8 dicas para gerenciar uma equipe de marketing remota bem-sucedida

Embora gerenciar uma equipe de marketing baseada em escritório certamente não seja um passeio no parque, gerenciar uma equipe remota às vezes pode parecer uma maratona em uma trilha invisível.

Fusos horários e culturas de trabalho variados, velocidades de internet inconsistentes e dificuldades de comunicação representam desafios difíceis para os gerentes.

No blog desta semana, compartilhamos oito dicas para ajudá-lo a administrar uma equipe de marketing remota bem-sucedida.

Existem oito áreas-chave de gerenciamento de equipe remota .

1. Cultura : Todos devem entender e incorporar a cultura da empresa
2. Ferramentas : Você deve fornecer as ferramentas certas e garantir que todos as usem
3. Limites : Seja flexível com o horário de trabalho, mas rigoroso com os prazos
4. Objetivos : Defina metas SMART que possam ser facilmente rastreadas e revisadas
5. Comunicação : Agende encontros regulares entre gerentes e colegas
6. Colaboração : Incentive sua equipe a trabalhar em conjunto e compartilhar a carga
7. Responsabilidade : Cada membro da equipe deve se sentir responsável por seu desempenho
8. Conexão : encontre-se pessoalmente pelo menos uma vez por ano para ajudar sua equipe a se unir

Por que executar uma operação remota de qualquer maneira?

O Exposure Ninja opera totalmente remotamente. Por quê? Há muitos benefícios em executar uma operação remota. Veja como isso pode beneficiar você:

• Recrutamento : o trabalho remoto permite que você contrate os melhores talentos que encontrar em qualquer lugar do mundo, não apenas aqueles que moram a menos de cinco minutos do seu escritório. Também permite que você contrate pessoas altamente qualificadas que são ignoradas por seus concorrentes, como pais que trabalham e podem precisar de um horário mais flexível.
• Retenção : Empresas remotas não perdem funcionários apenas porque mudam de cidade — ou mesmo se mudam de país! O tempo que você gastou ajudando seus funcionários a se tornarem especialistas em suas áreas está protegido, enquanto poder oferecer flexibilidade reduzirá sua taxa de rotatividade de funcionários – estudos recentes até destacaram que a flexibilidade é o privilégio de trabalho mais desejado (mesmo acima dos incentivos financeiros!) e que a falta dele pode fazer com que sua equipe abandone o navio.
• Custos de funcionamento : Como não há instalações para gerenciar, você pode economizar no aluguel do escritório e nos custos associados, como almoços de equipe, corridas de frutas, papelaria e equipamentos.
• Produtividade : funcionários felizes são funcionários produtivos, e não é coincidência que o trabalho remoto crie funcionários mais felizes e produtivos. Ao permitir que sua equipe passe mais tempo com suas famílias e trabalhe com flexibilidade em torno de compromissos, você fornece a eles o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal de que precisam para ter o melhor desempenho.
• Atendimento ao cliente : uma operação remota é capaz de oferecer suporte técnico e de vendas em todo o mundo — e 24 horas por dia — permitindo que você ofereça um serviço melhor aos clientes.

Embora administrar uma equipe remota não seja para todos, se esses benefícios parecerem atraentes, você provavelmente desejará saber como gerenciar sua equipe distribuída de forma eficaz. Aqui está como.

1. Desenvolva uma cultura corporativa forte e integre todos

Ter uma cultura de empresa clara que seus funcionários possam adotar promoverá sua lealdade, dedicação e comprometimento. A cultura da sua empresa deve ser a base sobre a qual você constrói seu estilo de gestão, manual do funcionário e acordos contratuais. Deve ser sustentado por uma forte declaração de missão e visão da empresa, que seus funcionários devem ser ensinados no primeiro dia de trabalho.

Empresas remotas promovem uma cultura de flexibilidade, liberdade e responsabilidade. Isso lhes permite atrair funcionários que naturalmente se encaixam na estrutura organizacional desejada e compartilham as principais crenças e ambições da organização.

Ter funcionários que se encaixem culturalmente é vital para o seu sucesso. Nas palavras do defensor do trabalho remoto FlexJobs, “ O trabalho remoto é a base da nossa cultura… Uma cultura baseada no entendimento de que a vida acontece fala muito sobre como valorizamos nosso pessoal ”.

2. Forneça as ferramentas certas e garanta que todos as usem

Não é exagero dizer que não poderíamos fazer o que fazemos no Exposure Ninja sem o software certo!

