Do caos à ordem: como simplificar os fluxos de trabalho do contrato

Os contratos são a base para o sucesso dos negócios, impactando todas as facetas das operações – desde a contratação dos melhores talentos e construção de parcerias até a venda de produtos e aluguel de escritórios. Eles estabelecem confiança, protegem interesses, gerenciam riscos e permitem operações tranquilas dentro de uma organização.

Mas aqui está a coisa. Os métodos tradicionais de gerenciamento de contratos são caóticos. Lidar com processos manuais, documentos físicos e intermináveis ​​idas e vindas de e-mail atrasa tudo e abre a porta para erros e oportunidades perdidas.

Felizmente, existe uma solução: fluxos de trabalho contratuais.

Ao adotar a automação, centralizar repositórios de contratos e usar assinaturas eletrônicas, as empresas podem introduzir ordem em seus processos de gerenciamento de contratos e aumentar a eficiência geral.

Este artigo explora fluxos de trabalho de contratos e maneiras de agilizá-los para capitalizar oportunidades de maneira rápida e eficaz.

Ao implementar um fluxo de trabalho de contrato estruturado, as empresas podem melhorar a eficiência, garantir a conformidade, aprimorar a colaboração e reduzir erros e atrasos.

Desafios com fluxos de trabalho de contrato tradicionais

Os métodos tradicionais de gerenciamento de contratos geralmente são ineficientes e afetam substancialmente os resultados financeiros de uma empresa. Estudos mostram que as empresas podem perder até 9% de seus lucros devido à gestão ineficaz de contratos.

Alguns desafios comuns associados ao gerenciamento tradicional de contratos incluem o seguinte:

1. Processos ineficientes

Os processos manuais são demorados, muitas vezes levando a atrasos na execução do contrato, resultando em aumento dos tempos de resposta e perda de oportunidades. Navegar por pilhas de papelada, criar contratos do zero, gerenciar versões ou rastrear aprovações consome tempo valioso e drena recursos que poderiam ser melhor empregados em outro lugar.

2. Falta de visibilidade e rastreamento

Sem um sistema centralizado, torna-se difícil obter informações sobre o status e o andamento dos contratos em cada estágio. O rastreamento de versões de contrato, alterações e negociações pode ser desafiador, levando a possíveis erros e falhas de comunicação. As empresas muitas vezes lutam com informações de contrato dispersas, tornando difícil manter todos na mesma página.

3. Riscos de segurança e problemas de conformidade

Confiar em documentos físicos apresenta riscos como perda, dano ou acesso não autorizado. Esses riscos comprometem a confidencialidade e a integridade das informações confidenciais do contrato. Além disso, garantir a conformidade com os regulamentos de privacidade de dados (GDPR, CCPA), os padrões do setor (HIPAA, ISO 27001) e os requisitos legais torna-se cada vez mais desafiador ao lidar com documentos físicos.

4. Colaboração e comunicação limitadas

Transferências manuais e circulação de documentos físicos em fluxos de trabalho de contrato levam a atrasos e ineficiências na comunicação. A coordenação de revisões, edições e aprovações de contratos entre departamentos e partes interessadas é demorada e propensa a erros. Isso pode resultar em prazos perdidos e falhas de comunicação.

5. Ineficiências de custos e recursos

Os processos de contratação manual possuem diversos custos associados que podem impactar no orçamento de uma empresa. Despesas como impressão, armazenamento de papel, postagem, tarefas administrativas e interações físicas com clientes se somam. Além disso, os custos de viagem podem ser significativos, incluindo transporte e acomodação para reuniões presenciais e assinaturas de contratos. O tempo gasto em viagens para encontrar clientes e conduzir negociações cara a cara aumenta ainda mais a ineficiência de recursos.

