7 dicas para escrever e-mails de acompanhamento que recebem uma resposta

Ninguém gosta de escrever e-mails de acompanhamento, e é muito fácil continuar adiando a tarefa.

Você pode supor que, se alguém não respondeu ao seu e-mail, isso significa que eles não estão interessados. Mas, a verdade é que há uma série de razões pelas quais as pessoas não respondem, e elas geralmente precisam apenas de um empurrãozinho.

Seja porque suas caixas de entrada estão muito cheias, eles estão muito ocupados e simplesmente esqueceram, ou se eles precisam de mais informações antes de tomar uma decisão, um e-mail de acompanhamento bem elaborado pode ser tudo o que você precisa para que eles se envolvam com você.

Continue lendo para saber por que e-mails de acompanhamento são tão importantes e descubra as 7 dicas para escrever e-mails de acompanhamento automatizados após nenhuma resposta.

1. Seja claro e direto

Não há como negar que acompanhamentos consistentes geram resultados. Mas, você precisa ser claro e direto em seus e-mails para aumentar suas chances de provocar uma resposta.

Tenha em mente que as caixas de entrada das pessoas são lugares lotados. De acordo com relatórios recentes, os e-mails B2B têm uma taxa de abertura de apenas 21,3%, o que significa que você pode ter que ser persistente se quiser que os destinatários respondam às suas mensagens.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a criar e-mails claros e diretos:

• Vá direto ao ponto e deixe as pessoas saberem o que você espera alcançar nas primeiras frases.
• Deixe claro como e por que a mensagem é relevante para o destinatário.
• Deixe o motivo do e-mail evidente de relance.
• Certifique-se de que o receptor entenda claramente o que deve fazer em seguida.
• Para ajudar você a economizar tempo, considere criar um modelo de e-mail que possa ser usado diariamente. Isso permitirá que você tenha um esboço toda vez que se sentar para digitar um e-mail de acompanhamento.

Dica profissional: se você tiver mais de uma solicitação a fazer, é melhor escolher apenas a mais importante para seus acompanhamentos para evitar bombardear seu destinatário com informações.

2. Adicione um apelo à ação (CTA)

Seu próximo passo para escrever e-mails de acompanhamento eficazes é adicionar uma chamada à ação persuasiva. Isso pode ser na forma de uma chamada à ação cheia de valor que faz você se destacar ou na forma de algo como o widget de chamada. Adicionar um botão Ligue para nós agora pode atrair seus destinatários e motivá-los a entrar em contato com você instantaneamente, sem ter que se preocupar em encontrar um número de telefone.

Tenha em mente que nem todos os apelos à ação são iguais. Você pode ter muitos motivos para enviar e-mails de acompanhamento, incluindo:

• acompanhamento após o envio de recursos
• depois de uma chamada perdida
• uma vez que uma demonstração ou teste gratuito termina
• aferir o interesse depois de enviar uma cotação ou amostras de produtos
• acompanhamento de um contrato enviado
• enviar uma introdução depois de se conectar nas mídias sociais
• respondendo a uma consulta de vendas
• dando o próximo passo em uma campanha de link building/promoção de conteúdo

Seja qual for o motivo, use um CTA forte para deixar bem claro o que seu destinatário deve fazer. Não deixe que eles leiam nas entrelinhas e interpretem sua mensagem.

E certifique-se de evitar linguagem vaga, como “ O que você acha? “, ou “ Você tem uma atualização sobre isso? “.

Em vez disso, crie a última linha do seu e-mail de maneira mais eficaz, como no exemplo abaixo:

Fazer isso não apenas desperta a curiosidade do destinatário, mas também adiciona um CTA atraente que os motiva ainda mais a responder ao seu e-mail.

3. Crie uma linha de assunto atraente

Antes que seus destinatários de e-mail possam ler seu e-mail cuidadosamente elaborado, primeiro você precisa incentivá-los a abri -lo usando uma linha de assunto atraente.

Quando seu e-mail de acompanhamento chegar à caixa de entrada deles, a linha de assunto será a primeira coisa que os destinatários do e-mail notarão. É por isso que tem que ser muito bom para aumentar suas chances de obter uma resposta.

A maneira mais eficaz de criar uma linha de assunto é personalizá-la.

De acordo com vários estudos, as pessoas são 26% mais propensas a abrir e-mails com linhas de assunto personalizadas.

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O conteúdo personalizado agora não é negociável e a personalização de conteúdo pode vir de muitas formas diferentes.

Mas, com relação às linhas de assunto do e-mail, aqui estão algumas ideias básicas que você pode usar:

• {FirstName} , esqueci de mencionar…
• Para ser honesto, {CompanyName} me surpreendeu
• Vamos tentar novamente, {FirstName}
• Posso mudar de ideia, {FirstName} ?

Você também pode mencionar a última conversa que teve como forma de adicionar contexto.