Experimentamos e testamos muitas ferramentas diferentes de rastreamento de tempo, monitoramento de desempenho e comunicação online. Os itens abaixo são nossas principais opções para manter sua equipe trabalhando de forma eficaz e se comunicando com clareza.

Ferramentas de comunicação

A comunicação adequada é o elemento mais crucial de qualquer esforço colaborativo. A maior parte da sua comunicação acontecerá por meio de ferramentas de mensagens instantâneas como o Slack.

O Slack tem uma interface de usuário atraente e é executado com eficiência em desktops e smartphones (embora desencorajemos nossos Ninjas a instalar o Slack em seus telefones - não queremos que nossa equipe verifique suas notificações quando não estiverem funcionando!) O Slack permite que você tenha conversas individuais com membros da equipe, crie canais separados para discussões de projetos, compartilhe arquivos e faça muitas outras tarefas de maneira simples e fácil.

Tecnicamente, você pode usar o Slack para videochamadas, mas, em nossa experiência, a maioria das pessoas usará mensagens de texto se já estiver no Slack. É por isso que também é importante reservar um tempo para as videochamadas. Com um sistema de mensagens de texto, sua atenção geralmente é dividida em vários canais. As videochamadas são uma boa maneira de mostrar a alguém da sua equipe que eles têm toda a sua atenção pelos próximos vinte minutos – e também permitem que os membros da sua equipe vejam os rostos amigáveis ​​com os quais trabalham todos os dias!

Existem muitas ferramentas gratuitas excelentes para fazer chamadas de vídeo. Usamos Skype, Zoom e Google Hangouts diariamente.

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Ferramentas de rastreamento de produtividade

Sabemos que os trabalhadores remotos são mais produtivos do que seus colegas de escritório, mas você provavelmente desejará usar um software para organizar e acompanhar a carga de trabalho de toda a sua equipe. Usamos o Hubstaff para acompanhar a produtividade de nossa equipe. Quando um membro de nossa equipe começa a trabalhar para o dia, eles simplesmente iniciam o cronômetro do Hubstaff. Esta ferramenta funciona em segundo plano e não cria nenhuma perturbação. Assim que nossos Ninjas terminarem o trabalho do dia - ou quiserem fazer um longo almoço ou uma merecida pausa - eles podem simplesmente parar o cronômetro.

O Hubstaff também fará capturas de tela periodicamente enquanto sua equipe estiver trabalhando. Isso não pretende ser invasivo ou uma violação de privacidade – afinal, sua equipe deve estar trabalhando, não gastando tempo valioso do cliente com programas da Netflix – mas serve como um meio de monitorar como seus funcionários estão se saindo. Como seres humanos, nem sempre gostamos de admitir quando estamos lutando com uma tarefa e, quando você não está na mesma sala que sua equipe, pode ser ainda mais difícil identificar quando alguém precisa de ajuda. O Hubstaff permite que você veja quando seus funcionários estão gastando mais tempo em uma tarefa do que o esperado, o que significa que você pode oferecer seu suporte.

Se um membro da equipe parar de trabalhar por qualquer período de tempo e esquecer de desligar o cronômetro, o Hubstaff detecta automaticamente o tempo ocioso e pausa o cronômetro, o que, no Exposure Ninja, significa que nossos clientes não são cobrados pelo tempo morto!

Ferramentas de alocação de tarefas

É importante certificar-se de que cada membro de sua equipe tenha clareza sobre suas responsabilidades. Você pode usar um sistema de alocação de tarefas como o Teamwork para atribuir tarefas com instruções e prazos para cada membro de sua equipe. Isso deixa claro para todos que estão trabalhando em um projeto e quem deve entregar o quê e quando. Um prazo perdido pode atrasar várias equipes trabalhando no mesmo projeto, mas com um sólido gerenciamento de tarefas, você pode garantir que a equipe esteja colaborando com eficiência. Isso nos leva à nossa próxima ferramenta…

Ferramentas de trabalho colaborativo

Como duas pessoas podem trabalhar juntas ao mesmo tempo, mesmo quando suas mesas podem estar a centenas de quilômetros de distância? A resposta pode ser encontrada em três softwares gratuitos lançados pelo Google: Drive, Docs e Sheets. Ao usar o Planilhas Google, geralmente temos 10 ou mais pessoas de três países diferentes trabalhando na mesma planilha ao mesmo tempo.

Como todas as alterações em uma Planilha Google acontecem em tempo real, não há perigo de que um membro de sua equipe esteja trabalhando com informações desatualizadas. Também é possível dar às pessoas diferentes configurações de acesso, permitindo que seus gerentes ou administradores façam alterações em uma planilha que outros membros de sua equipe (ou mesmo clientes) só podem visualizar.