6 maneiras de simplificar os fluxos de trabalho do contrato

Simplificar os fluxos de trabalho do contrato significa automatizar e padronizar as etapas envolvidas no gerenciamento de contratos. Envolve o uso de fluxos de trabalho para organizar tarefas e ações, garantindo que as pessoas certas tenham os documentos certos no momento certo. O objetivo é simplificar o processo da forma mais eficiente e precisa possível.

Aqui estão seis maneiras de simplificar os fluxos de trabalho de contratos em sua organização.

Fonte: Signeasy

1. Implemente uma solução de assinatura eletrônica

As soluções de assinatura eletrônica simplificam os fluxos de trabalho do contrato, eliminando a necessidade de manuseio físico de documentos, como impressão, assinatura, digitalização e envio por correio. Em vez disso, os contratos podem ser assinados digitalmente, economizando tempo e recursos e reduzindo o risco de erros ou perdas.

As assinaturas eletrônicas também permitem a colaboração remota e agilizam o processo de assinatura. As partes podem assinar contratos eletrônicos de qualquer lugar, a qualquer hora, usando seus dispositivos. Elimina a necessidade de reuniões presenciais ou coordenação de vários cronogramas, agilizando a execução do contrato e reduzindo os atrasos.

Além disso, as assinaturas eletrônicas oferecem maior segurança e autenticidade . Técnicas avançadas de criptografia e mecanismos de autenticação garantem a integridade e validade dos contratos assinados. As trilhas de auditoria digital registram quem assinou o documento e quando, o que adiciona uma camada adicional de segurança e responsabilidade.

Ao simplificar o processo de assinatura, as assinaturas eletrônicas melhoram a eficiência e a produtividade geral. Eles reduzem os encargos administrativos, eliminam as ineficiências baseadas em papel e fornecem uma experiência perfeita para todas as partes envolvidas.

2. Centralize a gestão de contratos

As empresas podem obter vários benefícios consolidando todos os contratos em um sistema centralizado. Primeiro, permite fácil acesso, rastreamento e recuperação de contratos. Os usuários podem localizar e recuperar contratos rapidamente de uma única fonte, em vez de vasculhar arquivos físicos ou pesquisar em vários sistemas. Economiza tempo, reduz erros e aumenta a eficiência na gestão de contratos.

A centralização facilita a colaboração e as atualizações em tempo real. Várias partes interessadas podem acessar e trabalhar em contratos simultaneamente, eliminando a necessidade de transferências manuais e reduzindo atrasos. Com notificações instantâneas e acesso compartilhado, as equipes podem colaborar perfeitamente, fazer edições, adicionar comentários e rastrear alterações em tempo real, resultando em aprovações de contrato mais rápidas e maior produtividade.

Além disso, um sistema centralizado oferece melhor visibilidade e controle sobre o ciclo de vida do contrato. Ele permite que as empresas rastreiem os principais marcos, monitorem o desempenho do contrato e gerenciem renovações ou vencimentos com mais eficiência. Essa abordagem proativa ajuda a reduzir os riscos, garantir a conformidade e otimizar os processos de gerenciamento de contratos.

3. Habilite a automação do fluxo de trabalho

Com fluxos de trabalho configuráveis, você pode criar um caminho contínuo para seus contratos seguirem. Reduz o esforço manual e economiza um tempo valioso. Por exemplo, a geração de documentos pode ser automatizada, criando modelos de contrato padronizados com campos dinâmicos que podem ser preenchidos com informações relevantes.

Os fluxos de trabalho de aprovação também podem ser automatizados definindo a sequência de aprovações e disparando notificações para as partes interessadas apropriadas. Agiliza as etapas de revisão e aprovação, reduzindo atrasos e melhorando a eficiência.

Notificações e alertas automatizados mantêm as partes interessadas informadas sobre o status do contrato, os principais marcos, a aproximação de prazos e as ações necessárias. Melhora a comunicação, garante respostas oportunas e reduz o risco de prazos perdidos ou tarefas negligenciadas.

