Como criar e gerenciar documentos comerciais com sucesso como freelancer

Então, você se cansou do seu chefe, não é? Bem, você não está sozinho. Pessoas de todos os setores e faixas etárias optam por pavimentar seus planos de carreira. De acordo com Zippia, hoje existem mais de 70 milhões de freelancers ativos somente nos EUA. E em 2029 , serão 90 milhões.

Então, o futuro é freelance. E considerando os horários de trabalho flexíveis, a autonomia e os melhores salários, é fácil perceber porquê. Mas, como acontece com a maioria das coisas boas, há um problema. Ser seu próprio patrão significa que você terá que lidar com toda a papelada necessária para administrar uma empresa.

Mas não se preocupe, estamos aqui para ajudar. Abaixo, você encontrará tudo o que precisa saber sobre a criação e gerenciamento de documentos freelance .

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Quais são os 6 documentos legais para iniciar seu negócio freelance?

Como sempre deve ser o caso, vamos começar do início. Abrir seu negócio freelance é uma das etapas mais importantes e que exigem muita burocracia da sua carreira. Como tal, você deve abordar isso com a devida consideração.

Para saber como se tornar um escritor freelance, leia o artigo a seguir. Abaixo, você encontrará os seis documentos legais necessários para iniciar seu negócio freelance com o pé direito.

1. Registro Comercial

O primeiro documento comercial com o qual você trabalhará é uma solicitação de registro comercial. Eles diferem entre os países, mas as informações que você sempre precisará enviar incluem:

• Informações pessoais de todas as partes envolvidas (você)
• Localização Física da Sede Empresarial
• A Estrutura Organizacional da Empresa

O último ponto é o único com o qual você pode ter problemas, então vamos discutir as opções disponíveis. Um freelancer pode registrar sua empresa como:

a) Trabalho Autônomo/Empresa Individual

Ambos os termos descrevem o acordo em que você, uma pessoa privada, atua como uma entidade pública (ou seja, uma empresa). Nesse caso, a lei não diferencia entre renda pessoal e empresarial. Portanto, você só precisa pagar impostos uma vez.

Esse tipo de negócio também é muito rápido, fácil e acessível de registrar. Mas isso tem uma desvantagem significativa. Você tem que garantir a sua empresa com todo o seu patrimônio pessoal. Isso significa que você pode perder mais do que ganhou se tiver problemas legais.

b) LLC, S-Corp. e C-Corp

Empresas de responsabilidade limitada (LLCs) e corporações são muito diferentes. Mas não temos o dia todo para discutir seus aspectos únicos, então aqui está a versão TL;DR.

Como o nome sugere, estes tipos de empresas oferecem responsabilidade limitada. Isso significa que os tribunais só podem afetar os ativos da empresa, não os seus. Porém, eles são muito mais caros para configurar e demoram um pouco para serem registrados.

2. Licença Comercial

Este documento legal define sua habilidade e capacidade para operar em um país , região e setor específico. É diferente de lugar para lugar, por isso é sempre melhor pesquisar os regulamentos locais.

Você só precisa de uma licença comercial para setores específicos (saúde, finanças, serviços de alimentação, etc.). Outras são as chamadas “indústrias livres” e permitem que qualquer pessoa comece um negócio.

3. Estatuto Social/Acordo Operacional da Empresa

Dependendo da estrutura da sua empresa, você pode ser legalmente obrigado a redigir um estatuto social. Esses documentos detalham suas operações comerciais, termos de serviço e outras informações.

Exemplo: Como redator, você pode manter todos os direitos sobre sua propriedade intelectual. Isso significa que você pode usá-los o quanto quiser no futuro. Leia o artigo a seguir para saber como ter sucesso como escritor freelance .

As empresas individuais não exigem estatutos ou acordos operacionais. No entanto, ainda é uma boa ideia escrevê-los. Isso permitirá que você se comunique com seus clientes de forma clara e chegue a acordos com mais rapidez.

