Híbrido, físico ou virtual: qual deve ser o seu evento?

Se você participou de um evento nos últimos anos, sentiu que algo mudou. Os eventos passaram de cancelados indefinidamente para remotos para híbridos e presenciais com opções híbridas e remotas. A montanha-russa de expectativas e regulamentações tem sido grande, especialmente para empresas que dependem de eventos para gerar leads.

No quarto trimestre de 2020, a taxa de cancelamento de exposições B2B foi de 97,9%. Em um ano, no quarto trimestre de 2021, a taxa de cancelamento caiu para 12,5%. Portanto, enquanto todos se adaptaram ao mundo virtual, essa queda significativa ilustra que as pessoas estão prontas para eventos ao vivo novamente e se adaptando ao “novo normal”.

As pessoas estão investindo em viagens para eventos ao vivo, apesar do aumento dos preços da gasolina e das passagens aéreas. Há uma demanda reprimida por conexão, mas os padrões e as expectativas são diferentes do que eram antes. Os últimos dois anos mudaram a forma como os participantes veem os eventos, e os padrões de ROI para marketing de eventos estão mais altos do que nunca.

Aqui na Zen Media, fazemos muito marketing de eventos para nossos clientes. Se eles estão participando de uma feira e precisam saber como aproveitar totalmente essa experiência, ou estão realizando seu próprio evento pela primeira vez, nós os orientamos durante o processo. Na verdade, nossa presidente Stephanie Chavez é um dos 1% melhores profissionais de marketing de eventos do mundo!

Mas a fasquia está mais alta agora. As pessoas são mais protetoras de seu tempo; eles querem conexão e novas experiências — não apenas a ilusão disso. Eles querem flexibilidade e diversão.

Então, como as empresas podem decidir que tipo de evento planejar? E como eles podem atender (e superar) as novas expectativas do consumidor? Confira os critérios abaixo e veja se você se beneficiaria mais com um evento híbrido, virtual ou presencial!

Você precisa de um evento híbrido se…

Você deseja aumentar seu alcance e flexibilidade.

A realização de um evento híbrido oferece às marcas o máximo alcance e flexibilidade para acomodar os participantes tanto fisicamente quanto virtualmente. Um evento presencial sempre terá um limite máximo de quantas pessoas podem participar. Mas convidar participantes virtuais significa que o céu é o limite.

Hospedar um evento híbrido também significa aumentar a acessibilidade de sua marca e conteúdo. Quanto mais acessível for o seu conteúdo, mais diversificado será o seu público. E com 40% dos membros do LinkedIn mudando de cargo, antiguidade e setor a cada quatro anos, é imperativo que as marcas alcancem além de seu nicho de mercado. Alguém em um campo adjacente com interesse em seu setor pode não desembolsar dinheiro e tempo para ir a um evento físico, mas pode participar das sessões virtuais no horário de almoço ou ouvir os replays das sessões gravadas.

Hospedar um evento híbrido significa um enorme alcance potencial. Mas, como disse o tio Ben, “com grandes alcances vêm grandes responsabilidades”. (Ou algo assim.)

Você pode oferecer uma experiência completa para participantes presenciais e virtuais.

Em uma pesquisa com mais de 200 profissionais de marketing em todo o mundo, a Forrester descobriu que 58% dos entrevistados concordam que “todos os principais eventos de marketing B2B serão híbridos em dois anos”. Mas é importante lembrar que híbrido não significa simplesmente transmitir ao vivo seu evento presencial. Um verdadeiro evento híbrido oferece uma experiência completa para os participantes presenciais e virtuais e até fornece alguns cruzamentos em termos de uso de tecnologia. Os participantes presenciais podem até ter a oportunidade de interagir com participantes virtuais, e a tecnologia usada será inclusiva para seu público, não importa como eles participem do evento. Eventos híbridos exigem integração perfeita entre o público presencial e virtual.

Infelizmente, esse não foi o caso em muitos eventos híbridos, com 39% dos participantes virtuais dizendo que não se sentiam incluídos. Mas um evento híbrido é uma excelente opção se você estiver comprometido em fornecer toda a experiência do evento para todos os participantes e tiver maneiras criativas de fazê-lo.

Você deseja aumentar o valor pré e pós-evento.

Pense no marketing do seu evento em termos de pré, durante e pós-evento. Enquanto todos estão preocupados em tornar a ocasião perfeita, o que você faz para o marketing pré e pós-evento às vezes pode superar o evento real. De fato, 86% dos B2Bs veem um ROI positivo de seus eventos híbridos até sete meses após a data do evento. Criar um buzz antes do evento e, em seguida, usar o marketing pós-evento para acompanhar conversas significativas – com leads, colegas do setor e mídia – pode fazer uma enorme diferença no sucesso geral de sua empresa.