4. Integre com outros sistemas

Ao conectar o software de gerenciamento de contratos com outros sistemas de software essenciais, os usuários podem acessar todas as informações relevantes e executar as ações necessárias em uma única interface, eliminando a necessidade de transferência manual de dados ou alternância entre vários aplicativos. Economiza tempo e esforço, reduz o risco de erros e melhora a experiência do usuário.

A integração com espaços de trabalho populares como Microsoft e Google, juntamente com software de CRM , ERP ou RH, permite que os usuários assinem, enviem para assinatura e rastreiem contratos sem sair de seu espaço de trabalho. Essa integração garante que as informações relacionadas ao contrato sejam compartilhadas com precisão entre os sistemas, eliminando a necessidade de entrada manual de dados.

A integração cria um ambiente unificado onde as tarefas relacionadas a contratos se alinham perfeitamente com seus processos de negócios mais amplos. Por exemplo, automação da criação de contratos com base em oportunidades. Quando uma nova oportunidade é identificada no sistema de CRM, os modelos de contrato relevantes podem ser gerados automaticamente, economizando tempo e melhorando a consistência.

5. Use bibliotecas de modelos de contrato

Um modelo de contrato é um documento pré-concebido que serve como ponto de partida para a criação de contratos, fornecendo um formato estruturado que pode ser personalizado para refletir detalhes específicos. Ter uma coleção de modelos de contrato padronizados permite uma redação mais rápida. Em vez de começar do zero todas as vezes, os usuários podem acessar facilmente modelos pré-aprovados personalizados para fins específicos. Ele agiliza o processo de criação do contrato, economizando tempo e esforço.

Manter uma biblioteca de documentos, contratos e acordos comumente usados ​​garante fácil acesso a modelos aprovados. Promove consistência na linguagem e estrutura do contrato, reduzindo as chances de erros e inconsistências na criação do contrato.

As bibliotecas de modelos de contrato também ajudam a garantir o controle de versão do documento. Ao centralizar os modelos em uma biblioteca, as empresas podem facilmente gerenciá-los e atualizá-los conforme necessário. Ele garante que os usuários sempre trabalhem com as versões mais recentes, reduzindo o risco de uso de modelos desatualizados e mantendo a conformidade.

6. Implementar análises e relatórios de contrato

O software de análise de contratos permite que as empresas obtenham uma compreensão profunda do desempenho do contrato. As organizações podem identificar padrões, tendências e áreas de melhoria analisando dados relacionados ao status do contrato, prazos de entrega e uso. Esse conhecimento permite que eles tomem decisões baseadas em dados, otimizem fluxos de trabalho e resolvam gargalos, simplificando o processo de gerenciamento de contratos.

A geração de relatórios sobre métricas de contrato fornece uma visão abrangente das atividades e desempenho do contrato. Esses relatórios oferecem visibilidade em tempo real do status do contrato, marcos e principais indicadores de desempenho. Com essas informações prontamente disponíveis, as partes interessadas podem acompanhar facilmente o progresso, identificar atrasos e tomar medidas proativas para manter os contratos no caminho certo.

Ao analisar dados históricos de contratos, as empresas podem resolver problemas de forma proativa, reduzir riscos e otimizar fluxos de trabalho para melhorar o gerenciamento geral de contratos.

Como diferentes departamentos simplificam os fluxos de trabalho de contratos

Os contratos são essenciais para diferentes equipes, como jurídica, vendas e finanças. A colaboração e a coordenação entre essas equipes facilitam as interações, reduzem as transferências e melhoram a comunicação. Ele aumenta a produtividade, reduz erros, acelera os ciclos de contrato e, por fim, oferece melhores resultados para a organização.

Vamos ver como diferentes equipes simplificam os fluxos de trabalho do contrato.