4. Acordo de Propriedade/Parceria

Se quiser iniciar um negócio com um amigo ou familiar, você terá que redigir um acordo de parceria. Este documento define os termos da sua parceria e como você dividirá a empresa. Por causa disso, a maioria das pessoas tem advogados que escrevem seus contratos para elas. Eles devem incluir:

• Compartilhe a propriedade de cada parte,
• Funções, responsabilidades e habilidades de tomada de decisão,
• Divisão de lucros e perdas,
• Estratégias para lidar com disputas internas,
• Processo de buy-out em caso de saída de uma das partes.

Naturalmente, isso pode ser desconfortável se você for particularmente próximo de seu parceiro. Mas todo relacionamento pode azedar, então ter a versão empresarial de um acordo pré-nupcial nunca é ruim.

5. Contrato de Fornecedor

Cada negócio é um ciclo quase infinito de entradas e saídas. Portanto, você provavelmente será fornecedor e receptor em momentos diferentes. Em qualquer situação, é ótimo ter um contrato de fornecedor.

Estes são documentos vinculativos que definem os termos de serviço para ambas as partes. Eles incluem informações como:

• Tipos de bens/serviços,
• Quantidade/qualidade necessária,
• Tempos de entrega,
• Prazos de pagamento,
• e mais.

6. Acordo de Não Divulgação

Os NDAs são documentos legais que limitam a capacidade das partes de divulgar informações confidenciais. Isso pode incluir detalhes do negócio, operações comerciais e muito mais. A violação de um NDA geralmente acarreta uma multa significativa.

Esses documentos legais são úteis para empresas de todos os tamanhos – até mesmo freelancers. Você pode usá-los para garantir preços, serviços e mais informações.

Quais são 6 exemplos de documentos importantes para freelancers?

Então você registrou sua empresa e definiu legalmente todos os seus relacionamentos importantes. Bom trabalho. Agora você pode avançar - você adivinhou - para mais papelada!

Felizmente, com as ferramentas e modelos certos, isso será mais “papel” do que “trabalho”. E é absolutamente essencial, já que 78% das empresas dependem de freelancers atualmente. Então, vamos dar uma olhada nos seis exemplos de documentos importantes que todo freelancer precisa.

1. Proposta de Projeto

Infelizmente, a maioria dos freelancers não se preocupa com propostas de projetos. Mas eles estão cometendo um erro. Esses documentos comerciais são ótimos para apresentar seu profissionalismo e iniciativa.

As propostas definem o escopo, os objetivos, o cronograma e o orçamento de um projeto e são mais adequadas para iniciativas maiores. E embora possam parecer demorados, eles se tornam muito fáceis quando você prepara o esboço.

(Fonte da imagem: Smartsheet)

2. Cotação de preço

Uma cotação é um dos documentos financeiros que você verá com mais frequência como freelancer. Serve como uma oferta e apresenta detalhes comerciais de ambas as partes, lista de produtos/serviços, preço, validade e muito mais.

Uma coisa a notar é que não é vinculativo . O que significa que o destinatário pode optar por aceitá-lo ou recusá-lo. Além disso, você pode alterar livremente a cotação após o término de sua validade. Para criar cotações de forma rápida e simples, use o gerador de cotações.

(Fonte da imagem: Billdu)

3. Contrato

Os contratos servem a vários propósitos. Primeiro, eles forçam você e seus clientes a cumprirem suas metas no acordo. Eles também protegem você de possíveis litígios e ajudam a aumentar a satisfação do cliente.

Você pode ver esses impactos por meio de uma pesquisa Net Promoter Score enviada por meio de uma ferramenta de experiência do cliente de varejo.

(Fonte da imagem: Jotform)

4. Fatura

O próximo tipo de documento comercial a considerar são as faturas. Esses documentos financeiros servem tanto como comprovante de entrega quanto como solicitação de pagamento. Além disso, eles também são muito importantes para impostos, disputas com clientes e contabilidade.

