Como Reduzir Custos e Aumentar o Lucro do Seu Negócio?

Quando uma empresa corta custos, geralmente significa que você pode esperar produtos de má qualidade e serviços piores. Se você já ligou para um banco ou provedor de telecomunicações depois que eles implementaram uma rodada de cortes e terceirização, você pode ter passado horas em espera, apenas para finalmente falar com um funcionário do serviço que não tem ideia de como ajudar vocês.

Somos todos justificadamente céticos em relação às empresas que cortam custos, mas diminuir as despesas e simplificar as operações não significa necessariamente produtos ou serviços de qualidade inferior.

Todas as empresas, independentemente de seu tamanho ou base de clientes, podem cortar custos de maneira eficiente – uma forma que leva a receitas mais altas e, fundamentalmente, a um serviço excelente. Este artigo mostrará exatamente quando e onde cortar custos, fornecendo uma introdução essencial às operações eficientes para qualquer negócio.

A chave para um negócio lucrativo é cortar custos, manter a qualidade e maximizar o lucro

Qual é a melhor maneira de obter lucros máximos? A resposta mais simples é aumentar a receita, o que obviamente ajuda se você conseguir fazer isso acontecer. Mas há um método melhor e mais fácil de controlar que trata de gerenciar despesas. Isso se chama liderança de custos e é assim que funciona:

Para começar, você precisará se concentrar nos dois principais tipos de custos: fixos e variáveis.

Os custos fixos são independentes do nível de produção de uma empresa e incluem computadores, mesas, telefones e outros equipamentos. Mas o termo também pode se referir a custos menos tangíveis, como aluguel ou seguro. Na verdade, a mão de obra é muitas vezes considerada um custo fixo, pois leva tempo e dinheiro para contratar funcionários.

Os custos variáveis ​​dependem do nível de produção, o que significa que quanto mais você consome, mais você paga. Exemplos de custos variáveis ​​são matérias-primas, embalagens e armazenamento.

Agora que você conhece os dois principais tipos de custos, pode começar a aprender por que gerenciá-los de forma inteligente produzirá produtos de custo mais baixo e, portanto, receitas mais altas, mantendo os mesmos padrões de qualidade.

Você pode reduzir os custos fazendo grandes cortes, mas isso provavelmente diminuirá a qualidade dos bens ou serviços que você fornece. Por exemplo, se você decidir economizar dinheiro cortando sua equipe de suporte ao cliente, provavelmente enfrentará alguns clientes muito insatisfeitos em um futuro próximo.

No entanto, cortar custos desnecessários com sabedoria aumentará a receita e manterá a qualidade. Por exemplo, o fundador da IKEA, Ingvar Kamprad, construiu seu império de 235 lojas por meio de mecanismos simples de redução de custos que deixaram a qualidade intacta. Uma estratégia foi vender móveis desmontados, que ocupam menos espaço e demandam menos tempo de fabricação.

Mas como você pode cortar custos de forma inteligente? Vejamos mais a fundo algumas estratégias específicas para reduzir despesas mantendo a qualidade.

Menos é mais: economizar espaço e atividades desnecessárias é essencial para a redução de custos

Quando os empreendedores abrem um novo negócio, muitas vezes são propensos à excitação excessiva e podem acabar gastando dinheiro que não têm. Embora esse erro seja comum, ele pode prejudicar seriamente um negócio antes mesmo de decolar.

Portanto, é fundamental entender o gerenciamento de custos desde o início, e um bom lugar para começar é com a propriedade.

O espaço é uma despesa importante e um alvo principal para a redução de custos. Para ter uma noção de quanto espaço é suficiente, lembre-se de que o padrão é de onze metros cúbicos por trabalhador. Se você tem mais espaço do que isso, provavelmente está gastando muito dinheiro com isso.

Outra ótima maneira de reduzir os custos de espaço é através do hotdesking , um meio de maximizar as estações de trabalho eliminando mesas individuais e fazendo com que os funcionários usem qualquer uma que esteja disponível. Por exemplo, Stocks, uma empresa do Reino Unido que fabrica máquinas de costura, tem uma equipe de vendas de dez pessoas trabalhando em um espaço projetado para seis. No entanto, o escritório funciona sem problemas porque os funcionários passam 60% do tempo em compromissos externos.

Tudo bem, agora que você maximizou seu espaço, é hora de cortar outros custos não essenciais, e isso significa terceirizar – em outras palavras, terceirizar tarefas não essenciais para outras empresas.