1. Vendas e marketing

As equipes de vendas e marketing usam contratos para dar suporte às suas atividades, incluindo acordos de vendas, parcerias de marketing, acordos de nível de serviço e acordos de confidencialidade. Essas equipes trabalham em estreita colaboração com profissionais jurídicos para garantir a conformidade e negociar os termos do contrato. E eles colaboram com as equipes financeiras para gerenciar preços, condições de pagamento e reconhecimento de receita.

As equipes de vendas e marketing automatizam a criação de contratos, processos de aprovação e rastreamento de documentos. Ele agiliza a execução do contrato e elimina a papelada manual. Essa abordagem colaborativa aumenta a produtividade, melhora o relacionamento com os clientes e impulsiona o crescimento da receita.

2. Legal

O departamento jurídico lida com contratos de fornecedores, contratos de clientes, contratos de trabalho, contratos de confidencialidade e contratos de licenciamento. A colaboração é vital para o departamento jurídico, pois eles trabalham em estreita colaboração com várias equipes, incluindo compras, RH, finanças e liderança executiva.

O departamento jurídico automatiza a criação de contratos, processos de aprovação e armazenamento de documentos para simplificar os fluxos de trabalho do contrato. A centralização de contratos em um repositório digital permite rastrear facilmente o status do contrato, acessar documentos relevantes e colaborar com as partes interessadas em tempo real. Ele aumenta a visibilidade do contrato, reduz os erros manuais e garante a conformidade com os requisitos legais.

3. RH

As equipes de RH usam contratos de trabalho, cartas de oferta, acordos de confidencialidade e acordos de não concorrência em seus fluxos de trabalho. A simplificação dos fluxos de trabalho de contratos no departamento de RH envolve a colaboração entre profissionais de RH, equipes jurídicas, gerentes de contratação e novos funcionários.

As equipes de RH podem agilizar o processo de gerenciamento de contratos aproveitando a tecnologia, como assinaturas eletrônicas e fluxos de trabalho automatizados. Inclui a elaboração e envio de contratos para revisão e aprovação, captura de assinaturas eletrônicas e armazenamento e gerenciamento seguros de documentos contratuais.

4. Operações de TI

As equipes de operações de TI facilitam implementações de tecnologia, contratos de fornecedores, acordos de nível de serviço e contratos de manutenção. Esses contratos são essenciais para gerenciar relacionamentos com fornecedores externos, garantindo operações tranquilas e mantendo a integridade da infraestrutura de TI.

A simplificação dos fluxos de trabalho de contratos nos departamentos de operações de TI envolve a colaboração entre profissionais de TI, equipes de compras, departamentos jurídicos e fornecedores externos. Ao alavancar ferramentas e processos eficientes de gerenciamento de contratos, essas equipes podem simplificar a criação, negociação e execução de contratos.

5. Finanças e contabilidade

As equipes de finanças e contabilidade usam contratos para gerenciar acordos financeiros, relacionamentos com fornecedores, compromissos com clientes e obrigações de conformidade. Esses contratos garantem transações financeiras precisas, mitigando riscos e mantendo a integridade financeira.

Os departamentos de finanças e contabilidade colaboram com equipes jurídicas, departamentos de compras e partes externas. Fluxos de trabalho de contrato automatizados ajudam a rastrear marcos de contrato, condições de pagamento e obrigações financeiras, garantindo faturamento oportuno, cobrança de pagamentos e conformidade com os termos contratuais.

Ao simplificar os fluxos de trabalho do contrato, as equipes de finanças e contabilidade podem aumentar a precisão financeira, melhorar o gerenciamento do fluxo de caixa, reduzir os riscos contratuais e garantir a conformidade regulatória.

Aplicações específicas do setor de fluxos de trabalho de gerenciamento de contratos

Em diversos setores, a simplificação dos fluxos de trabalho contratuais traz vantagens específicas e ajustadas às necessidades de cada setor. Vamos vê-los abaixo.

