir o sucesso.

Invista no bem-estar de seus funcionários

Os funcionários que trabalham em um ambiente híbrido são mais engajados, produtivos e felizes do que seus colegas em um local de trabalho tradicional.

Oferecer flexibilidade para trabalhar em casa pode garantir que os funcionários encontrem um melhor equilíbrio entre a carreira e a vida pessoal, levando a um aumento do moral e maior satisfação no trabalho. Não é surpresa que muitas empresas estejam fazendo a transição para locais de trabalho híbridos – certamente faz sentido investir no bem-estar de seus funcionários.

Funcionários engajados se sentem melhor e se saem melhor no local de trabalho. Aqui está o seu guia de melhores práticas para o envolvimento dos funcionários e como fazê-lo estrategicamente.