Qualquer atividade que não seja central para o seu negócio deve ser testada: se custa mais para você fazer isso internamente do que externamente, deve ser terceirizada para outra pessoa que possa fazê-lo mais barato.

Embora o trabalho de terceirização que já está sendo feito internamente possa ser mais complicado porque os investimentos de capital já foram feitos, é essencial fazê-lo mesmo assim.

Digamos que você perceba que precisa terceirizar sua publicidade, mas acabou de investir em um novo software de design de marketing. Embora possa ser difícil, é importante aceitar seus custos irrecuperáveis; o dinheiro que você gastou no software já se foi, mas você não precisa continuar desperdiçando dinheiro pagando à equipe de publicidade.

Transformar rapidamente capital em produtos e de volta em mais capital é essencial para um negócio de alto desempenho

Você sabe o que é o ciclo capital ? Bem, é um conhecimento essencial para qualquer proprietário de empresa, porque todos os negócios obedecem a ele.

Veja como funciona:

Você começa com dinheiro em mãos, seja seu ou de outra pessoa. Esse dinheiro é então usado para comprar bens de capital e materiais que o trabalho dos funcionários transforma em produtos acabados para venda. Você paga seus fornecedores, é pago por seus clientes e espera-se que tenha algum dinheiro sobrando para repetir.

Por que isso é fundamental para a redução de custos?

Porque custos baixos exigem um ciclo de capital rápido e foco no velho ditado de que tempo é dinheiro . Por exemplo, quanto mais dinheiro estiver vinculado ao capital de giro, como ações, maiores serão os custos para coisas como juros e armazenamento. Portanto, é essencial limitar a quantidade de tempo que você tem estoque em sua posse.

Uma maneira de conseguir isso é através de um estoque limitado. Veja o Wal-Mart, cujo estoque de estoque é duas vezes e meia menor que a média do setor, garantindo um ciclo eficiente.

Mas as negociações com clientes e fornecedores também podem reduzir o custo dos bens de capital. Por exemplo, se você vende bens e serviços a crédito e leva 90 dias para receber o pagamento de um cliente, está basicamente perdendo qualquer interesse que o dinheiro acumularia. Uma estratégia melhor é definir prazos de pagamento mais curtos e disciplinar os pagadores atrasados ​​com multas e ameaças de ações legais.

Do outro lado da moeda, se seus fornecedores oferecem crédito, pode ser tentador aceitá-lo. No entanto, dependendo da situação, pode fazer sentido para os negócios pagar à vista em troca de um custo total menor. E, claro, é essencial evitar pagar atrasado, porque isso lhe dará uma má reputação no setor.

Usar a margem de lucro da sua empresa para motivar os funcionários é tão essencial quanto maximizar o impacto dos incentivos não financeiros

O aumento da produtividade é uma ótima maneira de reduzir custos variáveis, mas isso significa convencer seus funcionários a fazer mais – e todos sabemos que não é uma tarefa fácil. Felizmente, há uma ótima estratégia para aumentar a produtividade, e tudo depende de motivar sua equipe por meio de suas margens de lucro, em vez de sua rotatividade; isso o coloca do mesmo lado que seus trabalhadores enquanto aumenta seus próprios lucros.

Na maioria das empresas, a equipe de vendas é recompensada pelas vendas que realiza. Essa estrutura faz com que os funcionários se concentrem em cortar negócios e os custos geralmente ficam soltos. Uma estratégia melhor é vincular as comissões aos lucros da empresa, concentrando assim sua força de vendas em economizar dinheiro e melhorar os resultados da empresa.

Por exemplo, a Atrium, uma empresa de iluminação com sede em Londres, mais que dobrou seus lucros ao mudar para um sistema de recompensas vinculado ao lucro bruto. Seus vendedores pararam de cortar preços e, em vez de se apoiar na mentalidade de “qualquer coisa para agradar o cliente”, investiram na redução de custos irrelevantes e na melhoria da eficiência.

Mas o dinheiro não é suficiente. Embora um bom salário seja um aspecto importante da satisfação no local de trabalho, um contracheque gordo por si só não garante que seus funcionários trabalhem com a máxima eficiência. Na verdade, a satisfação no trabalho também é o resultado de vários motivadores sem dinheiro , como o sentimento de realização que você deseja que seus funcionários de corte de custos sintam.

Mas como você pode conseguir isso?

Uma maneira é simplesmente tomar nota do esforço que seus funcionários estão fazendo. Na verdade, um mero e-mail de agradecimento ou um jantar da equipe após um grande projeto pode ajudar bastante a motivar sua equipe sem gastar muito!