Você criará muitos deles em sua carreira de freelancer. Mas, felizmente, você não precisa mais gastar muito tempo com eles. Soluções como geradores de faturas on-line gratuitos simplificam o processo de criação, mantendo uma aparência profissional.

(Fonte da imagem: Billdu)

Mas se você precisar de uma solução mais robusta, existem muitas outras ferramentas e softwares disponíveis para freelancers. Por exemplo, Refrens oferece vários modelos de fatura personalizáveis, bem como opções de pagamento e outros serviços. Também tem críticas e classificações excepcionais com G2 e Capterra.

(Fonte da imagem: Capterra)

Esta e outras opções de software de faturamento vêm com recursos avançados, incluindo:

• Faturamento automatizado
• Controle de tempo
• Modelos personalizáveis
• E mais

(Fonte da imagem: Billdu)

5. Formulário de Feedback/Depoimento

Como os humanos são criaturas sociais, os pensamentos e opiniões dos outros influenciam os nossos. Portanto, avaliações e depoimentos são muito úteis para freelancers que buscam novos clientes.

Os depoimentos permitem que você obtenha feedback, melhore seus produtos e construa confiança. Eles também vêm em várias formas, incluindo:

• Enquetes (por exemplo, Formulários Google)
• Recomendações do LinkedIn
• Depoimentos Escritos

Infelizmente, obter feedback pode ser bastante difícil. Portanto, não desanime se alguns clientes recusarem ou ignorarem sua solicitação. Apenas certifique-se de escrever um e-mail educado perguntando sobre a satisfação deles, peça permissão para enviar seu formulário e continue tentando até conseguir.

(Fonte da imagem: Jotform)

6. Retentor

Uma triste realidade do freelancer é que, às vezes, é difícil encontrar trabalho. Os projetos tendem a ser altamente sazonais, portanto a melhor prática é garantir que você tenha uma renda regular durante todo o ano com retentores.

Atuando como contratos, esses documentos legais vinculam você e seus clientes a trabalhos recorrentes, semanais , mensais ou trimestrais . Tradicionalmente, eles acompanham projetos maiores (por exemplo, desenvolvimento e manutenção de sites), mas também podem integrá-lo como parte não oficial da equipe de uma empresa (por exemplo, redação, design gráfico, etc.).

(Fonte da imagem: Assinatura)

Quais são os 4 modelos de documentos mais importantes para freelancers?

Agora que cobrimos os documentos freelance mais importantes com os quais você terá que lidar, você pode querer respirar aliviado. No entanto, você deve adicionar mais alguns documentos comerciais ao seu repertório – apenas para garantir. Esses incluem:

1. Demonstrações de resultados

​​Esses documentos financeiros também são conhecidos como demonstrações de lucros e perdas e demonstrações de resultados. Eles monitoram as receitas, despesas e receitas/perdas líquidas totais do seu negócio freelance ao longo do tempo.

As empresas maiores usam demonstrações de resultados para benchmarking, planejamento e tomada de decisões. Mas para freelancers, eles são mais úteis para cumprimento de obrigações fiscais.

​​

(Fonte da imagem: Zervant)

2. Balanços Patrimoniais

Os balanços são como demonstrações de resultados em muitos aspectos. Eles fornecem um instantâneo da situação financeira da sua empresa em um momento específico. Eles também são importantes pelos mesmos motivos explicados acima.

No entanto, o foco deles nos ativos , passivos e patrimônio líquido do seu negócio é diferente . Isto é particularmente útil para iniciar uma LLC ou Corporação com um parceiro.

(Fonte da imagem: Vertex42)

3. Documentação de Propriedade Intelectual

Os documentos comerciais de PI são particularmente importantes para freelancers nas indústrias criativas. Esses documentos comerciais podem proteger seus direitos de propriedade intelectual e limitar o uso de IP por outras partes.