Dica principal : Certifique-se de que todos usem as mesmas ferramentas de forma consistente e não voltem a usar seus próprios softwares preferidos. Caso contrário, será difícil acompanhar projetos e avaliar o desempenho.

3. Defina e reforce os limites

Gerenciar uma equipe de marketing bem-sucedida envolve tanto estabelecer limites claros quanto contratar e inspirar a equipe certa. Embora a beleza do trabalho remoto seja fornecer aos seus funcionários flexibilidade em termos de horário de trabalho e localização, é importante definir limites em torno das horas que eles trabalham e quando trabalham. Aqui estão algumas das maneiras pelas quais o Exposure Ninja protege nossa produtividade e desempenho:

• Pelo menos 30% do tempo trabalhado está dentro do horário principal : isso garante que todos estejam disponíveis para atualizações de gerentes, atualizações do canal Slack e conversas rápidas em algum momento das 9 às 5.
• Os funcionários se comprometem a conversar semanalmente com os gerentes : os bate-papos frequentes não são apenas importantes para garantir que os funcionários estejam felizes, no caminho certo e produzindo seu melhor trabalho, mas também permitem que nossa equipe desenvolva ótimos relacionamentos com seus gerentes. Isso significa que eles se sentem à vontade para falar com eles com quaisquer preocupações, problemas ou grandes ideias que possam ter para a empresa ou para a campanha de um cliente.
• O Hubstaff é usado para rastrear todo o tempo de trabalho : quando nossa equipe está trabalhando para o Exposure Ninja, eles ativam os cronômetros do Hubstaff. Isso nos ajuda a entender os níveis de produtividade, ver as tendências dos funcionários ao longo do tempo e identificar quaisquer problemas com o desempenho para que possam ser discutidos com os indivíduos e resolvidos.
• Os Ninjas de Contrato têm uma quantidade mínima e máxima de horas por mês : todos sabem a quantidade de trabalho que devem fazer e conversarão com seu gerente antes de se comprometerem com mais do que uma certa quantidade de horas extras. Isso significa que os Ninjas não precisam se preocupar em ter trabalho suficiente para o mês ou, inversamente, que têm muito em suas mãos. Nós não gostamos de Ninjas estressados ​​em nosso Dojo .

4. Seja SMART com metas de equipe

Gerenciar uma equipe de marketing bem-sucedida significa definir metas claras, e é importante que sejam SMART — específicas , mensuráveis , acordadas , realistas e baseadas em tempo .

Embora existam muitos acrônimos circulando pela esfera do marketing, alguns mais úteis e acionáveis ​​do que outros, o sistema SMART fornece uma estrutura clara de definição de metas que ajuda você a priorizar, orçar e cumprir prazos.

O sistema de definição de metas SMART afirma que as metas devem ser:

• Específico : Bem definido e claro para qualquer pessoa com conhecimento do projeto
• Mensurável : Você deve ser capaz de entender se a meta é alcançável, ver quão longe está a conclusão e entender quando a meta foi alcançada
• Acordado : Parte de responsabilizar sua equipe por seu desempenho é garantir que todos concordem e entendam não apenas seus objetivos independentes, mas também os objetivos da equipe
• Realista : Seu projeto deve ser viável dentro de prazos e restrições orçamentárias e com os recursos disponíveis
• Com base no tempo : você deve definir prazos claros que sejam desafiadores, mas alcançáveis. Isso evita que seus funcionários remotos se tornem complacentes e dá a eles uma enorme sensação de realização quando atingem suas metas SMART.

5. Comunique-se de forma clara e regular

Empresas remotas precisam de canais de comunicação fortes. O Exposure Ninja usa uma ampla gama de ferramentas para facilitar a comunicação entre nossa equipe e clientes, incluindo Zoom, Yay, Slack e Skype.

Jan Schulz-Hofen, CEO da empresa remota de sucesso Planio , diz que para empresas remotas, a comunicação por texto funciona melhor, pois é transparente e sem interrupções: “ A comunicação por texto torna você mais respeitoso com o tempo do outro, especialmente quando você está vários fusos horários de distância. A comunicação imediata pode ser perturbadora… com um e-mail, [os membros da equipe podem] considerar sua redação em um momento conveniente .”

As equipes do Exposure Ninja usam os canais do Slack para relatar o progresso de campanhas individuais, atualizar os gerentes de projeto sobre os desafios e fazer perguntas.