Mantenha os custos de financiamento baixos procurando concursos de financiamento, contatando amigos e trabalhando nos bancos

Todo negócio em crescimento certamente enfrentará o desafio dos custos de financiamento , e é essencial controlá-los antes que eles comecem a consumir seus lucros.

Os custos de financiamento – ou seja, o custo de arrecadar dinheiro – surgem devido a juros e outras taxas. É importante identificar maneiras de realmente obter dinheiro com pouco ou nenhum custo.

Uma estratégia é ir a agências governamentais ou certas empresas, como bancos e jornais, que possam ter interesse em atividades comerciais específicas que ocorram em uma área específica; isso pode levá-los a contribuir com dinheiro ou oferecer benefícios à sua empresa.

Por exemplo, todos os anos há milhares de prêmios concedidos em todo o mundo para novas ou pequenas empresas. A maioria deles é baseada em um plano de negócios como o HSBC's Start-up Awards, que concede até £25.000.

Outra abordagem é pedir dinheiro à família e aos amigos. Essa técnica é benéfica porque você evita a conformidade com procedimentos formalizados e demorados, ao mesmo tempo em que recebe termos mais flexíveis. No entanto, é essencial que você explique todos e quaisquer riscos a esses financiadores, porque a última coisa que você deseja é que um amigo ou membro da família útil sofra dificuldades econômicas devido a seus compromissos financeiros não cumpridos.

A terceira e última estratégia é negociar com os bancos condições mais favoráveis. Mas para isso você precisa tanto do know-how necessário quanto de um plano de negócios. No final, os bancos estão sujeitos aos mesmos fatores macroeconômicos e pressões para obter lucro que você, por isso é aconselhável procurar um banco que esteja em boas condições financeiras, pois ele poderá oferecer uma taxa melhor.

Uma maneira de fazer isso é lendo a seção financeira do jornal e tendo em mente que as taxas de juros tendem a ser de três a nove por cento. Naturalmente, você deve estar atirando para a extremidade inferior do alcance e deve comprar ao redor até chegar lá.

Cortar custos em uma crise pode exigir ações sérias

Se uma catástrofe atingir sua empresa, cortar custos provavelmente será a primeira medida que você tomará. Às vezes, isso pode significar tomar decisões difíceis para manter sua empresa funcionando, e todos sabemos que tempos extremos podem exigir medidas extremas.

Uma dessas estratégias é trocar dívida por capital, porque a transferência de dívida às vezes pode valer uma grande parte da sua empresa. Por exemplo, a empresa de malas Samsonite negociou 60% de suas ações com a CVC Capital Partners, um dos maiores grupos de private equity da Europa, em troca do pagamento de uma dívida no valor de quase US$ 175 milhões.

Outra medida extrema é mudar sua empresa para um novo país para economizar em impostos. Por exemplo, alguns países têm taxas de imposto de negócios muito baixas, como as Maldivas com uma taxa de imposto de 9% e os Emirados Árabes Unidos com uma taxa de 15%. Compare isso com países com algumas das taxas mais altas, como a Itália, onde a taxa de imposto comercial é de 76% ou a Índia, onde é de 86%.

Mas não importa qual ação você tome em uma crise, demitir seus funcionários nunca é a opção mais inteligente; empresas com funcionários inseguros se saem muito pior.

Por quê?

Pois bem, ser demitido é a principal fonte de medo de qualquer funcionário, afetando tanto sua produtividade quanto a qualidade de seu trabalho. Na verdade, demitir pessoas pode até fazer com que funcionários valiosos procurem saídas de uma empresa que consideram um navio afundando.

No entanto, os funcionários também estão dispostos a fazer sacrifícios que economizam dinheiro da empresa, se isso lhes garantir um emprego. Por exemplo, em junho de 2009, a British Airways convenceu 6.940 funcionários a tirar licença voluntária não remunerada – uma medida que economizou US$ 16,7 milhões para a empresa, bem como os empregos de longo prazo desses trabalhadores.

E, claro, há a medida do último recurso: cortar e correr. Afinal, o fracasso é apenas um fato dos negócios, e só no Reino Unido, 400.000 empresas fecham suas portas todos os anos! Portanto, lembre-se, sair de um negócio não lucrativo, se bem feito, pode deixá-lo em melhor forma para começar outro.

Conclusão

Algumas pessoas veem o corte de custos como uma medida emergencial, mas uma estratégia de redução de despesas de longo prazo é realmente essencial para aumentar as margens de lucro de qualquer empresa.

Gerenciar seus custos com eficiência também o ajudará a construir um negócio preparado para enfrentar qualquer crise ou situação difícil.