A propriedade intelectual refere-se principalmente a artigos, textos de marketing, designs e outros ativos intangíveis. A documentação IP é importante por vários outros motivos, incluindo:

• Proteção a roubo,
• Monetização,
• Reconhecimento de marca,
• e mais.

(Fonte da imagem: Assinatura)

4. CV / Currículo / Portfólio

Por último, mas certamente não menos importante, vamos abordar o seu próprio marketing. Embora não seja necessário um currículo ou portfólio para conseguir um emprego, ter um pode ajudá-lo a conseguir empregos melhores e de maior visibilidade.

Dependendo do seu setor, você pode escolher o formato e o conteúdo do documento que melhor se adaptam ao seu valor. Isso pode incluir estudos de caso, trechos, capturas de tela, resultados, depoimentos ou até mesmo amostras completas de trabalho.

(Fonte da imagem: Kickresume)

Quais são as 4 maneiras bem-sucedidas de gerenciar documentos importantes como freelancer?

Finalmente, antes de deixarmos você de lado, é melhor abordarmos o elefante na sala – como você deve manter o controle de todos esses documentos?!

Pode parecer assustador, mas não se preocupe. Você não precisa mais depender de pastas e gavetas de mesa para armazenamento. Então, aqui estão as quatro práticas recomendadas para ajudá-lo a gerenciar seus documentos freelance .

1. Mantenha-o digital

Como afirmado acima, o papel não é a forma de manter seu escritório arrumado e mentalmente apto. Recomendamos que você digitalize toda a sua documentação antiga e utilize os fabricantes de documentos no futuro para obter a máxima eficiência.

2. Centralize o armazenamento de documentos

Freelancers não tendem a ser as pessoas mais organizadas – você trabalha quando e onde quer/precisa e se preocupa com o resto mais tarde. No entanto, garantir que você sempre salve os documentos relacionados ao seu negócio freelance em um só lugar irá lhe poupar muito estresse no longo prazo.

Escolha seu serviço de armazenamento favorito baseado em nuvem (Google Drive, iCloud, Dropbox, etc.). Em seguida, coloque todos os seus documentos lá e saiba que os poucos momentos que levou pouparam várias horas de busca frenética.

3. Estabeleça uma política clara de nomenclatura e rotulagem

Até agora, você já viu que existem muitos tipos de documentos para controlar por conta própria, mesmo sem todos os arquivos relacionados ao projeto. Felizmente, você pode tornar sua vida mais fácil com nomenclatura e rotulagem precisas.

Certifique-se de levar em conta:

• tipo de documento
• Tópico/caso de uso
• Nome do cliente

4. Implementar backup/recuperação de desastres

Depois de tudo isso, você não quer perder todo o seu progresso, não é mesmo? Portanto, criar um backup é do seu interesse – apenas por precaução.

Baixe seus dados relacionados ao trabalho para um disco rígido. Mantenha cópias físicas dos documentos mais importantes. Crie uma cópia em outra solução de armazenamento em nuvem.

A escolha é sua. Apenas certifique-se de fazer alguma coisa .

Conclusão: você conseguiu uma visão geral de documentos importantes para freelancers?

Ver? Não mentimos quando dissemos que o freelancer envolve mais coisas do que parecia à primeira vista. Apesar disso, você não deve se sentir desanimado. Milhões de pessoas fizeram o estilo de vida freelance funcionar para elas, então não há razão para você ser diferente.

O importante é que você leve a sério a criação do seu negócio. Seja objetivo na gestão de documentos e não deixe nada ao acaso. Leve a sério as informações apresentadas neste artigo e você terá a certeza de prosperar, não apenas sobreviver.

Desejamos-lhe boa sorte e esperamos vê-lo em outro de nossos artigos. Feliz freelancer!