O Slack é uma plataforma ideal para nós porque funciona em qualquer navegador da Web, mantém registros de bate-papo para referência futura e nos permite sinalizar nosso status online de maneira rápida e fácil, seja em uma reunião, trabalhando com o Slack fechado ou fora do escritório — bem como adicionar estrelas a mensagens importantes e fixar informações para ver mais tarde.

Agendamos chamadas de voz regulares quando apropriado, como para bate-papos semanais com gerentes e atualizações de clientes e relatórios mensais de progresso.

6. Colabore usando o Slack e o Google Docs

A colaboração em equipe remota apresenta o desafio adicional de não poder interagir cara a cara. A linguagem corporal e as dicas não verbais facilitam muito a comunicação e o compartilhamento de ideias, mas, embora você não tenha isso à sua disposição, as ferramentas certas de comunicação e produtividade facilitarão a colaboração em projetos.

Organizar sessões de colaboração em equipe no Slack

Se sua equipe precisa compartilhar ideias e colaborar em um projeto, as videochamadas do Slack são uma ótima opção. Você pode adicionar vários participantes a chamadas e compartilhar tela com colegas, gravar chamadas para referência futura, definir tópicos, adicionar tags, fixar e enviar documentos e definir notificações para alterações. Ele mantém tudo em um espaço de trabalho, para que você não precise esperar que seus funcionários instalem, carreguem ou, em alguns casos, solucionem problemas de software diferente!

Colaborar em documentos no Google Docs

Conforme mencionado em nossa seção de ferramentas de trabalho remoto, o Planilhas Google e o Documentos Google são ótimos para colaboração, pois permitem que vários colaboradores comentem documentos, corrijam, destaquem seções e escrevam notas uns para os outros com ações sugeridas. Você pode reverter para diferentes versões a qualquer momento visualizando o histórico de versões, que também mostra todas as alterações feitas por contribuidores individuais — você pode ver quem fez o quê e por quê.

7. Responsabilize todos

As equipes remotas precisam ser orientadas para os resultados e definir metas e prazos claros para serem bem-sucedidas. Todo Ninja em Exposição Ninja tem listas de tarefas claras definidas por gerentes no Teamwork com prazos, controle de tempo e a capacidade de adicionar progresso ou fazer comentários em cada tarefa.

Espera-se que todos os Ninjas atualizem os Client Dashboards e mostrem a seus gerentes no que estão trabalhando durante as chamadas semanais de atualização, para que possamos garantir que as entregas estejam dentro do prazo e do padrão. Isso também nos permite identificar proativamente quando alguém corre o risco de perder um prazo para que possa ser rapidamente mitigado.

Parte de responsabilizar sua equipe é garantir que eles saibam para quais objetivos pessoais e profissionais devem trabalhar. Realizar avaliações individuais trimestrais e definir KPIs é tão importante para empresas remotas quanto para empresas baseadas em escritório. Certifique-se de que cada membro de sua equipe tenha metas claras para trabalhar e, se apropriado e possível, ofereça um bônus de desempenho para mantê-los motivados.

8. Encontre-se pelo menos uma vez por ano e divirta-se com frequência

Por fim, certifique-se de reservar um tempo para se reunir com sua equipe e comemorar os sucessos, seja uma viagem costeira no verão ou se divertindo um pouco no Natal!

As melhores equipes remotas estão intimamente conectadas e ansiosas para ver o sucesso umas das outras. Os colegas conversarão entre si todos os dias, assim como fariam em um ambiente de escritório, e muitas vezes formam amizades genuínas – promova as conexões em sua equipe criando maneiras de interagir uns com os outros.

O Exposure Ninja tem um canal Watercooler em nosso espaço Slack, onde todos os Ninjas podem conversar, bem como grupos menores dedicados a interesses individuais, de culinária e fitness a arte, jogos e filmes.

Frequentemente, compartilhamos fotos de nossas famílias, animais de estimação e feriados, pedimos conselhos uns aos outros e divulgamos novas ferramentas e tecnologias que achamos que nossos colegas achariam benéficas. Coloque na mistura o estranho teste de Halloween e Natal - completo com ganhos do Exposure Ninja e outras guloseimas em disputa - recompensas mensais do Ninja do Mês e reuniões de equipe para diferentes grupos de trabalho, e você terá um ótimo ambiente de trabalho para seus funcionários.

Sentindo-se inspirado? Quais destes você poderia apresentar à sua equipe de marketing remoto?

Estamos sempre à procura das melhores e mais brilhantes mentes do marketing digital para se juntar à nossa agência de marketing totalmente remota. Confira nossa página de empregos remotos para ver se há uma vaga em aberto que se adeque ao seu conjunto de habilidades.