Apenas certifique-se de que sua linha de assunto não pareça spam. Além disso, você deve sempre tentar demonstrar valor sempre que puder.

Isso pode exigir algum esforço, mas valerá a pena o investimento, pois as linhas de assunto podem ter um grande impacto em suas taxas de abertura e resposta e, finalmente, em seu resultado geral, especialmente se você estiver tentando lançar um guest post.

Dica profissional: se o seu e-mail de acompanhamento estiver de acordo com o que você enviou inicialmente, você pode simplesmente responder à mensagem mais recente, para não precisar perder tempo criando uma linha de assunto atraente.

4. Programe seus e-mails de acompanhamento

Uma das maiores dúvidas dos profissionais de marketing por e-mail é quanto tempo eles devem esperar por uma resposta após o envio do e-mail inicial.

A resposta é simples: não espere muito. Quando se trata de obter uma resposta de um e-mail de acompanhamento, o tempo pode ser muito importante.

Você precisa dar ao destinatário algum tempo para que ele possa acessar seu e-mail .

Muitas vezes, quando as pessoas não respondem aos seus e-mails, é porque você as pegou no meio de alguma coisa. Como resultado, eles geralmente se esquecem de responder e, com o passar do tempo, seu e-mail é enterrado na parte inferior da caixa de entrada.

Basta uma mensagem educada de acompanhamento depois de alguns dias para obter uma resposta sem ser irritante. Além disso, o problema pode surgir dos endereços de e-mail incorretos, portanto, verifique os e-mails. Existem muitas ferramentas de localização de e-mail que podem ajudá-lo com isso.

No entanto, não espere tanto que eles acabem esquecendo tudo .

Se você acompanhar muito cedo, isso pode fazer você parecer insistente ou intrusivo, e ninguém gosta disso. Mas, se você esperar demais para enviar um e-mail de acompanhamento, seu contato poderá perder o contexto da conversa.

Idealmente, você deseja dar aos seus contatos de 2 a 3 dias para responder ao seu e-mail.

5. Acerte o número e a frequência

Enviar um e-mail de acompanhamento é muito bom, mas o que você faz se ainda não obtiver uma resposta?

Estudos mostram que muitas vezes são necessários vários toques para os clientes responderem aos e-mails, e é por isso que você precisa ser persistente se quiser aumentar sua taxa de resposta de e-mail.

Este estudo de caso da SalesFolk mostra que:

• 92% das respostas de e-mail vieram dos acompanhamentos
• 55% das respostas foram geradas entre o 4º e o 8º acompanhamento por e-mail

Fonte

Mas a questão permanece: quantos e-mails de acompanhamento você deve enviar?

Não existe uma regra que estabeleça o número mínimo de acompanhamentos que você deve enviar. É mais uma questão de bom senso.

Apenas tenha em mente que há uma linha muito tênue entre persistência e ser irritante. Além disso, como mostrado no estudo de caso acima, o 1º, 6º e 7º e-mails de acompanhamento trazem apenas um pequeno aumento na taxa de resposta, o que significa que pode não valer a pena enviar mais de 3 ou 4 e-mails de acompanhamento .

Além disso, enviar muitos e-mails pode fazer com que você seja marcado como spammer quando os destinatários irritados reclamam – e isso é a última coisa que você deseja.

Então, ao invés de focar na quantidade, uma ideia melhor seria trabalhar na melhoria da qualidade de cada um de seus e-mails, para que você possa obter melhores resultados com menos trabalho.

Aqui está um exemplo do cronograma de acompanhamento de e-mail usado pela Reply.io:

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6. Ofereça algo de valor

Falamos sobre fornecer uma pergunta clara, mas quando você tem uma frase de chamariz atraente e , ao mesmo tempo, agrega valor, é muito mais provável que você receba uma resposta ao seu e-mail.

A boa notícia é que agregar valor nem sempre significa conectar seu produto ou serviço. Também pode ser a isca digital da sua empresa, um webinar informativo gratuito que você hospeda ou qualquer outra coisa que seus clientes em potencial acharão valioso e útil.

Por exemplo, se você publicou uma nova postagem de blog sobre um tópico relevante para o destinatário, ou se lançou um novo produto ou recurso que eles achariam útil, por que não incluí-lo em seu próximo acompanhamento?

Você pode agregar valor e frasear seu e-mail de uma forma que lembre seu cliente potencial de que uma resposta está atrasada sem ser insistente, como no exemplo abaixo:

Aqui estão algumas outras maneiras de agregar valor contínuo aos seus e-mails:

• compartilhar notícias relevantes do setor
• envie um episódio de podcast no nicho do seu cliente em potencial
• dar conselhos, comentários ou análises gratuitos
• faça-os rir com uma história interessante, piada ou GIF
• compartilhe o e-book ou white paper gratuito da sua empresa
• compartilhe uma gravação de webinar sobre o ponto problemático do seu cliente em potencial

7. Automatize seus e-mails de acompanhamento

Existem basicamente duas maneiras de enviar acompanhamentos por e-mail: manualmente ou agendando uma sequência de acompanhamento automatizada.