1. Saúde

Hospitais, empresas farmacêuticas, instituições de pesquisa e prestadores de serviços de saúde contam com uma gestão de contratos eficiente para um bom funcionamento e conformidade. Envolve o gerenciamento de acordos com vendedores, fornecedores, prestadores de serviços de saúde e seguradoras.

Um aspecto importante é garantir a conformidade com os requisitos regulatórios e as leis de privacidade, como HIPAA, para proteger as informações confidenciais do paciente.

Fluxos de trabalho de contrato eficientes permitem a execução pontual do contrato, aprimoram a colaboração das partes interessadas e ajudam a cumprir as obrigações contratuais. Ao alavancar ferramentas digitais e automação, as organizações de saúde simplificam seus processos de contrato, concentrando-se no atendimento ao paciente e promovendo relacionamentos positivos com as partes interessadas.

2. Tecnologia

Empresas de tecnologia, fornecedores de software e provedores de SaaS contam com gerenciamento simplificado de contratos para impulsionar a inovação, manter relacionamentos com clientes e cumprir os regulamentos do setor.

Fluxos de trabalho de contrato no setor de tecnologia abrangem uma variedade de acordos, como acordos de licenciamento de software, acordos de nível de serviço, contratos de desenvolvimento de software, acordos de propriedade intelectual e contratos de parceria. Esses contratos definem os direitos, obrigações e expectativas do provedor de tecnologia e do cliente.

Além disso, as empresas de tecnologia operam em um ambiente altamente regulamentado. Eles precisam cumprir os regulamentos de privacidade de dados, padrões de segurança e regulamentos específicos do setor. A simplificação dos fluxos de trabalho do contrato permite que as organizações garantam a conformidade, gerenciem riscos e demonstrem adesão aos requisitos legais.

3. Imóveis

No setor imobiliário, os fluxos de trabalho de contrato são cruciais no gerenciamento de contratos de aluguel, contratos de venda de propriedades e contratos de fornecedores. Ao simplificar esses fluxos de trabalho, os profissionais do setor imobiliário podem automatizar processos como contratos de aluguel, renovações de aluguel e contratos de manutenção de propriedades, economizando tempo e esforço.

Fluxos de trabalho contratuais eficazes também melhoram a comunicação e a colaboração entre proprietários, inquilinos e equipes de gerenciamento de propriedades, garantindo uma operação tranquila e eficiente. Além disso, simplificar os fluxos de trabalho do contrato ajuda as organizações imobiliárias a cumprir os regulamentos locais e os requisitos legais, minimizando o risco de erros e garantindo um processo legalmente sólido.

4. Fabricação

Na indústria de manufatura, fluxos de trabalho de contrato simplificados garantem operações tranquilas, desde o gerenciamento de contratos de fornecedores e acordos de aquisição até o gerenciamento de contratos da cadeia de suprimentos.

Os fabricantes podem economizar tempo e recursos automatizando pedidos de compra, integração de fornecedores e renovações de contratos, permitindo que eles se concentrem nas principais atividades de negócios. Além disso, fluxos de trabalho de contrato eficientes aprimoram a colaboração entre fabricantes, fornecedores e distribuidores, promovendo parcerias mais robustas e comunicação contínua em toda a cadeia de suprimentos.

5. Serviços financeiros

Fluxos de trabalho de contrato no setor de serviços financeiros automatizam contratos de empréstimo, integração de clientes e documentação de conformidade. Ele permite um processamento mais rápido, reduz erros manuais e melhora a experiência do cliente.

As organizações podem garantir transparência, reduzir atrasos e fortalecer relacionamentos com clientes facilitando a colaboração entre instituições financeiras, clientes e equipes jurídicas. Fluxos de trabalho de contrato simplificados garantem que os serviços financeiros cumpram os regulamentos, como leis anti-lavagem de dinheiro (AML) e requisitos de Conheça seu Cliente (KYC).