Você precisa de um evento físico se…

Você está transmitindo informações complexas.

Claro, é possível transmitir mensagens convincentes sobre informações complexas em um ambiente virtual. Mas quando se trata de estabelecer uma conexão genuína com seu público e entender seus interesses e necessidades, nada supera a comunicação pessoal. Se você estiver organizando uma conferência e apresentando suas pesquisas mais recentes e melhores, ter uma apresentação dinâmica e interativa sem dúvida transmitirá seu ponto de vista melhor do que uma tela.

Portanto, se você deseja que seu público seja ativamente engajado, entendendo completamente a complexidade do que você está dizendo, um evento ao vivo – e talvez até uma multidão menor – é sua melhor aposta.

Você quer se concentrar na construção de conexões.

A Forrester descobriu que 67% dos entrevistados se sentiram desafiados a oferecer oportunidades de networking com sucesso em um ambiente virtual. Embora a tecnologia de marketing de eventos virtuais inclua caixas de bate-papo, enquetes, perguntas e respostas ao vivo e muito mais, ainda há muito espaço para melhorias no domínio da rede de participantes. Portanto, se o objetivo principal do seu evento é criar oportunidades de networking ricas e espaço para colaboração e exploração, um evento físico é sua melhor opção.

Você tem tempo para se dedicar ao planejamento.

Planejar um evento físico é uma grande tarefa. Pode levar centenas de pessoas, milhares de horas e ainda mais dólares para realizar grandes eventos ao vivo bem-sucedidos, como conferências, workshops, lançamentos de produtos e eventos de networking. Mas se você tiver a equipe, o tempo e os recursos para sediar um evento que atinja seus objetivos, envolva seu público e promova seu setor, o palco é seu!

Você precisa de um evento virtual se…

Você está entregando um conteúdo mais breve.

A fadiga de eventos virtuais é real e 45% dos organizadores de eventos virtuais optaram por eventos mais curtos de vários dias para combater a fadiga. Além disso, o público virtual aprecia conteúdo mais curto e mais parecido com um talk show. O participante virtual médio assiste apenas 68% de uma sessão virtual com mais de 20 minutos. Portanto, quanto mais conciso for o seu conteúdo – até 20 minutos – mais engajamento você provavelmente terá durante todo o seu evento.

Como conteúdo digital, às vezes você está competindo com a última maratona da Netflix ou com o jogo de esportes que eles não querem perder. Faça com que seu conteúdo seja longo o suficiente para ser atraente, mas curto o suficiente para prender a atenção deles.

Você tem um orçamento limitado e/ou está com pouco tempo.

Eventos físicos podem vir com um preço alto. Embora os eventos híbridos possam atenuar um pouco isso, os eventos virtuais são, sem dúvida, a opção mais barata. Obviamente, você terá custos associados ao planejamento e à promoção: contratar um profissional de marketing e planejador de eventos - se não os tiver em sua equipe interna - escolher uma plataforma de hospedagem virtual, desenvolver e gerenciar a programação, coordenar palestrantes e mais. Mas se você hospedasse um evento híbrido ou físico, teria todos esses custos e mais alguns.

Eventos virtuais levam menos tempo para planejar, promover e executar do que eventos híbridos ou físicos. Os profissionais de marketing de eventos relataram que, para pequenos eventos virtuais, eles precisavam apenas de três a seis semanas para promover o evento com sucesso.

E mais barato e mais rápido não significa “menos do que”. Grandes marcas ainda usam eventos totalmente virtuais, e eventos virtuais podem ser um trampolim para coisas maiores e apoiar outros eventos da empresa ao longo do ano. As marcas nunca podem realmente superar o valor de um evento virtual.

Você quer construir uma comunidade.

Os melhores tipos de oportunidades de networking para empresas com um orçamento pequeno ou novas no setor são eventos de baixo custo e alto valor. Está provado que os participantes de eventos virtuais buscam o tipo de construção de conexão e oportunidades de networking que o presencial oferece, mas eles os querem de uma maneira diferente. Você pode começar a construir uma comunidade em seu setor organizando eventos menores – talvez até gratuitamente para participar ou apenas por convite no início. Uma rede de negócios complementares crescendo juntos pode ser poderosa.

Não importa o tipo de evento que você está planejando, é essencial manter seu público no centro de seus esforços. Deixe-nos saber que tipo de eventos você está organizando ou participando este ano nas mídias sociais! E se você está procurando alguém para levar o marketing do seu evento a um nível superior? Alcançar.