A maneira como você escolhe lidar com seus acompanhamentos de e-mail dependerá da magnitude do seu alcance de e-mail.

Se você estiver gerenciando menos de duas dúzias de contatos por vez, é possível enviar seus acompanhamentos manualmente. No entanto, se você estiver gerenciando mais do que isso, o processo pode ficar um pouco complicado. Na verdade, pode se transformar em um caos total sem as ferramentas certas para ajudá-lo.

É aí que entra a automação de e-mail.

Com plataformas modernas de marketing por e-mail, você não apenas poderá enviar grandes volumes de e-mails, mas também terá as ferramentas para automatizar a personalização em escala .

Exemplos de plataformas de e-mail que você pode usar incluem campanhas Woodpecker, Mailshake e Hunter.

Você pode simplesmente preparar sua sequência de acompanhamento e deixar que a ferramenta cuide de todo o resto para você, incluindo:

• enviando os e-mails
• mantendo o controle da última vez que você acompanhou
• vendo quem já respondeu
• descobrir quem você precisa acompanhar novamente
• obter insights sobre o desempenho de seus e-mails de acompanhamento
• Teste A/B de seus e-mails para melhorar os resultados

… e muito mais.

Em suma, usar uma ferramenta como as mencionadas acima é como contratar um assistente para trabalhar 24 horas por dia para você!

Dica profissional: se você está fazendo muito contato com blogueiros e influenciadores, existem ótimas plataformas de divulgação de blogueiros que você pode usar para automatizar seu alcance, além de encontrar clientes em potencial e informações de contato relevantes.

Dicas adicionais para e-mails de acompanhamento eficazes

As 7 dicas descritas acima ajudarão você a criar e-mails de acompanhamento que obtêm uma resposta.

Abaixo estão algumas dicas adicionais que ajudarão você a criar e-mails excelentes:

• Escreva com brevidade: se alguém já não respondeu ao seu e-mail original, não o faça ler mais uma mensagem enorme. Além disso, o objetivo de um e-mail de acompanhamento não é convencer seu cliente em potencial novamente, mas lembrá -lo da mensagem inicial que ele não respondeu.

• Prenda-os na primeira frase: Escreva uma linha de abertura cativante que fisgue imediatamente seu cliente em potencial. Deve dar contexto e torná-los interessados ​​em saber mais sobre sua oferta. Evite linhas de abertura genéricas como “ Apenas fazendo check-in ”, “ Tocando na base ”, ou “ Só queria fazer check-in e descobrir ”.

• Use uma linguagem otimista: seu primeiro e-mail serve para quebrar a barreira da formalidade, o que significa que seus e-mails subsequentes podem ser escritos em um tom amigável e mais pessoal. Da linha de abertura ao call to action, concentre-se em usar uma linguagem otimista para tornar seus e-mails mais atraentes.

• Evite a abordagem “chegar ao topo da sua caixa de entrada”: uma alta taxa de resposta de e-mail vem da construção de relacionamentos respeitosos e duradouros com seus contatos. A abordagem de colocar e-mails no topo da caixa de entrada do destinatário é ineficaz porque não faz nada para agregar valor ou fazer seu cliente potencial se sentir bem.

• Não culpe seus clientes em potencial: é difícil não se sentir negativo sobre os clientes em potencial não responderem aos seus e-mails. Mas, você tem que permanecer positivo e resiliente, não importa o quê. Desconfie de aborrecimento, frustração e outros sentimentos negativos que possam se infiltrar em seu e-mail, pois isso não o aproximará do seu objetivo.

• Esteja disponível assim que clicar em enviar: De acordo com a pesquisa, até 50% das vendas vão para os fornecedores que respondem primeiro. Portanto, depois que seu acompanhamento for enviado, certifique-se de aproveitar por uma hora ou mais, caso seu lead esteja pronto para agir imediatamente após abrir seu e-mail.

Isso é um embrulho

Essas dicas ajudarão você a obter mais respostas de seus contatos. Muitos de seus concorrentes não usam essas informações a seu favor, o que significa que, se você for persistente, obterá a maior parte do negócio.

Sua vez. Qual dessas dicas para escrever e-mails de acompanhamento automatizados mais combina com você? Compartilhe seus pensamentos nos comentários abaixo!

Ron Stefanski é um empreendedor online e professor de marketing que tem paixão por ajudar as pessoas a criar e comercializar seus próprios negócios online. Você pode aprender mais com ele visitando OneHourProfessor.com. Você também pode se conectar com ele no YouTube ou no Linkedin.