Ao simplificar os fluxos de trabalho contratuais, as instituições podem implementar medidas robustas de conformidade, monitorar mudanças regulatórias e mitigar os riscos de conformidade.

Como selecionar o software de fluxo de trabalho de contrato certo

Com a abundância de opções disponíveis, pode ser um desafio encontrar o software que melhor se adapta às necessidades da sua organização.

Para ajudá-lo a tomar uma decisão informada, aqui estão cinco questões essenciais a serem consideradas ao selecionar um software de fluxo de trabalho de contrato e assinatura eletrônica.

1. Ele oferece uma experiência de usuário intuitiva?

A facilidade de uso é um fator crítico na escolha do software de assinatura eletrônica. Procure uma solução que forneça uma interface intuitiva, permitindo que os funcionários assinem documentos com facilidade e rapidez. Recursos como enviar contratos para vários signatários simultaneamente, assinar vários documentos em uma sessão, criar modelos reutilizáveis, acionar fluxos de trabalho adicionais e atualizações de status em tempo real são essenciais para uma experiência de assinatura simplificada e conveniente.

2. Ele se integra com minhas ferramentas existentes?

Considere a compatibilidade do software com seus aplicativos de negócios atuais. Procure soluções de assinatura eletrônica que se integrem perfeitamente com ferramentas populares. O software deve ter conectores pré-construídos ou APIs flexíveis para garantir uma troca de dados suave e simplificar seu fluxo de trabalho em diferentes plataformas.

3. Ele oferece uma experiência móvel perfeita?

No mundo centrado em dispositivos móveis de hoje, é crucial escolher um software que forneça uma experiência perfeita em dispositivos móveis. Procure soluções de assinatura eletrônica que ofereçam aplicativos nativos para as principais plataformas, como iOS, Android e web. Ele permite que os funcionários enviem, assinem e gerenciem documentos com segurança em qualquer lugar, melhorando a produtividade e garantindo a conclusão pontual das tarefas.

4. Que segurança o software oferece?

A segurança é uma das principais preocupações quando se trata de lidar com documentos confidenciais. Certifique-se de que o software de assinatura eletrônica forneça medidas de segurança robustas, como criptografia SSL para proteção de documentos. Procure recursos como métodos de autenticação (credenciais de login, assinaturas digitais seguras), conformidade com os padrões do setor (por exemplo, E-SIGN Modernization Act, eIDAS, HIPAA, SOC 2) e uma trilha de auditoria detalhada para rastrear o processo de assinatura e fornecer provas legais, se necessário.

5. O sistema de preços acomoda a expansão?

Considere a escalabilidade e a relação custo-benefício do software. Se sua organização estiver em alto crescimento, escolha uma solução que possa acomodar suas necessidades de expansão sem incorrer em custos adicionais significativos. Procure implementação rápida, experiência de usuário agradável, suporte ao cliente confiável e recursos econômicos que possam substituir os processos de assinatura baseados em papel.

Organizações menores com orçamentos limitados devem procurar fornecedores que ofereçam soluções fáceis de gerenciar, integração perfeita com aplicativos existentes e escalabilidade para casos de uso futuros. Sempre escolha um fornecedor que forneça suporte abrangente à implementação, treinamento e gerenciamento de mudanças para garantir uma transição bem-sucedida.

Alcançando a ordem no caos

A transição do caos para a ordem nos fluxos de trabalho de gerenciamento de contratos não é apenas uma possibilidade, mas uma necessidade para o sucesso das empresas. As organizações podem simplificar suas práticas de fluxo de trabalho de contrato com o poder da automação e uma mentalidade digital em primeiro lugar.

Ao trilhar esse caminho, as empresas abrem portas para processos otimizados, riscos reduzidos e alta performance. Essa transformação desbloqueia maior eficiência, redução de custos e uma cultura de colaboração.

A busca pela melhor ferramenta para o seu negócio é fundamental, pois o segredo da gestão de contratos está no software.