Como implementar com sucesso a gestão do conhecimento em sua equipe

O conhecimento é um recurso valioso para as empresas. No entanto, por não ser um ativo tangível, as empresas raramente têm uma estratégia para gerenciar o conhecimento.

Com uma estratégia de gestão do conhecimento, você pode identificar, rastrear, gerenciar e compartilhar conhecimento em toda a sua organização e obter mais valor desse ativo.

O que é Gestão do Conhecimento?

A gestão do conhecimento é um conceito que se refere a diferentes métodos que você pode usar para criar, gerenciar e compartilhar conhecimento. Esteja você criando novos recursos, atualizando os antigos ou compartilhando-os com novos contratados, o gerenciamento de seu conhecimento pode apoiar suas metas de negócios.

As empresas geralmente possuem conhecimento explícito que é fácil de identificar e gerenciar. O conhecimento explícito inclui as melhores práticas que você colocou por escrito, recursos de treinamento, propriedade intelectual ou um cronograma de manutenção para um equipamento que você usa.

No entanto, as organizações também contam com o conhecimento implícito. Este tipo de conhecimento é mais difícil de colocar por escrito. A transmissão geralmente ocorre pessoalmente, mas algum conhecimento implícito é algo que os funcionários ganham com anos de experiência.

Por que a Gestão do Conhecimento é importante?

O conhecimento representa valor para o seu negócio. É um ativo, mas, diferentemente de ativos mais tangíveis, você pode não ter visibilidade adequada sobre ele.

Sua organização conta com a experiência de seus funcionários diariamente. Com o surgimento de práticas como trabalho remoto e terceirização, é mais importante do que nunca melhorar as comunicações e garantir que todos tenham acesso ao conhecimento necessário para realizar seu trabalho.

A gestão do conhecimento também é imperativa porque há uma lacuna de habilidades em muitos setores e os novos contratados geralmente aprendem como realizar seu trabalho durante o processo de treinamento inicial. Transmitir conhecimento para novos contratados é mais importante do que nunca com o número recorde de Baby Boomers se aposentando.

O conhecimento também é uma parte fundamental da cultura da sua empresa. Se você não transmitir conhecimento para novos contratados e parceiros, poderá perder o que torna sua empresa única. O conhecimento e sua transmissão são coisas que você deve cultivar para preservar a cultura da sua empresa, gerar crescimento e inovação e entregar uma experiência positiva para clientes e colaboradores.

Cinco estratégias para adotar a gestão do conhecimento

Essas estratégias ajudarão você a adotar um sistema de gestão do conhecimento para melhorar a visibilidade e obter mais valor desse recurso.

Comece com uma pesquisa

Revise o conhecimento que sua organização colocou por escrito revisando manuais, políticas, práticas recomendadas, material de treinamento e muito mais.

Você também deve criar uma lista do conhecimento que está implícito. Essa lista pode incluir processos que você ainda não documentou, bem como coisas que os funcionários aprenderam a fazer ao longo dos anos sem receber treinamento explícito.

Digitalização

Transformar conhecimento em recursos digitais melhora o acesso. Também garante que o conhecimento permaneça disponível mesmo que você abandone um modelo de local de trabalho tradicional e adote o trabalho remoto ou a terceirização.

Uma boa estratégia é criar um repositório central onde funcionários e parceiros possam acessar todos os seus recursos. Os recursos e diretórios de pesquisa são uma vantagem porque ajudarão os usuários a localizar rapidamente as informações específicas que estão procurando.

Construir uma biblioteca digital também permite trabalhar com diferentes formatos. Você pode usar vídeos ou arquivos de áudio para compartilhar conhecimentos difíceis de colocar por escrito, por exemplo, filmando como um funcionário executa uma tarefa específica.

Um repositório central também permitirá que você rastreie o conhecimento com mais eficiência. Você poderá identificar lacunas e garantir que todos tenham acesso às versões mais recentes dos documentos que você usa. Além disso, compartilhar recursos é fácil, pois você pode enviar links para funcionários que precisam revisar uma informação específica.

Gestão do Conhecimento e Cultura

Uma empresa com uma cultura que valoriza o conhecimento e o aprendizado é uma empresa que obterá mais da gestão do conhecimento.

Você deve rever a cultura e os valores fundamentais da sua empresa. Considere adicionar valores como comunicação, crescimento pessoal e profissional ou aprendizado contínuo.

Agir com alguns novos projetos

Depois de atualizar os valores da sua empresa, você deve buscar soluções concretas para que esses valores façam parte do seu dia a dia.

Aqui estão alguns exemplos:

• Você pode atualizar as descrições de cargos para que todos saibam que você espera que eles compartilhem conhecimento com a equipe. Você também pode fazer com que os gerentes procurem esse comportamento ao avaliar o desempenho.
• Crie um diretório com uma descrição da posição e experiência de todos. Este documento ajudará os funcionários a procurar a pessoa certa quando precisarem de ajuda.
• Monte uma equipe entre departamentos para que os membros possam compartilhar informações em toda a sua organização e criar recursos digitais juntos.
• Seu departamento de RH pode desempenhar um papel crítico na gestão do conhecimento com programas de desenvolvimento pessoal e profissional, onde cada funcionário pode definir metas e usar uma alocação de tempo de treinamento remoto semanal para revisar recursos de treinamento personalizados.
• Revise seu processo de treinamento e como você entrega conhecimento aos novos contratados. Os funcionários responsáveis ​​pelo treinamento provavelmente têm muito a contribuir para o seu programa de gestão do conhecimento.

Por que uma abordagem estratégica é importante

Você obterá melhores resultados se adotar uma abordagem estratégica para a gestão do conhecimento. Existem algumas perguntas que você deve se fazer ao construir esse processo:

• Quais objetivos você deseja alcançar com a gestão do conhecimento?
• Que tipo de papel o conhecimento pode desempenhar em sua organização?
• Como obter mais conhecimento?

A implementação de um processo de gestão do conhecimento pode ser uma mudança significativa. Crie um plano passo a passo com uma linha do tempo. Coloque alguns funcionários no comando dessa transformação e investigue o software de gestão do conhecimento para tornar o processo mais eficiente.

Procure também maneiras de continuar melhorando seu processo de gestão do conhecimento. Procure novas maneiras de identificar o conhecimento, continue criando novos recursos e atualize os recursos existentes regularmente. Ouça o feedback dos funcionários e decida sobre as métricas que você pode usar para avaliar o desempenho desse novo sistema.

Pensamentos finais

Muitas empresas ignoram a gestão do conhecimento. No entanto, a melhor forma de preservar esse valioso ativo é implementar um plano estratégico de criação, gestão e compartilhamento de conhecimento. A gestão do conhecimento continuará a se tornar um papel ainda mais essencial no futuro, à medida que mais empresas se afastam dos modelos tradicionais e adotam o trabalho remoto ou trabalham com um número crescente de fornecedores e parceiros.